1. FAIL MEJA
NAMA PEGAWAI MOHAMAD KHIR BIN MAT LAZIM
NAMA JAWATAN SETIAUSAHA BAHAGIAN
GRED JAWATAN M 54
NAMA ORGANISASI KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN
KERAJAAN TEMPATAN
NAMA BAHAGIAN BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
TARIKH DIKEMASKINI JANUARI 2012
TARIKH DILULUSKAN JANUARI 2012
2. FAIL MEJA
TARIKH NAMA PEGAWAI TANDATANGAN KELULUSAN KETUA JABATAN / CATATAN
KEMASKINI BAHAGIAN
TANDATANGAN TARIKH
3. JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
NAMA ORGANISASI : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN
TEMPATAN
ALAMAT ORGANISASI : ARAS 16,
NO. 51, PERSIARAN PERDANA,
PRESINT 4, PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN,
62100, PUTRAJAYA.
NO.TEL : 03 – 8891 5300
NO FAKS : 03 – 8891 3182
LAMAN WEB : http://www.kpkt.gov.my
4. KANDUNGAN FAIL MEJA
PERKARA
1. Objektif Kementerian
2. Objektif Bahagian Khidmat Pengurusan
3. Carta Organisasi Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan
4. Carta Organisasi Bahagian Khidmat Pengurusan
5. Senarai Tugas, Kuasa dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai Lain
6. Peraturan-Peraturan Pentadbiran
7. Proses Kerja
8. Carta Aliran Kerja
9. Senarai Semak
10. Senarai Undang-undang Dan Peraturan-peraturan yang digunakan
11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
12. Senarai borang-borang Yang digunakan
13. Norma Kerja
14. Senarai Tugas harian.
5. OBJEKTIF
KEMENTERIAN PERUMAHAN DAN KERAJAAN TEMPATAN
Kementerian mempunyai lima (5) objektif untuk mencapai matlamat di atas:
(1) Mewujudkan dan melaksanakan perancangan yang setara untuk seluruh negara dengan
memperkukuhkan dan mempergiatkan sistem fizikal, sosial, ekonomi dan alam sekitar di
kawasan-kawasan bandar dan luar bandar;
(2) Menggalak, memaju dan membimbing Pihak Berkuasa Tempatan menyediakan
perkhidmatan bandaran yang bermutu tinggi dan juga kemudahan-kemudahan sosial,
rekreasi serta peluang-peluang ekonomi yang seimbang;
(3) Memastikan kemajuan perumahan yang sempurna, selesa dan seimbang, lengkap dengan
segala kemudahan sosial dan rekreasi;
(4) Memastikan keselamatan nyawa dan harta benda melalui perkhidmatan pencegahan dan
pengawalan kebakaran dan ancaman dari bahan-bahan berbahaya, penyelamatan semasa
kecemasan yang cekap dan berkesan serta peningkatan pengetahuan orang awam terhadap
bahaya kebakaran dan pencegahannya; dan
(5) Mewujudkan pembangunan landskap, taman dan rekreasi yang berkualiti secara
menyeluruh di seluruh negara bagi mencapai matlamat menjadikan Malaysia negara taman.
6. OBJEKTIF
BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
1. Memastikan pengurusan pentadbiran Kementerian meliputi pejabat anggota
pentadbiran dan pengurusan tertinggi berdasarkan kepada peraturan-
peraturan yang ditetapkan;
2. Memastikan tahap keselamatan fizikal, dokumen dan individu di Kementerian
dipertingkatkan dan dimantapkan dari masa ke semasa;
3. Memastikan pengurusan aset di Kementerian dilaksanakan secara teratur
dan berkesan
4. Memastikan pengurusan stor dilaksana berdasarkan kepada Panduan
Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor;
5. Menyelaras pengurusan protokol majlis-majlis rasmi Kementerian dan
mendokumentasikannya untuk panduan dan rujukan; dan
6. Bagi memasti dan melahirkan Pegawai dan Kakitangan yang mempunyai
kekuatan rohani, akhlak, intelektual, material, mampu berdikari, berdaya
saing, melihat kebudayaan, inovatif serta cekap menangani cabaran semasa
secara bijaksana, rasional, praktikal dan damai.
11. SENARAI TUGAS
GELARAN JAWATAN : SETIAUSAHA BAHAGIAN
KHIDMAT PENGURUSAN
GELARAN PENDEK : SUB (KP)
NAMA/TARAF JAWATAN : P.T.D GRED 54
BIDANG TUGAS : KHIDMAT PENGURUSAN
BERTANGGUNGJAWAB KEPADA : TKSU (P)
1. Merancang dan menyelaras perbelanjaan semasa Bahagian Khidmat
pengurusan dan Pejabat Anggota Pentadbiran berdasarkan peruntukan yang
disediakan.
2. Mengurus dan menyelaras penyelenggaraan kebersihan pejabat, perkhidmatan
kawalan serangga, pembekalan peralatan Hygienic, kemudahan telefon serta
keceriaan dan keindahan pejabat.
3. Membantu mengendalikan program-program anjuran Kementerian serta
program-program luar yang melibatkan Kementerian dilaksanakan dengan
teratur bagi memastikan imej Kementerian terpelihara.
4. Mengurus perolehan kenderaan rasmi pegawai dan kenderaan Kementerian.
5. Mengurus dan memastikan keselamatan fizikal, dalaman dan individu serta
keselamatan harta benda pejabat dilaksanakan berdasarkan Arahan
Keselamatan yang sedang berkuatkuasa.
6. Mengurus penyediaan dan penyewaan pejabat baru serta pelanjutan sewa ruang
pejabat Kementerian dan pejabat-pejabat cawangan.
7. Memastikan urusan pelanjutan penyewaan ruang pejabat diambil tindakan enam
bulan sebelum tempoh tamat.
8. Menyelaraskan urusan penyediaan ruang pejabat KPKT dan Jabatan-jabatan
dibawahnya di bangunan baru di Pusat Pentadbiran kerajaan Persekutuan,
Putrajaya.
12. 9. Menentukan urusan-urusan berkaitan perjawatan, perkhidmatan, tatatertib
pegawai dan kakitangan Bahagian Khidmat Pengurusan dilaksanakan selaras
dengan peraturan-peraturan dan pekeliling-pekeliling yang sedang berkuatkuasa.
10. Menyelaras dan membantu aktiviti Perhimpunan Bulanan peringkat KPKT dan
menguruskan semua majlis perayaan dan majlis yang perlu dari masa ke
semasa.
11. Mengurus peruntukan dan cenderahati untuk lawatan YB Menteri, Timbalan
Menteri dan Ketua Setiausaha serta Pegawai-pegawai Kanan KPKT ke luar
Negara dan membantu urusan lawatan tetamu luar negara ke Kementerian.
12. Mengurus Kenderaan bagi kegunaan pegawai-pegawai Kementerian.
13. Sebagai Pegawai Aset Kementerian.
14. Sebagai setiausaha Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
peringkat Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan.
15. Bertanggungjawab untuk menguruskan pelupusan di KPKT.
16. Bertanggungjawab untuk menguruskan perpustakaan KPKT.
17. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
13. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
TUGAS PEGAWAI ATASAN TUGAS DAN TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI
KUASA YANG DIBERI
YANG ADA HUBUNGAN TANGGUNGJAWAB LAIN YANG ADA HUBUNGAN
SERTA JENIS HUBUNGAN
Ketua Setiausaha (KSU), 1.Merancang dan menyelaras Penyelaras 1.TSUB(KP)1, TSUB(KP)2,
Timbalan Ketua Setiausaha perbelanjaan semasa PPTK,PPT,PTT
Pengurusan [TKSU (P)] Bahagian Khidmat Membantu melaksanakan
Pengurusan dan pejabat perbelanjaan semasa BKP
Anggota Pentadbiran dan perabot anggota
berdasarkan peruntukan pentadbiran berdasarkan
yang disediakan . peruntukan
2.Mengurus dan menyelaras Pelantikan dan 2.TSUB(KP)1, PSU (KP)2 /
penyelenggaraan menandatangani perjanjian PTT
kebersihan pejabat, Tugas penyelenggaraan
perkhidmatan kawalan kemudahan asas pejabat,
serangga,pembekalan kemudahan keselamatan
peralatan bangunan, kebersihan,
hygienic,kemudahan telefon keceriaan dan kemudahan
serta keceriaan dan pejabat.
keindahan pejabat.
3. Membantu mengendalikan Penyelaras protokol, 3.TSUB(KP)1,TSUB(KP)2,
program-program anjuran sambutan dan logistik. PSU (KP) 2,,PPTK,PPT
Kementerian serta program- Merangka dan melaksanakan
program luar yang persediaan-persediaan yang
melibatkan Kementerian diperlukan bagi program-
dilaksanakan dengan teratur program anjuran KPKT serta
14. bagi memastikan imej lain-lain Agensi/Kerajaan
Kementerian terperlihara. supaya ianya berjalan
mengikut perancangan
mengikut yang ditetapkan
bagi menjaga imej
Kementerian.
