Op uw HR-afdeling komt dagelijks een enorme hoeveelheid papieren documenten binnen. Vaak worden deze documenten (nog) opgeslagen in archiefkasten, die ruimte kosten en niet overal en altijd zijn in te zien. Met uw HR-systeem heeft u de basis voor het digitale HR-dossier staan. Maar hoe komen deze documenten digitaal in het juiste medewerkersdossier?

1. Klant XXX
Naam XXX
Datum & Plaatsnaam XXX
Digitalisering
HR-documenten

2. Huidige werkwijze
 Documenten bij leidinggevende en/of HRM
 Scannen dit naar eigen e-mailbox of scan naar folder
 Vanuit e-mailbox handmatig documenten in HR systeem “hangen”
 Nadeel:
– Handmatig werken – fout gevoelig
– Geen directe controle van afdeling HRM

3.  Wat wilt u bereiken?
– Verkorte zoektijd
– Kostenreductie
– Documentautenticiteit
– Beveiliging van documenten
– Gebruiksgemak
 Welke functionaliteiten hebt u daarvoor nodig?
– Input (op welke manier komen documenten binnen en op welke manier voeg ik die
toe aan een digitaal dossier)
– Proces (welke bewerkingen zijn er benodigd op een binnengekomen document en
hoe manage ik dat proces)
– Output (wat is de bestemming van het document en op welke manier kan ik het
document presenteren)
Optimalisatie van het proces

4. Control &
Compliance
Kosten
besparing
Organizational
Efficiency
Geen controle op
uniforme werkwijze
Geen “audit trail”
beschikbaar voor
documenten
Veel verschillende
wetgevingen en
vertrouwelijkheid
classificaties
Hoge kosten van
Document Beheer
en Archivering
Veel
arbeidsintensieve
handelingen op
dossiervorming
Risico bij
onvolledige of niet
tijdige informatie
Centraal archief vs
decentrale
organisatie
Documenten zoek
niet bij de hand
niet beveiligd
Schaduwarchieven
verschillen tov
centrale archief
Uitdagingen

5. – Beter, sneller en accurater
– Samenwerken
– Overzicht & transparantie
– Toegankelijkheid
– Versnellen
– Het Nieuwe Werken
– Kostenreductie
Doelstelling E-HRM

6. naar gestructureerdvan ongestructureerd

7. Bestaand fysieke archief digitaliseren
Aanwas nieuwe documenten
Opzetten Archief
Elektronische
Dossiers
Autorisatie
inrichten
Workflow
inrichten
Systemen
integreren
(Financieel,
ERP, HRM, etc.)
Elementen en fasering

8. Het correct, veilig en snel
digitaliseren van documenten

9. Input
Sorteer
ExtraheerControleer
Connecteer
Overzicht van de oplossing

10. Alle documenten worden
automatisch gesorteerd en
data wordt uitgelezen
Controle
Informatie beschikbaar
Documenten
met barcode
Payroll
Loonbelasting
verkl.
ID Bewijzen
Documenten
van derden (bv
UWV)
Systeemoutput
Dossiers Contracten
Datum
personeelsnummer
documenttype
Etc..
*
DMS of HR-systeem
Overzicht van de oplossing

11. Email
Papier
Bestaand digitaal
archief
Decentraal
gescand
Alle documenten worden
automatisch gesorteerd en
data wordt uitgelezen
Controle
Informatie beschikbaar
Datum
personeelsnummer
documenttype
Etc..
*
Overzicht van de oplossing
DMS of HR-systeem

12. Documenten (bijvoorbeeld)
• Loonbelastingverklaring
• Arbeidsovereenkomst
• Curriculum vitae
• ID bewijs
Digitaliseren via scanner
De fysieke documenten worden gescand
1
De gescande documenten worden door de software herkend. Medewerker-nr
(evt via voorblad) wordt herkend, alsmede het soort document
2
Na controle komen de documenten automatisch beschikbaar in uw systeem
3

13. Soortgelijke oplossing bij

14.  Hoge toename productiviteit medewerkers P&O afdeling
 Personeelsdossiers digitaal centraal opgeslagen
 Razendsnelle doorstroom van personeelsdocumenten
 Dossiers altijd actueel
 Dossiers zonder zoektijd toegankelijk
 Schaduwdossiers overbodig
 Uniformiteit in opslag
 Sneller reageren op vragen van managers en derden
 Besparing archiefkosten en -ruimte
 Verlaging afdruk en vervoerskosten
 Milieuvriendelijker verloop documentprocessen
Conclusies na digitalisering
Bekijk hier de video van Jumbo op Youtube