Intranet met een persoonlijkheid: hoe de visie en het nieuwe design tot stand is gekomen.

1. GEMEENTE
DEN HAAG
WERKNET
Intranet met een
persoonlijkheid.
Een case over visie-
vorming en digitale
transformatie.
O N L I N E D E PA R T M E N T

2. Realiseer de transitie van ons intranet naar een
persoonlijk, zinvol en mobile-first platform met een
boeiende persoonlijkheid en een eigen zinnig karakter.
Optimaliseer de interne branding van ons digitale
landschap, om meer uniform, herkenbaar en verbonden
te zijn - in de cloud.
In opdracht van
Gemeente Den Haag
Datum
2016 - 2018
Branche
Overheid
Project type
Sociaal intranet voor werknemers
Technologie
Sharepoint
Partner
Illionix
OPDRACHT
“

3. 1DISCOVERY UX DESIGN VALIDATIE
O N L I N E D E PA R T M E N T
HET UX DESIGN PROCES

4. PRODUCT VISIE
DISCOVERY
We faciliteerde een workshop om alignment te
creëren met alle stakeholder en een gedeelde
visie te vormen. De workshop gaf antwoord op de
volgende vragen:
• Wie zijn de gebruikers?
• Welke problemen lossen we op?
• Welke functionaliteiten hebben we nodig om de
doelen van de gebruikers in te vullen?
• Wat is de impact op design en development
• Wat zijn de rollen en verantwoordelijkheden van
de teamleden?
O N L I N E D E PA R T M E N T

5. PRODUCT VISIE STATEMENT
Werknet is een inspirerende, dynamische online werkomgeving
waarmee je altijd in contact staat met je collega’s en makkelijk
relevante en betrouwbare informatie kunt vinden, maken en delen.
Werknet maakt werken makkelijker en leuker.
Dynamisch
• altijd in ontwikkeling
• up to date
• actief en activerend
DISCOVERY
Inspirerend
• een podium voor jezelf en
anderen
• aantrekkelijk in vormgeving
• Prettige tone of voice
• veelzijdig
Relevant
• persoonlijk en herkenbaar
• actueel
• gefocust op wat jij
belangrijk vindt
Betrouwbaar
• volledige informatie
• actuele informatie
• afzender / bron
• correct
O N L I N E D E PA R T M E N T

6. PRODUCT PERSONALITY
INNOCENT HERO EVERYMAN
DISCOVERY
Het fundament voor realisatie van het intranet
werd gelegd in de product persoonlijkheid en
het digitale huisstijl gids. Met deze gids borgen
we de kwaliteit en consistentie van het product,
wat de adoptie verhoogd en zorgt voor meer
loyale gebruikers.
O N L I N E D E PA R T M E N T

7. DESIGN PRINCIPLES
DISCOVERY
De design principles zijn opgesteld om het team
te helpen met het nemen van cruciale
beslissingen. Design principles geven focus,
zetten de gebruiker centraal en bieden
richtlijnen voor de product eigenaar en het
design en development team.
DESIGN PRINCIPLES
-
Ontwerp een service, geen website
Begin met een doel en verdiep je in de context van de gebruiker, niet vanuit de organisatie.
Zorg dat iedereen welkom is
Maak het begrijpbaar en consistent op het gebied van taalniveau, toegankelijkheid en
conventies.
Maak het persoonlijk
Zet de gebruiker centraal, geef focus en biedt de juiste ervaring op het juiste moment.
Ontwerp voor samenwerking
Verbind en activeer gebruikers, zo ontstaat co-creatie. Door beter samen te werken maken
we alles beter.
Blijf doorontwikkelen
De wereld verandert dus verander mee. Luister naar de gebruiker en blijf ontwikkelen, zo
blijven we relevant.
ONLINE​ DEPARTMENT

