PANDUAN MENGISI MYPORTFOLIO DALAM SISTEM HRMIS 2022

1. PANDUAN PELAKSANAAN
MYPORTFOLIO DALAM
SISTEM HRMIS
Oleh: Unit Perjawatan & Perkhidmatan (HRMIS)
Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak

2. Ringkasan Langkah Pelaksanaan myPortfolio
Dalam Sistem HRMIS
1. Wujudkan @ Kemas kini manual myPortfolio (Tindakan: Pemilik Kompetensi)
2. Masukkan 5 Komponen myPortfolio (Tindakan: Pentadbir myPortfolio di Sektor @ PPD @
Sekolah masing-masing)
3. Pemilik Kompetensi tunggu sehingga Pentadbir myPortfolio maklumkan bahawa sudah boleh
isi myPortfolio dalam sistem HRMIS (Tunggu Langkah 2 Selesai dilaksanakan oleh Pentadbir
myPortfolio)
4. Isi dalam sistem HRMIS berdasarkan kepada manual myPortfolio masing-masing dan hantar
kepada Pengesah (Tindakan: Pemilik Kompetensi)
5. Pegawai Pengesah mengesahkan (Tindakan Pegawai Pengesah)
6. Pegawai Pelulus melulus (Tindakan: Pegawai Pelulus)
7. SELESAI

3. LANGKAH 1
Wujudkan @ Kemas kini manual myPortfolio
(Tindakan: Pemilik Kompetensi)

4. LANGKAH PELAKSANAAN MYPORTFOLIO
(DI IBU PEJABAT @ PPD @ SEKOLAH):
SITUASI 1:
MANUAL MYPORTFOLIO TELAH DIWUJUDKAN DAN PERLU DIKEMASKINI
INI ADALAH
MANUAL
MYPORTFOLIO
TINDAKAN PEMILIK KOMPETENSI:
KEMASKINI MANUAL MYPORTFOLIO.
KEMAS KINI SEMUA KOMPONEN YANG
ADA DALAM MYPORTFOLIO

5. LANGKAH PELAKSANAAN MYPORTFOLIO
(DI IBU PEJABAT @ PPD @ SEKOLAH):
SITUASI 2:
MANUAL MYPORTFOLIO BELUM PERNAH DIWUJUDKAN
Sila rujuk langkah yang
ditunjukkan

6. Langkah 1.
Klik ini

7. Langkah 2.
Klik ini

8. Langkah 3.
Klik ini
Kalau tiada rekod begini,
klik “TAMBAH”
ATAU…

9. Kalau sudah ada
begini, sila klik.
Langkah 4.
Klik ini

10. Langkah 5.
Klik ini

11. Langkah 6.
Klik ini Notis Penting:
Manual myPortfolio yang
dimuat turun adalah
template yang kosong.
Tiada isi di dalamnya. Jadi,
Pemilik Kompetensi perlu isi
semua. Sesudah selesai isi
semua, tunggu sehingga
pentadbir myPortfolio
maklumkan bahawa
tuan/puan sudah boleh
mengisi myPortfolio
masing-masing dalam
sistem HRMIS.
Langkah 7.
Isi manual
myPortfolio
sehingga lengkap

12. LANGKAH 2
Masukkan 5 Komponen myPortfolio
(Tindakan: Pentadbir myPortfolio di Sektor @ PPD @ Sekolah
masing-masing)

13. Langkah 1.
Klik ini

14. Langkah 2.
Klik ini

15. Perhatian:
Ini adalah
contoh kalau
di sekolah
Langkah 3.
Sila tandakan kotak
kecil ini dan tekan
“OK”

16. Langkah 4.
Sila tekan ini
Ini adalah 5 komponen
yang perlu diisi oleh
Pentadbir myPortfolio di
Sektor @ PPD @ Sekolah
masing-masing

17. Langkah 5.
Copy Carta Fungsi daripada
manual myPortfolio dan Paste
ke dalam sistem HRMIS
Notis Penting:
Kalau Carta Fungsi dipecahkan mengikut Sektor
@ Unit @ Jawatan (contoh bagi yang disekolah
ada pecahan mengikut Guru Penolong Kanan
Pentadbiran @ HEM @ Kokurikulum), copy dan
paste sahaja semua.
Guru dan AKP di sekolah hanya akan ada satu
carta fungsi yang sama. Maksudnya satu
sekolah, satu carta fungsi.
Komponen 1

