La digitalizzazione del controllo di commessa

LA DIGITALIZZAZIONE DEL CONTROLLO DI COMMESSA
STRUMENTI OPERATIVI PER UN PROCESSO INTEGRATO
DAL PREVENTIVO D’OFFERTA ALL’EMISSIONE DELLA FATTURA ATTIVA: LA
RIDUZIONE DEI COSTI DI CONTROLLO ATTRAVERSO L’APPROCCIO PER
PROCESSI
ROBERTO CREPALDI – ALESSANDRO FORMENTI
IMS – VERONA
GIUGNO 2015

FLUSSO OPERATIVO
IMS– 2015 © tutti i diritti riservati
Il processo di pianificazione e controllo del cantiere è un processo integrato che trova origine
sin dalla fase di studio offerta e si conclude con l’incasso della rata a saldo a seguito del
collaudo dell’opera stessa. Attraverso un’attenta e minuziosa progettazione ed
implementazione di un sistema informativo che guida ed accompagna ogni azione attraverso
le diverse fasi di processo, è possibile razionalizzare le attività, disporre delle informazioni
necessarie al momento opportuno e, di fatto, raggiungere la massima efficacia ed efficienza
di processo.
Gestire il cantiere significa governare i processi esecutivi attraverso la pianificazione ed il
controllo delle informazioni. Gli elementi di controllo riguardano le tre principali dinamiche
informative che sono: tempi, costi e qualità dell’opera. La chiave del successo del governo
informativo è quindi la misurazione delle performance. Se non si misura non si può controllare.
Se non si può controllare non si può gestire. Se non si può gestire non si può migliorare (H. J.
Harrington ).
L’attività esecutiva segue due direttrici strettamente correlate per quanto distinte, il ciclo
attivo ed il ciclo passivo, significa in concreto la gestione dei ricavi che si rapportano in
contraddittorio con la committenza e la gestione dei costi intesi come la valorizzazione delle
risorse impegnate nel ciclo produttivo. Quest’ultime possono essere di natura interna o esterna
e quindi formate da operai e mezzi dell’impresa ovvero da materiali e prestazioni da fornitori e
subappaltatori esterni.

PASSIVO
Richiesta di offerta
Offerta a cliente
Contratto
Contabilità Lavori SAL
Fatture Emesse
Consuntivazione
Contabilità Industr.
Controllo Commessa
Stima a Finire
Budget Economico
Budget Finanziario
Studio Offerta
Fatture Ricevute
DDT
Ordine
Richiesta di Offerta
Rapportini
Operai & Mezzi
Richiesta di Acquisto
Piano di Approvvigionamento
Contabilità Generale
Contabilità Analitica
ATTIVO
CONTROLLO
Scadenzario
Incassi/Pagamenti
Contabilità SUB SAL
Subappalti
Certificati di
Pagamento
Certificati Passivi
Contratto Subappalto
FLUSSO OPERATIVO

STUDIO OFFERTA
Gli strumenti informativi a supporto della pianificazione e controllo del cantiere devono
essere di natura collaborativa nel senso che debbono essere in grado di interfacciarsi, per
quanto possibile, con tutti gli altri strumenti maggiormente in uso. Si fa riferimento a fogli
elettronici a programmi di computazione o altro. Nell’esempio vediamo la videata di
importazione del computo di gara prelevato dal cd di bando da parte del preventivista
dell’impresa.

STUDIO OFFERTA
Dopo aver importato il computo di gara analizzo i costi prelevando i dati dalla mia banca dati in
cui ho depositato le esperienze dei lavori precedenti, con questa tecnica semplice ed intuitiva di
knowledge management riduco notevolmente i tempi di redazione ma soprattutto aumento
l’accuratezza delle valutazioni.
I dati principali a cui ho accesso sono i costi delle risorse principali e ricorrenti, le rese (intese di
quantità di tempo per realizzare una unità di opera in analisi), le incidenze di quantità per
materiale e gli eventuali sfridi.

