Tugas Mata Kuliah Manajemen Konstruksi bab E-Procurement Kelompok 4Teknik Sipil UNS 2016

1. E-PROCUREMENT
Disusun Oleh:
KELOMPOK 4
1. Akbar Prakosa I0116009
2. Febri Arifia I0116043
3. Handy Prasetyo I0116047
4. Muhammad Tsaqif Muha I0116084
5. Putri Wijanarko I011694

2. E-PROCUREMENT
E-
procurement TUJUAN
DEFINISI
MANFAAT
FUNGSI
ATURAN DASAR
APLIKASI

3. E-PROCUREMENT
adalah proses pengadaan barang/jasa yang
pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang
berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas
teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi
pelelangan umum, pra-kualifikasi dan sourcing secara
elektronik dengan menggunakan modul berbasis website

4. Tujuan E-Procurement
Tujuan e-procurement adalah meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dalam pengelolaan proses pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Sebagai system pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara
elektronik, E-Procurement masih menemui beberapa kekurangan
diantaranya adalah belum adanya teknologi dan peraturan yang lebih
rinci tentang pengaturan tanda tangan digital sehingga masih harus
dilakukan tatap muka untuk tahapan lelang seperti pembuktian
kualifikasi, keterbatasan sumber daya manusia, dan perangkat keras
dan infrastruktur jaringan yang belum sempurna.

5. Tujuan E-Procurement
Selain untuk menyediakan barang dan jasa, ada beberapa
tujuan procurement bagi perusahaan, yaitu:
1. Memastikan Proses Pengadaan Barang
Utamanya tujuan procurement bagi perusahaan adalah memastikan proses pengadaan
barang, berjalan tepat waktu, jumlah sesuai dengan pesanan dan juga memeriksa kualitas
dari barang itu sendiri.
2. Memilih Vendor dengan Kriteria Tertentu
Procurement departemen diharapkan mampu menilai dan memilih calon penyedia barang
dan jasa berdasarkan kriteria tertentu. Kegiatan ini disebut proses kualifikasi supplier yang
bertujuan mendapat penyedia barang dan jasa yang memenuhi standar.
3. Membuat Strategi untuk Mencapai Tujuan Perusahaan
Tujuan procurement bagi perusahaan selanjutnya adalah Melakukan strategi tepat untuk
mencapai goal perusahaan dan juga sesuai dengan rencana bisnis perusahaan, konsep
strategi inilah yang harus dimiliki oleh procurement departemen.

6. Tujuan E-Procurement
4. Mengawasi Proses Vendor
Melakukan pengawasan terhadap kualitas penyedia barang dan jasa,
seperti melakukan sistem scoring, sertifikasi dan pinalti. Hal tersebut
bertujuan sebagai pengembangan penyedia barang dan jasa.
5. Mengawasi Pertumbuhan Bisnis Perusahaan
Procurement menjadikan penyedia barang dan jasa sebagai bagian dari
pertumbuhan bisnis perusahaan. Semakin tinggi tingkat penerimaan
perusahaan, berbanding lurus dengan kemampuan penyedia barang
dan jasa yang mendukungnya.
6. Mempersiapkan Proses Kerja Sama
Mempersiapkan kerja sama antara procurement departemen dengan
penyedia barang dan jasa, agar tidak sekadar berhubungan dalam
kegiatan suplai, tetapi keberhasilan divisi procurement dapat dinilai dari
persentase vendor yang loyal dan memberikan pelayanan yang terbaik
untuk perusahaan.

7. Manfaat e-Procurement
1. Mempercepat Proses Persetujuan
Proses purchase request kadang tertahan atau memakan waktu lama karena
birokrasi perusahaan yang rumit, hal ini bisa memperlambat proses procurement.
E-procurement tidak hanya mempercepat keluarnya request, tapi juga mempersingkat
siklus pemesanan, menghilangkan proses yang tidak perlu, dan pada akhirnya
memungkinkan staf procurement menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Bahkan Anda dapat menikmati kemudahan alur persetujuan yang dapat diotomatisasi
secara online dan real-time
2. Riwayat Pengeluaran yang Lebih Transparan
Melalui e-procurement, Anda bisa melihat riwayat
pengeluaran yang bisa digunakan untuk pengambilan
keputusan terkait purchase yang akan datang.
Tidak hanya itu, data tersebut juga bisa membantu
mencari cara untuk mengurangi biaya dan
mengidentifikasi kekurangan yang ada.

8. 3. Komunikasi yang Lebih Transparan dengan Supplier
Memiliki jalur komunikasi yang transparan dengan supplier adalah salah satu faktor penting dalam
mengelola supplier. E-Procurement membantu aspek ini dengan
mempermudah buyer dan supplier berkomunikasi secara real-time dan melacak tiap pemesanan.
Melalui e-procurement yang lebih otomatis dan responsif, supplier bisa menanggapi pesanan dengan
cepat. Sementara buyer bisa menempatkan pesanan dengan lebih akurat. Semua proses ini bisa dilihat
oleh kedua belah pihak, menghemat waktu, dan memastikan semua keluhan bisa diatasi dengan cepat
dan hemat biaya.
4. Menjadi Pusat Penyimpanan Kontrak
Sebuah perusahaan tentunya bekerja sama dengan banyak supplier yang artinya kontrak dengan
semua supplier tersebut harus dilacak dan dikelola dengan baik. Dengan E-Procurement, semua
kontrak dengan supplier dapat disimpan di satu tempat. Dengan begitu kontrak bisa diakses dengan
mudah. Ini akan mempermudah proses onboarding untuk supplier baru serta memastikan semua syarat
dan ketentuan (terms and conditions) serta guideline yang penting tetap konsisten dari satu kontrak ke
kontrak yang lain.
Manfaat e-Procurement

