SlideShare a Scribd company logo
De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector  Optimalisatie bestel- en betaalprocedures  Apeldoorn, 15 november 2007 DIFAS
Recente krantenartikelen “ Besparing half miljard in de zorg ligt voor ’t oprapen”   (Telegraaf 22 juni 2007) “ Papieren factuur peperduur”   (Telegraaf 6 oktober 2007) “ Bedrijven willen zo snel mogelijk af van kostbare papieren factuur”   (Financieel Dagblad 15 oktober 2007)
Inleiding Overheid en non-profit Inkoop centraal Facilitaire/ routinematige inkoop Control centraal “ Er zijn meerdere e-wegen naar Rome”  Uw besluitvormingsproces centraal Ervaringen van meerdere “ business cases ”
Inhoudopgave Inleiding Werking P-card Positionering  P-card tov andere e-invoicing systemen Van besluitvorming tot implementatie Voor- en nadelen voor inkopende partij en leverancier Samenvatting
Procurement Card  “ Geautomatiseerd proces van bestellen – factureren – betalen - doorbelasten”
Proces elektronisch factureren: P-Card Inkoop organisatie Leveranciers organisatie Bank organisatie Betaling (4) Betaling (6) Autorisatie (2) Transactie gegevens (5) Levering (3) Bestelling (1) Management informatie Bestelling Ontvangst Financiële informatie BTW aangifte
Paar kenmerken: Geaccrediteerd door Ministerie van Financien (BTW aangifte etc) Automatische koppeling tussen: bestelling   > factuur   > betaling  Decentrale inkoop, centrale beheersing  Unieke herkenning, unieke instellingen Flexibele kostencodering door variabele veldinstellingen Diverse standaardrapporten naast maatwerkrapporten Verminderd huidige risico’s 40 - 60% besparing op administratieve kosten
P-Card en andere E-Invoicing systemen
E-oplossingen voor verbeteren processen Beleidsmatig ICT Document Management Inkoop Verkoop Financi ë n Per inkoopsegment verschillende oplossingen, in de tijd Per organisatie Levensfase organisatie Elektronische dienstverlening Per inkoopsegment meerdere systemen naast elkaar
Overzicht systemen, B2B en B2C Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card  systemen Facility Management  Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card  systemen Facility Management  Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen
Elektronische factuurverwerking Terugdringen van de factuurkosten, vele e-wegen die naar Rome leiden Handmatig Scan Diginota/ Ideal 1 : 1 koppeling (EDI) Direct debet P-Card Verschillen BTW Automatiseringgraad handelingen Flexibiliteit Extra (control) kenmerken die  de afhandeling versterken Kosten  factuurverwerking Automatiseringsgraad  factuurverwerking EDI Direct debet P - Card systemen Automatiseringsgraad  factuurverwerking Handmatig Scannen P -
Van besluitvorming tot implementatie
Plan van aanpak van klein naar groot
Waarom toepassen elektronische oplossingen Professionaliseren inkoop Inkoop toespitsen op toegevoegde waarde (tactisch/ strategisch niveau) Centraal wat moet en decentraal wat kan Binding met leverancier 40 – 60 % besparing administratieve kosten Ook de non-core (niet via ERP) nu volledig gedigitaliseerd Betalingen in ERP systematiek volledig te automatiseren
Business case Besparingen Capaciteit crediteurenadministratie Benutten bestaande inkoopcontracten Geen papieren facturen Geen separate betalingsopdrachten On-line management informatie Kosten Implementatie Veranderingen Systeem toegang Transactiekosten Verlies deel rentebaten door snellere betaling Ide ë le doelstellingen realisatie
Doelstellingen: in kaart brengen bijzonderheden inkoopproces mogelijke besparingen kwalitatieve voordelen toepassing P-card Uitvoering Interviews met Hoofd Financien, Hoofd Inkoop, Hoofd Administratie Crediteurenadministratie laatste boekjaar (Excel) Jaarrekening Rapportage Relatie met document management beleid Inzage in inkoopsituatie Haalbaarheid P-Card en overige methoden elektronisch factureren Overige aanbevelingen Aanpak / Quick Scan
Aandachtspunten en ervaringen (1) Vele stakeholders Organisaties, volop in beweging Complexe (inkoop)processen Aanpak plaatsen binnen beleidsontwikkelingen Status professionalisering inkoop Projectmatig
Aandachtspunten en ervaringen (2) Verandermanagement centraal Controle op verwerking Meerdere systemen naast elkaar in relatie tot beheerskosten Inkopers overheid/ non-profit organiseren zich Risicobeheersing Effecten op de financieringstructuur
Voordelen voor de organisatie Leveranciers reductie, Leveranciers management Standaardisatie van producten en services Reductie van de inkooporders en facturen Automatische allocatie van de kosten naar de juiste kostenplaatsen Meer volume naar de voorkeursleveranciers Samengevat,  Significante besparingen op interne transactie kosten.
Voordelen voor de leverancier Vereenvoudigd debiteurenbeheer Geen data invoer bij internet bestelmethodes Betaling binnen 1 week  Klantenbinding, voorkeursleverancier Als P-card leverancier toegankelijk voor andere klanten die gebruik maken van PCards
SAMENVATTING
Samenvatting Vanuit inkoop en p-card systeem verschillende e-oplossingen op andere wijze gepositioneerd Meerdere e-systemen naast elkaar mogelijk  Vooronderzoek naar optimale inrichting e-oplossingen wenselijk Veranderingen staan centraal Aandachtspunten en ervaringen bij besluitvorming
DIFAS BV Verlengde Poolse weg 34 – 36 4818 CL Breda 076 - 5245058 Website: www.difas.nl Email: [email_address] [email_address] 06 - 53 60 60 33 [email_address] 06 - 23 35 20 28 Contact
Dank u voor uw aandacht