STUDIO OFFERTA

STUDIO OFFERTA
L’analisi può essere fatta in diversi modi e con diversi gradi di attendibilità. Ad esempio in
caso di lavoro pubblico e poco tempo a disposizione posso ordinare le voci di elenco prezzi
per valore (dal più grande al più piccolo); osservare quali sono le voci che incidono o
impattano maggiormente sul totale ed analizzare solo quelle. Se invece ho il tempo
necessario invece di utilizzare l’analisi di Pareto posso valutare tutte le voci, determinare
anche i costi indiretti ed il peso delle spese generali.
Con questa valutazione globale posso quindi studiare nel dettaglio l’offerta; determinare un
k di applicazione ai costi per simulare i prezzi di vendita (eventualmente bloccando alcune
voci quali ad esempio le lavorazioni che affido) oppure verificare quale ribasso su base
d’asta posso applicare ai prezzi per ottenere il margine desiderato.
Determinati i valori economici di preventivo procedo con la stampa dell’offerta su modello
aziendale, specie in ambito privato la forma assume valore di sostanza. Il documento in
formato pdf è inviato al cliente mentre una copia è correttamente archiviata sul data base
aziendale anche per poter monitorare la trattativa.

STUDIO OFFERTA

BUDGET
In caso di aggiudicazione del lavoro il preventivo d’offerta rappresenta la mia base di
partenza per realizzare il budget operativo di commessa. Il ristudio dell’offerta sarà tanto più
agevole quanto più attendibile e mirato sarà il preventivo.
Ogni valore può essere modificato o rivalutato in relazione agli obiettivi di massimizzazione
di risultato del processo esecutivo. Specie in edilizia le voci di elenco prezzi, su cui ho
effettuato l’analisi al costo in fase di preventivo, sono davvero troppe per poter allocare
correttamente i valori di costo e ricavo a livello di consuntivo. Per questo motivo posso
creare tanti centri di controllo tanto quanto posso o voglio analizzare a livello di dettaglio il
cantiere. Da una correlazione di uno a uno (una voce di elenco prezzi corrisponde un
centro di controllo o work package) sino ad un centro solo per commessa.

BUDGET

BUDGET
Procedo poi con la programmazione su base temporale, in modo da poter controllare in
maniera dettagliata l’avanzamento del cantiere in relazione agli impegni contrattuali. Gli
automatismi del software devono essere tali da poter valutare il raggiungimento del valore
della produzione agli intervalli prestabiliti per poter determinare con attendibilità i momenti
di emissione del sal e la maturazione dei costi per ogni centro. Il budget tempificato
rappresenta infine la base dati per applicare tecniche di project management al controllo
di commessa come ad esempio il metodo Earned Value.
La programmazione temporale consente di determinare per ogni periodo la redditività
attesa di commessa in modo da poter controllare con la massima attenzione e tempestività
le performance.
Se ad ogni risorsa di costo e ricavo abbiniamo una matrice di rateizzazione finanziaria
comprensiva della dinamica IVA otteniamo in automatico la previsione prospettica del
cash flow di commessa. Elemento importante per valutare eventuali deficit di cassa con
tempestività ed agire di conseguenza (ad esempio chiedendo la collaborazione dei
fornitori già in fase di approvvigionamento o dialogando con anticipo sugli istituti di credito
per attivare, se possibile, forme di anticipo contratto o sconto fattura).

CICLO ATTIVO
Il tecnico di cantiere dispone di ogni elemento di input sempre a portata di mano. Ogni
documento contrattuale è disponibile on line nel db aziendale con accesso controllato
(contratto, elaborati grafici, relazioni, computo, capitolato speciale d’appalto, ordini a
fornitori, pos, documenti per la qualità, ecc.). Ogni volta che è ritenuto opportuno, sempre il
tecnico di cantiere rileva (anche in contraddittorio con la direzione lavori) le quantità di
contabilità per redigere la proposta da inviare alla dl stessa. L’operazione deve essere
agevole e rapida e consentire di osservare la quantità rilevata in relazione alla quantità
totale di computo ed a quella già inserita in precedenti libretti.
La rilevazione delle misure nei libretti di riferimento genera in automatico la bozza di sal che
riporta gli elementi contrattuali a livello di ritenute a garanzia mentre è sempre visibile la
quota di valore della produzione del periodo intesa come differenza fra il sal progressivo
attuale ed il sal precedente.

CICLO ATTIVO

CICLO ATTIVO
Dal sal il passaggio al certificato richiede un passaggio meramente automatico che non
deve far perdere tempo al tecnico. Il certificato emesso per prassi ricorrente dall’impresa è
inviato per controllo alla direzione lavori unitamente a tutti i relativi allegati (libretti misure,
libretti ferri, documentazione fotografica, sal, registro di contabilità, sommario di contabilità,
ecc.). Nel periodo che interviene dall’invio del certificato in bozza al momento
dell’approvazione da parte della dl il certificato stesso rimane in una situazione di
provvisorietà che sarà appunto «sbloccata» al momento dell’approvazione mediante firma
e data del documento da parte della direzione lavori.
L’autorizzazione del certificato consente l’emissione della fattura al committente. Il tecnico
di cantiere otterrà l’informazione direttamente a sistema mentre il reparto amministrativo
provvederà ad inviare la fattura al cliente, registrarla in contabilità ed a scadenzarla per
controllare il pagamento ovvero a sollecitarlo.