18. Ini adalah contoh Carta
Fungsi di sekolah rendah
dalam manual
myPortfolio
Contoh di slide
seterusnya akan
menggunakan dua
fungsi ini

19. *contoh di sekolah
Copy dari manual myPortfolio dan
paste ke dalam sistem HRMIS kesemua
fungsi 4 bahagian di bawah satu
sekolah walaupun dalam manual
myPortfolio telah dipecahkan mengikut
4 bahagian (Pentadbiran, HEM,
Kokurikulum).
Kemudian klik “SIMPAN”

20. Langkah 6.
Klik ini
Langkah 7.
Klik ini dan pilih Carta
Organisasi Umum
Perhatian
Notis Penting:
a) Pentadbir bagi Sektor di JPNS perlu masukkan dua carta iaitu Carta Organisasi KPM & JPNS
b) Pentadbir di PPD perlu masukkan dua carta iaitu Carta Organisasi JPNS dan PPD
c) Pentadbir di Sekolah perlu masukkan satu carta iaitu Carta Organisasi PPD
Komponen 2

21. Langkah 8.
Klik ini
Langkah 9.
Klik ini
Komponen 3

22. Langkah 10.
Klik ini
Langkah 11.
Copy daripada manual
myPortfolio dan Paste ke
dalam sistem HRMIS
Notis Penting:
Pentadbir myPortfolio perlu kumpulkan semua
semua Undang-Undang, Peraturan dan Punca
Kuasa yang diguna pakai oleh semua anggota
dalam sektor @ PPD @ sekolah masing-masing
sebelum memasukkan dalam sistem HRMIS bagi
memudahkan pengisian komponen ini.

23. Ini adalah contoh sahaja. Sila
baca notis di slide sebelum ini.
Langkah 12.
Klik ini

24. Langkah 14.
Klik ini
Komponen 4
Langkah 13.
Klik ini

25. Langkah 15.
Klik ini
Langkah 16.
Copy daripada manual
myPortfolio dan Paste ke
dalam sistem HRMIS
Kemudian klik “SIMPAN”

26. Langkah 18.
Klik ini
Komponen 5
Langkah 17.
Klik ini

27. Langkah 19.
Klik ini
Langkah 20.
Copy daripada manual
myPortfolio dan Paste ke
dalam sistem HRMIS
Kemudian klik “SIMPAN”

28. LANGKAH 3
Pemilik Kompetensi tunggu sehingga Pentadbir myPortfolio maklumkan
bahawa sudah boleh isi myPortfolio dalam sistem HRMIS
(Tunggu Langkah 2 Selesai dilaksanakan oleh Pentadbir myPortfolio)
Pentadbir myPortfolio:
Saya sudah selesai isi 5 Komponen dalam HRMIS. Semua
boleh mula isi myPortfolio dalam HRMIS berdasarkan
manual myPortfolio masing-masing yaaa…
Pemilik Kompetensi:
OK. Baik, terima kasih. Kami
akan isi secepat mungkin.

29. LANGKAH 4
Isi dalam sistem HRMIS berdasarkan kepada manual myPortfolio
masing-masing dan hantar kepada Pengesah
(Tindakan: Pemilik Kompetensi)

30. Notis Penting:
Pastikan manual myPortfolio yang
lengkap telah disediakan untuk
tujuan copy dan paste ke dalam
sistem HRMIS

31. Langkah 1.
Klik ini

32. Langkah 2.
Klik ini

33. Langkah 3.
Kalau tiada rekod,
klik ini
ATAU…
Langkah 3.
Kalau sudah ada
draf begini, klik ini

34. Langkah 4.
Semak maklumat di sini, kalau ada
maklumat yang salah, maklumkan kepada
Pentadbir HRMIS di Sektor @ PPD @
Sekolah masing-masing untuk kemas kini.

35. Langkah 5.
Klik ini

36. Langkah 6.
Klik ini dan muat naik Carta Organisasi Khusus masing-masing:
Sektor di JPNS: masukkan carta sektor
PPD: masukkan carta sektor
Sekolah: masukkan carta sekolah
Langkah 7.
Klik ini
Komponen
1

37. Terpapar tarikh berwarna hijau
maksudnya telah selesai untuk
komponen tersebut
Ini adalah carta organisasi yang
dimuat naik oleh Pemilik
Kompetensi
Ini adalah carta organisasi yang
dimuat naik oleh Pentadbir
myPortfolio. Tidak perlu buat apa-
apa pada bahagian ini.