Menyelaras perolehan dan 4.TSUB(KP)1, PSU(KP)3
KSU, TKSU(P) 4. Menguruskan perolehan penyelenggaraan PPTK,PPT
Menyemak dan Meluluskan kenderaan rasmi pegawai Melaksanakan pembelian
perolehan kenderaan. dan kenderaan Kementerian. kenderaan rasmi pegawai
dan kenderaan Kementerian
berdasarkan kelulusan dan
kelayakan
5. Mengurus dan memastikan Penolong Pegawai 5.TSUB(KP), PSU(KP)4,
keselamatan fizikal, dalaman Keselamatan Jabatan dan PPT,PTT
dan individu serta Urus Setia Jawatankuasa Menyelaras dan
keselamatan harta benda Keselamatan dan melaksanakan urusan
pejabat dilaksanakan Penyelenggaraan Pejabat kawalan keselamatan
berdasarkan Arahan pejabat,kakitangan dan harta
Keselamatan yang sedang benda mengikut sepertimana
berkuatkuasa. langkah-langkah dan arahan
Keselamatan Kerajaan.
KSU,TKSU(P) 6. Menguruskan penyediaan Penyelaras 6. TSUB(KP)2, PPT
Menyemak dan meluluskan dan penyewaan pejabat baru Membantu dalam
peruntukan (sekiranya serta perlanjutan sewa ruang menyediakan keperluan
berkaitan pejabat Kementerian dan penyewaan ruang pejabat
pejabat-pejabat cawangan. dan memproses permohonan
dan mendapatkan kelulusan
berdasarkan peruntukan.
15. 7. Memastikan urusan Penyelaras 7. TSUB(KP)1, PSU (KP)2
pelanjutan penyewaan ruang Membantu dalam segala
pejabat diambil tindakan enam urusan pemantauan sewa
bulan sebelum tamat tempoh. ruang pejabat dan
memastikan tindakan
pelanjutan diambil enam
bulan sebelum tarikh tamat.
8.Menyelaraskan urusan Penyelaras 8. Membantu merancang
penyediaan ruang pejabat urusan penyediaan ruang-
KPKT dan Jabatan-Jabatan ruang pejabat dan jabatan-
dibawahnya di bangunan baru jabatan KPKT di
di Pusat Pentadbiran Kerajaan Putrajaya,mendapatkan
Persekutuan, Putrajaya. maklumat-maklumat terkini
mengenai
perkembangan/kedudukan
semasa bangunan KPKT di
Putrajaya dan mengadakan
perbincangan dari masa ke
semasa dengan Bahagian-
bahagian/Jabatan KPKT
bertujuan memastikan
perpindahan mengikut jadual.
9.Menentukan urusan-urusan Ketua Bahagian 9. TSUB(KP), PSU(KP)3
berkaitan perjawatan, Mengawalselia dan membuat
perkhidmatan, tatatertib laporan kepada SUB
pegawai dan kakitangan mengenai kedudukan
Bahagian Khidmat Pengurusan penjawatan,perkhidmatan,
dilaksanakan selaras dengan kedudukan displin kakitangan
peraturan-peraturan dan dan lain-lain supaya
pekeliling-pekeliling yang mematuhi pekeliling-
sedang berkuatkuasa. pekeliling yang ditetapkan.
16. 10.Menyelaras dan membantu Penyelaras, Urus Setia 10. TSUB(KP) PSU(KP)2, PPP
aktiviti Perhimpunan Bulanan Melaksanakan persiapan-
Peringkat KPKT dan persiapan dalam menjayakan
menguruskan semua majlis aktiviti perhimpunan bulanan
perayaan dan majlis yang perlu dan semua jenis perayaan
dari masa ke semasa. mengikut arahan.
11.Menguruskan peruntukan Penyelaras 11.TSUB(KP), PSU (KP) 2
dan cenderahati untuk lawatan PPP
YB Menteri, Timbalan Menteri Menyediakan kemudahan-
dan Ketua Setiausaha serta kemudahan,cenderahati dan
Pegawai-pegawai Kanan KPKT lain-lain bagi melicinkan
ke luar negara dan membantu urusan orang-orang
urusan lawatan tetamu luar Kenamaan dan Pegawai
negara ke Kementerian. Atasan KPKT keluar negeri
dan sambutan tetamu luar
negara ke Kemente rian.
12.Menguruskan Kuasa melulus permohonan 12.TSUB(KP), PPT, PTT
Pengangkutan bagi kegunaan Memastikan kenderaan
pegawai-pegawai Kementerian. disediakan bagi pegawai-
pegawai KPKT yang
memohon untuk tugas diluar
pejabat.
13. Sebagai Urusetia Setiausaha 13. TSUB(KP) 2, PSU (KP) 1
Mensyuarat Jawatankausa Merancang, memproses,
Pengurusan Aset Alih memantau pengurusan
Kerajaan. aset alih dan stor KPKT di
Jabatan-jabatan/Bahagian-
17. bahagian KPKT bagi
memastikan ianya mengikut
prosedur ditetapkan
Pekeliling Perbendaharaan
Bil.5/2007dan PP/TPS.
14. Bertanggungjawab dari segi Penyelaras 14.TSUB(KP), PSU(KP) 2, PPP
urusan perwartaan dan Melaksanakan urusan
percetakan KPKT. pewartaan dan percetakan
KPKT berjalan mengikut
arahan dan menepati masa
yang telah ditetapkan.
15. TSUB(KP) 2,PPTK
15.Bertanggungjawab Penyelaras, Urusetia Melaksanakan urusan
menguruskan pelupusan KPKT. pelupusan aset alih KPKT
berjalan mengikut
pekeliling.
16.Bertanggungjawab untuk 16. TSUB(KP), PSU(KP)2
Penyelaras PPP
menguruskan perpustakaan
KPKT. Memantau dan menyelaras
urusan perpustakaan KPKT
mengikut keperluan
semasa.
17. Lain-lain tugas yang diarah
dari semasa ke semasa.
19. PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERBUKA
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu SUB (KP) Akta Arkib
sediakan : Negara 2003
Borang Permohonan Daftar Fail ( Lampiran J2 ) (Akta 629)
Kertas doket Faharasat Bilangan(Borang Am 89)
Pekeliling
Kertas doket Faharasat Abjad (Borang Am 89A)
Perkhidmatan
Kertas minit Bil.5/2007
Tali hijau
Kulit fail putih
Nombor rujukan fail diberi berdasarkan Kod Kumpulan
2. Fungsi :
CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E = KPKT.BKP.100 –
1/1/1
A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit
B = Kumpulan Fungsi
C =Fungsi
D = Aktiviti
E = Sub Aktiviti / Transaksi
Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai
3. untuk membuka fail. PSU(KP)2
PT
Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada
4. tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika
ada, kandungkan surat tersebut.
Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru
seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail
5. Baru ( Lampiran J2 ).
Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am 89)
dan masukkan kertas doket didalam binder doket
6. mengikut turutan nombor.
Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku
Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.
7.
Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah
dikandungkan) di serahkan kepada pegawai berkenaan
dan pegawai tersebut mengisi maklumat peminjaman
8. fail pada Kad Pergerakan Fail.
20. PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERBUKA EDARAN DALAMAN
ATAU KE LUAR KEMENTERIAN
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Terima surat terbuka bersama dengan fail TSUB (KP) 2 Akta Arkib
surat tersebut dari pegawai untuk di hantar Negara 2003
kepada pegawai tertentu,jabatan atau (Akta 629)
bahagian tertentu sama ada edaran dalaman PSU(KP) 2
atau luar kementerian. Pekeliling
Perkhidmatan
2. Catatkan nombor kandungan pada surat Bil.5/2007
tersebut.Jika fail surat tersebut tidak
dijumpai,buat sampul kecil dahulu.
3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke dalam
fail dan fail terapung (float). Manakala salinan
untuk orang yang ditujukan surat tersebut
tertakluk kepada senarai edaran yang telah
dilampirkan pada surat tersebut.
4. Catat bilangan kandungan surat, tarikh
penghantaran, nama penerima dan tarikh
surat dikandungkan ke dalam kertas minit
dengan warna hitam atau biru untuk surat
yang dihantar keluar.
5. Catat tarikh penghantaran, nama penerima,
dan tajuk surat berkenaan di dalam buku
penghantaran surat jika edaran dalaman
kementerian sahaja.Manakala untuk
penghantaran keluar kementerian gunakan
borang penerimaan surat.
6. Serahkan buku penghantaran surat bersama
surat tersebut untuk dihantar oleh Pembantu
Am Pejabat (PAP).
7. Jika surat tersebut di alamatkan ke luar
kementerian,surat tersebut perlu dihantar
melalui pos biasa. jika surat tersebut penting
dan perlu tindakan serta-merta,surat berkenaan
perlu di fakskan terlebih dahulu dan dihantar
melalui tangan iaitu PAP akan menyerahkan
sendiri pada orang berkenaan.
21. PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERBUKA
Pegawai yang Seksi
BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang-
Dirujuk Undang/
Peraturan
1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai SUB (KP) Akta Arkib
untuk difailkan. Negara 2003
TSUB (KP) 2 (Akta 629)
2. Tentukan fail yang bersesuaian atau
berkaitan dengan tajuk surat-surat tersebut. Pekeliling
Perkhidmatan
3. Jika surat tersebut ada nombor rujukan Bil.5/2007
fail,masukkan surat dalam fail tersebut.
4. Mencatat bilangan kandungan fail (enclose)
di sudut kanan atas surat dan nomborkan
kandungan dalam bulatan :
Warna hitam atau biru - surat keluar
Warna merah - surat masuk
5. Catat tarikh surat, nama agensi penerima
dan tarikh surat dikandungkan ke dalam
kertas minit dengan warna hitam atau biru
jika surat yang dikeluarkan.
6. Catat tarikh surat, nama agensi pengirim
dan tarikh surat dikandungkan ke dalam
kertas minit dengan warna merah jika surat
diterima.
22. PROSES KERJA : PERGERAKAN FAIL TERBUKA
Pegawai yang Seksi
BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang-
Dirujuk Undang/
Peraturan
1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari Bilik TSUB (KP) 2 Akta Arkib
Fail Terbuka hendaklah mengisi maklumat Negara 2003
peminjam pada Kad Pergerakan Fail. (Akta 629)
2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai Pekeliling
berkenaan. Perkhidmatan
Bil.5/2007
3. Menerima semula fail yang dipinjam dan
pegawai tersebut mengisi semula maklumat
pemulangan fail pada Kad Pergerakan Fail.
4. Fail-fail disimpan ke dalam rak mobile khas dan
di susun mengikut susunan nombor yang telah
disirikan.
5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan yang
telah tutup sama ada fail-fail tersebut ada di
dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai
lain.
6.
Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan
selamat berada di dalam bilik
23. PROSES KERJA : PELUPUSAN FAIL TERBUKA
Pegawai yang Seksi Undang-
BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Asingkan fail-fail lama melebihi 5 tahun SUB (KP) Akta Arkib
hingga 10 tahun ke atas mengikut Kod Negara 2003
Kumpulan Fungsi. (Akta 629)
2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07, Pekeliling
fail-fail di senarai rekodkan. Perkhidmatan
Bil.5/2007
3. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat
pertama dalam fail,tarikh surat terakhir Arahan
dalam fail dan jumlah kandungan surat Keselamatan
dalam fail ke dalam borang tersebut.
4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur
dan dimasukkan ke dalam kotak yang
berlabel.
5. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik PSU (KP) 2
untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai
dari Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail
tersebut di simpan di arkib atau di
lupuskan.
24. PROSES KERJA: PENDAFTARAN FAIL TERPERINGKAT
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
Akta Arkib
1. Fail-fail terperingkat dibuka mengikut kelas faharasat : SUB (KP) Negara 2003
Terhad (Akta 629)
Sulit
Rahsia Pekeliling
Rahsia Besar
Perkhidmatan
2. Tindakan untuk membuka/mendaftarkan fail baru perlu Bil.5/2007
sediakan :
Borang Pendaftaran Fail Baru ( Lampiran J2 ) Akta Rahsia
Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am Rasmi 1972
89)
Kertas minit Arahan
Tali hijau Keselamatan
Kulit fail
Surat
3. Nombor rujukan fail diberi berdasarkan perkara- Pekeliling Am
perkara berikut :
Bil.2/1987
CONTOH : KPKT.A.B – C/D/E =
KPKT.BKP.100 – 1/1/1
A = Nama Jabatan/Bahagian/Unit
B = Kumpulan Fungsi
C = ungsi
D = Aktiviti
E = Sub Aktiviti / Transaksi
4. Menerima surat atau arahan lisan daripada pegawai PSU (KP) 2
untuk membuka fail terperingkat.
5. Semak Buku Daftar Fail untuk memastikan sama ada
tajuk yang di berikan telah didaftarkan atau tidak.Jika
ada, kandungkan surat tersebut.
6. Jika tiada tajuk dalam Buku Daftar Fail, buka Fail baru
seperti yang diarahkan. Isi borang Pendaftaran Fail
Baru ( Lampiran J2 ).
7. Isi Kertas doket Faharasat Bilangan (Borang Am
89) dan masukkan kertas doket didalam binder doket
mengikut turutan nombor.
8. Senaraikan fail yang baru dibuka ke dalam Buku
Daftar Fail dan Sistem Fail di Komputer.
25. 9. Fail baru yang telah siap (berserta surat yang telah
dikandungkan) di serahkan kepada pegawai
berkenaan dan pegawai tersebut mengisi maklumat
peminjaman fail pada Kad Pergerakan Fail.
26. PROSES KERJA: PENGHANTARAN SURAT TERPERINGKAT EDARAN
DALAMAN ATAU KE LUAR KEMENTERIAN
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Terima surat terperingkat bersama bersama SUB (KP) Akta Arkib
fail daripada pegawai untuk di hantar kepada Negara 2003
pegawai tertentu,jabatan atau bahagian
tertentu sama ada edaran dalaman atau luar Akta Rahsia
kementerian. Rasmi 1972
2. Catatkan nombor kandungan pada surat Arahan
tersebut.Jika fail surat tersebut tidak Keselamatan
dijumpai,buat sampul kecil dahulu.
Pekeliling
3. Buat dua salinan untuk di masukkan ke Perkhidmatan
dalam fail dan fail terapung (float). Bil.5/2007
Manakala salinan untuk jabatan / bahagian /
pegawai yang ditujukan surat tersebut
bergantung kepada senarai edaran/salinan
kepada yang telah dilampirkan pada surat
tersebut.
4. Jika surat edaran dalaman, gunakan sistem PSU (KP) 2
satu sampul sahaja iaitu meterai sampul
berkenaan. Manakala surat edaran luar
Kementerian, gunakan sistem dua sampul
iaitu sampul pertama dimeterai. Kemudian
masukkan sampul dimeterai ke dalam
sampul lain.
5. Guna Borang Penerimaan Surat
Terperingkat (Pers.67 – Pin. 3/87) untuk
surat edaran luar Kementerian.Manakala surat
edaran dalaman, guna Buku Penghantaran
Surat Terperingkat.
6. Catat bilangan dan nombor fail kandungan
surat, tajuk surat, tarikh penghantaran, dan
taraf peringkat surat pada borang/buku
penghantaran surat.
7. Edaran dalaman dan luar Kementerian
dihantar melalui tangan sahaja oleh PAP.
27. PROSES KERJA: MEREKOD SURAT-SURAT TERPERINGKAT
Pegawai yang Seksi
BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang-
Dirujuk Undang/
Peraturan
1. Menerima surat-surat dari pegawai-pegawai TSUB (KP)2 Pekeliling
untuk difailkan. Perkhidmatan
2. Bil.5/2007
Tentukan tajuk fail yang bersesuaian atau
berkaitan dengan tajuk surat tersebut.
3.
Jika surat tersebut ada nombor rujukan fail,
masukkan surat dalam fail tersebut.
4.
Mencatat bilangan kandungan fail (enclose)
di sudut kanan atas surat dan nomborkan
kandungan dalam bulatan :
Warna hitam atau biru - surat
5. keluar
Warna merah - surat
masuk
6. Catat tarikh surat, nama agensi penerima
dan tarikh surat dikandungkan ke dalam
kertas minit dengan warna hitam atau biru
jika surat yang dikeluarkan.
Catat tarikh surat, nama agensi pengirim
dan tarikh surat dikandungkan ke dalam
kertas minit dengan warna merah jika surat
diterima.
28. PROSES KERJA: PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Pegawai yang hendak meminjam fail dari TSUB (KP)2 Pekeliling
Bilik Fail Terperingkat hendaklah mengisi Perkhidmatan
maklumat peminjam pada Kad Pergerakan Bil.5/2007
Fail.
2. Serahkan fail tersebut kepada pegawai
berkenaan.
3. Menerima semula fail yang dipinjam dan
pegawai tersebut mengisi semula
maklumat pemulangan fail pada Kad
Pergerakan Fail.
4. Fail-fail disimpan ke dalam kabinet besi
berpalang / peti besi tatakira dan di susun
mengikut susunan nombor yang telah
disirikan.
5. Memantau kehadiran fail-fail aktif dan fail
tutup sama ada fail-fail tersebut ada di
dalam bilik fail atau pada pegawai-pegawai
lain.
6. Memastikan fail-fail dalam keadaan baik dan
selamat berada di dalam bilik fail
terperingkat.
29. PROSES KERJA: PELUPUSAN FAIL-FAIL TERPERINGKAT
Pegawai Seksi
BIL PROSES KERJA yang Undang-
meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Asingkan fail-fail lama melebihi 10-20 tahun SUB (KP) Pekeliling
ke atas mengikut kod kumpulan fungsi. Perkhidmatan
Bil.5/2007
2. Dengan menggunakan Borang Arkib 4/07,
fail-fail di senarai rekodkan.
