Dokumen tersebut memberikan ringkasan mengenai konsep manual prosedur kerja dan fail meja serta kegunaannya. Ia menjelaskan bahawa manual prosedur kerja dan fail meja digunakan untuk merekodkan prosedur kerja secara sistematik dan sebagai panduan rujukan bagi menjalankan tugas. Dokumen ini juga menyenaraikan beberapa kandungan yang perlu dimuatkan dalam fail meja seperti objektif, carta organisasi, senarai tugas dan

1. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Oleh: Hjh Sarengah bt Mohamad Sam Email :sarengah@intengah.intan.my

2. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA DOKUMEN RUJUKAN UNTUK PERINGKAT JABATAN/PEJABAT. MEMBERI GAMBARAN MENYELURUH MENGENAI ORGANISASI. MEREKODKAN CARA BEKERJA SECARA SISTEMATIK. KETUA-KETUA BAHAGIAN PERLU ADA MPK.

3. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KONSEP FAIL MEJA PANDUAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS YANG DIJALANKAN. DOKUMEN RUJUKAN UNTUK SETIAP PEGAWAIDALAM MENJALANKAN TUGASNYA. FAIL MEJA HENDAKLAH DILETAKKAN DI ATAS MEJA PEGAWAI

4. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KEBAIKAN MPK/FM MEREKODKAN PROSEDUR DAN PERATURAN KERJA SEBAGAI RUJUKAN RASMI KESERAGAMAN SISTEM/KAEDAH KERJA MENENTUKAN PERATURAN DIPATUHI MENGURANGKAN KESILAPAN SEBAGAI ALAT LATIHAN INFORMAL

5. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration MENYENANGKAN PERTUKARAN PEKERJA – PROSES AMBIL ALIH TUGAS MEMUDAHKAN KAJIAN MENGENAI SISTEM KERJA MENGURANGKAN ARAHAN SECARA LISAN MENJELASKAN KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN

6. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan Dokumen rujukan Peringkat jabatan Satu MPK untuk satu jabatan Satu FM untuk satu jawatan Berasaskan tugas & Tanggungjawab individu Dokumen rujukan peringkat individu Mengandungi maklumat/ panduan untuk kendali tugas yg. ditetapkan bagi satu-satu jawatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti jabatan MANUAL PROSEDUR KERJA FAIL MEJA

7. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KANDUNGAN FAIL MEJA

8. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration FAIL MEJA Objektif/Kementerian Jabatan Peraturan-peraturan pentadbiran Senarai semak Senarai JK yang dianggotai Carta organisasi Kementerian/Jabatan Senarai borang yang digunakan Senarai undang-undang dan peraturan Carta aliran kerja Objektif Bahagian/Unit Senarai tugas harian Norma kerja Proses kerja Senarai tugas, kuasa dan hubungan FAIL MEJA

9. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

10. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN MEMBERI HALACARA YANG JELAS KEPADA JABATAN SUPAYA SEGALA USAHA YANG DIJALANKAN ADALAH SELARAS DENGAN MATLAMAT IANYA DITUBUHKAN. MENJADI ASAS PERANCANGAN & PEMBANGUNAN PROGRAM, PROJEK DAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH SESEBUAH JABATAN SUPAYA MEMENUHI KEPERLUAN PELANGGAN. MENJADI ASAS PENILAIAN KEBERKESANAN JABATAN BAGI TUJUAN MENINGKATKAN LAGI PRESTASI JABATAN. MEMBERI TUNJUK ARAH DI MANA OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN MENJADI ASAS BAGI PEMBENTUKAN OBJEKTIF YANG LEBIH KHUSUS DAN TERPERINCI PADA PERINGKAT BAWAH DALAM JABATAN/PEJABAT. MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANG JABATAN/PEJABAT.

11. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CONTOH 1 CONTOH 2 OBJEKTIF KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN. “ MEMBINA SATU MASYARAKAT BELIA YANG BERSATUPADU, BERDISIPLIN, BERAKHLAK TINGGI DAN BERGERAK MAJU DALAM BIDANG EKONOMI DAN SOSIAL SERTA MEMBINA SATU MASYARAKAT YANG SIHAT, CERGAS DAN BERBUDAYA SUKAN KE ARAH PERPADUAN DAN PEMBANGUNAN NEGARA” OBJEKTIF BAHAGIAN PENCEN, JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA “ MEMBAYAR FAEDAH PERSARAAN DAN FAEDAH TAMAT PERKHIDMATAN DENGAN TEPAT MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN KEPADA YANG LAYAK MENERIMANYA DI BAWAH UNDANG-UNDANG PENCEN”

12. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration OBJEKTIF BAHAGIA N /UNIT

13. TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF BAHAGIAN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration PEMBAHAGIAN DAN PENGUMPULAN AKTIVITI DENGAN ADANYA UNIT/SEKSYEN/BAHAGIAN. MENUNJUKKAN RANGKAIAN PERINTAH YANG MENUNJUKKAN PERINGKAT HIERAKI, KUASA DAN TANGGUNGJAWAB. MENJADI ALAT PERANCANGAN UNTUK SAIZ ORGANISASI DAN KAKITANGAN.

14. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CONTOH 1 OBJEKTIF BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN. “ UNTUK MEMBINA PERKHIDMATAN SOKONGAN YANG CEKAP DAN BERKESAN MELALUI PEMBENTUKAN STRUKTUR PERJAWATAN KEMENTERIAN YANG OPTIMA, PENGURUSAN PERSONEL YANG CEKAP DAN BERKUALITI SERTA MENINGKATKAN KEMAHIRAN DAN PENGETAHUAN MELALUI LATIHAN DAN PEPERIKSAAN” CONTOH 2 OBJEKTIF UNIT OPERASI PROSESAN FAEDAH TERBITAN BAHAGIAN PENCEN “ MEMPROSES FAEDAH TERBITAN KEPADA TANGGUNGAN YANG BERKELAYAKAN MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN DENGAN CEPAT, CEKAP DAN TERATUR ”

15. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN/ JABATAN

16. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/JABATAN CARTA ORGANISASI PEJABAT MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERAKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN/PEJABAT. CARTA ORGANISASI JABATAN/BAHAGIAN YANG MELIBATKAN INDIVIDU/PEKERJA PERLU DISEDIAKAN. KEDUDUKAN INDIVIDU DALAM CARTA ITU PERLU DITANDAKAN (DILOREKKAN). JELASKAN MENGENAI AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN OLEH BAHAGIAN/UNIT SIAPA RAKAN SEJAWAT YANG BOLEH MEMBANTU MENGAMBIL ALIH TUGASNYA SEMASA KETIADAANNYA PEGAWAI ATASAN YANG BOLEH DIRUJUK DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DI MANA JAWATAN/PENYANDANG DITEMPATKAN DI BAHAGIAN/ UNIT

17. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KEGUNAAN CARTA ORGANISASI ASAS PENAMBAHAN/PENGURANGAN KAKITANGAN MEMBERI GAMBARAN MENGENAI FUNGSI-FUNGSI JABATAN/PEJABAT PERANCANGAN LATIHAN PEGAWAI/KAKITANGAN SUMBER MAKLUMAT PENGURUSAN

18. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CONTOH CARTA ORAGANISASI KEMENTERIAN/JABATAN

19. CONTOH CARTA ORGANISASI BIRO BANTUAN GUAMAN KETUA PENGARAH TIM.KETUA PENGARAH CIVIL TIM. KETUA PENGARAH SYARIAH BAHAGIAN CIVIL BAHAGIAN KEWANGAN BAHAGIAN SUMBER MANUSIA UNIT MEDITASI UNIT PEGUAM PANEL UNIT SYARIAH NEGERI DAERAH

20. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CONTOH CARTA ORAGANISASI BAHAGIAN/UNIT

21. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN KEPAKARAN PENGARAH (J52) PENOLONG PENGARAH KANAN (J44) PENGARAH (J52) CAWANGAN PENYELARASAN PENOLONG PENGARAH (J41) PENOLONG PENGARAH KANAN (J44) PENOLONG PENGARAH KANAN (J44) PENOLONG PENGARAH (J36) PENOLONG PENGARAH (J41) PEM.TADBIR(S/U) (N17) PEMBANTU TADBIR (N17) PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PEMBANTU TADBIR RENDAH (N11) KETUA PENOLONG PENGARAH (J48) CAWANGAN PENYELARASAN KETUA PENOLONG PENGARAH (J48) CAWANGAN PEM. PAKAR KETUA PENOLONG PENGARAH (J48) CAWANGAN PEM.KEKOMPETENAN

22. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KETUA PENGARAH TIM. KETUA PENGARAH CIVIL CAWANGAN TATATERTIB KPP (SM)1 BAHAGIAN SUMBER MANUSIA PENGARAH BAHAGIAN CAWANGAN PERKHIDMATAN KPP (SM)2 PTD GRED M41 PP(SM)1 CAWANGAN PRESTAS1 KPP(SM)3 CAWANGAN LATIHAN KPP(SM)4 PT(P/O) TT1 PT(P/O) TT2 PT(P/O) P2 PT(P/O) P1 PT(P/O) PN1 PT(P/O) PN2 PT(P/O)3 PT(P/O) L1 PT(P/O) L2 PT(P/O) L3 PTD GRED M41 PP(SM)2 PTD GRED M41 PP(SM)4 PTD GRED M41 PP(SM)3

23. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration SENARAI TUGAS SENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG MENJELASKAN DENGAN TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA SESEORANG PEGAWAI UNTUK MENJALANKAN TUGAS-TUGASNYA.

24. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration CONTOH SENARAI TUGAS

25. SENARAI TUGAS NAMA : NORMALA BINTI SHAMSUDIN JAWATAN : PENOLONG PENGARAH BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : KETUA PENOLONG PENGARAH Menguruskan pengambilan dan pengisian jawatan-jawatan kosong Menguruskan pengesahan dan perlanjutan tempoh perkhidmatan pegawai dan kakitangan meliputi: 2.1. Pengesahan lantikan 2.2. Pengesahan dalam perkhidmatan Menguruskan kemasukan ke dalam jawatan berpencen 4. Menguruskan permohonan semua jenis elaun, urusan elaun tanggung kerja, elaun memangku, elaun pakaian panas, bayaran perubatan dan permohonan pinjaman perumahan 5. Menyemak dan menandatangani Penyata Perubahan bagi pergerakan gaji tahunan, pelarasan gaji,,pertukaran, kenaikan pangkat, elauan tanggung kerja dan lain-lain yang melibatkan penyediaan penyata perubahan 6. Tugas-tugas lain yang diarah dari masa ke semasa

26. SENARAI TUGAS NAMA : ZUNAINI BIN ALIAS JAWATAN : TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (AUDIT) BERTANGGUNGJAWAB KEPADA: KETUA AUDIT DALAM Mengetuai tugas pemeriksaan audit kewangan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam Kementerian Mengetuai pemeriksaan audit pengurusan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam Kementerian Mengetuai Mesyuarat Entrance/Exit Audit mewakili Ketua Audit 4. Memastikan laporan Audit Kewangan dan Pengurusan telah disediakan setelah selesai menjalankan tugas audit. Membantu Ketua Audit Dalam bagi urusan pembentangan kertas kerja Laporan Audit Dalam untuk mesyuarat Jawatankuasa Audit. Membantu Ketua Audit Dalam bagi mengendalikan kursus-kursus audit Membantu Ketua Audit Dalam dalam hal pentadbiran pejabat Tugas-tugas lain yang di arah dari masa ke semasa

27. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

28. KEPENTINGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DALAM FM DAPAT MENJELASKAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB SESEORANG PEGAWAI MEMUDAHKAN PIHAK PENGURUSAN MERANCANG KURSUS YANG SESUAI UNTUK SESEORANG PEGAWAI MEMUDAHKAN PEGAWAI MENGURUSKAN TUGAS YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI MENGETAHUI HAD-HAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN KEPADANYA MENJELASKAN HUBUNGAN KERJA DI ANTARA SEORANG PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

29. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration KUASA KUASA YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI PERLU DIMAKLUMKAN KEPADA PEGAWAI BERKENAAN UNTUK MEMUDAHKAN BELIAU BERTINDAK DAN MEMBUAT KEPUTUSAN MENGIKUT HAD YANG DIBENARKAN.

30. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN HUBUNGAN KERJA PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PERLU DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENYELESAIKAN SESUATU TUGAS. HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI ATASAN. HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI BAWAHAN. HUBUNGAN KERJA DENGAN RAKAN SEJAWAT. HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI DARI AGENSI- AGENSI LUAR.

31. CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN, MAMPU JAWATAN : PEMBANTU TADBIR( O)

32. Sambungan

33. CONTOH SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENGURUSAN DAN KUALITI JAWATAN : PEGAWAI PROJEK KANAN

34. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

35. PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANG SETIAP AKTIVITI MEMPUNYAI BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN UNDANG-UNDANG YANG HARUS DIKETAHUI DAN DIPATUHI OLEH PENGURUSAN DALAM MENJALANKAN AKTIVITI SESEBUAH JABATAN . Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

36. CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : U RUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN: PENGESAHAN DALAM JAWATAN MENGAMBIL MASA 1HINGGA 3 TAHUN DARI MULA BERKHIDMAT SEKIRANYA ANGGOTA BERKENAAN TELAH MEMENUHI SYARAT-SYARAT YANG DITETAPKAN SEMUA URUSAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN MESTILAH DISERTAI DENGAN SURAT PERAKUAN DARI KETUA JABATAN PERLANJUTAN TEMPOH PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DIPERLUKAN SEKIRANYA ANGGOTA TIDAK LULUS SEMUA PEPERIKSAAN YANG DISYARATKAN DAN DIBUAT KEPADA PIHAK BERKUASA MELANTIK.

37. CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : URUSAN PERMOHONAN ELAUN TANGGUNG KERJA PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN: ELAUN TANGGUNG KERJA HANYA BOLEH DIPERAKUKAN KEPADA ANGGOTA YANG TELAH DISAHKAN DALAM JAWATAN ATAU SEKURANG-KURANGNYA TELAH BERKHIDMAT SELAMA SATU TAHUN ELAUN TANGGUNG KERJA MESTILAH BERTERUSAN SELAMA 28 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN ATAU HARI KELEPASAN AM PEMBAYARAN ELAUN TANGGUNG KERJA TERHENTI APABILA SESEORANG ANGGOTA MENINGGALKAN PERKHIDMATANYA SELAMA 14 HARI TERMASUK HARI CUTI MINGGUAN DAN CUTI KELEPASAN AM.

38. CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti AKTIVITI: MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR 1. PENGALAMAN BEKERJA SEKURANG-KURANGNYA 1 TAHUN; 2. BERTUGAS SEBAGAI TENAGA PENGAJAR ATAU PEGAWAI PENILAI DI PUSAT BERTAULIAH YANG DIIKTIRAF OLEH JPK; 3. BERUMUR TIDAK MELEBIHI 50 TAHUN PADA TARIKH KURSUS BERMULA; 4. MEMPUNYAI PPRESTASI KERJA YANG BAIK DAN MEMPUNYAI MINAT DENGAN PROGRAM-PROGRAM YANG DIJALANKAN. 5. PERMOHONAN DISOKONG DAN DISAHKAN OLEH KETUA JABATAN.

39. CONTOH PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DISEDIAKAN SEKURANG-KURANGNYA 2 MINGGU SEBELUM TARIKH KURSUS BERMULA 2. TIDAK BOLEH MEMASUKKAN TAJUK BARU TANPA BERUNDING DENGAN PENYELARAS PROGRAM KANAN TERLEBIH DAHULU TEMPOH KURSUS TIDAK BOLEH DIPINDA TANPA KELULUSAN PENYELARAS PROGRAM KANAN BUKU PROGRAM KURSUS HENDAKLAH DIEDARKAN KEPADA PENGARAH WILAYAH. PENYELARAS-PENYELARAS PROGRAM, PENOLONG PENDAFTAR, PENGURUS DOMESTIK,PEGAWAI PERPUSTAKAAN DAN SENMUA FASILITATOR-FASILITATOR SEBELUM TARIKH KURSUS . AKTIVITI: MENYEDIAKAN PROGRAM KURSUS

40. PROSES KERJA Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

41. PROSES KERJA PROSES KERJA IALAH RANGKAIAN TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL SECARA BERTURUTAN MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN BAGI MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI. SETIAP AKTIVITI MESTI DISEDIAKAN PROSES KERJA. MAKLUMAT YANG PERLU ADA DALAM FORMAT PROSES KERJA INI IALAH JAWATAN DAN PROSES. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

42. TINDAKAN-TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA SEMAK SENARAI AKTIVITI BAGI MENGENAL PASTI JENIS-JENIS AKTIVITI YANG MEMERLUKAN PROSES KERJA. SEDIAKAN URUTAN TINDAKAN UNTUK MELAKSANAKAN AKTIVITI TERSEBUT. MULA DENGAN PERKATAAN “PERBUATAN” BAGI MENYENARAIKAN SETIAP PROSES. SENARAIKAN JAWATAN PEGAWAI YANG PERLU MENGAMBIL TINDAKAN KE ATAS LANGKAH-LANGKAH YANG BERKENAAN SENARAIKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS BERKENAAN. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

43. PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Teliti daftar perkhidmatan tiap-tiap bulan dan pastikan pegawai-pegawai yang belum disahkan dalam jawatan. Semak fail peribadi dan Buku Perkhidmatan pegawai-pegawai. Sekiranya memenuhi syarat boleh diperakukan a)Berkhidmat dalam tempoh 1 hingga 3 tahun b) Lulus peperiksaan JPA dan Jabatan c) Hadir dengan jayanya kursus Induksi Sediakan surat beserta dokumen yang perlu dihantar dalam tiga salinan : a) Borang Perakuan Pengesahan b) Salinan kenyataaan Perkhidmatan c) Perakuan lulus peperiksaan d) Borang Opsyen KWSP/Pencen Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan P.U.(A)176/2005 1. 2 . 3 .

44. PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Pembantu Tadbir/Pengarah Bahagian Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir/KPT/PPT Pembantu Tadbir Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Hantar borang Perakuan kepada ketua jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan Hantar surat pengesahan yang telah lengkap ke SPA Terima surat pengesahan dua salinan dari SPA dan kandung satu salinan dalam fail dan serah satu salinan kepada pegawai berkenaan Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dalam lima salinan dengan mencatatkan rujukan, nama, nombor kad pengenalan, jawatan, nombor gaji, tarikh pengesahan Dapatkan tandatangan daripada dua orang pegawai yang diberi kuasa Catat dalam Buku Rekod Perkhidmatan 4. 5. 6. 7. 8. 9.

45. PROSES KERJA BAGI URUSAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Tulis surat dan dapatkan tandatangan daripada Penolong Pengarah untuk mengemukakan Penyata Perubahan Hantar Penyata Perubahan bersama surat ke: 1 salinan ke JPA 1 salinan ke SPA 1 salinan ke pusat Rekod JPA 1 salinan dikandungkan dalam fail peribadi 1 salinan ke bahagian Gaji Simpan fail ke Bahagian Pentadbiran 10. 11. 12.

46. PROSES KERJA BAGI URUSAN TANGGUNG KERJA Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Menerima permohonan daripada Bahagian Jabatan Dapatkan fail Peribadi atau fail tanggung kerja Semak permohonan lengkap/tidak lengkap seperti berikut:- -surat arahan tanggung kerja Kenyataan cuti Salinan buku perkhidmatan Sediakan Memo dan dokumen yang lengkap untuk mohon kelulusan KSU Kumpulan pengurusan dan profesional TKSU Kumpulan sokongan Terima keputusan dan maklumkan kepada BAHAGIAN/JBSN/IKBN Kementerian Sediakan penyata perubahan (Kew.8) JBSN/IKBN Sediakan surat kelulusan kepada pemohon Rekodkan dalam buku perkhidmatan pemohon 1. . 2 . 3 . 4. 5. 6. KPSU/PSU/KPT Pembantu Tadbir KPSU/PSU PSU/PT KPSU/PSU/PT Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007

47. PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN) Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Pembantu Tadbir/Ketua Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir/ KPT/PPT Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Teliti senarai pegawai yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun) Dapatkan fail peribadi Sediakan surat kepada pegawai berkenaan memaklumkan mengenai tarikh dan Persaraan dan hantar borang: a) Borang JPA.BP.SPPP.B01a b) Borang JPA.BP.SPPP.B03 c) Borang JPA.BP.SPPP.B04 d) Borang JPA.BP.UMUM B01 e) Borang JPA.BP. UMUM B02 f) Borang JPA.BP.UMUM B04 Minta pegawai kemukakan 3 salinan kad pengenalan 2 keping gambar saiz pasport 2 salinan sijil nikah 2 salinan kad pengenalan isteri/suami 2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak umur 21 tahun kebawah 1. 2. 3. 4. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2003 Panduan Pengurusan Pejabat Pekeliling perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007

48. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Semak dan dapatkan tandatangan pegawai Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara Semak dokumen cuti sakit laporan tatatertib Sediakan surat untuk tandatangan pegawai Kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen Sediakan Penyata Perubahab bagi bakal Pesara di Kementerian Buat surat maklumkan kelulusan kepada Jabatan Negeri dan pesara Catat dalam Buku Perkhidmatan Sediakan sijil penghargaan 5. 6. 7. 8. 9. 10 11 12. 13. 14. Pembantu Tadbir/PPT/PP Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir/PPT/PP Pembantu Tadbir/ KPT/PPT Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir PROSES KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB (UMUR 55/56/58 TAHUN)

49. PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL . Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk - Garis Panduan Pelaksanaan PPK -Surat Arahan Perkhidmatan - Pekeliling Perkhidmatan -Surat Arahan Perbendaharaan - Pekeliling Perbendaharaan - Minit Mesyuarat JK Penyelarasan PPK -Borang Analisis Keperluan Latihan Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Kaji keperluan latihan jabatan Sediakan memo dalaman untuk edar kepada kepada semua pegawai. Dapatkan tandatangan Pengarah Pembangunan Kepakaran. Edar memo bersama-sama Borang Analisis Keperluan Latihan kepada semua pegawai teknikal jabatan. Dapatkan maklumbalas keperluan latihan pegawai. Buat ringkasan keperluan latihan berdasarkan : a) nama pegawai b) jenis latihan c) kandungan latihan, d) kos latihan, e) penyedia latihan f) tempat latihan. Bentang dalam mesyuarat latihan untuk kelulusan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Pengarah/Ketua penolong Pengarah Bahagian Penolong Pengarah Jawatankuasa Latihan Bahagian Kewangan KSM Penyedia Latihan

50. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL Mohon kelulusan pakej hotel kepada Bahagian Kewangan KSM. Semak status permohonan kelulusan pakej hotel di Bahagian Kewangan KSM. Rancang perlaksanaan program Hubungi penyedia latihan bagi pengesahan tarikh dan butiran lengkap mengenai program/kursus. Sediakan perkara berikut: a)Surat tawaran kepada peserta b) Surat lantikan penyedia latihan c)Surat/memo lantikan urusetia / penceramah / fasilitator d) Surat pengesahan hotel jika ada Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian Bahagian Kewangan KSM Jawatankuasa Latihan Penyedia Latihan Pengarah Bahagian 8 . 9. 10. 11. 12. 13.

51. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan/Dirujuk Bi l Seksi Undang-undang/Peraturan Edar semua surat kepada yang berkaitan. Dapatkan maklumbalas kehadiran. Jalankan kursus seperti yang ditetapkan Sediakan sijil kehadiran kepada peserta kursus. Dapatkan tandatangan Ketua Pengarah Terima dan semak laporan kursus. Urus tuntutan bayaran yang berikut: Tuntutan perjalanan peserta kursus - Fasilitator/Penceramah - Penyedia latihan - Hotel tempatan jika ada Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan Jabatan Serah sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan. Buat penilaian pasca kursus. PROSES KERJA MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR DAN BAHAN PEMBELAJARAN SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. Pembantu Am Pejabat Penolong Pengarah Urusetia/Penyedia Latihan Urusetia/Penyedia Latihan Pengarah Bahagian Penolong Pengarah Penolong Pengarah Bahagian Kewangan Bahagian Pentadbiran Ketua Bahagian/Unit

52. CARTA ALIRAN KERJA Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

53. CARTA ALIRAN KERJA BAGI MAKSUD FAIL MEJA, CARTA ALIRAN KERJA YANG PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL MEJA SESEORANG PEGAWAI IALAH CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI YANG TERDAPAT DALAM MPK YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI BERKENAAN. LANGKAH-LANGKAH DALAM AKTIVITI YANG MELIBATKAN PEGAWAI BERKENAAN HENDAKLAH DITANDAKAN (DILOREKKAN). Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

54. CARTA ALIRAN KERJA CARTA ALIRAN KERJA IALAH GAMBARAN SECARA GRAFIK ATAU GAMBARAJAH KE ATAS TINDAKAN-TINDAKAN YANG TERLIBAT DALAM SESUATU AKTIVITI ATAU PROSEDUR. SIMBOL-SIMBOL YANG DIGUNAKAN:- TINDAKAN ( LANGKAH ) DALAM PROSES KERJA ALIRAN PILIHAN/KEPUTUSAN ( DECISION MAKING ) TINDAKAN SERENTAK PENYAMBUNG

55. CONTOH CARTA ALIRAN KERJA BAGI URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58 Teliti senarai pegawai dan kakitangan yang akan bersara wajib (umur 55/56/58 tahun) Dapatkan fail peribadi Sediakan dokumen-dokumen persaraan Hantar draf untuk ditaip. Hantar untuk tandatangan Pegawai Hantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam. Dapatkan fail pegawai berkenaan Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen Dapatkan fail pegawai berkenaan Buat pembetulan Semak TIDAK Semak butiran dalam buku Perkhidmatan Lengkap Rujuk pada pegawai berkenaan/bahagaian Sediakan Penyata Perubahan (Kew.8) dan rekod dalam Buku Perkhidmatan Sediakan Sijil Persaraan

56. CONTOH CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH ASING UNTUK BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk ulasan. Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan seperti berikut: (a) Keratan iklan di akhbar. (b) Poster. (c) Surat pengesahan daripada Penghulu . (d) Laporan daripada Pejabat Tenaga Rakyat. Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon asal Semak samada permohonan lengkap. Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua Pengarah untuk keputusan. Buat keputusan permohonan berdasarkan syor. Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk tindakan pemberitahuan. Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan Imigresen Kembalikan dokumen kepada pemohon asal untuk dilengkapkan dan salinkan kepada Jabatan Imigresen Lengkap YA TIDAK

57. CONTOH CARTA ALIRAN KELULUSAN ELAUN TANGGUNG KERJA Terima permohonan daripada Jabatan. Semak borang permohonan lengkap/tidak lengkap. Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) Tidak lulus . Sediakan Memo dan format yang berkaitan untuk kelulusan KSU/TKSU. Kemukakan ke Bahagian Kewangan. Rekod dalam buku Rekod Perkhidmatan Maklumkan keputusan kepada Jabatan Kembalikan dokumen kepada Jabatan untuk dilengkapkan Lengkap Lulus TIDAK

58. CARTA ALIRAN KERJA : MENYEDIAKAN KURIKULUM KURSUS Rujuk laporan kajian keperluan latihan jika ada Bincang dengan Penyelaras Program mengenai rangka dan konsep Kumpul semua maklumat berkaitan Tentukan jenis kursus dan kumpulan sasaran Tentukan kaedah latihan untuk mencapai objektif kursus Kemukakan draf kertas konsep kepada Penyelaras Program untuk ulasan dan komen SETUJU TIDAK Siapkan laporan Bentang dalam mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan Kurikulum Lulus untuk jalankan kursus Buat pindaan

59. MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL TIDAK Buat pembetulan dan pindaan yang berkaitan YA TIDAK YA Buat pembetulan dan pindaan yang berkaitan Kaji keperluan latihan pegawai dengan menggunakan Borang Analisis Keperluan Latihan Buat ringkasan keperluan latihan pegawai berdasarkan jenis latihan, kos latihan, nama pegawai, penyedia latihan dan lain-lain yang berkaitan. Kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan Memohon kelulusan pakej hotel dengan Bahagian Kewangan Hubungi penyedia latihan bagi mendapatkan tarikh dan butiran lengkap yang berkaitan program yang dirancang Semak status permohonan dengan Bahagian Kewangan Sediakan perkara berikut: i) Surat tawaran kepada peserta ii) Surat lantikan penyedia latihan iii) Surat/memo lantikan penceramah/fasilitator iv) Surat pengesahan hotel jika ada v) Surat lantikan urusetia kursus vi) Pesanan kerajaan Dapatkan tandatangan Ketua Bahagian

60. Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus dan cari penganti bagi mana-mana pegawai yang tidak dapat hadir Jalankan kursus seperti yang ditetapkan i) Masa/Tarikh/Tempat ii) Senarai kehadiran iii) Dokumen latihan yang berkaitan iv) Peralatan latihan yang berkaitan Sediakan sijil kehadiran kursus Edar surat kepada individu berkaitan Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kehadiran kepada peserta kursus Terima laporan kursus, Borang Maklumbalas Kursus & Sijil Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti

61. Serahkan sijil kursus ke Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai Buat penilaian pasca kursus Semak status pembayaran TIDAK Buat pembetulan dan pindaan yang berkaitan Urus tuntutan bayaran yang berikut: i) Tuntutan perjalanan peserta kursus ii) Fasilitator/Penceramah iii) Penyedia latihan iv) Hotel tempatan jika ada Semak laporan kursus Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration Teratur TIDAK Lengkap dan kemaskinikan

62. TERIMAAN MELALUI PERBANKAN INTERNET Debit terus Log masuk ke portal bank Pilih jenis dan kaedah bayaran Sekiranya bayaran di buat melalui Debit terus/kad kredit Berjaya Pilih akuan bank dan lakukan transaksi TIDAK Rujuk arahan portal bank Cetak akuan pembayaran dari paparan portal Cetak /muat turun LUH Kemaskini rekod Kewangan

63. Ada perbezaan Sediakan penyata pemungut Maklumkan kepada Bank Semak LUH dengan Penyata Bank Pindahan wang ke Akaun Terimaan Kerajaan Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

64. SENARAI SEMAK Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

65. SENARAI SEMAK/ CHECKLIST CHECKLIST IALAH SATU DOKUMEN YANG MENYENARAIKAN LANGKAH ATAU KERJA YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SECARA TERSUSUN DAN RAPI BAGI MENGELAKKAN TERTINGGAL PERKARA-PERKARA PENTING. CHEKLIST BERFUNGSI SEBAGAI PELAN TINDAKAN DALAM MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI. MEMBERI PERINGATAN DAN SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

66. KEPENTINGAN SENARAI SEMAK/ CHECKLIST MENGELAKKAN DARIPADA BERLAKUNYA KECUAIAN, LUPA, KESILAPAN DAN LAIN-LAIN. MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN KESELAMATAN TERUTAMA AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI JADUAL PERJALANAN UDARA, LAUT DAN SEBAGAINYA. SEBAGAI ALAT PENGAWASAN YANG MUDAH DIRUJUK DALAM MENENTUKAN TAHAP PENCAPAIAN KERJA, MENGESAN KELEWATAN DAN LAIN-LAIN. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

67. CONTOH SENARAI SEMAK: MENGURUSKAN PENDAFTARAN KURSUS Tindakan Tandakan( / ) Catatan 1. Menentukan kakitangan yang terlibat dengan pendaftaran 2. Menentukan perkara-perkara berikut ada di meja pendaftaran - Fail yang mengandungi program - writing pad - pensil/ pen - borang data peribadi - Tag nama - Senarai nama peserta - Buku resit pembayaran 3. Menentukan petunjuk/pandu arah ke tempat kursus telah dibuat dan diletak di tempat sesuai Menentukan tempat pendaftaran dan petugas Tentukan kaedah pendaftaran kursus Maklumkan mengenai yuran pendaftaran Taklimat INTAN dan kursus

68. Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration SENARAI SEMAK MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN 1. Tentukan perkara berikut dengan pengerusi mesyuarat: - Tarikh mesyuarat - Tempat mesyuarat - Agenda mesyuarat 2. Sediakan surat/memo jemputan menghadiri mesyuarat bersama borang maklumbalas kehadiran. 3. Edar surat/memo jemputan mesyuarat. 4. Dapatkan maklumbalas kehadiran mesyuarat. 5. Sediakan perkara berikut untuk persiapan mesyuarat: - Minit mesyuarat lepas - Ringkasan maklumbalas mesyuarat - Senarai kehadiran Tindakan Tandakan( / ) Catatan

69. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration SENARAI SEMAK MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENYELARASAN 6. Pastikan perkara berikut semasa mesyuarat - Tempat mesyuarat dan peralatan - Makanan & minuman - Dokumen berkaitan - Rekod kehadiran 7. Sediakan draf minit mesyuarat dalam masa 3 hari dan buat semakan bersama Ketua Bahagian. 8. Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat. 9. Edarkan minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat dalam tempoh 7 hari selepas mesyuarat. 10. Dapatkan maklumbalas tindakan susulan 11. Sediakan ringkasan laporan maklumbalas tindakan susulan daripada ahli mesyuarat. Tindakan Tandakan( / ) Catatan

70. SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58 Tindakan Tandakan( / ) Catatan 1. Semak senarai pegawai yang akan bersara wajib 2. Dapatkan fail peribadi 3. Sediakan surat kepada pegawai berkenaan memaklumkan tarikh persaraan dan borang- borang yang perlu dikemukakan a) Borang JPA.BP.SPPP.B01a b) Borang JPA.BP.SPPP.B03 c) Borang JPA.BP.SPPP.B04 d) Borang JPA.BP.UMUM B01 e) Borang JPA.BP. UMUM B02 f) Borang JPA.BP.UMUM B04 CONTOH

71. SENARAI SEMAK URUSAN PERSARAAN WAJIB 55/56/58 Tindakan Tandakan( / ) Catatan 3. Minta pegawai berkenaan mengemukakan a ) 3 salinan kad pengenalan b) 2 keping gambar saiz pasport c) 2 salinan sijil nikah d) 2 salinan kad pengenalan isteri/suami e) 2 salinan sijil beranak/kad pengenalan anak umur 21 tahun ke bawah 4. Semak dan dapatkan tandatangan pegawai 5. Terima dokumen dan maklumat daripada bakal pesara 6. Semak dokumen, cuti sakit dan laporan tatatertib 7. Sediakan surat untuk tandatangan pegawai dan kemukakan dokumen ke Bahagian Pencen 8. Terima kelulusan daripada Bahagian Pencen 9. Bagi bakal pesara di Kementerian sediakan penyata Perubahan dan bagi negeri buat surat maklumkan kelulusan 10. Catat dalam Buku Perkhidmatan 11. Sediakan sijil penghargaan

72. MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL Tindakan Tandakan( / ) Catatan Kaji keperluan latihan jabatan dengan mengedarkan perkara berikut kepada semua kakitangan jabatan: a)Memo dalaman b)Borang Analisis Keperluan latihan 2. Dapatkan maklumbalas keperluan latihan kakitangan. 3. Buat ringkasan keperluan latihan jabatan b erdasarkan: a)Jenis & kos latihan b)Nama pegawai c) Penyedia latihan 4. Bentang dalam Mesyuarat Jawatankuasa Latihan. 5. Mohon kelulusan Bahagian Kewangan Kementerian bagi pakej hotel. 6. Rancang perlaksaan program dengan menghubungi: a)Penyedia latihan / hotel tempatan b)Penceramah / Fasilitator

73. MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL Tindakan Tandakan( / ) Catatan 7.Keluarkan surat tawaran dan lantikan kepada: a) Peserta kursus b) Penyedia latihan c) Penceramah / fasilitator d)Urusetia kursus 8.Dapatkan maklumbalas kehadiran peserta kursus. 9. Laksana program seperti yang ditetapkan: a)Tarikh/Tempat/Masa kursus b)Pesanan kerajaan c)Senarai kehadiran d)Peralatan AVA jika ada (Komputer/LCD) e)Alat tulis yang berkaitan 9.Senarai nama peserta kursus untuk penyedia latihan atau hotel jika ada. 10.Sediakan sijil kehadiran kursus. 11. Dapatkan kebenaran Ketua Pengarah bagi urusan pengeluaran sijil kursus.

74. MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL Tindakan Tandakan( / ) Catatan 12. Terima dan semak laporan kursus yang dikemukakan oleh urusetia kursus atau penyedia latihan. a)Senarai kehadiran b)Borang tuntutan perjalanan c)Pesanan kerajaan dan invois d)Laporan kursus e)Borang penilaian kursus f) Borang maklumbalas kursus / Sijil kursus 13. Urus tuntutan bayaran yang berikut: a)Tuntutan perjalanan peserta kursus b)Fasilitator/Penceramah c)Penyedia latihan d)Hotel tempatan jika ada 14. Sediakan ringkasan laporan yang merangkumi: a)Kos kursus b)Bilangan peserta c)Keberkesanan kursus .

75. MENGURUS KURSUS-KURSUS PENINGKATAN KEMAHIRAN BAGI PEMBANGUNAN FASILITATOR) SERTA LAIN-LAIN KURSUS TEKNIKAL Tindakan Tandakan( / ) Catatan 15. Serah sijil kehadiran peserta dalaman kepada Bahagian Pentadbiran untuk direkodkan dalam Buku Perkhidmatan Pegawai. 16. Semak status pembayaran di Bahagian Kewangan. 17. Buat penilaian pasca kursus selepas tiga (3) bulan dengan mendapatkan Borang Penilaian Pasca Kursus daripada pegawai atasan pegawai dalaman yang berkursus.

76. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

77. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI JAWATANKUASA YANG PERLU ADA DALAM FAIL MEJA ADALAH SEMUA JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI SEKURANG-KURANGNYA TELAH WUJUD DALAM TEMPOH 6 BULAN TUJUAN SENARAI INI ADALAH MEMBOLEHKAN PEGAWAI MEMBUAT PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR KE MESYUARAT TERSEBUT DAN MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG MENGAMBIL ALIH TUGAS MENGETAHUI JAWATANKUASA YANG PERLU DIANGGOTAINYA. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

78. JAWATANKUASA PORTAL KMK INTAN - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA PERTANDINGAN KMK - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA KUALITI - AHLI JAWATANKUASA JAWATANKUASA KEBERKESANAN KMK - AHLI JAWATANKUASA KELAB KEBAJIKAN DAN SUKAN INTAN - SETIAUSAHA MAJLIS BERSAMA INTAN - WAKIL INTENGAH CONTOH SENARAI KEAHLIAN JAWATANKUASA/PANEL YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI PROJEK KANAN

79. SENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKAN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

80. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN SENARAI UNDANG-UNDANG YANG DIPERLUKAN ADALAH PETIKAN KECIL DARI ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PERLU DIRUJUK OLEH PEGAWAI SEMASA MENJALANKAN TUGAS YANG MEMBOLEHKAN : SESUATU AKTIVITI ITU DILAKSANAKAN DENGAN SAH. MENJIMATKAN MASA MENGESAN ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN YANG BIASANYA DISIMPAN DIPELBAGAI BAHAGIAN/UNIT MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

81. 1) Peraturan-peraturan Pegawai Awam(perlantikan, kenaikan pangkat dan penamatan perkhidmatan – PU.(A)176/2005 2) Perintah Am Bab B,C,E,F,G 3) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib – PU.(A)396 4)Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat 5) Arahan Perbendaharaan 6) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007 7) Pekeling Kemajuan Pentadbiran Awam 8) SPP Bil 11/70 – Sukatan Peperiksaan Baru bagi Perkhidmatan Dalam dan Luar Negeri dan Perkhidmatan Tadbir Am CONTOH SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN-PERATURAN YANG DIPERLUKAN OLEH PT(O) PERKHIDMATAN

82. SENARAI BORANG YANG BERKAITAN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

83. SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI SENARAI BORANG-BORANG DALAM FAIL MEJA ADALAH BERTUJUAN MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENGETAHUI BORANG-BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGASNYA . Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

