Verbetering onderwijslogistieke processen, door Liesbeth van der Heide & Effectieve inzet van data management tooling, door Joost Ale

1. Optimalisatie onderwijslogistiek
door informatie- en procesgestuurd
werken

2. Wie zijn wij?
Liesbeth van der Heide
Zelfstandig adviseur onderwijslogistiek
Marc Scheunhage
Applicatie beheerder Inholland
Joost Ale
Eigenaar Scope4mation
2

3. Agenda
09:30 – 10:00 Ontvangst
10:00 – 10:15 Welkom en inleiding
10:15 – 11:00 Verbetering onderwijslogistieke processen
Door: Liesbeth van der Heide
11:00 – 11:15 Pauze
11:15 – 11:45 Effectieve inzet van data management tooling
Door: Joost Ale
11:45 – 12:15 Realisatie, lessons learned next steps Inholland,
Door: Marc Scheunhage
12:15 – 13:00 Lunch / Afsluiting
3

4. Wie zijn betrokken?
 Procesmanagers?
 Informatiedeskundigen of informatiemanagers?
 Roostermakers?
 ICT managers?
 Onderwijsontwikkelaars?
 Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)?
 ……
4

5. Experiment
5

6. Oorspronkelijke zin
“Met de start van het nieuwe collegejaar zijn er weer
duizenden studenten in Nederland vol goede moed
begonnen aan een zelfgekozen studie, die overigens lang
niet altijd bepalend is voor hun verdere carrière.”
6

7. Toetsproces

8. Stelling
Binnen onderwijsinstellingen is een gebrek aan het op
tactisch niveau horizontaal gestructureerd (integraal vanuit
inhoud, systemen, P&C, HR, kwaliteitszorg, processen)
werken tussen de verschillende ‘eilanden’.
8

9. Oplossing?
9

10. Aanleiding
Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB):
“Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie
doelstelling behaald wordt”
 Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan
efficiënter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie
 Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang
met elkaar verbeterd te worden (OER als basis)
 Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het
toetsproces

11. Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak)
“Roosteren staat niet op zichzelf”
Bron: SURFmarket presentatie

12. Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen
(informatiestroom automatiseren waar mogelijk)
 Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen “eilanden”
 Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot stand
komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen
 Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende
stap in het proces
 Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de “eilanden”
 Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten van
brondata voorkomen

13. Knelpunten
 Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)
 Ca 5 FTE onderhoud metadata
 Toetscode equivalentie
 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking
 Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches
 Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces
 Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit
 Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen
 Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor
 Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail
 Complexiteit en aantal koppelingen
 “Starre” puntkoppelingen tussen tools
 Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code
 Kosten en onderhoudbaarheid
 Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)

14. Oorspronkelijk applicatielandschap

15. Nieuw applicatielandschap: integratie infrastructuur

16. Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur?
 Kosten & tijd significant reduceren
 Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing
 Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren)
 Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen
 Kwaliteit en actualiteit
 Real time informatie
 Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren
 Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.)
 Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren
 In control zijn
 Inspectie: verantwoording afleggen
 Procesondersteuning
 Beveiliging en beheersbaarheid

17. Oplossing: Scope4mation Data Manager
 Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren
 Automatiseren taken, batchverwerking, dumps, provisioning,
deprovisioning
 Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt
 Kunnen delegeren van data beheertaken naar proceseigenaren
 Geschikt voor lokale en cloud oplossing
 Data als input voor processen, verantwoording, rapportage

18. Samenvattend
 Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessen
 Inzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk
 Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen dienstverlening
en verantwoording
 Complexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen