1. document management solutions

2. De missie van de
Document House Group
De Document House Group is een Premier Partner van van gegevens is om deze te gebruiken tijdens de
de Xerox Corporation met vestigingen in: Apeldoorn, dagelijkse werkzaamheden en om beslissingen voor nu
Eindhoven, Heerhugowaard en Maastricht. Dit en in de toekomst te nemen. Dit betekent dus concreet
betekent dat de Document House Group het gehele dat gegevens om moeten worden gezet tot bruikbare
productportfolio van Xerox kan aanbieden op het gebied informatie.
van apparatuur en kantoorbenodigdheden.
De Document House Group biedt hiervoor verschillende
Verder kunt u bij de Document House Group terecht voor oplossingen op het gebied van:
werkplekbeheer en diverse software oplossingen om de  Het snel en eenvoudig terugvinden van informatie.
efficiency van uw documentstromen te verhogen en de Document management
daarbij behorende kosten te verlagen. • Het onttrekken van informatie uit een document.
Datacapture
DE MISSIE VAN DE • Het routeren van informatie binnen uw bedrijf.
DOCUMENT HOUSE GROUP Workflow
Het aanbieden van hard- en software oplossingen om de • Het automatiseren van inkomende facturen.
gegevens welke aanwezig zijn binnen een organisatie Factuurautomatisering
zo efficiënt en gestructureerd mogelijk te vertalen naar • Het optimaliseren van uw (externe) communicatie.
bruikbare en tastbare informatie. Variabele print- en distributieoplossingen
Zaken doen met de Document House Group betekent: Voor een juist advies of een oriënterend gesprek
 Jarenlange ervaring, ook in uw branche. staan onze medewerkers en specialisten u ter
 Goed opgeleide medewerkers die niet alleen beschikking. Onze specialisten hebben jarenlange
producten verkopen, maar ook uw problemen ervaring en staan garant voor kwaliteit en integriteit.
oplossen en meedenken met uw organisatie, ook na Wij vertalen onze specialistische kennis naar concrete
de verkoop. maatwerkoplossingen die laagdrempelig in gebruik zijn
 Snel persoonlijk contact met de juiste medewerker. en die uw bedrijfsprocessen optimaliseren.
 Een snelle service.
In elke organisatie zijn veel gegevens aanwezig. Deze
zijn in de loop van de jaren op verschillende manieren
verzameld en opgeslagen. De uiteindelijke doelstelling

3. Document
management
Het snel en eenvoudig terugvinden van informatie
In elke organisatie is een overvloed van gegevens beschikbaar. De
gegevens zijn beschikbaar op papier of via uw beeldscherm. Doel
van deze gegevens is; het ervoor zorgen dat de gegevens worden
omgezet in bruikbare informatie voor de dagelijkse werkzaamheden
en beleidsbepalingen.
Een oplossing die de Document House Group u kan aanbieden is
een document management oplossing waarbij deze gegevens snel
kunnen worden teruggevonden en tevens snel worden verspreid.
Het is een gebruiksvriendelijke en web gerelateerde omgeving,
die er vertrouwd uit ziet. Door gebruik te maken van de oplossing
kunnen de gegevens binnen uw bedrijf gemakkelijk worden
vastgelegd, beheerd, opgevraagd en gedistribueerd.
DE FUNCTIONALITEITEN
 Altijd en overal digitale informatie beschikbaar.
 Maximale betrouwbaarheid.
 Centrale opslag van gegevens.
 Gebruiksvriendelijk en herkenbaar.
ENKELE FEITEN
 Er wordt ieder jaar 7,5 miljard aan documenten geproduceerd.
 Op dit moment bereikt 95% van de informatie ons via
documenten.
 Gemiddeld 5-15% van de bedrijfsomzet wordt besteed aan DE VOORDELEN
documenten.  Voldoet aan wet en regelgeving.
 Tot 60% van de tijd besteed kantoorpersoneel aan de  Flexibel
vervaardiging en/of verwerking van documenten.  Beveiligd
 82% Van de organisaties geeft aan dat documenten cruciaal zijn  Betere besluitvorming
voor hun bedrijfsvoering.  Standaardisatie
 70% van de managers geeft aan dat de vertraging die optreedt  Sneller zoeken en vinden
bij de wijziging van documentatie hun bedrijf minder flexibel  Ruimte besparing
maakt  Vermindering papieren dossiervorming
 45% Van de managers’ tijd wordt besteed aan documenten.  Snelle verspreiding van gegevens door de organisatie.

