Giacomo Barbieri - Tecnologia per lo Studio - Brescia, 19/02/2014

Modulo 5

Tecnologia ed E-Business
Giacomo Barbieri
Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
IDSC Srl - Servizi in evoluzione per una professione che cambia
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
www.barbieri.it

LinkedIN: it.linkedin.com/in/giacomobarbieri
Twitter: @dott_barbieri

Tour Organizzazione ACEF 2014 – Tecnologia per lo Studio Professionale
Brescia – 19 febbraio 2014

1

Programmare gli investimenti
in IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilità
prestazioni
attraverso la massima semplicità
Quello che non c’è non si rompe e non va
«sistemato»
Quello che c’è deve servire a qualcosa

Siamo in grado
di controllare la
tecnologia e le
novità che
introduciamo o
rischiamo di
esserne
ostaggio?

Siamo soddisfatti di come stiamo già
gestendo le singole aree applicative?

Partenza obbligata sono le persone che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti
potremmo arrivare ad una soluzione ideale
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
Di quali aspetti si lamentano?
 tenere traccia delle anomalie!
Che cosa non sarebbero assolutamente in
grado di usare?
Come valorizzare i giovani?

Di cosa non si può fare a meno?
Flessibilità/versatilità/elasticità
Scalabilità
Sicurezza
Protezione
Manutenibilità
Semplicità


Di quali applicazioni
ha bisogno uno Studio?
• gestionale specifico da
commercialista
• produttività personale
• collaborazione
• Archiviazione / classificazione /
ricerca
• banca dati

Le scelte strategiche
• Quale dei vari software «guida» la filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo
del progetto?)

• A quale software affidiamo
organizzazione del lavoro,
consuntivazione, fatturazione?
• In quale modulo risiedono i dati critici
per la gestione dello studio? Anagrafiche,
elenco pratiche, modelli, archivi


I buoni propositi

finite le
dichiarazioni
questa volta
cambiamo il
software
gestionale !


«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
l’assistenza
l’assistenza
fa acqua
fa acqua

gli
gli
aggiornamenti
aggiornamenti
tardano
tardano

Perché?
Perché?

costa
costa
troppo
troppo

non fa
non fa
quello che
quello che
ci serve
ci serve

È troppo
È troppo
complicato
complicato

È lento, è
È lento, è
vecchio
vecchio

non
non
interagisce
interagisce
coi clienti
coi clienti


non è
non è
nella
nella
nuvola
nuvola

sarebbe il
31 dicembre e
non l’abbiamo
ancora
cambiato…


… e perché non l’abbiamo
cambiato?

È già il
È già il
31???
31???
I miei
I miei
clienti non
clienti non
sono pronti
sono pronti
La nuvola
La nuvola
è un
è un
rischio
rischio

I call center
I call center
sono tutti
sono tutti
uguali
uguali

E cosa state
E cosa state
aspettando,
aspettando,
di grazia?
di grazia?

Come
Come
mai?
mai?

E imparare
E imparare
tutto da
tutto da
capo? A che
capo? A che
pro?
pro?

Avevamo poi
Avevamo poi
deciso di
deciso di
cambiarlo?
cambiarlo?

Costano
Costano
troppo
troppo
Fanno le
Fanno le
stesse
stesse
cose
cose


Il software gestionale
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti
stanno integrando funzionalità per il controllo
di gestione, la collaborazione, l’archiviazione,
ma si tratta di soluzioni paragonabili ai
software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni
proprietarie valgono la maggiore integrazione
con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?

La produttività personale
• Outlook: generazione di azioni partendo da
un messaggio, sincronizzazione tra
dispositivi differenti, PEC, integrazione con i
social network
• Word: stampa unione, indici/sommario,
revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di
controllo dei dati, formattazione condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint

Strumenti per la collaborazione
•
•
•
•

gestione agenda,
contatti,
scambio documenti,
condivisione processo di creazione
documenti
nello studio, con i clienti, con altri
professionisti, con la p.a., da remoto

Nuovi strumenti da
valutare
www.wetransfer.com
www.dropbox.com
www.evernote.com
www.teamviewer.com
www.webex.com
www.ifttt.com
www.wappwolf.com


Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un
messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi,
tenendo traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi
nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia
presso

Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un
messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi,
tenendo traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi
nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia
presso l’azienda, sia da casa

Archiviazione / ricerca
Capitalizzare la conoscenza dello Studio
Seguire il ciclo di vita di un documento
(workflow)
Raccolta dati dagli altri software
Pubblicazione di dati per gli altri
software


Banche dati
Sono ancora strumenti attuali?
Perché spendere in costosi abbonamenti
se gli utilizzatori preferiscono fare
ricerche su Google o wikipedia?
Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo
realmente usando?


Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / Cloud
•Quale è più adatta al nostro scopo?
•Stiamo già usando prodotti cloud?
•Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device)
per gestire gli end-point


Una proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud
costo fisso da ammortizzare

per gli end-point
(con ricorso al BYOD)

costo variabile

per l’infrastruttura IT
(server applicativi e desktop virtuali)

periferiche
(stampanti,
multifunzione, switch,
connettività, server,
storage di rete)

Client Tipo
PROFESSIONISTA
mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione
sicurezza

Client Tipo
PROFESSIONISTA
mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione
sicurezza!

Alcuni obiettivi spiccioli
validi per tutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando
servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1. Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi
sui vari dispositivi e con i colleghi)
2. Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)
3. Condividere i modelli, le checklist e l’archivio
modelli
documenti
4. Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle
pratiche)

A cosa prestare attenzione
in un progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli
diversi (tipicamente la connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in
violazione del segreto professionale, valorizzazione dei
vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di
protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a
responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle
variazioni tecniche, modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!

Riflessioni
• Oggi si può fare a meno
dell’infrastruttura IT come
tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server di
posta interno? Che vantaggio mi dà?
La versione online di Exchange costa
78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?


In conclusione

conviene investire
in strumenti, in
software o in
conoscenza?

Grazie dell’attenzione
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
@dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
www.barbieri.it


Per approfondimenti, materiale
e per proseguire il dibattito online
visitate i nostri siti:

www.guidaifac.it
www.economiaefinanza.org
www.barbierieassociati.it
Si ringrazia:


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