1. 1
ТЕМА 5. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ
Создание отчетов с помощью мастера
5.1. Создайте с помощью мастера отчет на основе запроса Книги по темам.
Просмотрите данные отчета и сохраните его под именем Тематика.
1) Откройте созданную ранее базу данных Библиотека: двойной щелчок мыши по
базе данных Библиотека / во всплывающем окне Предупреждение системы
безопасности нажмите Параметры / Включить это содержимое / ОК.
2) Вызовите мастер создание отчетов: элемент Создание на ленте окна базы данных
/ элемент Мастер отчетов.
3) В режиме пошагового диалога в мастере отчетов определите параметры создания
отчета:
укажите, какие таблицы (запросы) будут рассматриваться в качестве источника
данных для отчета: из раскрывающегося списка Таблицы и запросы выберите запрос
Книги по темам / с помощью кнопки переместите из области Доступные поля в
область Выбранные поля поля Тема, Код книги, Автор, Название, Издательство, Год
издания, Количество страниц / кнопка Далее;
выберите вид представления данных: в списке укажите – Тематика книг / кнопка
Далее;
выберите поле, по которому будет производиться группировка данных: выделите
поле Тема / / кнопка Далее;
определите порядок сортировки записей: выберите из раскрывающегося списка
поле Год издания / проверьте порядок сортировки – по возрастанию / кнопка Далее;
определите вид макета и ориентацию страниц отчета: в разделе Макет установите
переключатель ступенчатый / в разделе Ориентация установите переключатель
книжная / кнопка Далее;
самостоятельно выберите стиль оформления отчета / кнопка Далее;
задайте имя отчета и выберите действие, которое будет выполнено после создания
отчета: в поле Задайте имя отчета введите: Тематика / установите переключатель
Просмотреть отчет / кнопка Готово.
4) Просмотрите отчет. Закройте отчет Тематика.
Изменение отчетов в режиме конструктора
5.2. Измените макет отчета Тематика в режиме конструктора.
1) Откройте отчет Тематика в режиме конструктора: двойной щелчок мыши по
отчету Тематика в области данных / элемент Режим на ленте окна базы данных /
Конструктор.
2) Просмотрите содержимое разделов отчета, обратив внимание на содержащиеся в
разделе Нижний колонтитул ссылки:
на стандартную функцию Now(), возвращающую значение системных
даты/времени в соответствии с установленным форматом;
на выражение для вывода порядкового номера страницы отчета ([Page]) из
общего количества страниц ([Pages]): ="Страница" &[Page]& " из "[Pages].

2. 2
3) Установите новые значения полей на странице при выводе отчета на печать:
элемент Параметры страницы на ленте окна базы данных / вкладка Поля / в разделе
Поля (мм) установите верхнее и нижнее поля по 20 мм, левое и правое по 19 мм / ОК.
4) Измените ширину макета отчета: выделите отчет щелчком мыши по маркеру
выделения на пересечении линеек / Окно свойств / вкладка Макет / в строке Ширина
задайте 17 см / закройте окно свойств отчета.
5) Измените положение, ширину и формат отдельных элементов отчета в разделах
Верхний колонтитул и Область данных с целью оптимизации их внешнего вида при
выводе на экран (печать).
6) Переключитесь в режим предварительного просмотра отчета: кнопка на
панели быстрого доступа.
5.3. Выполните изменение групповых свойств отчета Тематика.
1) Вернитесь в режим конструктора отчетов: элемент Режим на ленте окна базы
данных / Конструктор.
2) Добавьте в отчет раздел примечания группы по полю Тема:
выведите на экран окно настройки параметров сортировки и группировки данных:
элемент Конструктор на ленте окна базы данных / элемент Группировка;
воспользовавшись мышью или клавишами управления курсором, перейдите к
полю Тема / в открывшемся окне Группировка, сортировка и итоги выберите кнопку
Больше / выберите с разделом примечание (в макете отчета появится дополнительный
раздел Примечание группы 'Тема');
закройте окно Группировка, сортировка и итоги.
3) Добавьте в раздел примечания группы по полю Тема вычисляемое поле для
подсчета количества литературы по каждой теме:
элемент Конструктор на ленте окна базы данных;
выберите элемент (Поле) на ленте окна базы данных элемента Конструктор
/ щелкните левой кнопкой мыши в разделе Примечание группы 'Тема' для вставки
элемента;
измените надпись слева от поля, введя с клавиатуры: Всего книг по данной теме;
задайте выражение для вычисления значений данного поля: =Count([Название]);
измените положение, размер и формат вычисляемого поля и надписи так, чтобы
данные корректно отражались на экране.
4) Переключитесь в режим предварительного просмотра отчета и оцените
произведенные модификации макета.
5) Закройте отчет Тематика, сохранив изменения.
Создание отчетов в режиме конструктора
5.4. Проведите анализ необходимых данных и способов их представления для
создания отчета Закупки с информацией о перечне литературы, приобретенной в
предыдущие годы. По каждому году необходимо подсчитать итоговые значения по
количеству и стоимости приобретенных книг.
1) Создайте отчет в режиме конструктора: элемент Создание на ленте окна базы
данных / элемент Конструктор отчетов.
2) Выберите источник записей таблицу Книги (вкладка Данные окна свойств).