38. Komponen
2
Langkah 8.
Klik ini

39. Langkah 9.
Tanda jika
berkenaan.
Langkah 10.
Klik ini

40. Komponen
3
Langkah 11.
Klik ini

41. Langkah 12.
Tanda jika
berkenaan.
Langkah 13.
Klik ini
Notis Penting:
Senarai Undang-Undang,
Peraturan dan Punca
Kuasa dimasukkan oleh
Pentadbir myPortfolio.
Sekiranya ada undang-
undang yang berkenaan
dengan pemilik
kompetensi tiada dalam
senarai, mohon
maklumkan kepada
Pentadbir masing-masing.

42. Komponen
4
Langkah 14.
Klik ini
Langkah 15.
Copy daripada
manual
myPortfolio dan
Paste ke dalam
sistem HRMIS
Langkah 16.
Klik “SIMPAN”

43. Langkah 17.
Klik ini
Langkah 18.
Copy daripada manual
myPortfolio dan Paste ke dalam
sistem HRMIS. Bahagian “TANDA
JIKA BERKAITAN” ditandakan jika
proses kerja tersebut
dilaksanakan oleh Pemilik
Kompetensi.
Langkah 19.
Klik “SIMPAN”

44. Langkah 21.
Klik ini dan pilih gambar
yang telah dissave
daripada Langkah 20.
Langkah 20.
Buka bahagian Carta Alir dalam manual
myPortfolio dan guna kaedah “snipping tool”
untuk crop dan save dalam format jpeg, jpg,
png sahaja.

45. Komponen
5
Langkah 22.
Klik ini

46. Langkah 23.
Klik semua borang yang
berkaitan dengan Pemilik
Kompetensi. Kemudian klik
“SIMPAN”

47. Komponen
6
Langkah 24.
Klik ini

48. Langkah 25.
Tanda mana
yang berkenaan
dengan Pemilik
Kompetensi
Langkah 26.
Pilih mana yang
berkenaan dengan
Pemilik Kompetensi.
Kemudian klik
“SIMPAN”

49. Langkah 27.
Klik ini
Notis Penting:
Pastikan semua komponen
telah dilengkapkan sebelum
menghantar kepada Pegawai
Pengesah.
Pastikan juga Deskripsi Tugas
telah berstatus “Diluluskan”.
Sekiranya belum berstatus
“Diluluskan”, mohon
selesaikan terlebih dahulu
Deskripsi Tugas dalam sistem
HRMIS masing-masing.
Langkah 28.
Klik kotak
pengesahan
dan klik
“Hantar”
Notis Penting:
Semak nama Pegawai Pengesah sebelum hantar. Pegawai Pengesah adalah
pegawai sama yang mengesahkan cuti dan JD Pemilik Kompetensi. Sekiranya
nama pegawai salah, maklumkan kepada Pentadbir Cuti masing-masing untuk
kemas kini.

50. Kotak notifikasi akan terpapar
setelah berjaya dihantar
kepada Pegawai Pengesah.

51. LANGKAH 5
Pegawai Pengesah mengesahkan
(Tindakan Pegawai Pengesah)

52. Langkah 1.
Buka Peti Pesanan

53. Langkah 2.
Klik mesej untuk
pengesahan.

54. Langkah 4.
Langkah 3.
Muat turun myPortfolio
Pemilik Kompetensi yang
telah dihantar dan membuat
semakan sebelum
mengesahkan.
Langkah 5.

55. LANGKAH 6
Pegawai Pelulus melulus
(Tindakan: Pegawai Pelulus)

56. Langkah 1.
Buka Peti Pesanan

57. Langkah 2.
Klik mesej untuk
pengesahan.

58. Langkah 4.
Langkah 3.
Muat turun myPortfolio
Pemilik Kompetensi yang
telah dihantar dan membuat
semakan sebelum
mengesahkan.
Langkah 5.

59. LANGKAH 7
SELESAI…TAHNIAH!

60. PERHATIAN
MyPortfolio perlu berstatus “Diluluskan”
sebelum 31 Disember 2022 untuk
pengiraan KPI. Sekian, terima kasih.