3. Catat nombor fail,tajuk fail,tarikh surat
pertama dalam fail,tarikh surat terakhir
dalam fail dan jumlah kandungan surat
dalam fail ke dalam borang tersebut.
4. Fail-fail di ikat dengan tali putih, diukur dan
dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel.
5. Fail-fail di turuntaraf terlebih dahulu sebelum
di lupuskan.
6. Kotak-kotak fail dipindahkan sebuah bilik
untuk pemeriksaan fizikal oleh pegawai dari
Jabatan Arkib Negara sama ada fail-fail
tersebut di simpan di arkib atau di
lupuskan.
30. PROSES KERJA: PERCETAKAN KAD PENGENALAN KEMENTERIAN
Pegawai yang Seksi
BIL PROSES KERJA meluluskan/ Undang-
Dirujuk Undang/
Peraturan
1. Terima permohonan kad pengenalan SUB (KP)
Kementerian daripada pegawai/kakitangan
menggunakan Borang Permohonan Kad
Pengenalan Kementerian.
2. Rekodkan senarai pemohon di dalam
rekod Nombor Siri Kad Pengenalan
Kementerian mengikut turutan nombor
siri Jabatan / Bahagian.
3. Serahkan gambar-gambar pemohon
kepada Pereka untuk di scan.
4. Cetak kad pemohon mengikut format Kad
Pengenalan Kementerian yang telah sedia
ada.
5. Buat salinan muka hadapan kad-kad yang
telah siap dicetak untuk simpanan dalam
fail dan diedarkan kepada pemohon
beserta surat berkaitan.
31. PROSES KERJA: PENGELUARAN KAD KUASA KEMENTERIAN
Pegawai Seksi Undang-
BIL PROSES KERJA yang Undang/
meluluskan/ Peraturan
Dirujuk
1. Terima permohonan kad kuasa yang telah SUB (KP) Arahan
diwartakan daripada Bahagian Pemberi Keselamatan
Pinjam Wang dan Pemegang Pajak
Gadai dan Bahagian Pengawasan dan
Penguatkuasaan, Jabatan Perumahan
Negara.
2. Rekodkan senarai pemegang kad kuasa
ke dalam Buku Daftar Kad Kuasa Akta
Pemegang Pajak Gadai ( Akta 81 ), Akta
Pemberi Pinjam Wang 1951 ( Akta 400 )
dan Akta Pemaju Perumahan ( Kawalan
Dan Pelesenan 1966 – Pindaan 1988
)mengikut nombor siri ketiga-tiga jenis
akta tersebut.
3. Sediakan senarai maklumat pemegang
kad kuasa yang memohon beserta
gambar dan Pesanan Kerajaan kepada
Percetakan Keselamatan Nasional
Berhad ( PKNB ) untuk cetakan.
4. Kad Kuasa yang telah siap dicetak
diedarkan kepada pemohon beserta surat
berkaitan.
32. PROSES KERJA : PERMOHONAN PENYEWAAN/PERLANJUTAN RUANG
PEJABAT
Pegawai Yang Undang-
PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk /Peraturan
1. Menerima permohonan dari Bahagian /Jabatan. SUB (KP) Pekeliling
Perkhidmatan
Bil.5/2007
2. Kenalpasti keluasan ruang lantai yang diperlukan.
3. Keluasan ruang kerja kakitangan dan ruang
sokongan boleh rujuk dari Garispanduan
Jawatankuasa Kecil Piawaian dan Kos yang
dikeluarkan oleh Unit Perancangan Ekonomi,
Jabatan Perdana Menteri Malaysia.
4. Dapatkan surat tawaran dari pemilik bangunan.
5. Melengkapkan enam (6) salinan Borang JRP dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
6. Borang JRP boleh dimuat turun dari laman web
www.bph.jpm.my
7. Sertakan pelan lantai ruang pejabat.
8. Keluarkan surat permohonan kelulusan
penyewaan ruang pejabat baru beserta satu
salinan Borang JRP kepada JBPM, JPPH, PPKM
di negeri berkenaan seperti berikut dan agensi-
agensi tersebut akan mengeluarkan laporan
berkenaan dengan ruang pejabat yang dipohon.
9. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan
peruntukan dari Kementerian Kewangan
Malaysia dengan menyertakan Borang JRP dan
laporan dari JPPH dan PKKKM.
33. Pegawai Yang Undang-
PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk /Peraturan
10. Mengeluarkan surat permohonan kelulusan ruang
dari Unit Perancangan Ekonomi, Jabatan
Perdana Menteri bagi keluasan ruang melebihi
5,000kps atau 11. 465mps dengan menyertakan
Borang JRP dan laporan dari JPPH dan PKKKM.
11. Kemukakan permohonan kelulusan akhir kepada
Urusetia Bahagian Pengurusan Hartanah JPM.
34. PROSES KERJA : PERMOHONAN KENDERAAN KEMENTERIAN
(SEWAAN SPANCO)
Pegawai Yang Undang-
PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk /Peraturan
1. Menerima Pesanan Kenderaan Untuk SUB (KP) Pekeliling
penggunaan Kementerian/ Jabatan dan JUSA Perbendaharaan
Bil.13/1993
’C’ ke atas.
2. Dapatkan justifikasi dengan Jabatan yang ingin
menyewa kenderaan sewaan dengan Spanco.
3. Hantar surat permohonan dengan mengisi
borang Pesanan Kenderaan ke Kementerian
Kewangan Malaysia.
4. Bagi permohonan kenderaan rasmi JUSA ’C’ ke
atas.
4.1 Isi borang Pesanan Kenderaan, pastikan
warna kenderaan yang dikehendaki.
4.2 Hantar surat ke Kementerian Kewangan
memohon kenderaan tunggu sedia
sebelum mendapat kenderaan baru.
4.3 Hantar surat ke Kementerian Kewangan
bersama borang Pesanan Kenderaan ke
Kementerian Kewangan Malaysia.
4.4 Urusan kad minyak dengan mendapatkan
kelulusan jumlah kelayakkan minyak
daripada KSU / TKSU (P).
5. Pengambilan kenderaan baru dengan Spanco
Sdn. Bhd.
6. Pastikan kenderaan dalam keadaan yang baik.
7. Pastikan segala kerosakan dibaiki di workshop
Spanco
8. Proses bagi pembelian kenderaan untul dibeli
oleh JUSA ’C’ ke atas semasa bersara.
35. Pegawai Yang Undang-
PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk /Peraturan
9. Pastikan bila seorang JUSA ’C’ ke atas akan
bersara.
10. isi borang pembelian ke atas sebelum bersara.
11. Hantar borang tersebut ke Kementerian
Kewangan.
12. Dapat kelulusan daripada Kementerian
Kewangan untuk pembelian kereta tersebut.
13. Syarat-syarat dan borang bagi pembelian
kenderaan seperti pertukaran alamat di insuran
daripad Spanco Sdn. Bhd.
14. Hantar balik segala borang-borang yang diisi
kepada Spanco SDn. Bhd.
15. Pastikan kenderaan yang akan dibeli oleh JUSA
’C’ adalah di dalam keadaan yang baik.
36. PROSES KERJA : MENYELIA PEMANDU-PEMANDU KEMENTERIAN
Pegawai Yang Undang-
PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk /Peraturan
1. Menyelia Senarai tugas pemandu dan SUB (KP) Pekeliling
memastikan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Perbendaharaan
Bil.2/1980
Tahun 1980 mengenai penggunaan, PSU (KP) 3
pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan. Pekeliling
PTT(KP) Perkhidmatan
2. Menerima tempahan kenderaan dari pegawai Bil.12/2007
dan kakitangan.
3. Menyemak permohonan dan memberi
maklumbalas mengenai tempahan kenderaan.
4. Menyelia jadual bertugas pemandu dan
memastikan pemandu-pemandu menjalankan
tugas mengikut jadual.
5. Menyemak Buku Log Kenderaan setiap
pemandu dan menandatangani arahan
menjalankan tugas.
6. Memastikan kenderaan sentiasa bersih
selepas digunakan dan di simpan di tempat
letak kereta khas Kementerian.
37. PROSES KERJA : MENYELARAS KAD PERAKAM WAKTU
Pegawai Undang-
PROSES KERJA Yang Undang
Meluluskan / /Peraturan
Dirujuk
1. Menyediakan Kad Perakam Waktu yang SUB (KP) Surat
kosong dan mencukupi. PSU (KP) 3 Pekeliling Am
Bil.11/1981
2. Semak nama-nama dari senarai Kad PTT(KP)
Perakam Waktu bagi menentukan sama Pekeliling
ada perubahan bertukar/berhenti Kemajuan
kerja/bersara. Pentadbiran
Awam
3. Beri nombor kepada tiap-tiap kad perakam
waktu.
4. Hantar Kad Perakam Waktu kepada Ketua
Kerani untuk dimasukkan ke dalam Kad
Perakam Eaktu pada awal bulan.
5. Menerima laporan harian, mingguan dan
bulanan dari pegawai bertugas.
