Præsentation v/ leverandørchef Jesper Bo Seidler fra Kommunernes KOMBIT-dage juni 2013.

1. Kommunal leverandørstyring
KOMBIT

2. Agenda
20-06-2013 2
• Erfaringer fra leverandørstyringsprojektet
• IT anskaffelse
• Leverandørstyring
• Quick guides

3. Baggrund og udfordringer i projektet
Baggrund
· Stor ekstern påvirkning af kommunale digitaliserings- og it-strategier fra eks. fællesoffentlige
og fælleskommunale strategier samt Økonomiaftalen.
· Stigende økonomisk pres og det snarlige udløb af transitionsaftalen med KMD.
Udfordringer
· Mangel på samlet overblik og ansvar over it-kontrakter, -udbud og –indkøb og decentral
beslutningsmodel.
· Uklare it-indkøbsprocesser og manglende ressourcer og kompetencer til kontraktstyring og
it-controlling.
· Manglende gennemsigtighed i pris- og reguleringsmodeller såvel som indsigt i
opfølgningsmuligheder og rapporteringsmekanismer.
· En kompleks it-arkitektur med begrænset gennemsigtighed.
Hovedspørgsmål
· Hvordan kan den kommunale it-leverandørstyring optimeres i
indkøbsprocessen og kontraktperioden?
20.6.20133

4. Analyser i referencekommuner
Accenture og KOMBIT har foretaget analyser i Favrskov kommune (central leverandør- og
kontraktstyring). PWC og KOMBIT har foretaget analyser Næstved kommune (decentral leverandør-
og kontraktstyring).
Accenture og KOMBIT har i fase 2 gennemført best practice analyse i Svendborg Kommune og
Odense kommune har bidraget med viden og erfaringer til referencegruppen.
Analyserne bygger på gennemgang af it-kontrakter og faktureringsaftaler samt interviews med
nøglepersoner i it-afdelingen, indkøbsfunktionen og i forvaltningerne.
Analyserne skulle skabe overblik over:
· Hvilke forretningskritiske systemer, kommunerne anvender
· Kontrakter på forretningskritiske systemer
· Omkostninger til it og omkostningsdrivers
· Kommunalt dataforbrug
Formål: udarbejdelsen af en drejebog med forslag til at forbedre forudsætningerne for leverandør- og
kontraktstyring på det kommunale it-marked.
20.6.20134

5. Erfaring fra projektet - Lukket it-arkitektur
· En lukket it-arkitektur medfører
høje omkostninger til etablering
og drift af snitflader samt
dataforbrug.
· It-arkitekturen i en lang række
kommuner er i høj grad
defineret af KMD-systemer.
· Arkitekturen er kendetegnet ved
mange punkt-til-punkt
integrationer mellem specielt
KMD-systemer.
20.6.20135
ESR P-data

6. Erfaring fra projektet - Omkostninger
Det komplekse it-miljø betyder bl.a., at visse kommuners omkostninger til
idriftsættelse af nye it-systemer er højere end for tilsvarende organisationer
med mere simple it-arkitekturer.
Årlige omkostninger til dataforbrug
20.6.20136
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Årlige omkostning (1.000 kr.)
Venstre akse
Afhængige it-systemer
Højre akse

7. De 3 Oér var styrende i
leverandørstyringsprojektet
- Overblik
- Orden
- Optimering
20.6.20137

8. Favrskov
Næstved
Svendborg

9. Praktiske eksempler i referencekommuner
Den beskrevne leverandørstyringsmodel kan tilpasses til den enkelte kommunes
organisering og specifikke behov. Dette eksemplificeres for henholdsvis Næstved
Kommune, Svendborg Kommune og Favrskov Kommune.
20.6.20139
Næstved Kommune
Kommunen har en decentral
beslutningsmodel, hvor de
decentrale systemejere i centrene
sidder med en stor del af
beslutningsansvaret samt
ansvaret for at styre leverandører.
Svendborg Kommune
Kommunen har en kombineret
styringsmodel, hvor en del af
beslutningsansvaret og ejerskabet
af it-systemer ofte ligger i
forvaltninger, mens udbud og
leverandørstyring i høj grad
foretages med involvering fra it-
afdelingen og udbudsteamet.
Favrskov Kommune
Kommunen har central
beslutningsmodel, hvor
beslutninger i høj grad er
centraliseret i it-afdelingen.
Forvaltninger inddrages med
fokus på tværgående koordinering
og optimering.