4. Datacapture
Het onttrekken van informatie uit een document
Het registreren en verwerken van formulieren is onderdeel De oplossingen stellen u in staat om efficiënt en veilig informatie
van het dagelijkse werkproces. Dit proces is vaak te verzamelen. De software interpreteert informatie van
arbeidsintensief en kostbaar. Bedenk de verscheidenheid papierformulieren vele malen sneller en accurater dan een
aan documenten die dagelijks de onderneming binnenkomen: professionele operator. Het gehele proces is geautomatiseerd,
Orders, aanvragen, reacties, inschrijvingen, facturen; behalve de eventuele verificatie.
elektronisch, geprint en handgeschreven.
VOORDELEN
De oplossing is het scannen, automatisch herkennen,  Geen handmatige verwerking.
verifiëren, terugvinden en archiveren van alle documenten  Zorgt voor minder arbeidskosten en meer efficiency
die digitaal of fysiek worden aangeleverd. Deze kunnen direct  Optimalisatie van werkprocessen
worden omgezet naar de applicatie waarvoor ze dienen.  Minder fouten.
De software haalt automatische de gewenste informatie van
de ontvangen documenten en maakt deze geschikt voor
uw ERP-CRM systeem. Gelijktijdig worden de documenten
opgeslagen als afbeelding.
Workflow
Er zijn diverse mogelijkheden om fysieke documenten digitaal Deze handelingen kunnen worden aangestuurd door gebruik te
te verwerken en te verspreiden binnen uw organisatie. maken van barcodes, meta data en stickers. Op deze wijze bent
Tevens is het mogelijk deze direct te archiveren waarna ze op u in staat om doormiddel van eenvoudige stappen een goed en
een eenvoudige wijze kunnen worden teruggezocht. professionele workflow op te zetten, zodat uw medewerkers altijd
de beschikking hebben over de laatste informatie.
U kunt direct scannen naar uw CRM-ERP applicatie waarna deze
wordt opgeslagen voor hergebruik of het inzien van de informatie. VOORDELEN
 Snelle beschikking over de aanwezige informatie binnen uw
organisatie
 Gebruiksvriendelijke oplossingen.
 Te koppelen aan CRM-ERP pakketten.
 Geen zoekgeraakte documenten meer.
e
xBrows

5. Faktuurautomatisering
Het automatiseren van inkomende facturen
Doormiddel van verschillende oplossingen kunt u inkomende FUNCTIONALITEITEN
facturen in zijn totaliteit automatiseren, van de daadwerkelijke  Verwerken van fysieke en digitale facturen.
inkoop tot de betaling. Doormiddel van digitalisering nemen  Matchen t.o.v. inkooporders en/of contracten.
de handmatige handelingen af, zodat medewerkers meer tijd  Coderen en benoemen van kostenplaatsen/kostensoorten/
hebben. projecten/afdelingen.
 Controleren en autoriseren.
Onderzoek wijst uit dat de kosten die gebaseerd zijn op  Maken van rapportages
inkooporders met 38% gereduceerd worden. Verder bieden de  Archiveren
oplossingen een significante ondersteuning van de verschillende
bedrijfsprocessen.
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van één van de oplossingen
is de status en het traject van de taak duidelijk. Bijkomende
voordelen zijn een verbeterde controle en verhoogde kwaliteit
van het bedrijfsproces. Iedere facturenstroom kan worden
verdeeld in deeltaken waarna ze stap voor stap worden
afgehandeld.
Variabele printoplossingen
Het optimaliseren van uw prints en communicatie
Steeds meer bedrijven zijn op zoek naar goedkopere en betere
oplossingen om hun klanten te benaderen. Uitgangspunten voor
deze benadering zijn:
 Kostenreductie bij verwerking van traditionele
bedrijfsdocumenten. Dit is onder andere mogelijk door de
correspondentie en het briefpapier in 1 keer te printen.
 Verhoging van de attentiewaarde door personaliseren.
 Flexibel omgaan met documenten en de daarbij horende
applicatie en formaten.
Doormiddel van de oplossingen die de Document House Group
biedt, bent u in staat om een aanzienlijke kostenbesparing te
bewerkstelligen door gebruik te maken van een briefpapier-
oplossing. Hierdoor hoeft u geen briefpapier te bestellen en
wordt uw logo direct mee geprint.