6. Mengambil tindakan pertukaran Kad
Perakam Waktu dari kuning ke hijau/merah.
38. PROSES KERJA : PEMBAYARAN URUSAN TUNTUTAN BAHAGIAN KHIDMAT
PENGURUSAN
PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-
BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG
DIRUJUK PERATURAN
1. Menerima tuntutan daripada pegawai SUB (KP) Arahan
dan kakitangan Bahagian Khidmat Perbendaharaan
Pengurusan.
TSUB (KP) Pekeliling
2. Memastikan semua tuntutan yang Perbendaharaan
diterima lengkap dan semua Bil.4/1992
dokumen yang dilampirkan telah
disahkan. Pekeliling
Perbendaharaan
3. Menyerahkan tuntutan tersebut Bil.6/1994
kepada PPTK(KP) dan PTT(KP)
untuk disemak sebelum diserahkan Pekeliling
kepada TSUB(KP). Perbendaharaan
Bil.3/2002
4. Merekod tuntutan tersebut ke dalam
buku vot Bahagian Khidmat Pekeliling
Pengurusan. Perbendaharaan
Bil.6/2004
5. Membuat satu salinan tuntutan untuk
difailkan.
6. Rekod di dalam buku untuk dihantar
ke kewangan.
39. PROSES KERJA : URUSAN PENYEDIAAN BORANG P1
BIL PROSES KERJA Pegawai Yang Seksi Undang-
Meluluskan / Undang/Peraturan
Dirujuk
• Arahan
1. Menerima sebutharga dari pembekal SUB (KP) Perbendaharaan
dan Borang P1 (pink & hijau) yang telah – Tatacara
lengkap diisi oleh pegawai yang terlibat. Perolehan
Bekalan,
2. Memastikan semua maklumat telah TSUB (KP) Perkhidmatan dan
lengkap disi seperti no. rujukan fail, Kerja
tajuk, amaun, nama & alamat pembekal,
tarikh keluar & tarikh bekalan • Pekeliling
disempurnakan serta baki OS. Perbendaharaan
3. Merekod nama syarikat dan amaun di PPTK (KP) • Surat Pekeliling
dalam buku vot Bahagian Khidmat Perkhidmatan
Pengurusan.
• Arahan Pegawai
4. Menyerahkan Borang P1 kepada Pengawal
PPTK(KP)P, TSUB(KP) & SUB(KP)
untuk ditandatangani.
5. Membuat satu salinan Borang P 1 untuk
difailkan.
Rekod di dalam buku untuk dihantar ke
6. kewangan.
40. PROSES KERJA : WARAN UDARA
Pegawai Yang Seksi Undang-
BIL PROSES KERJA Meluluskan / Undang
Dirujuk Peraturan
1. Terima permohonan waran udara SUB (KP) Surat pekeliling
(dalam / luar negara) Perbendaharaan
TSUB (KP) 2 Bil.19/1972
2. Memastikan waran yang diterima
lengkap diisi dengan : Surat pekeliling
• Nama penumpang Perbendaharaan
• Destinasi Perjalanan Bil.10/1986
• Tarikh / masa
• Tujuan perjalanan
• Maklumat tempahan
3. Memastikan permohonan yang dibuat
berdasarkan kelayakan tambang yang
telah ditetapkan.
4. Menyerahkan kepada PPTK(KP) dan
TSUB(KP) untuk ditandatangan dan
rekod di dalam buku vot.
5. Fotostat satu salinan dan dihantar ke
Bahagian Kewangan.
41. PROSES KERJA : SYARIKAT PERKHDMATAN (PERJANJIAN) DAN BIL-BIL
UTILITI
PEGAWAI YANG SEKSI UNDANG-
BIL PROSES KERJA MELULUSKAN / UNDANG
DIRUJUK PERATURAN
Syarikat Perkhidmatan
1. Menerima bil bulanan daripada SUB (KP) • Arahan
syarikat perkhidmatan. Perbendaharaa
TSUB (KP) 2 n – Tatacara
2. Memastikan perjanjian syarikat Perolehan
terbabit belum tamat tempoh. Bekalan,
Perkhidmatan
3. Meyerahkan kepada TSUB(KP) dan Kerja
untuk ditandatangan.
• Pekeliling
4. Merekod dalam buku vot dan Perbendaharaa
membuat satu salinan untuk dihantar n
ke bahagian Kewangan.
• Surat Pekeliling
Bil Utiliti Perkhidmatan
1. Menerima sebarang bil-bil utiliti
seperti bil telefon, bil elektrik • Arahan Pegawai
kementerian dan bil air daripada Pengawal
pegawai dan kakitangan bahagian
Khidmat Pengurusan.
2. Menyerahkan bil-bil tersebut kepada
PPT(KP) untuk disahkan dan rekod
kedalam buku vot.
3. Buat dua salinan dan dapatkan
tandatangan TSUB(KP) dan rekod ke
dalam buku untuk dihantar ke
bahagian Kewangan.
42. AKTIVITI: PROSES KERJA PELANTIKAN PEGAWAI ASET
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima surat/memo pencalonan nama Pegawai SUB (KP) Pek. Perb.
Aset daripada Jabatan/Bahagian. Bil. 5/2007
2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan TSUB (KP)1
Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha selaku
Pegawai Pengawal
3 Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan
ditandatangani
4 Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan
Pegawai Aset kepada Ketua Setiausaha
5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama
Pegawai Aset
6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama
Pegawai Aset, terus ke proses 7.
6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus
Setia untuk dapatkan calon Pegawai Aset yang
lain
7 Ketua Setiausaha menandatangani surat
pelantikan Pegawai Aset
8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai Aset
9 Sediakan surat makluman kepada Jabatan/
Bahagian
10 Dapatkan tandatangan pegawai
11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Aset
kepada Ketua Jabatan/Bahagian
12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat
pelantikan kepada pegawai berkenaan
43. AKTIVITI: PROSES KERJA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima aset samada secara perolehan atau SUB (KP)
sumber lain
TSUB (KP) 2
2 Semak butiran di dalam dokumen yang sah bagi
memastikan aset yang diterima adalah betul
3 Aset berkenaan diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji serta merta sebelum
disahkan penerimaannya;
4 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan
dengan serta merta maka dokumen tersebut
hendaklah dicatatkan seperti berikut:
‘‘Diterima dengan syarat ianya disahkan
kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji”
5 Sediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih
Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan
atau perselisihan setelah disemak dan diperiksa
6 Borang KEW.PA-1 hendaklah disahkan dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan
7 Kemuka Borang KEW.PA-1 dengan serta merta
kepada agen penghantaran atau syarikat
pembekal
8 Pegawai Penerima hendaklah memastikan
bahawa aset diterima berserta dengan Surat
Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan
bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti
dalam perjanjian pembelian
9 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset
yang diterima disertakan manual penggunaan
dan penyelenggaraan, jika ada.
44. AKTIVITI: PROSES KERJA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima aset bersama-sama dengan punca SUB/TSUB II Pek. Perb.
maklumat Bil. 5/2007
2 Tentukan kumpulan aset mengikut:- PPTK
a) Harta modal
b) Inventori
3 Sediakan dengan lengkap dan tepat maklumat
aset ke dalam PT
a) Daftar Harta Modal KEW.PA-2
b) Daftar Inventori KEW.PA-3
3a Masukkan juga maklumat ke dalam Sistem PT
Maklumat Aset dan Inventori (SMART)
4 Semak Daftar Harta Modal KEW.PA-2 dan Daftar PPTK
Inventori KEW.PA-3
5 Sahkan dengan menandatangani Daftar Harta SUB/TSUB II
Modal KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3
6 Cop pengesahan pendaftaran dilakukan ke atas TSUB II
dokumen punca maklumat yang berkaitan bagi
aset yang telah didaftarkan dengan catatan
seperti berikut:
‘Telah direkodkan pada ……(tarikh). Nombor siri
pendaftaran aset …. (seperti nombor pada
daftar)’
7 Kemaskinikan PT
a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan
b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5.
8 Semak senarai yang telah dikemaskinikan PPTK
a) Senarai Daftar Harta Modal KEW.PA-4 dan
b) Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5.
9 Labelkan nombor siri pendaftaran berserta PT
perkataan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) pada
aset.
45. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
10 Tempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan. PT
11 Semak aset yang dilebelkan dan ditempatkan PPTK
adalah sama seperti di dalam Daftar Harta Modal
KEW.PA-2 dan Daftar Inventori KEW.PA-3
12 Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7). PT
13 Semak Senarai Aset (KEW.PA-7) PPTK
14 Sahkan dan tandatangan Senarai Aset (KEW.PA- SUB/TSUB II
7)
15 Simpan daftar aset.ke dalam fail kulit keras di PT
dalam kabinet berkunci
46. PROSES KERJA : PELANTIKAN PEGAWAI PEMERIKSA
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima pencalonan nama Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb.