9. 1. Mewujudkan prinsip-prinsip
pengadaan barang dan jasa
secara lebih nyata
2. Penawaran yang masuk lebih
banyak
3. Lebih aman (termasuk jaminan
keamanan data
4. Mengurangi benturan dan
hambatan fisik
9
FUNGSI
E-PROCUREMENT
Fungsi e-Procurement bagi
Panitia :
1. Mendapatkan penawaran yang lebih banyak
2. Mempermudah proses administrasi
3. Mempermudah PPK/Panitia Pengadaan dalam
mempertanggungjawabkan proses pengadaan
Fungsi e-Procurement Bagi
Penyedia :
1. Menciptakan persaingan usaha yang sehat
2. Memperluas peluang usaha yang sehat
3. Membuka kesempatan pelaku usaha
4. Membuka kesempatan pelaku usaha mengikuti
lelang
5. Mengurangi biaya transportasi untuk mengikuti
lelang

10. Aplikasi
eProcurement
Indonesia
10
Seiring dengan meningkatnya
pelaksanaan pengadaan barang
dan jasa, menyebabkan tuntutan
akan peningkatan kinerja
operasional dan manajerial. Namun
dalam pelaksanaannya terdapat
masalah serius yang dihadapi
sehingga sangat tidak efektif lagi
dalam rangka peningkatan kinerja
operasional dan manajerial. Secara
umum kendala-kendala yang
dihadapi adalah sebagai berikut:
a. Belum dapat mendukung penyelesaian dokumen secara
online.
b. Belum memiliki media yang bisa menyebarkan informasi
kebutuhan perusahaan kepada Vendor secara Online
c. Belum memiliki media yang bisa mengatur worflow yang
flexible sesuai dengan aturan yang sering berubah
d. Belum memiliki kemampuan telusur (Audit Trail) yang
lengkap, guna kebutuhan Audit atas data dan user pengguna.
e. Belum dapat mengakomodasi laporan KPI (Key
Performance Indicator), laporan AdHoc, serta laporan
lainnya.
f. Tidak dapat di-integrasikan secara penuh dengan sistem –
sistem aplikasi lain yang telah ada di Sistem ERP saat ini
seperti aplikasi Keuangan dan Aplikasi Purchasing .
g. Kontrol sistem yang kurang lengkap.
h. Belum memiliki Alert and Warning Sistem.
i. Belum memiliki E-Approval.
j. Belum memiliki fitur Vendor Self Service.

11. ATURAN DASAR
11
1. Peraturan Perundangan
Belum adanya peraturan yang
lebih rinci tentang pengaturan
tanda tangan digital.
Besaran file dokumen yang
diunggah atau diupload.
Standar file dokumen elektronik
yang belum ada.
2. Sumber Daya Manusia
Baik internal dan eksternal yang
masih belum memahami
pelaksanaan pengadaan barang
dan jasa secara elektronik.
3. Perangkat Keras dan Infrastruktur Jaringan
Infrastruktur jaringan internet yang masih belum mendukung pelaksanaan pengadaan barang
dan jasa secara elektronik, karena kecepatan mengakses ke sistem masih lambat. Hambatan
lain dalam implementasi E-Procurement yaitu adanya kesenjangan digital, metodologi,
kepentingan kelompok, dan resistansi individual atas keengganan untuk berubah
(www.bappenas.go.id, 2009). Tantangan lain dalam penerapan sistem E-Procurement yaitu
faktor teknis berupa standart keamanan dan pengembangan sistem itu sendiri. Tantangan
yang bersifat teknis atau aksesibilitas menjadi hal yang penting dalam menilai efektivitas
pelaksanaan E-Procurement (Bruno, 2005 dalam Nightisaba dkk, 2009) Penerapan E-
Procurement nantinya tidak hanya di lingkungan pemerintah pusat, melainkan juga instansi
dan pemerintah daerah, provinsi, kota, kabupaten diikuti dengan puluhan ribu unit kerja di
bawahnya.
Dalam penerapan EProcurement pada satuan kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan
Umum saat ini masih ditemukan beberapa kendala, diantaranya adalah :
E-Procurement yang diiplementasikan dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum belum
menjadi fungsi kontrol yang maksimal. Masih adanya tatap muka pada proses pengadaan
barang dan jasa dengan sistem E-Procurement, menjadikan masih terbukanya potensi untuk
melakukan kecurangan.
E-Procurement yang ada dilingkungan Kementerian Pekerjaan Umum belum memiliki desain
integrasi data lintas instansi, diantaranya integrasi data ke Ditjen Pajak dan Perbankan. Ini
diperlukan sebagai kontrol terhadap laporan pajak bagi para peserta lelang saat melakukan
registrasi dan saat ditunjuk sebagai pemenang lelang.
Belum adanya desain konsep pengembangan aplikasi E-Procurement di lingkungan
Kementerian Pekerjaan Umum guna memenuhi kebutuhan dan penjaminan aplikasi dimasa
datang.
Upaya Mengatasi Hambatan dan Kendala pada Proses E-Procurement
Saat ini telah dilakukan beberapa upaya untuk mengatasi hambatan dalam proses E-
Procurement. Beberapa langkah yang telah diambil untuk mengatasi hambatan tersebut
diantaranya :
Melakukan pelatihan dan sosialisasi pemilihan penyedia jasa secara elektronik (E-
Procurement) baik terhadap Panitia Lelang maupun bagi Penyedia Jasa.
Melakukan penambahan kapasitas storage (penyimpanan) sehingga tidak ada hambatan
dalam penyimpanan file atau dokumen.
Memperbesar kapasitas bandwidth (kecepatan akses) dari 30 Mbps menjadi 100 Mbps.

12. THANK YOU!!