6. EPL
Werkplek beheer van A tot Z
De Document House Group maakt gebruik van de verwachten, biedt EPL ook de mogelijkheid tot facilitaire
diensten van haar dochterbedrijf EPL. EPL ondersteunt dienstverlening. Dit houdt in dat alle handelingen m.b.t.
op het gebied van pre-sales, transport, installatie en het functioneren van uw printer en software uit handen
implementatie van alle kantoorapparatuur en aanverwante worden genomen. Voor een kleine meerprijs op uw
software. EPL heeft een eigen helpdesk voor zowel reguliere servicecontract zorgen wij er o.a. voor dat er altijd
hardware- als software ondersteuning. voldoende toners op voorraad zijn en dat zelfs het papier
wordt bijgevuld.
Daarnaast heeft EPL een eigen technische dienst. Buiten
de reguliere service die u van een technische dienst mag
ADVIES:
Onze consultants gaan in een verkooptraject mee met de account manager als het gaat om het advies
1 van software die het bedrijfsproces kan vereenvoudigen. De consultant die in het voortraject betrokken
is, zal voor het verdere traject uw projectmanager zijn.
TRANSPORT
DHG heeft zich de afgelopen 15 jaar gespecialiseerd in opslag, vervoer en installatie van alle merken
2 high- end kantoorapparatuur. Service en kwaliteit zijn hierin de pijlers. Als toegevoegde waarde geeft
EPL een korte uitleg van de geleverde apparatuur aan de eindgebruiker. EPL gebruikt eigen traplopers
voor de grotere apparaten indien er op het afleveradres geen lift aanwezig is.
Bij meer complexe transportsituaties kunnen wij zelfs een hijskraan voor u regelen.
IMPLEMENTATIE
3 De consultants van DHG hebben jarenlange ervaring met het implementeren van alle merken printers,
multifunctionals en aanverwante software. Dit geldt voor zowel de grafische- als de kantooromgeving.
Alle aansturingen worden gedaan vanuit onze helpdesk die tevens dient als toegang tot het dossier dat
opgebouwd wordt bij een implementatie.
GEBRUIKERS TRAINING
4 In de praktijk blijkt vaak dat er circa twee weken na oplevering vragen zijn m.b.t. het gebruik van de nieuwe
apparatuur. DHG geeft trainingen aan de gebruikers die specifiek gericht zijn op de vragen die men heeft.
HELPDESK
5 EPL beschikt over een eigen helpdesk voor zowel hardware als software. Deze helpdesk wordt beheerd door
medewerkers die zelf ook regelmatig bij de eindgebruiker komen. Hierdoor is hun kennis altijd up to date.
Buiten de reguliere service die u van een technische dienst mag verwachten, biedt EPL ook de
6 mogelijkheid tot facilitaire dienstverlening. Dit houdt in dat alle handelingen m.b.t. het functioneren
van uw printer en software uit handen worden genomen. Voor een kleine meerprijs op uw reguliere
servicecontract zorgen wij er o.a. voor dat er altijd voldoende toners op voorraad zijn en dat zelfs het
papier wordt bijgevuld.

8. APELDOORN EINDHOVEN HEERHUGOWAARD MAASTRICHT ZWOLLE
Antillen 11 Esp 237 H.P. Berlageweg 8 Sleperweg 36 Ceintuurbaan 26C
7333 PE Apeldoorn 5633 AD Eindhoven 1703 DG Heerhugowaard 6222 NK Maastricht 8024 AA Zwolle
T (055) 533 89 00 T 040-2919919 T +31 72 5720011 T +31 (0)43-362 62 62 T 038-4 674 230
F (055) 533 89 11 F 040-2919918 F +31 72 5726117 T +31 (0)43-363 34 18