Ringkasan dokumen tersebut adalah cara membuat mail merge menggunakan Microsoft Word 2007 yang terdiri dari 17 langkah, dimulai dari membuat dokumen master, membuat data sumber, mengisi data sumber, melihat hasil praview, hingga mencetak dokumen mail merge.

2. Anggota :
 Diyah Agustina P. ()
 Febrina Hafida B. ()
 Rizka Nur A. (19)
 Umi Rahmawati (25)

3. Mail Merge
Mail merge adalah fasilitas yang dapat
digunakan untuk membuat surat ataupun
undangan yang berjumlah besar. Dengan
fasilitas ini hanya perlu membuat satu
dokumen induk dan database sehingga bisa
mencetaknya berulang kali sebanyak
database yang dimasukkan.

4. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen,
yaitu:
1. Dokumen Master (Master Surat), dokumen yang
isinya sama untuk semua penerima.
2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus
untuk masing-masing penerima, yang akan diubah-
ubah isinya.

5. Dalam data dikenal 2 istilah:
1. Field, yaitu bagian data yang isinya sama.
2. Record, yaitu kumpulan dari field.

6. Cara membuat mail merge :
1. Buat dokumen master pada microsoft word 2007
seperti yang anda butuhkan, misalnya surat
undangan, sertifikat, lamaran kerja, dll.

7. 2. Perhatikan bagian-bagiannya yang akan dibuat
mail merge

8. 3. Pilih Submenu Mailings, Start Mail Merge lalu
pilih Step by Step Mail Merge Wizard
1
3
2

9. 4. Di bagian kanan
Ms. Word akan
muncul kotak ,
pada Select
document type
pilih Letters lalu
klik Next :
Staring
document
1
2

10. 5. Selanjutnya, pada
Select starting
document pilih use
the current
document lalu pilih
Next : Select
recipient.
1
2

11. 6. Setelah itu,
perhatikan Select
recipient.
Pilihlah type a
new list dan klik
Create.
1
2

12. 7. Maka muncul akan muncul kotak dialog New
Address List. Selanjutnya pilihlah Customize
Coloumns...

13. 8. Munculah
Coztumize
Address List Box
seperti gambar
disamping.
Hapuslah semua
list yang tidak
anda perlukan
untuk membuat
data source mail
merge.

14. 9. Setelah menghapus
semua yang tidak
diperlukan, ketik
add dan tambahkan
field yang anda
perlukan untuk
membuat mail
merge.

15. 10. Setelah anda
selesai
menambahkan
field, klik ok.
Name
Country
Office
Address

16. 11. Isilah kotak dialoag new address list dengan
data yang anda perlukan. Setelah selesai klik ok.

17. 12. Secara otomatis akan muncul menu save.
Simpanlah data sources yang telah dibuat.

18. 13. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge
Recipients. Jika Anda sudah yakin dengan
data yang dimasukan pilihlah OK.

19. 14. Namun, jika Anda
menemukan ada
data yang salah saat
proses pemasukan,
maka klik nama file
yang ada di kolom
Data Source.
Selanjutnya, pilih
menu Edit.

20. 15. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar
Preview Results.
Untuk Halaman Selanjutnya

21.  Untuk berjaga-jaga apakah ada kesalahan
atau kekurangan pada master surat,
sebaiknya master surat dicek seteliti
mungkin.
 Master surat sebaiknya disimpan, bila
memungkinkan dapat digunakan lagi lain
waktu
NB

22. 16. Bila anda sudah
yakin dengan hasil
anda. Klik kembali
preview result, klik
finish and merge
dan pilih print
document..

23. 17. Sedangkan jika anda ingin melihat hasilnya satu
persatu, pilih edit individual document. Barulah
setelah anda yakin anda bisa mencetak dokumen
tersebut secara keseluruhan.

24. 18. Jika sudah yakin
dengan hasil
kerja tersebut,
dokumen sudah
siap dicetak.