Aset Bil. 5/2007
2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK/
Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua PT
Setiausaha selaku Pegawai Pengawal
3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB
ditandatangani
4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT
Pegawai Pemeriksa Aset kepada Ketua
Setiausaha
5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU
Pegawai Pemeriksa Aset
6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU
Pegawai Pemeriksa Aset, terus ke proses 7.
6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II
Setia untuk dapatkan calon Pegawai Pemeriksa
Aset yang lain
7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU
pelantikan Pegawai Pemeriksa Aset
8 Terima minit dan surat pelantikan Pegawai PPTK
Pemeriksa Aset
9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT
melalui Ketua Jabatan/ Bahagian
10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/
PPTK
11 Kemukakan surat pelantikan Pegawai Pemeriksa PT
Aset kepada pegawai melalui Ketua Jabatan/
Bahagian
12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg
pelantikan kepada pegawai berkenaan
47. PROSES KERJA : PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Keluarkan arahan supaya Pegawai Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb.
mengadakan pemeriksaan aset Bil. 5/2007
2 Sediakan jadual pemeriksaan aset PPTK
3 Sediakan memo dan maklumkan jadual PT
pemeriksaan aset kepada Pegawai Pemeriksa yang
telah dilantik dan Ketua Jab./Bhg yang akan dilawati
oleh Pegawai Pemeriksa.
4. Semak memo dan tandatangan SUB/TSUB II
5 Serah memo kepada Pegawai Pemeriksa untuk PT
laksanakan pemeriksaan.
6 Terima Laporan Pemeriksaan Harta Modal TSUB(KP) II
KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori
KEW.PA-11 kepada Urusetia Pemeriksaan Aset
7 Teliti Laporan Pemeriksaan Harta Modal PPTK
KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori
KEW.PA-11
8 Minta penjelasan lanjut, jika perlu PPTK
9 Sediakan memo/surat kepada Ketua Jabatan/ PT
Bahagian, maklumkan mengenai kedudukan aset
yang telah diperiksa.
10 Serahkan memo/surat kepada Jab/Bhg yang PT
berkenaan.
11 Sediakan minit bebas dan ulasan untuk Pegawai PPTK
Pengawal
12 Teliti minit bebas serta ulasan mengenai laporan SUB(KP)
pemeriksaan aset KEW.PA-10 dan KEW.PA-11
kepada KSU serta tandatangan
48. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
13 Bagi pemeriksaan aset yang dibuat pada hujung SUB(KP)
tahun, kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan
Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada
KSU.
14 Kemukakan minit bebas, laporan KEW.PA-10, PT
KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 dan ulasan untuk
makluman KSU.
15 Teliti dan tandatangan KEW.PA-12 KSU
16 Sediakan surat untuk kemukakan KEW.PA-12 PT
kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun
berikutnya
17 Semak dan tandatangan surat SUB(KP)
18 Kemukakan surat ke Perbendaharaan PT
49. PROSES KERJA : PELANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima pencalonan nama Lembaga Pemeriksa SUB/TSUB II Pek. Perb.
Pelupusan Bil. 5/2007
2 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK
Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua PT
Setiausaha selaku Pegawai Pengawal
3. Kemukakan kepada pegawai untuk semakan dan SUB
ditandatangani
4. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT
Lembaga Pemeriksa Pelupusan kepada Ketua
Setiausaha
5 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU
Lembaga Pemeriksa Pelupusan
6 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU
Lembaga Pemeriksa Pelupusan, terus ke proses
7.
6a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II
Setia untuk dapatkan calon Lembaga Pemeriksa
Pelupusan yang lain
7 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU
pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan
mengikut format KEW.PA-15
8 Terima minit dan surat pelantikan Lembaga PPTK
Pemeriksa Pelupusan yang telah ditandatangani
daripada Ketua Setiausaha
9 Sediakan surat makluman kepada pegawai PT
melalui Jabatan/ Bahagian
10 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/
PPTK
11 Kemukakan surat pelantikan Lembaga PT
Pemeriksa Pelupusan melalui Ketua Jab/Bhg
12 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg
pelantikan kepada pegawai berkenaan
50. PROSES KERJA : PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Kenal pasti aset yang perlu dilupuskan PPTK/PTT/ Pek. Perb.
PT/Jab/Bhg Bil. 5/2007
2 Dapatkan PEP KEW.PA-16, jika perlu. PPTK/
Jab/Bhg
3 Sediakan maklumat aset dalam KEW.PA-17 PT/
seperti berikut:- Jab/Bhg
a) Keterangan aset
b) Kuantiti
c) Tarikh pembelian
d) Tempoh digunakan/disimpan
e) Nilai Perolehan Asal
f) Nilai Semasa
4 Kemukakan permohonan kepada Urus Setia TSUB II
Pelupusan
5 Semak KEW.PA-17 dan PEP KEW.PA-16 jika PPTK
ada/perlu
6 Sediakan memo kepada Lembaga Pemeriksa PPTK
supaya melaksanakan pemeriksaan pelupusan PT
7 Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa L.Pemeriksa
8 Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan L.Pemeriksa
menandatangani KEW.PA-17
9 Lembaga Pemeriksa kemukakan KEW.PA-17 L.Pemeriksa
kepada Urus Setia Pelupusan
10 Urus setia menyemak KEW.PA-17 dan pastikan PPTK
dokumen sokongan berikut disertakan:-
a) PEP bagi aset mekanikal/peralatan
teknikal/perkakasan komputer
b) Justifikasi Jabatan bagi syor kaedah tukar
beli, tukar barang
51. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
c) Laporan Kemalangan bagi kenderaan terlibat
dengan kemalangan
d) Gambar aset, jika perlu
e) Surat permohonan daripada Kementerian/
Jabatan/Pertubuhan bagi kaedah hadiah/
pindahan
11 Jika laporan lengkap, terus ke proses 12 PPTK
11a Jika laporan tidak lengkap, dikembalikan kepada SUB/TSUB II
Lembaga Pemeriksa
12 Urus setia menentukan Kuasa Melulus PPTK
13 Urus setia menyemak bidang Kuasa Melulus PPTK
14 Kemukakan kepada Perbendaharaan jika:
i) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000
setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi
RM500,000
ii) Syor kaedah pelupusan hadiah, pindah
persekutuan ke negeri, tukar beli, tukar
barang atau kaedah lain yang tidak
dinyatakan dalam TPA.
14(a) i) Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/
dokumen sokongan PT
ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II
14(b) Kemukakan kepada Perbendaharaan PT
52. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
15 Kemukakan kepada Ketua Setiausaha jika:
Nilai perolehan asal kurang daripada RM50,000
setiap satu atau jumlah keseluruhan kurang
daripada RM500,000
15(a) i) Sediakan minit bebas kepada Ketua PPTK
Setiausaha dan dokumen sokongan PT
ii) Dapatkan tandatangan pegawai SUB
15(b) Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT
16 Terima keputusan daripada Perbendaharan/ SUB/TSUB II
Ketua Setiausaha /PPTK
17 Jika pelupusan diluluskan, terus ke proses 19. PPTK
18 Jika pelupusan tidak diluluskan, laporan PPTK
dikembalikan kepada Urus setia Pelupusan untuk
mendapatkan maklumat lanjut.
19 Maklumkan keputusan kepada pemohon PPTK
20 Laksanakan pelupusan mengikut keputusan PPTK/
Jab/ Bhg
21 Jika keputusan menyatakan aset berkenaan PT/
dimusnahkan, sediakan Sijil Penyaksian Jab/ Bhg
Pemusnahan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-18)
22 Sediakan Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan PT/
(KEW.PA-19) Jab/ Bhg
53. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
23 Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Jab/Bhg
Melulus (Perbendaharaan/KSU) berserta :-
a) Salinan resit bagi pelupusan kaedah jualan
b) Surat akuan terima bagi pelupusan kaedah
pindahan/hadiah.
c) Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18
bagi pelupusan kaedah musnah
24 Kemaskini rekod daftar aset. PT/
Jab/Bhg
25 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/
Jab/Bhg
26. Simpan daftar aset PT/
Jab/Bhg
54. PROSES KERJA : PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Terima pencalonan nama pegawai bagi SUB/TSUB II Pek. Perb.
menganggotai Jawatankuasa Penyiasat Bil. 5/2007
Kehilangan Aset Alih Kerajaan
2 Semak dan pastikan pegawai yang akan dilantik PPTK
menganggotai Jawatankuasa Penyiasat terdiri
daripada:
(i) Pegawai tersebut tidak terlibat dengan
kehilangan itu dan bukan dari
bahagian/unit yang sama
(ii) Pegawai tersebut berpangkat lebih tinggi
daripada pegawai yang terlibat; dan
(iii) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di
mana pegawai yang lebih kanan sebagai
Pengerusi.
3 Sediakan minit bebas dan surat pelantikan PPTK
Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih PT
Kerajaan (KEW.PA-29) kepada Ketua Setiausaha
selaku Pegawai Pengawal
4. Kemukakan minit bebas surat pelantikan SUB
Jawatankuasa Penyiasat kepada pegawai untuk
semakan dan ditandatangani
5. Kemukakan minit bebas dan surat pelantikan PT
kepada Ketua Setiausaha
6 Ketua Setiausaha meneliti pencalonan nama KSU
Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih
Kerajaan
7 Setelah berpuas hati dengan pencalonan nama KSU
Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih
Kerajaan, terus ke proses 8.
