香港中學ICT 舊資源 Powerpoint

1. 5 : 認識辦公室自動化
5.1 認識辦公室自動化
 電腦硬件價格漸漸降低，軟件亦易於使用，故我們可以利用它們來有
效率地完成這些工作，而電腦亦成為辦公室常用的工具。
 電腦化的程序已取代了大部分以往人手密集的工序：
 財務數據
 薪金記錄
 顧客記錄
 存貨資料
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5 : 認識辦公室自動化
5.1 認識辦公室自動化
 辦公室自動化是指辦公室的操作模式已利用電腦硬件及軟件廣泛地
於不同的辦公室工作上使用。
 它強調應盡可能把工作自動化。
 主要的辦公室自動化的應用包括：
 數據處理
 電子資訊管理
 資訊交換
以往我們常用打字機來製作文件
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5 : 認識辦公室自動化
5.1 認識辦公室自動化
 辦公室自動化的優點包括：
5 : 認識辦公室自動化
5.1 認識辦公室自動化
 生產力提升
 可更快地完成一些需時及以人手操作的辦公室工作。
 良好的數據管理
 電子數據及文件可以透過電腦網絡有效地貯存、重複使用及作參考之用。
 良好的通訊
 不同的通訊渠道：
 電郵
 視像會議
 網絡電話
 即時通訊軟件
 這些通訊渠道能補充傳統通訊的不足，並有效地傳送電子檔案。
 減低公司開支
 辦公室軟件的操作成本低。
 以電子形式貯存文件能減少辦公室所需的空間。
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2. 5 : 認識辦公室自動化
5.1 認識辦公室自動化
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來源：http://www.panasonic.oa.hk/chinese/officeauto.aspx
提供辦公室自動化服務的公司
5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的軟件
 有一些應用軟件是為了辦公室自動化而設計的。
 應用軟件有助於我們將原始數據組織成有用資訊。
 常見的例子包括：
 文書處理器
 試算表
 數據庫軟件
 演示軟件
 通訊軟件 (瀏覽器, 電郵收發軟件 : ThunderBird, Outlook)
 圖像編輯軟件
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5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的軟件
應用軟件 例 子 用 途
文書處理器 Microsoft Word,
OpenOffice.org Writer
建立、修改、格式化及列印文件。
試算表 Microsoft Excel,
OpenOffice.org Calc
組織、計算、製作圖表及在試算表上
演示數據。
數據庫軟件 Microsoft Access,
OpenOffice.org Base
有系統地建立及管理數據檔案，以及
執行查詢。
常見的辦公室自動化軟件及其用途
5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的軟件
應用軟件 例 子 用 途
演示軟件 Microsoft PowerPoint,
OpenOffice.org Impress
製作備有多媒體元素的投影片作演
示。
通訊軟件 Microsoft Outlook 管理通訊錄、行事曆及電郵。
圖像編輯軟件
Adobe Photoshop,
Ulead PhotoImpact,
OpenOffice.org Draw
建立及修改圖像。
常見的辦公室自動化軟件及其用途
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3. 5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的硬件
 電腦系統是現代辦公室不可或缺的硬件。
 基本的輸入及輸出設備包括：
 鍵盤
 滑鼠
 顯示器
 揚聲器
 麥克風
 辦公室自動化的硬件包括：
 網絡打印機
 傳真機
 掃描器
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5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的硬件
辦公室自動化所使用的硬件
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5 : 認識辦公室自動化
5.2 辦公室自動化的軟件及硬件
 辦公室自動化的硬件
 除了電腦系統外，現代的辦公室還備有伺服器，以提供不同的辦
公室自動化服務。
 接駁上伺服器的電腦網絡的例子有：
 檔案伺服器 (file server)
 電郵伺服器 (mail server)
 數據庫伺服器 (database server)
5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 辦公室自動化包括以下四種基本活動：
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4. 5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
 在辦公室自動化中，數據應用包括：
 修改文件
 製作文件和報表
 修改數碼圖像
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
數據應用種類 應用軟件 例子
數據分析 試算表、統計軟件 Microsoft Excel 和 SPSS
數碼圖像修改 圖像編輯軟件
文件製作 文書處理器
Adobe Photoshop、
Microsoft Photo Editor 和
Paint.NET
Microsoft Word 和
OpenOffice.org Writer
報表製作 數據庫管理系統