10. Grundmodel for kommunal leverandørstyring
Leverance
· Grundmodel, der beskriver de funktioner, roller og
styringsorganer, der er nødvendige for at opretholde
god it-leverandørstyring i kommuner. Modellen
inkluderer beskrivelsen af national og kommunale
strategiers indvirkning såvel som KOMBITs rolle.
Forudgående analyser
· Modellen er funderet i analyser og erfaringer indhentet
fra Favrskov, Næstved, Svendborg og Odense
kommuner. Analyserne havde til formål at afdække
den nuværende leverandørstyring i kommunerne og
tydeliggøre de udfordringer, der eksisterer i den
kommunale kontekst.
Modellens udarbejdelse
· Udarbejdet i efteråret 2012 i et samarbejde mellem
KOMBIT og Accenture.
· En række referencegruppemøder med Næstved
Kommune, Svendborg Kommune, Favrskov
Kommune såvel som Odense Kommune.
20.6.201310

11. 18-04-2013 11

12. Funktioner, roller og styringsorganer i grundmodellen
· Finder anvendelse ved både udbud og efterfølgende drift af kontrakter
· Er tilpasset den kommunale kontekst på baggrund af erfaringer indhentet i Næstved, Favrskov og
Svendborg kommuner
· Kan skræddersyes til den enkelte kommune
· Fokus er på funktioner, roller og styringsorganer nødvendige for at understøtte leverandørstyring
20.6.201312
Funktioner
Beskrivelse af den overordnede
organisering for en kommunal it-afdeling
samt et tilhørende sæt opgaver, der skal
løses i forbindelse med it-
indkøb, kontraktstyring og udbudsstyring.
Roller
Beskrevet med ansvar i forbindelse med
udførelsen af de definerede funktioner.
Én person kan varetage én eller flere
roller afhængigt af den enkelte
kommunes organisering og it-
leverandørstrategi.
Styringsorganer
Beskrevet med
formål, ansvar, modtagne input samt
genererede resultater. Dækker
over, hvor beslutninger træffes uden der
skal oprettes et fysisk udvalg per
beskrevet styringsorgan.

13. 18-04-2013 13

14. 18-04-2013 14

15. It-leverandørstyring i faser
En trinvis implementeringsguide beskriver operationelle redskaber,
som kommuner kan anvende til at forbedre deres
leverandørstyring.
20.6.201315
Leverandøroverblik1
Kontraktstyring2
Compliance-styring3
Performancestyring4
Overblik over aftaler
og leverandører
Segmentering af
leverandører og
processer for styring
af kontrakter
Monitorering af
leverandørernes
fakturering og intern
efterspørgselsstyring
Performancestyring af
leverandører og
processer for
leverandørudvikling
Redskaber
• Kontraktregistrering
• Aktivitetsoverblik
• Fokuseret overblik
• Leverandør-
segmentering
• Proces for leverandør-
samarbejde
• Samarbejds-
organisation
• Faktureringsprocedure
• Forbrugsmonitorering
• Performancemåling
• Leverandørudvikling

16. Anbefalinger
· At samle ansvaret for udbuds- og kontraktstyring øger
muligheden for at kommunerne selv kan tage styringen med
leverandører og it-kontrakter. Kommunerne bør således løbende
tilpasse kontraktforhold i nye kontrakter for derved at forbedre
udbuds- og leverandørstyringen.
· Undgå indkøb udenfor kontrakter for at sikre overholdelse af
kontraktforpligtelser, indkøb til mere konkurrencedygtige priser samt
overholdelse af udbudsregler.
· For at fremtidssikre it-porteføljen og -strategien bør kommuner
herudover investere i at skabe et overblik over fremtidige
bindinger med hensyn til it-arkitektur og overdragelighed af it-
systemer.
20.6.201316

