Convegno ECM: Enterprise Content Management Non solo gestione contenuti, ma un modo intelligente di gestire i processi eliminando la carta. A testimonianza di quanto fatto in materia di gestione dei flussi amministrativi per Docflow interviene il proprio cliente Italtel.

1. La gestione dei documenti e dei processi del flusso
amministrativo in Italtel
Giuseppe Russo - Head of Solution Delivery ITALTEL
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2. Agenda 2
Introduzione: l’azienda Italtel
La gestione dei documenti e dei processi del flusso
amministrativo
Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori
Workflow approvazione OdA
Conservazione Sostitutiva
Qualche numero
Conclusioni e sviluppi futuri

3. Chi siamo 3
Attività Italtel progetta, sviluppa e implementa soluzioni per
reti e servizi di telecomunicazioni di nuova
generazione, basati su protocollo IP, oltre che servizi
di supporto all’operatività delle reti.
NGN- NGS
Mission
Essere partner di riferimento degli operatori di
telecomunicazioni, delle Grandi Imprese e delle
Pubbliche Amministrazioni nella realizzazione di reti
IP di nuova generazione e nella messa a punto di
servizi multimediali e convergenti rivolti ai loro
clienti.

4. Chi siamo 4
Leadership tecnologica
La tecnologia Italtel è alla base delle reti di telecomunicazione di 40 operatori nel mondo
SOFTSWITCH:
21%*
leader EMEA
tra i primi 3 player
a livello mondiale
**del mercato, 2008, Yankee Group
SOLUZIONI
INNOVATIVE 14%**
NGN:
Leader EMEA
nel 2007
**del mercato, 2008, Yankee Group

5. Chi siamo 5
Capacità di innovazione
L’attività di sviluppo e innovazione di soluzioni proprietarie innovative all’avanguardia è un asset strategico
45% dei DIPENDENTI
dedicati alle attività di
45%
Sviluppo e Innovazione
nei laboratori di Settimo
Milanese e Carini (PA)
20,3% del
FATTURATO 2007
investito in
20,3 % Sviluppo e
Innovazione

6. Chi siamo 6
Soluzioni attive in
oltre 20 paesi del
mondo
Le sedi italiane del Gruppo sono
a Settimo Milanese, Roma e
Carini (PA).
Gli specialisti in Delevopment &
Innovation sono oltre 1000:
800 - MI
30 - RM
2.300 dipendenti 230 - PA

7. Presenza nel mondo 7
Belgio
Belgio
UK Russia
UK Russia
Germania
Germania
Francia
Francia Polonia
Polonia
Spagna
Spagna
Italia
Italia
UAE -- Dubai
UAE Dubai
Grecia
Grecia
Guatemala
Guatemala Arabia Saudita
Arabia Saudita
Colombia
Colombia
Kenya
Kenya
Perù
Perù
Mozambico
Mozambico
Brasile
Brasile
Argentina
Argentina

8. Cosa abbiamo realizzato e cosa realizzeremo 8
SOLUZIONI IN ESERCIZIO
Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori
SOLUZIONI IN SVILUPPO
Archiviazione sostitutiva fatture fornitori e registri fiscali
Workflow approvazione OdA e Firma Digitale

9. Esigenze 9
Ottimizzare, semplificare e ridurre l’impegno di risorse umane e
finanziarie nello svolgimento di attività operative di specifici
processi gestionali interni
Ciclo passivo
Acquisizione e contabilizzazione fatture fornitori
Decentralizzazione del processo di benestariazione fatture
Iter di approvazione ordini di acquisto
Firma ed archiviazione degli Ordini di Acquisto
Conservazione sostitutiva
Archiviazione dei registri fiscali
Archiviazione fatture fornitori

10. Motivazioni 10
Numero elevato di risorse impegnate in attività
ripetitive
Tempo di svolgimento delle attività non
compatibile con la velocità richiesta nei processi
core dell’azienda
Costo complessivo della gestione e dell’archiviazione dei
documenti non compatibile con l’obiettivo di riduzione dei costi
Disponibilità sul mercato di soluzioni efficaci ed efficenti per la
gestione delle problematiche in oggetto

11. Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori 11
I documenti vengono
3 OCR
3 5 archiviati sul DMS
5
Archiviazione
4 Archiviazione
4
1
1 Documentale
Documentale
Verify
6
6
I documenti
vengono inviati
Scansione massiva
Preparazione,
dal DMS al CCP
2 Documenti
classificazione 2
delle fatture I documenti del DMS
sono aggiornati con i
Per gli ODA dei fornitori che hanno aderito dati di
9
9
viene inviata una mail al controller per contabilizzazione
eseguire il Benestare 10
10
CCP
CCP
SAP R/3
SAP R/3
7
7
12 8
11
12 8
11
Per gli ODA dei La fattura L’utente che deve registrare il documento
Viene inviata una fornitori che non viene effettua il Data-Entry a video avendo a
mail al controller hanno aderito viene contabilizzata disposizione l’immagine della fattura, oppure
per eseguire il inviata una e-mail al su SAP salva quanto proposto in automatico
Benestare benestariante col link
mediante il n° del BT (per i fornitori che
al CCP per dare il [Gestione manuale hanno aderito)
benestare fornitura dello sblocco fattura]

12. Fase di registrazione fattura post-scansione - 1 12

13. Fase di registrazione fattura post-scansione – 2 13

14. Conservazione sostitutiva: obiettivi 14
• Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle
scritture contabili
• Giornale
• IVA
• Inventario
• beni ammortizzabili
• Conservazione sostitutiva per le Fatture Passive
+ + =
Documento Documento
Firma Digitale Riferimento
Digitale “Informatico”
Informatico”
Temporale

15. La Conservazione Sostitutiva 15
L’emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del
ministero delle finanze relativo alla conservazione
sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha
completato il quadro normativo in modo da
consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di
documento.
Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari
esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle
aziende contribuenti e da operatori del settore
che hanno, di volta in volta, affinato aspetti
operativi ed interpretativi.
Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva
qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può
essere lasciato in elettronico, se prodotto
internamente, o distrutto, se ricevuto da entità
esterne.
• La conservazione dei documenti in modalità sostitutiva
garantisce:
• i benefici operativi dati dall’eliminazione della copia fisica e
dal suo processo di gestione manuale,
• nonché l’utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e
penali previsti dalle normative in vigore.

16. Il Processo di conservazione sostitutiva 16
1
CD o DVD
Consultabile 4
Repository
via Web Browser
Documenti
Kit (lettore e smart-
AipaDocs.
Operatore card) per la Firma
Digitale
Conservazione 3
2
Poste Italiane
Selezione Processi di Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale
Conservazione

17. Riorganizzazione processo di approvazione OdA 17
Cruscotto Gestione iter approvazione ordine
Workflow di notifica per approvazione Oda ai Responsabili
competenti
Firma digitale con certificato Microsoft del PDF dell’ordine
Trasmissione ed Archiviazione automatica del PDF emesso da SAP
Gestione elettronica della pratica
Ricevimento conferma d’ordine con firma digitale o scansione
del documento di conferma d’ordine.

18. Qualche numero 18
Numero fatture fornitori contabilizzate nel 2008: circa 14.000
Numero ordini di acquisto emessi cartaceamente nel 2008: circa 8.000
Ordini d’Acquisto Servizi = circa 5.500
Ordini d’Acquisto Prodotti = circa 2.400
Numero di pagine registri fiscali = circa 12.000 pagine/anno