Microsoft Access、MySQL 和
Oracle Enterprise Manager
辦公室內不同種類的數據應用所使用的應用軟件
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
Microsoft Excel
數據應用中所使用的軟件例子
5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
Paint.NET
數據應用中所使用的軟件例子
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5. 5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
Microsoft Word
數據應用中所使用的軟件例子
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據應用
MySQL
數據應用中所使用的軟件例子
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據貯存
 辦公室常見的數據種類包括辦公室記錄、文件及不同種類的多媒體
元素。
 多媒體元素的例子：
 已掃描的表格
 話音郵件
 視像會議的錄像
5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據貯存
 不同的輔助存貯設備可用作貯存數據。
輔助存貯設備 用途
硬碟 貯存數據及軟件
唯讀光碟（CD-ROM）及
數碼多用途光碟（DVD）
備份或傳送檔案
磁帶 備份系統
記憶卡 在可攜式電子設備上貯存檔案
常見的辦公室自動化輔助存貯設備
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6. 5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據交換
 可在不同的電子通訊渠道上進行。
 電子通訊渠道的例子：
 電子郵件
 語音郵件
 傳真
 有了良好設計的電腦網絡，大量的數碼資訊便可以由一個設備
即時傳送至另一設備，或同時分享給多個用戶。
 視像會議及群組軟件是辦公室自動化交換資訊的常見應用。
 群組軟件配合電腦網絡讓辦公室用戶可以在中央資源庫上存取
數據。
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
不同人士在不同地方進行視像會議
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 辦公室自動化的主要目的是讓人們管理各項商業數據，包括：
 存貨記錄
 財務計劃
 員工資料
 市場消費
 顧客訂單
 人們設計了一些應用程序以達到數據管理的需求。
5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 數據庫管理系統 (DBMS)
 數據是以特定的記錄結構貯存在數據庫管理系統（DBMS）中。
 提供了不同的工具及功能讓人們有效地存取數據及製作報表。
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7. 5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 數據庫管理系統 (DBMS)
Microsoft Access – 數據庫管理系統的例子
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 工作排程系統
 辦公室自動化系統經常會處理短期及長期數據，包括：
 財務計劃
 工作分配
 市場消費
 存貨控制
 透過以下方法以提供不同工具作監察及管理計劃及活動：
 時間線
 資源方程式
 電子排程
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5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 工作排程系統
 工作排程系統的主要功能包括：
 工作排程
 成本控制
 資源分配
 質素控制
 報表製作
5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 工作排程系統
 一些大型機構會按本身的要求設計工作排程系統。例如：
 建築公司
 全球性速遞公司
 用作管理較小型的計劃的例子：
 Microsoft Project
 OmniPlan
 ProjectPier
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8. 5 : 認識辦公室自動化
5.3 辦公室自動化的基本活動
 數據管理
 工作排程系統
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Microsoft Project 的工作表
5 : 認識辦公室自動化
5.4 辦公室自動化的效率
 辦公室自動化的效率受多個因素所影響。
 最主要的兩個因素：
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5 : 認識辦公室自動化
5.4 辦公室自動化的效率
 設備
 當把辦公室自動化引入辦公室時，我們需要考慮以下關於設備的
因素：
 安裝及維護設備的成本需控制在預算之內。
 新的辦公室自動化系統應能兼容於現有的系統。
 系統的實施時間要控制得宜。
 所需的技術水平要為用戶度身訂造。
 設備的實際安排應符合辦公室的現況。
5 : 認識辦公室自動化
5.4 辦公室自動化的效率
 用戶
 辦公室自動化系統的用戶可以是：
 常務董事
 經理
 電腦工程師
 秘書
 文員
 他們在不同的崗位上使用辦公室自動化系統的不同功能。
 為了確保系統能被有效率及正確地運用，我們應開設全面而有系統
的訓練課程，令用戶可以容易地適應新的辦公室自動化系統。
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