84. CONTOH SENARAI BORANG LATIHAN DAN KURSUS YANG DIGUNAKAN 1. Borang JPA(L)LDP1A96 2. Borang JPA(L)LDP1B96 3. Borang Analisis Keperluan Latihan Pegawai 4. Borang Mengikuti Program Pembangunan Kemahiran 5. Borang Penilaian Kursus 6. Borang Laporan Perbelanjaan Program Pembangunan Kemahiran 7. Borang Penilaian Pasca Kursus 8. Borang Maklumbalas Latihan 9. Borang Tuntutan Perjalanan Borang Permohonan Cadangan Perolehan Terus Kerja/Bekalan Barang-barang dan Perkhidmatan 11. Borang Elaun Pakar 12. Borang Permohonan Untuk Menjalankan Tugas Sebagai Pensyarah/Penceramah Sambilan Atau Pensyarah/Penceramah Sambilan Pakar

85. NORMA KERJA Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

86. NORMA KERJA NORMA KERJA IALAH JANGKA MASA ATAU LAIN-LAIN PENGUKURAN PRESTASI YANG TELAH DITETAPKAN BAGI MENYIAPKAN SESUATU KERJA. IA BOLEH MENJADI PANDUAN KEPADA PEKERJA SUPAYA TAHAP PRESTASI YANG DIHARAPKAN DAPAT DICAPAI SEPENUHNYA. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

87. LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN NORMA KERJA DAPATKAN NORMA KERJA BAGI JAWATAN YANG BERKENAAN ATAU YANG BERSAMAAN DARI SUMBER-SUMBER YANG BOLEH DIGUNAKAN SEKIRANYA ADA DAN SESUAIKAN DENGAN JAWATAN, PERALATAN DAN MESIN DI PEJABAT. JIKA BELUM ADA, WUJUDKAN DARI SUMBER-SUMBER LAIN, ATAU JALANKAN KAJIAN PENGUKURAN KERJA. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

88. TEKNIK PENGUKURAN CONTOH PENGUKURAN MENGHANTAR SURAT - MENAIP SURAT SERTA SAMPUL - MEMASUKKAN SURAT DALAM SAMPUL DAN LEKATKAN GAM - MASUKKAN SURAT DALAM PETI SURAT PERINGKAT INI ADALAH MENENTUKAN MASA DAN KADAR MENJALANKAN TUGAS YANG MUNASABAH PADA TAHAP PRESTASI YANG DITENTUKAN, GUNAKAN CARA: “ OBSERVED TIME” - MASA YANG DIAMBIL UNTUK MENJALANKAN SESUATU KERJA “ PEKERJA “ - PEKERJA MAHIR “ RATING TECHNIQUE” - UNTUK MENDAPATKAN KAEDAH YANG STANDARD IAITU DIBERI SKEL 100 “ BASIC TIME “ - MASA YANG DIKEHENDAKI UNTUK MENJALANKAN TUGAS PENGIRAAN : BASIC TIME = “OBSERVED TIME” X “OBSERVED RATING” STANDARD RATING CONTOH : JIKA SESUATU TUGAS MENGAMBIL MASA 20 SAAT UNTUK DILAKSANAKAN DAN KADAR PEKERJA MENJALANKAN TUGASNYA 90 SAAT BASIC TIME IALAH : BASIC TIME = 20 X 90 = 18 SAAT 100 Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

89. CONTOH NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIIJALANKAN OLEH PT(P/O) PERKHIDMATAN 21 unit 95 minit Mengurus kenaikan pangkat 4. 10 unit 195 minit Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen 3. 13 unit 155 minit Mengurus pemangkuan 5. 13 unit 151 minit Mengurus pengesahan dalam jawatan 2. 17 unit 115 minit Mengurus pelantikan 1. JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIPROSES DALAM SEMINGGU MASA YANG DIAMBIL JENIS KERJA BIL

90. NO RMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN 20 dokumen 60 hari Laksana Program Pembangunan Kemahiran 3 4 kali setahun 20 hari Menguruskan Mesyuarat JK Penyelarasan 2 30 dokumen 5 hari Pengeluaran waran kepada agensi 1 JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIPROSES DALAM SEMINGGU MASA YANG DIAMBIL JENIS KERJA BIL

91. SENARAI BORANG TUGAS HARIAN Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

92. SENARAI TUGAS HARIAN SENARAI TUGAS HARIAN IALAH FORMAT BAGI MENGINGATI DAN MERANCANG AKTIVITI UTAMA YANG PERLU DILAKSANAKAN PADA HARI BERKENAAN. BOLEH DISEDIAKAN SAMA ADA DI SEBELAH PETANG ATAU SEWAKTU MULA BEKERJA DI SEBELAH PAGI. Pusat Pembangunan Pengurusan dan Kualiti Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Adinistration

93. CONTOH SENARAI TUGAS HARIAN Mengaturkan perbincangan pameran Mistik di Galeri Menyediakan draf ucapan KP bagi majlis perasmian pameran Menyediakan draf surat jemputan kepada syarikat Akan dipengerusikan oleh PP 1 Bilik Wau Tg. 5 jam 9.00 pg Disiapkan sebelum 5 ptg hari ini Akan ditandatangani oleh TP. Hendaklah diedarkan hari esok CATATAN TUGAS SAYA HARI INI TARIKH : 16 Jun 2007 JAWATAN : Penolong Pegawai Kebudayaan NAMA : Siri Neng Buah

94. BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif Jabatan 1 2. Objektif Bahagian 2 3. Carta Organisasi Jabatan. 3 4. Carta Organisasi Bahagian 4 5. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai 5 6. Senarai Tugas 6 7. Senarai Tugas, Kuasa Dan Hubungan 7 8. Peraturan-peraturan Pentadbiran 8-12 9. Proses Kerja 13,16,17 10. Carta Aliran Kerja 14,18 11. Senarai Semak 15,19 12. Senarai Undang-undang & Peraturan 20 13. Senarai Borang Yang Digunakan 21 14. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 22 15. Norma Kerja 23 16. S enarai Tugas Harian. 24