8. UITKOMST VAN DE
DISCOVERY FASE
DISCOVERY
PRODUCT VISIE STATEMENT
Werknet is een inspirerende en dynamische online werkomgeving waarmee alle collega’s van Gemeente
Den Haag in contact staan met elkaar. Werknet is de plek om gemakkelijk relevante en betrouwbare
informatie te vinden, te maken en te delen.
DESIGN
PRINCIPLES
WERKNET GEMEENTE DEN HAAG
ONTWERP EEN SERVICE,
GEEN WEBSITE
ZORG DAT IEDEREEN WELKOM IS
Help gebruikers met het behalen van
doelen en sluit aan op hun realiteit,
niet op die van de organisatie.
Stem design en content af op alle
taal- en opleidingsniveau's, leeftijden
en culturen. Volg hiervoor interne
standaarden als leidraad.
MAAK HET PERSOONLIJK
Bied gebruikers relevante content en
ervaringen, afgestemd op hun
interesses als werknemer én mens.
ONTWERP VOOR SAMENWERKING
Stimuleer co-creatie door het
verbinden en activeren van
gebruikers. Samenwerken leidt tot
meer daadkracht en visie.
BLIJF DOORONTWIKKELEN
Luister naar feedback van gebruikers
en pas dit toe. Verander mee in kleine
stappen, dit voorkomt een make-over
achteraf.
O N L I N E D E PA R T M E N T ONLINEDEPARTMENT.NLCOMPUTER DON’T BE A MACHINE
JAMIE OLIVER
KERNKWALITEITEN
TONE OF VOICE — Hoe reageert Werknet bij een positieve en negatieve gebruikerservaring?
PERSONA
Werknet is flexibel, maar pas op dat het niet te wispelturig wordt. Zorg voor focus maar wees niet te star.
Werknet bezit veel enthousiasme. Te veel hiervan kan echter hysterisch & opdringerig overkomen. De
uitdaging van Werknet is om kalm en beheerst te blijven. Al moet het ook niet saai worden.
Werknet is behulpzaam en heeft het beste voor met de ander. Soms kan dit belerend overkomen. Zorg er
voor dat je de mensen blijft helpen door te inspireren zonder je geloofwaardigheid te verliezen.
1
2
3 AVONTUURLIJK • NIEUWSGIERIG • SPONTAAN
EXPLORER
AMBITIEUS • OPVALLEND • GEFOCUST
HERO
BETROUWBAAR • LOYAAL • ONGEDWONGEN
INNOCENT
BEGRIPVOL BEHULPZAAM PRAKTISCH OPRECHT
PERSOONLIJK ENTHOUSIAST PRAKTISCH HELDER
DYNAMISCH
Iedere dag anders
en up-to-date
Content is activerend
Sluit aan bij jouw behoeften
INSPIREREND
Bied een podium voor
jezelf én anderen
Aantrekkelijke content
Verrassend
RELEVANT
Persoonlijk en herkenbaar
Gefocust op jouw online
gedrag en interesses
Je kunt meedoen
BETROUWBAAR
Informatie is volledig
Helder over herkomst,
bronnen en de afzender
Correct
PRODUCT PERSONALITY
“
“
When you are trying to move mountains,
you want-and need-people on your side
who want to move them with you.
want-and need-people on your side
“
“
The world is blessed most
by men who do things,
not by those who merely talk about them.
men who do things
“
“
Our mission is to empower, educate
and inspire as many people as possible
to love and enjoy good food.
to empower, educate
and inspire as many people as possible
“ “My aim is to achieve sustainable change,
not just a cute little makeover.
to achieve sustainable change
• Product visie
• Product karakter en eigenschappen
• Product persona
• Richtlijnen voor design - principes
• Tone of Voice
De poster is verspreid binnen de verschillende afdelingen en
opgehangen in de werkruimtes om alle belanghebbenden te
herinneren aan de achterliggende visie en strategie.

9. 2DISCOVERY UX DESIGN VALIDATIE
HET UX DESIGN PROCES
O N L I N E D E PA R T M E N T

10. RESPONSIVE GRID
DESIGN RICHTINGEN
INTERACTIEF CONCEPT
VISUAL DESIGN
UX DESIGN
O N L I N E D E PA R T M E N T

11. RESPONSIVE DESIGN
UX DESIGN
UX DESIGN
SCHAALBAAR DESIGN
De project documentatie met de ontwikkelde
visie en design principes werd verrijkt met
praktische richtlijnen en grids voor het
responsive design op alle apparaten. Door
standaardisatie hebben we niet alleen de
bestaande systemen geoptimaliseerd, maar
ook de weg vrij gemaakt voor toekomstige
toepassingen.
• Framework definitie: Bootstrap
• Responsieve grid
• Standaardisatie van grafische en technische
bibliotheken

12. UX DESIGN
O N L I N E D E PA R T M E N T
INTERACTION DESIGN

13. RESPONSIVE DESIGN
UX DESIGN
UX DESIGN
VISUELE IDENTITEIT
Om het onderscheidend vermogen van Werknet
te waarborgen is een digital identiteit ontwikkeld
met herkenbare patronen en kleurstellingen.