7a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus SUB/TSUB II
Setia untuk dapatkan calon Jawatankuasa
Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan yang
lain
55. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
8 Ketua Setiausaha menandatangani surat KSU
pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan
Aset Alih Kerajaan mengikut format KEW.PA-29
9 Terima minit dan surat pelantikan Jawatankuasa PPTK
Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan
10. Sediakan surat makluman kepada pegawai PT
melalui Jabatan/ Bahagian
11 Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II/
PPTK
12 Kemukakan surat pelantikan Jawatankuasa PT
Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan kepada
pegawai melalui Ketua Jabatan/Bahagian
13 Ketua Jabatan/Bahagian serah/maklumkan surat Jab/Bhg
pelantikan kepada pegawai berkenaan
56. PROSES KERJA : KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
1 Pegawai melaporkan kehilangan dengan serta Pegawai / Pek. Perb.
merta kepada Ketua Jabatan. Ketua Bil. 5/2007
Jabatan/Bhg
2 Ketua Jabatan/pegawai yang berkenaaan Pegawai /
melaporkan segera kehilangan kepada Polis Ketua
dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan Jabatan/Bhg
diketahui.
3 Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA- Ketua
28 dalam tempoh 2 hari bekerja dari tarikh Jabatan/Bhg
kehilangan
4 Ketua Jabatan kemukakan kepada Urus Setia Ketua
Kehilangan dan Hapus Kira, Laporan Awal Jabatan/Bhg
KEW.PA-28 dan salinan Laporan Polis
5 Urus setia terima Laporan Awal dan salinan SUB/TSUB II
Laporan Polis
5a Urus Setia menyemak Laporan Awal dan salinan PPTK
Laporan Polis
6 Cadangkan sekurang-kurang dua (2) nama bagi SUB/TSUB II
menganggotai Jawatankuasa Penyiasat
7 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK
selaku Pegawai Pengawal memaklumkan PT
mengenai kehilangan tersebut dan cadangan
nama Jawatankuasa Penyiasat
7a Dapatkan tandatangan pegawai SUB
7b Serah minit bebas kepada Ketua Setiausaha PT
8 Sediakan juga surat kepada Ketua Setiausaha PT
Perbendaharaan
8a Dapatkan tandatangan pegawai SUB
57. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
9a Kemukakan kepada Ketua Setiausaha PT
Perbendaharaaan, Laporan Awal dan salinan
Laporan polis
9b Hantar salinan surat tersebut kepada PT
k) Akauntan Negara
ii) Ketua Audit Negara
iii) Wakil tempatan Ketua Audit Negara
10 Ketua Setiausaha selaku Pegawai Pengawal KSU
melantik Jawatankuasa Penyiasat dengan
menggunakan format KEW.PA-29.
11 Jawatankuasa Penyiasat menjalankan siasatan. J/Kuasa
Penyiasat
12 Jawatankuasa Penyiasat menyedia dan J/Kuasa
mengemukakan kepada Urusetia dalam tempoh Penyiasat
dua (2) bulan dari tarikh perlantikan dokumen
berikut:
a) Laporan Akhir KEW.PA-30
b) Dokumen sokongan
i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar
Inventori
ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta
Modal dan Inventori
iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu)
iv) Dokumen lain yang berkaitan
13 Urus setia menyemak Laporan Akhir berserta PPTK
dokumen sokongan
14 Jika Laporan akhir lengkap, terus ke proses 14 PPTK
14a Laporan yang tidak lengkap dikembalikan kepada PPTK
Jawatankuasa Penyiasat.
15 Sediakan minit bebas kepada Ketua Setiausaha PPTK
PT
58. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
16 Kemukakan Laporan Akhir yang lengkap kepada SUB
Ketua Setiausaha untuk mendapatkan syor dan
ulasan.
17 Ketua Setiausaha meneliti Laporan Akhir. KSU
18 Setelah berpuas hati dengan hasil siasatan, terus KSU
ke proses 18.
18a Jika tidak berpuas hati, kembalikan kepada Urus KSU
Setia untuk siasatan semula.
19 Ketua Setiausaha hendaklah:- KSU
(a) Memberi syor dan ulasan; dan
(b) Meluluskan hapus kira jika:-
(i) Nilai perolehan asal kurang daripada PP 5/2005
RM50,000 setiap satu atau jumlah Para 38.2
keseluruhan kurang daripada RM500,000
dan tidak melibatkan aset di proses 19(b);
dan
(ii) Tidak melibatkan soal kecurian, penipuan
atau kecuaian pegawai awam.
20 Kemukakan ke Perbendaharaan jika:-
(a) Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 PP 5/2005
setiap satu atau jumlah keseluruhan melebihi Para 38.1
RM500,000;
59. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
(b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan
Elektronik, Komunikasi dan ICT tanpa
mengira nilai perolehan asalnya; iaitu
(i) Telefon bimbit;
(ii) Walkie-Talkie;
(iii) Kamera Digital;
(iv) Kamera Video;
(v) Komputer Riba;
(vi) Palmtop / Pocket PC;
(vii) Personal Digital Assistant (PDA)
(viii) LCD Projector;
(ix) Pemain CD/DVD; dan
(x) Smartphone.
(c) Melibatkan soal kecurian, penipuan atau
kecuaian pegawai awam.
21 Sediakan surat kepada Perbendaharaan dan PPTK/PT
dokumen sampingan seperti berikut:
a) Laporan Akhir KEW.PA-30 dengan syor dan
ulasan KSU;
b) Dokumen sokongan
i) Salinan Daftar Harta Modal/Daftar
Inventori;
ii) Salinan Daftar Pergerakan Harta
Modal dan Inventori;
iii) Gambar lokasi kejadian (jika perlu);
iv) Dokumen lain yang berkaitan
21a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II
21b Kemukakan kepada Perbendaharaan PT
22 Jika mendapat kelulusan daripada PPTK
Perbendaharaan, terus ke proses 23.
60. Pegawai Seksi
Yang Undang-
Bil Proses Kerja
Meluluskan/ Undang
Dirujuk Peraturan
22a Jika Perbendaharaan memerlukan penjelasan
lanjut, permohonan dikembalikan kepada
Pegawai Pengawal/Urus setia
23 Perbendaharaan memaklumkan keputusan SUB/TSUB II
kepada Pegawai Pengawal/Urus setia.
24 Sediakan surat keputusan kepada PT
Jabatan/Bahagian yang berkenaan.
25 Jabatan/Bahagian laksanakan keputusan dengan Jab/Bhg
tindakan berikut:-
(a) Catatkan kelulusan Hapus kira dalam Daftar
Harta Modal/Daftar Inventori;
(b) Sediakan Sijil Hapus kira Aset Alih Kerajaan
KEW.PA-31; dan
(c) Syor surcaj/tatatertib jika ada, hendaklah
dibawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib dalam
tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat
Kelulusan Perbendaharaan.
26 Jabatan/Bahagian kemukakan Sijil Hapus kira Jab/Bhg
Aset Alih Kerajaan KEW.PA-31 kepada Urus
setia
27 Sediakan surat kepada Perbendaharaan PT
PPTK
27a Dapatkan tandatangan pegawai SUB/TSUB II
(i) kemukakan Sijil Hapus kira kepada PT
Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari
tarikh kelulusan; dan
(ii) memaklumkan kedudukan tindakan
surcaj/tatatertib (jika ada).
61. PROSES KERJA: PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN
NASIONAL
Seksi Undang-
Pegawai Yang
Bil. Proses Kerja Undang/
Meluluskan/ Dirujuk
Peraturan
1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat
Pekeliling
2. Hubungi Jabatan/Bahagian Mengenai Perbendahara
peruntukan kewangan. an Bil. 10
Tahun 1993
3. Berbincang mengenai spesifikasi
percetakan. 2. Tambahan
SUS/YBM Pertama
4. Membuat rekabentuk. SUS/YBTM kepada Surat
Peg-Peg. KPKT Pekeliling
5. Membuat mockup. Perbendahara
an Bil. 10
6. Hubungi Pegawai Percetakan Nasional Tahun 1993.
untuk menetapkan tarikh perbincangan.
3. Surat
7. Berbincang dengan Pegawai Pekeliling Am
Percetakan Nasional. Bil. 10 Tahun
1990.
8. Terima sebutharga pesanan dari
Percetakan Nasional. 4. Pekeliling
Perbendahara
9. Buat pesanan percetakan. an Bil. 9
Tahun 1994.
10. Minta keluarkan borang P1.
11. Terima pruf pertama.
12. ‘Edit’ pruf pertama.
13. Serah pruf pertama kepada
62. Jabatan/Bahagian yang membuat
pesanan untuk disemak.
SUS/YBM
14. Hantar pruf peertama kepada SUS/YBTM
Percetakan Nasional dan pohon pruf Pejabat KSU
kedua. Peg-Peg. KPKT
15. Terima pruf kedua.
16. ‘Edit’ pruf kedua.