More Related Content

Similar to De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector, Optimalisatie bestel- en betaalprocedures

ClearBIZZ presentation 2010
ClearBIZZ presentation 2010ClearBIZZ presentation 2010
ClearBIZZ presentation 2010
clearbizz
 
De Business Case
De Business CaseDe Business Case
De Business Case
Informatielogistiek
 
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
Jan Wietsma
 
Presentatie Billington
Presentatie BillingtonPresentatie Billington
Presentatie Billington
Friso de Jong
 
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
Informatielogistiek
 
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010 Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
Factuurcongres
 
Accounting Plaza E Invoicing 2010
Accounting Plaza E Invoicing 2010Accounting Plaza E Invoicing 2010
Accounting Plaza E Invoicing 2010
clearbizz
 
eFactureren uit oogpunt van Document Management
eFactureren uit oogpunt van Document ManagementeFactureren uit oogpunt van Document Management
eFactureren uit oogpunt van Document Management
Friso de Jong
 
De jaarrekening (nr)[1]
De jaarrekening (nr)[1]De jaarrekening (nr)[1]
De jaarrekening (nr)[1]
Fou-Khan Tsang
 
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de HaasOverheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Daan de Haas
 
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
FDMagazine
 
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
KING
 
Kennissessie 2010
Kennissessie 2010Kennissessie 2010
Kennissessie 2010
patriciavanwershoven
 
Jan Spreekt Juni 2007
Jan Spreekt Juni 2007Jan Spreekt Juni 2007
Jan Spreekt Juni 2007
Jan Wietsma
 
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
ICreative
 
Startersdag2012
Startersdag2012Startersdag2012
Startersdag2012
Sigrid Kauffman-van Doorn
 
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
Giel van der Linden
 

Similar to De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector, Optimalisatie bestel- en betaalprocedures (20)

ClearBIZZ presentation 2010
ClearBIZZ presentation 2010ClearBIZZ presentation 2010
ClearBIZZ presentation 2010
 
De Business Case
De Business CaseDe Business Case
De Business Case
 
De business case
De business caseDe business case
De business case
 
Factuurmonitor 2008
Factuurmonitor 2008Factuurmonitor 2008
Factuurmonitor 2008
 
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
De Accountancybranche na De Wta (versie 2007)
 
Presentatie Billington
Presentatie BillingtonPresentatie Billington
Presentatie Billington
 
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
Presentatie 'e versnellen of niet' - bernd taselaar - ict-office - sepei semi...
 
