VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011. 31. marts 2011.

1. ESDH samarbejdsprojekt Baggrund: Opbrud i forsyningssektoren Vandsektorlovgivningen Svendborg Vand, Middelfartspildevand og VandCenter Syd. Fase 1 Foranalyse og kontraktforhandlinger Fase 2 Afklaringsfase i.f.t. valgt løsning Fase 3 Implementering

2. SQL LER NNErhverv KRAK MEDARBEJDER Stilling (rolle) Kompetencer Præferencer Opgaver Projekter Processer Inbox Fag-system Inbox ESDH Inbox Mail ESDH Økonomi GIS Scada Infor Fag-systemer Intranet Bygge Web Hymer GeoGis HRM Oracle Approach Access Andre Eksterne data

3. Dokumenter gemmes ud fra egne kriterier Konflikt Forsikringssager, retssager, pressesager, klager, reklamationer Myndighedsinspektioner Regulatoriske krav til arkivering Certificeringer Fordi jeg skal Meget information dobbeltlagres. Skal deles med eksterne Fag-system format og PDF Bedre overblik på eget ”J-drev” Overordnet for alle interviews: Jeg bruger det ikke rigtigt / optimalt Nuværende træstruktur er ulogisk, irriterende og begrænsende Dårlig, bøvlet søge og genfindings funktion

4. Valg og fravalg ”The usual suspects” (Akadra, DocuNote, 360`o.a FEDS-systemer) WebSphere og Lotus Quickr (IBM) Sitecore (Intranet Vandcenter Syd) Microsoft SharePoint P.t. den hurtigst voksende platform omkring videndeling og dokumenthåndtering. Smidig integration med Microsoft Office. Stort og voksende antal standard løsninger Der eksisterer allerede mange standard tillægsprogrammer og antallet forventes at stige Tekniske og udviklingsresourser er ikke en knapfaktor. Det betyder rimelige markedspriser og fleksibilitet i valg af leverandør. Den platform der forventes at være den mest vitale på lang sigt. Understøtter vores ønske om på sigt at sammensmelte vores systemer på en smidig måde, så brugerne kun oplever en brugergrænseflade.

5. Intranet i Vandcenter Syd

6. Fra kravspec. Fælles for de deltagende virksomheder er at deres behov, processer og forventninger ligger tættere på en produktions- eller entreprenørvirksomhed end forvaltning i kommunal kontekst. Selskaberne arbejder mere med opgaver, aktiviteter og projekter, end klassisk sagsbehandling. Da virksomhedernes størrelse og behov er meget forskellige, er det vigtigt at systemet kan skaleres fra en relativ enkelt løsning med begrænset funktionalitet, til en mere kompleks løsning med fuld funktionalitet. Der vil der ud over i valg af leverandør blive lagt vægt på: Leverandørens forståelse af DE´s behov Leverandørens projektorganisation, implementeringplan og metode Leverandørens besvarelse af kravspecifikationen Den foreslåede løsnings kompleksitet i.f.m. brugervenlighed og administration Løsningen bliver vurderet ud fra princippet; hellere starte med lidt for lidt end alt for meget Pris

7. Præ kvalifikationsproces Annoncering af opgaven 16. april – 28. april Udsendelse af krav til prækvalifikation Fra 16. april 22 firmaer bad om materiale Aflevering af prækvalifikationsmateriale 5. maj 2010 13 firmaer sendte materiale til os Udsendelse af udbudsmateriale 12. maj 2010 Vi udvalgte 6 mulige leverandører Aflevering af tilbud 1. juni 2010 Vi fik 3 tilbud Indgåelse af aftale med Lector. primo juli 2010

8. Kommunikationsplan

9. Afledte effekter § 19 selskab Opgradering af alle fra Office 2003 til Office 2010 Udskifte Lotus Notes med Microsoft Outlook 2010 Total omstrukturering af IT back-bone Svare til at skulle skifte en dampmaskine ud med en dieselmotor på et mellemstort passagerskib uden at miste fart eller genere passagererne.

10. Status og fremdrift Forandringsprojekt, ikke et IT projekt Workflow Evaluering på Vand & Affald Kommunikation Uddannelse