Dokumen ini menjelaskan cara melakukan mail merge di Microsoft Word untuk membuat dokumen yang sama untuk penerima yang berbeda seperti surat. Terdiri dari dua dokumen yaitu master document yang berisi isi surat dan data source yang berisi data pribadi penerima seperti nama dan alamat. Kemudian menjelaskan langkah-langkah untuk memasukkan data dari sumber data ke dalam dokumen master menggunakan insert merge field.

1. PENGERTIAN
LANGKAH I dan
PEBGATURAN
DOKUMEN MASTER
DOKUMEN SOURCE
INPUT DATA
PRINT

2. PENGERTIAN
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah
dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk
penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini
sangat membantu terutama bila penerimanya sangat
banyak.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua
penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk
masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat
penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada
Outlook dan sebagainya.

3. LANGKAH dan PENGATURAN
Buka Microsoft Office Word 2007
Pilih “Page Layout => Orientation =>
Landscape
Pilih “Page Layout => Size => A4

4. Pilih Insert
Shape Rectangle ( Atur hingga
menutupi seluruh lembar kerja
Perbesar rectangle tersebut lalu tindihi dengan
shape rounded rectangle ( Insert
Shape
Rounded Rectangle
Atur warna shape tersebut ( Format
Shape
Fill,pilih & Format
Shape Outline,pilih no
outline )
Pilih Insert
Text Box
Draw Text Box
(untuk menambahkan setiap data / kalimat )
Tambahkan Gambar / logo dengan cara copy
paste

5. Cara menambahkan Rectangle dan
Rounded rectangle
Tindih Rectangle dengan Runded
Rectangle,Atur sedimikian rupa dan atur
warnanya

6. DOKUMEN MASTER
Buat dokumen master seperti di bawah ini.Jangan lupa untuk memberikan jarak
karena nantinya akan digabungkan dengan data “Penerima Sertifikat”

7. DOKUMEN
SOURCE sertifikat” , “nama penerima sertifikat” , dan
Buat data source “no
“partisipasi”
Tidak boleh ada
judul/spasi/data yg
lain dalam
penulisan awal
dokumen source

8. INPUT DATA
Buka dokumen master
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Penerima Sertifikat)
pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk
menampilkan kotak dialog Select Table. Pada kotak dialog Select
Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
Taruh di kursor di bawah tulisan No Sertifikat, kemudian pada Mailings
tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih No
Sertifikat.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan
dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

9. Proses penempatan data
pada masing-masing
tempatnya menggunakan
insert merge list
Untuk meihat hasil, klik
preview results

10. PRINT
Untuk menyimpan data dalam bentuk OneNote 2007, klik Finish and Merge
=> Print documents => akan muncul dialog merge to printer pilih all => pada
dialog Print pilih name print Send to OneNote 2007 => klik OK