3. 3
3) Все необходимые сведения для создания отчета находятся в таблице Книги:
нажмите на элемент Добавить поля / перенесите из таблицы Книги поля: Автор,
Название, Издательство, Год издания, Стоимость (выделите необходимые поля,
удерживая клавишу Ctrl) в Область данных (элемент Добавить поля элемента
Конструктор на ленте окна базы данных).
4) Отформатируйте каждый элемент так, чтобы отчет принял вид таблицы:
установите указатель мыши на элемент так, чтобы он приобрел вид вертикальной
двунаправленной стрелки / переместите мышь при нажатой левой кнопке в необходимых
направлениях (рис. 1).
Рис. 1. Расположение элементов
5) В отчете необходимо организовать группировку данных по полю Год издания,
задав для него порядок сортировки от минимального к максимальному (элемент
Группировка на ленте окна базы данных).
6) Чтобы избежать дублирования информации о годе издания книги, поле Год
издания целесообразно поместить в раздел Заголовок соответствующей группы и удалить
надпись.
7) Для вычисления итоговых значений соответствующие элементы (поля)
необходимо поместить в раздел Примечание групп 'Год издания'. Для подсчета
количества значений используется функция Count, а для вычисления суммы – функция
Sum.
8) Для вычисления итоговых значений за все годы копии вычисляемых полей из
раздела Примечаение группы 'Год издания' следует поместить в раздел Примечание
отчета.
9) Для выделения заголовков и групп данных в отчете целесообразно использовать
инструменты Линия и Прямоугольник на ленте окна базы данных (с их
помощью отчет можно сделать более эффективным и наглядным).
10) Добавьте надпись в заголовок отчета:
выберите элемент Поле на ленте окна базы данных элемента Конструктор /
щелкните левой кнопкой мыши в разделе Заголовок отчета для вставки элемента;
измените надпись слева от поля, введя с клавиатуры: Сводный отчет о закупках
литературы.
11) Назначьте для отчета режим по умолчанию: двойным щелчком левой кнопки
мыши по маркеру выделения формы / Окно свойств / вкладка Макет / Режим по
умолчанию: Просмотр.
12) Переключитесь в режим предварительного просмотра отчета и оцените
произведенные модификации макета.
13) Сохраните отчет под названием Закупки.

4. 4
5.5. Установите порядковую нумерацию данных внутри группы в отчете
Закупки.
1) Откройте отчет Закупки в режиме конструктора.
2) Переместите находящиеся в заголовке группы надписи так, чтобы расстояние от
левого края отчета до левой границы надписи Автор составило 1 см.
3) Аналогичным образом переместите находящиеся в области данных поля так,
чтобы расстояние от левого края отчета до левой границы поля Автор составило 1 см.
4) Добавьте в область данных отчета слева от поля Автор новое вычисляемое поле:
выберите элемент Поле на ленте окна базы данных элемента Конструктор /
щелкните левой кнопкой мыши в соответствующей позиции раздела Область данных для
вставки элемента;
5) Измените подпись поля на № п/п.
6) С использованием буфера обмена переместите подпись № п/п в раздел
Заголовок группы 'Год издания' / разместите подпись слева от надписи Автор.
7) Установите размеры и параметры форматирования для нового поля и подписи к
нему в соответствии с уже имеющимися элементами в области данных и заголовке группы
отчета (используйте маркеры изменения размеров, кнопку Формат по образцу , окно
свойств).
8) Задайте групповое свойство для нового поля: выделите поле в разделе Область
данных / Окно свойств / вкладка Данные / в строке Данные задайте: =1 / в строке
Сумма с накоплением установите Для группы / закройте Окно свойств.
9) Просмотрите все страницы отчета Закупки в режиме предварительного
просмотра.
10) Закройте отчет Закупки, сохранив изменения.
Публикация отчета в Microsoft Word
5.1. Выполните экспорт отчета Тематика в текстовый процессор Microsoft
Word.
1) Откройте отчет Тематика в режиме предварительного просмотра.
2) Настройте масштаб отображения страниц отчета таким образом, чтобы страница
целиком помещалась на экран: элемент Масштаб на ленте окна базы данных / выберите
100%.
3) Выполните публикацию отчета: на ленте окна базы данных нажмите кнопку
(Экспорт в файл RTF).
4) Сохраните документ в своей папке.
5) Просмотрите текстовый документ Тематика.rtf.
6) Завершите работе с Microsoft Word.
7) Завершите работы с базой данных Библиотека и с Microsoft Access.