CICLO ATTIVO

CICLO PASSIVO
Il budget operativo di commessa genera in automatico il Piano degli approvvigionamenti
per il responsabile ufficio acquisti. Il documento riporta ogni articolo da acquistare,
comprese le lavorazioni da affidare ai subappaltatori. Con questo documento l’ufficio
acquisti può attivare le proprie politiche di approvvigionamento in relazione a cosa deve
comprare per i vari cantieri attivi. Lo strumento Richiesta di approvvigionamento
rappresenta lo strumento di dettaglio di dialogo tra il cantiere e l’ufficio acquisti. Con
questo il tecnico indica con precisione cosa gli serve ed in che tempi (piano consegne –
ordini aperti – contratti di prestazioni o subappalto).
L’ufficio acquisti ha quindi ogni elemento qualitativo e quantitativo per programmare gli
approvvigionamenti secondo le procedure interne. Emette di conseguenza le richieste
d’offerta ai fornitori gestendo anche le eventuali urgenze quali eccezioni. Confronta le
offerte ed emette l’ordine di approvvigionamento piuttosto che il contratto di subappalto a
seconda del tipo di fornitura. Il tutto su modelli aziendali modificabili per le specifiche
esigenze

CICLO PASSIVO

CICLO PASSIVO
In cantiere le verifiche in ingresso risultano particolarmente agevoli grazie al grande lavoro
di programmazione effettuato a monte. Le merci sono registrare attraverso lo scarico degli
ordini tramite i ddt di consegna così come i subappalti sono verificati in contraddittorio al
rilievo delle misure. Da tenere presente che le misure riconosciute al subappaltatore
durante le periodiche verifiche diventano poi in automatico la base dati per la contabilità
attiva. Per i subappalti la procedura informatica sarà la stessa che per la contabilità attiva.
Registrazione in contraddittorio delle misure, emissione del sal passivo e relativo certificato
da inviare al subappaltatore; il certificato autorizza lo stesso ad emettere fattura passiva
che sarà abbinata dal reparto amministrativo al relativo certificato. Per un controllo
efficace e sicuro. Mentre l’ufficio acquisti governa il processo di approvvigionamento il
responsabile della logistica o il direttore tecnico procedono con la programmazione delle
risorse interne da allocare al cantiere. Le risorse interne sono solitamente rappresentate dal
personale e dai mezzi in disponibilità dell’azienda. La programmazione consente di gestire
in maniera ottimale il carico di lavoro per cantiere – fase e di conseguenza di confermare
quanto previsto dal programma lavori (Gantt). Questo significa che il rispetto dei tempi in
relazione alla produzione eseguita, fornisce un elemento di confidenza nel rispetto delle
performance economiche di progetto. Per l’ottimizzazione delle risorse il logista può inoltre
contare sulla visualizzazione ad agenda delle risorse per risolvere problemi legati a picchi di
lavoro, emergenze o carenze.

CICLO PASSIVO
Il cantiere rileva le presenze e quindi i costi del personale e delle attrezzature in possesso
attraverso il rapportino di lavoro giornaliero in cui sono riportati i principali eventi della
giornata. Il documento è automaticamente popolato dall’attività di programmazione nei
casi in cui questa è stata effettuata dal logista ovvero è possibile caricare un rapportino ex
novo. Oltre ad ottemperare alla rilevazione delle presenze il rapportino provvede ad
allocare i costi delle risorse interne per centro – cantiere – giorno.

MONITORAGGIO
A questo punto il data base è popolato con tutti i dati preventivi e consuntivi di commessa
ed è pronto per essere periodicamente interrogato in merito alla valutazione delle
performance per prendere decisioni basate su dati di fatto e poter intraprendere azioni
correttive o di miglioramento a seconda dei casi. I report ottenibili sono molteplici e sono
orientati a scopi diversi di indagine sino al monitoraggio di ogni singola risorsa con tecniche
di earned value.

MONITORAGGIO

LA DIGITALIZZAZIONE DEL CONTROLLO DI COMMESSA
STRUMENTI OPERATIVI PER UN PROCESSO INTEGRATO
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
ROBERTO CREPALDI – ALESSANDRO FORMENTI

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