17. Den gode it aftale mellem kommune og
leverandør
• Tryghed – sikkerhed for leverance og drift
• Enhed – forvaltning, it, indkøb og leverandør er
accepterede
• Ansvar – både kommune og leverandør tager og giver
ansvar
• Motivation – for kommunen og leverandøren – del jeres
viden og erfaringer
20.6.201317

18. 18-04-2013
Drejebog for kommunal leverandørstyring
Drejebogen ligger til download på
kombit.dk/drejebog-leverandørstyring

19. Drejebog
· Grundmodel for leverandørstyring
inkl. uddybede funktioner, roller
og styringsorganer
· Implementeringsmuligheder for
den enkelte kommune
· Præsentation af, og eksempler
fra, fra reference-kommuner
· Praktisk implementeringsplan
· Oversigt over værktøjer og
skabeloner
· 10 gode råd…
20.6.201319

20. Samling af projektet (inkl. produkter) online
Siden kombit.dk/drejebog-
leverandørstyring anvendes som
samlende forum for information om
projektet og redskaber/skabeloner i
digital form.
Redskaber/skabeloner er bl.a.:
· Eksempler på udbudsplaner
· Udbudsskabeloner
· Business case skabelon
· Procedure for udarbejdelse af udbudsmateriale
· Skabelon til kontraktoverblik og retningslinjer
· Skabelon til registrering af aktiviteter i
kontraktperioden
· Retningslinjer for KMD kontrakter
20.6.201320

21. 20-06-2013
Quick guides
Ovenstående materiale kan findes på kombit.dk/leverandørstyring.
• Leverandøroversigt
• Kontraktstyring
• Indkøbsoptimering
• Partnerskaber med forvaltninger
• Benyt regneark til leverandørstyring
2x 10 gode råd om:
• Leverandørstyring
• Kontraktstyring

22. Partnerskab med forvaltninger (Quick guide)
Inddrag forvaltninger i it-relaterede beslutninger ved at nedsætte et udvalg,
der skal sætte retningen for it-afdelingen igennem digitaliseringsstrategien
(se ’Digitaliseringsudvalg’).
• For at sikre den rette opbakning om it-beslutninger bør ledende medarbejdere
involveres (eksempelvis sekretariatschefer, forvaltningsdirektører
eller afdelingschefer).
Udpeg en ansvarlig for dialog med forvaltninger, der løbende skal sikre, at det
arbejde, der udføres i it-afdelingen, er i overensstemmelse med forvaltningers
prioriteter og krav til it.
Indtag rollen som rådgiver for forvaltninger.
• Gør det tydeligt over for forvaltninger at it-afdelingen er til for at hjælpe og
stiller specialiserede kompetencer til råde – som eksempelvis ved udarbejdelse
af udbud, kontraktindgåelse, kontraktstyring og controlling.
18-04-2013

23. 20-06-2013
Skabeloner
Ovenstående materiale kan findes på kombit.dk/leverandørstyring.
Udbudsplaner (Svendborg kommune)
• Eksempel på rullende udbudsplan
• Eksempel på rullende udbudsplan for it
Udbudsskabeloner (Odense kommune)
• Business Case
• Procedure for udarbejdelse af udbudsmateriale
• Begrænset EU-udbud, varekøb
• Offentligt EU-udbud, tjenesteydelser
• Mini-udbud
• Rammeaftale, varekøb
• Annoncering, nationalt udbud
• Bilag til prækvalifikation (Tro & Love erklæring)
• SLA
Skabelon til kontraktoverblik og retningslinjer (Favrskov og Næstved)
• Skabelon til registrering af aktiviteter i kontraktperioden
• Vejledning: betalinger for kritiske it-løsninger
• KOMBITs anbefalinger ift. betalinger for kritiske it-løsninger

24. Spørgsmål?