17 Serah pruf kedua kepada
Jabatan/Bahagian berkenaan untuk
disemak.
18. Hantar pruf kedua kepada Percetakan
Nasional dan beri kebenaran/ kelulusan
untuk dibuat percetakan.
19 Terima penerbitan yang siap di cetak.
20. Bekalan penerbitan kepada
Jabatan/Bahagian berkenaan.
63. PROSES KERJA : PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI PERCETAKAN
SWASTA
Pegawai Yang Seksi Undang-
Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP) 1. Surat
Pekeliling
Perbendaha
2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai raan Bil. 10
peruntukan kewangan. Tahun 1993
3. Berbincang mengenai spesifikasi TKSU 2. Tambahan
percetakan. SUS/YBM Pertama
SUS/YBTM kepada
4. Membuat rekabentuk. Peg-Peg. KPKT Surat
Pekeliling
5. Membuat mockup. Perbendaha
raan Bil. 10
6. Hubungi Syarikat Percetakan Swasta untuk Tahun
menetapkan tarikh perbincangan. 1993.
7. Berbincang dengan Syarikat Percetakan 3. Surat
Swasta. Pekeliling
Am Bil. 10
8. Pohon sebutharga dari Syarikat Percetakan Tahun
Swasta. 1990.
9. Minta PT(KP)2 keluarkan borang P1. SUS/YBM 4. Pekeliling
SUS/YBTM Perbendaha
10. Buat pesanan percetakan. Pejabat KSU raan Bil. 9
Peg-Peg. KPKT Tahun
11. Terima pruf pertama. 1994.
12. ‘Edit’ pruf pertama.
64. 13. Serah pruf pertama kepada
Jabatan/Bahagian yang membuat pesanan
untuk disemak.
14. Hantar pruf pertama kepada Syarikat
Percetakan Swasta dan pohon pruf kedua
15. Terima pruf kedua.
TKSU
16. ‘Edit’ pruf kedua. SUS/YBM
SUS/YBTM
17 Serah pruf kedua kepada Jabatan/Bahagian Pejabat KSU
berkenaan untuk disemak. Peg-Peg. KPKT
18. Hantar pruf kedua kepada Syarikat
Percetakan Swasta dan beri kebenaran/
kelulusan untuk dibuat percetakan.
19 Terima penerbitan yang siap di cetak.
20. Bekalan penerbitan kepada
Jabatan/Bahagian berkenaan.
65. PROSES KERJA: TUGAS PENGURUSAN PERCETAKAN MELALUI
PERCETAKAN DALAMAN
Pegawai Yang Seksi Undang-
Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Terima Pesanan kerja percetakan. SUB (KP)
2. Hubungi Jabatan/Bahagian mengenai
peruntukan kewangan.
3. Berbincang mengenai spesifikasi
percetakan. SUS/YBM
SUS/YBTM
4. Membuat rekabentuk.
5. Membuat mockup.
6. Membuat setting
7. Semak pruf pertama
8. Semak pruf kedua
9. Mengenalpasti bahan-bahan percetakan
10. Membuat percetakan dengan mesin ‘off set’
11. Menjilid
12. Mengedar
13. Menyerahkan percetakan yang telah siap
kepada Jabatan/Bahagian.
66. PROSES KERJA : PENGURUSAN BILIK MESYUARAT
Pegawai Yang Seksi Undang-
Bil. Proses Kerja Meluluskan/ Undang/
Dirujuk Peraturan
1. Terima Borang permohonan Tempahan
Bilik Mesyuarat.
2. Semak tarikh pengguna.
3. Beri kelulusan untuk kegunaan Bilik
Mesyuarat berkenaan.
4. Jika sekiranya tarikh tempahan
bercanggah,
i. Beri keutamaan kepada satu
pemohonan.
ii. Hubungi pemohon untuk
menetapkan Bilik Mesyuarat yang
akan digunakan.
5. Sediakan jadual tempatan bilik.
6. Mengemas dan mengatur bilik.
7. Peralatan :-
i. a. Pastikan peralatan yang
dipohon dalam keadaan baik.
b. Menyediakan semua peralatan
yang dipohon.
c. Mengendalikan peralatan audio-
visual.
67. ii. a. Terima borang permohonan
pinjaman.
b. Menyediakan semua peralatan
yang dipohon.
c. Tentukan peralatan dalam
keadaan baik sebelum
diserahkan.
d. Beri kelulusan pinjaman.
e. Tentukan peralatan dalam
keadaan baik apabila
dikembalikan.
8. Mengemaskan dan membersihkan bilik
mesyuarat setelah digunakan.
69. CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT
Pegawai hendak meminjam fail
Fail Terperingkat Fail Terbuka
Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai
Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai
Dan diserahkan semula pada Pegawai Kerani Rekod
Dan diserahkan semula pada Pendaftar Rahsia
Fail yang di minta di serahkan pada pegawai
Jika fail TERHAD dan SULIT, fail dilitupi dengan
sampul kecil dan di serahkan pada pegawai
Jika fail yang di pinjam di serahkan pada
Jika fail RAHSIA dan RAHSIA BESAR, pegawai lain, pegawai dikehendaki
Salinan dokumen yang di minta sahaja memberitahu kerani fail dan mengemaskini
diserahkan pada pegawai semula Kad Pergerakan Fail.
Salinan kemudian di kembalikan dan di rincih Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail
di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
Jika fail yang di pinjam di serahkan pada
pegawai lain, pegawai dikehendaki mengisi
Slip Transit sekiranya tidak melalui Pendaftar
Rahsia
Berhenti
Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail
di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
70. CARTA ALIRAN PENGHANTARAN SURAT TERBUKA
Terima surat bersama fail dari pegawai
Surat edaran dalaman Kementerian Surat edaran ke Luar Kementerian
Catatkan nombor kandungan pada surat
Catatkan nombor kandungan pada surat
Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail Buat 2 (dua) salinan. Satu salinan untuk fail
dan satu salinan untuk fail timbul ( float ) dan satu salinan untuk fail timbul ( float )
Jika ada senarai edaran, buat salinan
Jika ada senarai edaran, buat salinan mengikut jumlah senarai edaran
mengikut jumlah senarai edaran
Taip alamat surat dan
Catatkan maklumat penghantaran tampal pada sampul surat
pada Borang Penghantaran Surat dan
pada Buku (Am 109-pin.3/82)
Catatkan maklumat penghantaran
pada Borang Penghantaran Surat
Serahkan pada PAP untuk
di hantar melalui tangan
Jika alamat surat sekitar Kuala Lumpur,
PAP akan menghantar melalui tangan.
Jika alamat luar Kuala Lumpur,
isi Borang Pos Laju untuk di pos.
Berhenti
Serahkan surat pada PAP
untuk penghantaran
71. CARTA ALIRAN MEREKOD SURAT TERBUKA DAN TERPERINGKAT
Terima surat daripada pegawai
Surat Terperingkat
Surat Terbuka
Surat yang diterima daripada Surat Jabatan/ Bahagian masing-masing
Luar Kementerian atau dari Jabatan/ Untuk dihantar keluar
Bahagian/Unit dalam Kementerian
Tentukan fail yang sesuai dan taraf Tentukan fail yang sesuai dan taraf
keselamatan surat dengan perkara surat keselamatan surat dengan perkara surat
Catatkan nombor kandungan pada Catatkan nombor kandungan pada
bulatan merah atas sebelah kanan surat bulatan biru atas sebelah kanan surat
Dengan dakwat merah Dengan dakwat hitam atau biru
Catatkan tarikh surat, nama penghantar ,
Catatkan tarikh surat, penerima ,
dan tarikh di kandungkan pada kertas minit
dan tarikh di hantar pada kertas minit
Berhenti
72. CARTA ALIRAN PERGERAKAN FAIL TERBUKA DAN TERPERINGKAT
Pegawai hendak meminjam fail
Fail Terperingkat Fail Terbuka
Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai
Kad Pergerakan Fail di isi oleh Pegawai
Dan diserahkan semula pada Pegawai Kerani Rekod
Dan diserahkan semula pada Pendaftar Rahsia
Fail yang di minta di serahkan pada pegawai
Jika fail TERHAD dan SULIT, fail dilitupi dengan
sampul kecil dan di serahkan pada pegawai
Jika fail yang di pinjam di serahkan pada
Jika fail RAHSIA dan RAHSIA BESAR, pegawai lain, pegawai dikehendaki
Salinan dokumen yang di minta sahaja memberitahu kerani fail dan mengemaskini
diserahkan pada pegawai semula Kad Pergerakan Fail.
Salinan kemudian di kembalikan dan di rincih Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail
di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
Jika fail yang di pinjam di serahkan pada
pegawai lain, pegawai dikehendaki mengisi
Slip Transit sekiranya tidak melalui Pendaftar
Rahsia
Berhenti
Fail di pulangkan semula, Kad Pergerakan fail
di isi semula oleh Pegawai untuk pemulangan fail