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010 Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
Commercial Accounting Plaza e invoicing 2010
 
Accounting Plaza E Invoicing 2010
Accounting Plaza E Invoicing 2010Accounting Plaza E Invoicing 2010
Accounting Plaza E Invoicing 2010
 
eFactureren uit oogpunt van Document Management
eFactureren uit oogpunt van Document ManagementeFactureren uit oogpunt van Document Management
eFactureren uit oogpunt van Document Management
 
De jaarrekening (nr)[1]
De jaarrekening (nr)[1]De jaarrekening (nr)[1]
De jaarrekening (nr)[1]
 
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de HaasOverheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
Overheid & ict 2011 presentatie Daan de Haas
 
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
2. FDSeminar Compliance & Tax : Stijn Gilissen - Een brede kijk op e-facturatie
 
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
160401 Leveranciersdag KING prog bureau e-fact leveranciersdag kinggemeenten ...
 
Kennissessie 2010
Kennissessie 2010Kennissessie 2010
Kennissessie 2010
 
Jan Spreekt Juni 2007
Jan Spreekt Juni 2007Jan Spreekt Juni 2007
Jan Spreekt Juni 2007
 
C4 Patrick Vanhoorde
C4   Patrick VanhoordeC4   Patrick Vanhoorde
C4 Patrick Vanhoorde
 
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
Presentatie webinar e facturatie 22 maart 2011
 
Startersdag2012
Startersdag2012Startersdag2012
Startersdag2012
 
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
Realiseer kostenbesparing én verduurzaming van uw inkoopproces
 

More from Friso de Jong

E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
E-invoicing Yearbook 2017 - Q1E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
Friso de Jong
 
Elektronische facturatie binnen heineken
Elektronische facturatie binnen heineken Elektronische facturatie binnen heineken
Elektronische facturatie binnen heineken
Friso de Jong
 
Mug 'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
Mug   'core' cross industry invoice european message implementation guideline...Mug   'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
Mug 'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
Friso de Jong
 
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
Friso de Jong
 
E invoicing action plan, state of play
E invoicing action plan, state of playE invoicing action plan, state of play
E invoicing action plan, state of play
Friso de Jong
 
Demonstration compliance toolbox
Demonstration compliance toolboxDemonstration compliance toolbox
Demonstration compliance toolbox
Friso de Jong
 
Cwa sustainable compliance guidelines
Cwa sustainable compliance guidelinesCwa sustainable compliance guidelines
Cwa sustainable compliance guidelines
Friso de Jong
 
Code of practice and glossary of terms
Code of practice and glossary of termsCode of practice and glossary of terms
Code of practice and glossary of terms
Friso de Jong
 
Awareness and promotion of electronic e invoicing
Awareness and promotion of electronic e invoicingAwareness and promotion of electronic e invoicing
Awareness and promotion of electronic e invoicing
Friso de Jong
 
Agenda workshop electronic invoices, phase 3
Agenda workshop electronic invoices, phase 3Agenda workshop electronic invoices, phase 3
Agenda workshop electronic invoices, phase 3
Friso de Jong
 
Open meeting work group 3
Open meeting   work group 3Open meeting   work group 3
Open meeting work group 3
Friso de Jong
 
E invoicing as accelerator for cross-industry edi
E invoicing as accelerator for cross-industry ediE invoicing as accelerator for cross-industry edi
E invoicing as accelerator for cross-industry edi
Friso de Jong
 
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle management
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle managementTax-compliant global electronic invoice lifecycle management
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle management
Friso de Jong
 
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregelsWetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
Friso de Jong
 
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregelsNader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
Friso de Jong
 
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregelsMemorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
Friso de Jong
 
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregelsAdvies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
Friso de Jong
 
Ricoh case carante group sep 2011
Ricoh case carante group sep 2011Ricoh case carante group sep 2011
Ricoh case carante group sep 2011
Friso de Jong
 
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
Friso de Jong
 
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
Friso de Jong
 

More from Friso de Jong (20)

E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
E-invoicing Yearbook 2017 - Q1E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
E-invoicing Yearbook 2017 - Q1
 
Elektronische facturatie binnen heineken
Elektronische facturatie binnen heineken Elektronische facturatie binnen heineken
Elektronische facturatie binnen heineken
 
Mug 'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
Mug   'core' cross industry invoice european message implementation guideline...Mug   'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
Mug 'core' cross industry invoice european message implementation guideline...
 