14. UX DESIGN
O N L I N E D E PA R T M E N T
USER INTERFACE DESIGN

15. O N L I N E D E PA R T M E N T

16. UX DESIGN
Aanvraag nieuwe Werknet oplossing
Gaan meer dan 2000
medewerkers de gewenste
oplossing gebruiken?
Goed nieuws!
De oplossing bestaat al.
Gemeente Den Haag werkt
in dit geval met Sharepoint.
Toch overleg nodig?
Wij luisteren graag.
Zijn hun digitale
vaardigheden (hoger dan)
gemiddeld?
Denk samen met
toekomstige gebruikers na
over de oplossing. Ontwerp
een gebruikerstest
of maak gebruik
van interne
trainingsmodules.
Nee
Nee
Hoe vaak gaan zij
werken met de oplossing?
Is de oplossing
gericht op
raadplegen
en lezen?
Voorziet de oplossing
in speciale wensen
t.b.v. samenwerken?
Is de oplossing langer
dan 1 jaar nodig?
Nee
Ja
vaak
Ja
Ja
soms
Is het bedoeld voor:
oftewel, buiten kantoor?
Ja
Ja
Nee
Ja
Zijn smartphone- of
tabletfuncties nodig,
zoals GPS, camera of
bewegingssensor?
Nee
Nee
Ja
Is koppeling aan je
Werknetaccount,
gemeente- of andere
data nodig?
Ja
Ja
Gebruiken burgers de
oplossing ook?
Goed nieuws!
De oplossing past
op standaard
Sharepoint
JaNee
Is offline
content nodig?
Nee
De oplossing is een
op maat gemaakte
app voor Sharepoint
Nee
Nee
We investeren in
duurzame oplossingen.
Om die reden werken
we standaard in
Sharepoint. Vraag
advies over jouw
wensen.
Nee
Vaak: dagelijks
Soms: wekelijks of maandelijks
Voorziet de oplossing
in speciale wensen
t.b.v. samenwerken?
Goed nieuws!
De oplossing bestaat al.
Gemeente Den Haag werkt
in dit geval met Sharepoint.
Toch overleg nodig?
Wij luisteren graag.
Prima! Overweeg om jouw
wensen te realiseren binnen
de standaard Sharepoint
omgeving.
Goed nieuws!
De oplossing past
op standaard
Sharepoint
Goed nieuws!
De oplossing past
op standaard
Sharepoint
De oplossing is een
op maat gemaakte
app voor Sharepoint
De oplossing is een
bestaande app voor
smartphone
of tablet
Versie 1.0 / 01-2016
- Buitendienst
- Onderweg
- Thuis
- Klantbezoek
De oplossing is een
bestaande app voor
smartphone
of tablet
Maak helder welke
oplossing je nodig hebt.
Mogelijk passen je wensen
bij de standaard Sharepoint
omgeving. Laat je adviseren
over de mogelijkheden.
BESLISBOOM
Tijdens de technische realisatiefase zijn
richtlijnen opgesteld voor het aanvragen van
nieuwe functionaliteiten voor het intranet.
Met behulp van deze beslisboom kunnen nieuwe
aanvragen van gebruikers gemakkelijk worden
verwerkt. Stap voor stap doorloopt de researcher
de verschillende opties. Door dit samen met
gebruikers te doen instaat meer begrip voor de
impact van de aanvraag en worden beslissingen
in samenspraak genomen.
UX DESIGN

17. 3DISCOVERY UX DESIGN VALIDATIE
HET UX DESIGN PROCES
O N L I N E D E PA R T M E N T

18. CARDSORTING
USABILITY TESTING
O N L I N E D E PA R T M E N T
VALIDATIE

19. CARDSORTING
• Open en gesloten card sorting onderzoek
• 20 deelnemers per sessie
• Remote user tests
VALIDATIE USER TESTING

20. USABILITY TESTEN
• Gemodereerde user tests
• Usability test voor mobiel en desktop
• Usability test per sprint
• Intern onderzoekspanel
O N L I N E D E PA R T M E N T
VALIDATIE

21. Kirsten Swart
Portaal Manager Werknet
“
Co-creatie, dat is wat Online Department en Ilionx ons
brengen. Het resultaat? Veel meer dan de visuele en digitale
transformatie die we nodig hadden.
Ze geven ons blijvend inspiratie waarop wij onze visie bouwen,
en ze werken mee aan het draagvlak om die visie binnen de
organisatie te verwezenlijken.
EVALUATIE