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
Electronic invoice processes in europe and enablement of sm es to use them ef...
 
E invoicing action plan, state of play
E invoicing action plan, state of playE invoicing action plan, state of play
E invoicing action plan, state of play
 
Demonstration compliance toolbox
Demonstration compliance toolboxDemonstration compliance toolbox
Demonstration compliance toolbox
 
Cwa sustainable compliance guidelines
Cwa sustainable compliance guidelinesCwa sustainable compliance guidelines
Cwa sustainable compliance guidelines
 
Code of practice and glossary of terms
Code of practice and glossary of termsCode of practice and glossary of terms
Code of practice and glossary of terms
 
Awareness and promotion of electronic e invoicing
Awareness and promotion of electronic e invoicingAwareness and promotion of electronic e invoicing
Awareness and promotion of electronic e invoicing
 
Agenda workshop electronic invoices, phase 3
Agenda workshop electronic invoices, phase 3Agenda workshop electronic invoices, phase 3
Agenda workshop electronic invoices, phase 3
 
Open meeting work group 3
Open meeting   work group 3Open meeting   work group 3
Open meeting work group 3
 
E invoicing as accelerator for cross-industry edi
E invoicing as accelerator for cross-industry ediE invoicing as accelerator for cross-industry edi
E invoicing as accelerator for cross-industry edi
 
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle management
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle managementTax-compliant global electronic invoice lifecycle management
Tax-compliant global electronic invoice lifecycle management
 
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregelsWetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
Wetsvoorstel implementatie richtlijn factureringsregels
 
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregelsNader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
Nader rapport implementatie richtlijn factureringsregels
 
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregelsMemorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
Memorie van toelichting implementatie richtlijn factureringsregels
 
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregelsAdvies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
Advies raad van state implementatie richtlijn factureringsregels
 
Ricoh case carante group sep 2011
Ricoh case carante group sep 2011Ricoh case carante group sep 2011
Ricoh case carante group sep 2011
 
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
Rules of procedure of the european multi stakeholder forum on electronic invo...
 
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
Proposal for a work programme of the european multi stakeholder forum on e-in...
 

De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector, Optimalisatie bestel- en betaalprocedures

  • 1. De voordelen van digitale inkoop- en facturatiesystemen binnen overheid en non-profitsector Optimalisatie bestel- en betaalprocedures Apeldoorn, 15 november 2007 DIFAS
  • 2. Recente krantenartikelen “ Besparing half miljard in de zorg ligt voor ’t oprapen” (Telegraaf 22 juni 2007) “ Papieren factuur peperduur” (Telegraaf 6 oktober 2007) “ Bedrijven willen zo snel mogelijk af van kostbare papieren factuur” (Financieel Dagblad 15 oktober 2007)
  • 3. Inleiding Overheid en non-profit Inkoop centraal Facilitaire/ routinematige inkoop Control centraal “ Er zijn meerdere e-wegen naar Rome” Uw besluitvormingsproces centraal Ervaringen van meerdere “ business cases ”
  • 4. Inhoudopgave Inleiding Werking P-card Positionering P-card tov andere e-invoicing systemen Van besluitvorming tot implementatie Voor- en nadelen voor inkopende partij en leverancier Samenvatting
  • 5. Procurement Card “ Geautomatiseerd proces van bestellen – factureren – betalen - doorbelasten”
  • 6. Proces elektronisch factureren: P-Card Inkoop organisatie Leveranciers organisatie Bank organisatie Betaling (4) Betaling (6) Autorisatie (2) Transactie gegevens (5) Levering (3) Bestelling (1) Management informatie Bestelling Ontvangst Financiële informatie BTW aangifte
  • 7. Paar kenmerken: Geaccrediteerd door Ministerie van Financien (BTW aangifte etc) Automatische koppeling tussen: bestelling  > factuur  > betaling Decentrale inkoop, centrale beheersing Unieke herkenning, unieke instellingen Flexibele kostencodering door variabele veldinstellingen Diverse standaardrapporten naast maatwerkrapporten Verminderd huidige risico’s 40 - 60% besparing op administratieve kosten
  • 8. P-Card en andere E-Invoicing systemen
  • 9. E-oplossingen voor verbeteren processen Beleidsmatig ICT Document Management Inkoop Verkoop Financi ë n Per inkoopsegment verschillende oplossingen, in de tijd Per organisatie Levensfase organisatie Elektronische dienstverlening Per inkoopsegment meerdere systemen naast elkaar
  • 10. Overzicht systemen, B2B en B2C Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card systemen Facility Management Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen Contracteren Bestellen Factuur verwerking Betalen Intern Doorbelasten Handmatig Maatwerk automatisering ERP Flexibel Webbased P - Card systemen Facility Management Systemen EDI - toepassingen Bank Systemen Financi ë le systemen Catalogus Systemen
  • 11. Elektronische factuurverwerking Terugdringen van de factuurkosten, vele e-wegen die naar Rome leiden Handmatig Scan Diginota/ Ideal 1 : 1 koppeling (EDI) Direct debet P-Card Verschillen BTW Automatiseringgraad handelingen Flexibiliteit Extra (control) kenmerken die de afhandeling versterken Kosten factuurverwerking Automatiseringsgraad factuurverwerking EDI Direct debet P - Card systemen Automatiseringsgraad factuurverwerking Handmatig Scannen P -
  • 12. Van besluitvorming tot implementatie
  • 13. Plan van aanpak van klein naar groot
  • 14. Waarom toepassen elektronische oplossingen Professionaliseren inkoop Inkoop toespitsen op toegevoegde waarde (tactisch/ strategisch niveau) Centraal wat moet en decentraal wat kan Binding met leverancier 40 – 60 % besparing administratieve kosten Ook de non-core (niet via ERP) nu volledig gedigitaliseerd Betalingen in ERP systematiek volledig te automatiseren
  • 15. Business case Besparingen Capaciteit crediteurenadministratie Benutten bestaande inkoopcontracten Geen papieren facturen Geen separate betalingsopdrachten On-line management informatie Kosten Implementatie Veranderingen Systeem toegang Transactiekosten Verlies deel rentebaten door snellere betaling Ide ë le doelstellingen realisatie
  • 16. Doelstellingen: in kaart brengen bijzonderheden inkoopproces mogelijke besparingen kwalitatieve voordelen toepassing P-card Uitvoering Interviews met Hoofd Financien, Hoofd Inkoop, Hoofd Administratie Crediteurenadministratie laatste boekjaar (Excel) Jaarrekening Rapportage Relatie met document management beleid Inzage in inkoopsituatie Haalbaarheid P-Card en overige methoden elektronisch factureren Overige aanbevelingen Aanpak / Quick Scan
  • 17. Aandachtspunten en ervaringen (1) Vele stakeholders Organisaties, volop in beweging Complexe (inkoop)processen Aanpak plaatsen binnen beleidsontwikkelingen Status professionalisering inkoop Projectmatig
  • 18. Aandachtspunten en ervaringen (2) Verandermanagement centraal Controle op verwerking Meerdere systemen naast elkaar in relatie tot beheerskosten Inkopers overheid/ non-profit organiseren zich Risicobeheersing Effecten op de financieringstructuur
  • 19. Voordelen voor de organisatie Leveranciers reductie, Leveranciers management Standaardisatie van producten en services Reductie van de inkooporders en facturen Automatische allocatie van de kosten naar de juiste kostenplaatsen Meer volume naar de voorkeursleveranciers Samengevat, Significante besparingen op interne transactie kosten.
  • 20. Voordelen voor de leverancier Vereenvoudigd debiteurenbeheer Geen data invoer bij internet bestelmethodes Betaling binnen 1 week Klantenbinding, voorkeursleverancier Als P-card leverancier toegankelijk voor andere klanten die gebruik maken van PCards
  • 22. Samenvatting Vanuit inkoop en p-card systeem verschillende e-oplossingen op andere wijze gepositioneerd Meerdere e-systemen naast elkaar mogelijk Vooronderzoek naar optimale inrichting e-oplossingen wenselijk Veranderingen staan centraal Aandachtspunten en ervaringen bij besluitvorming
  • 23. DIFAS BV Verlengde Poolse weg 34 – 36 4818 CL Breda 076 - 5245058 Website: www.difas.nl Email: [email_address] [email_address] 06 - 53 60 60 33 [email_address] 06 - 23 35 20 28 Contact
  • 24. Dank u voor uw aandacht