Dokumen tersebut memberikan instruksi langkah-demi-langkah untuk melakukan validasi data pada spreadsheet Excel. Validasi dilakukan untuk mengontrol dan membatasi jenis data serta nilai yang dapat dimasukkan pada sel tertentu, misalnya membatasi nilai NIP, panjang teks nama, golongan, dan jumlah anak. Langkah-langkahnya meliputi menentukan rentang sel, mengaktifkan validasi data, mengatur kriteria validasi, dan pes

1. PENGOLAHAN DATABASE (3) :
Materi # 5 5. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Input Message, kemudian lakukan
14 VALIDASI DATA
dan Sel(II)
pemilihan sebagai berikut :
 Beri tanda atau klik kotak cek Show input message when cell is selected, bila anda
ingin Excel menampilkan keterangan pengisian data pada saat sel sedang ditunjuk
atau dipilih.
 Pada kotak isian Title, ketikkan judul keterangan pengisian data. Untuk contoh ini,
kotak ini diisi dengan “DATA NIP YANG BISA DIMASUKKAN”.
 Pada kotak isian Input message, ketikkan keterangan pengisian data yang ingin
Validasi data merupakan fasilitas yang disediakan oleh Excel yang berfungsi
ditampilkan. Ketiklah dengan “Data yang diisi adalah data pegawai yang
untuk mengontrol dan membatasi data yang akan Anda masukkan. Sebagai mempunyai NIP minimum 840120 dan maksimum 880040”.
contoh, perhatikan blank database berikut ini (gambar 1): 6. Pada kotak dialog Data Validation, klik tab Error Alert, kemudian lakukan
pemilihan seperti ini :
Sebagai contoh, pada data  Beri tanda atau klik kotak Show error alert after invalid data is entered, dengan
tersebut kita akan mengontrol memilih kotak cek ini Excel akan menampilkan pesan kesalahan bila anda salah
mengisikan data.
dan membatasi pengisian data  Pada tombol pilihan Style, pilih dan klik gaya tampilan pesan kesalahan yang anda
pada data NIP sebagai data inginkan.
berjenis angka dan hanya dapat  Pada kotak isian Title, ketikkan judul pesan kesalahan yang ingin ditampilkan. Untuk
contoh di atas, kotak isian ini diisi dengan “SALAH PENGISIAN DATA”
diisi dengan NIP dari 840120  Pada kotak isian Error Message, ketikkan pesan kesalahan yang ingin ditampilkan.
sampai 880040. Untuk contoh di atas, kotak isian ini diisi dengan “Data yang bisa dimasukkan
adalah data pegawai yang mempunyai NIP minimum 840120 dan maksimum
880040” atau pesan lain untuk mengingatkan akan kesalahan yang kita buat.
Untuk mengontrol dan membatasi  Pada tombol drop down Style, pilihlah jenis gambar yang akan ditampilkan jika kita
pengisian data pada kolom NIP salah mengisi data.
dengan menggunakan fasilitas 7. Klik OK. Dengan langkah ini validasi data pada kolom NIP akan otomatis
validasi data, ikuti langkah didefinisikan sbb :
berikut :  Ketik penunjuk sel ditempatkan pada kolom NIP, secara otomatis Excel akan
menampilkan keterangan pengisian data (lihat gambar 2)
 Kolom NIP hana akan menampilkan data tentang NIP pegawai yang bernomor
1. Sorotlah range dari tempat data yang akan dikontrol atau batasi pengetikannya. Untuk contoh ini minimum 840120 dan maksimum 880040.
sorotlah pada range seluas B6:B16  Apabila data yang dimasukkan tidak sesuai yang didefinisikan, maka Excel akan
2. Pilih dan klik menu Data, grup Data menampilkan pesan kesalahan seperti pada Gambar 4.
tools, kemudian klik tool Data Apabila validasi data tidak
Validation. dibutuhkan lagi anda dapat
3. Kotak dialog Data Validation akan menghapusnya dengan
ditampilkan. langkah-langkah :
1. Sorotlah range yang
4. Klik pada tab Setting, kemudian pada diinginkan Gunakan data pada Materi 13 untuk membuat suatu database, dan
Validation Criteria lakukan pemilihan dan 2. Munculkan kotak dialog lakukan validasi data sebagai berikut :
pengisian sebagai berikut : Data Validation
3. Klik pada Clear All 1. Data NIP Minimum 840120 dan maksimum 880040
 Pada Allow, pilih dan klik jenis
data yang ingin dimasukkan.
4. Klik OK
2. Panjang teks pada data NAMA maksimal 20 karakter
Untuk latihan ini pilih Whole 3. Data GOLONGAN maksimum Golongan 4
Number.
 Pada Data, pilih dan klik 4. Data jumlah ANAK lebih dari atau sama dengan 0.
Tentunya validasi data dapat kita lakukan terhadap berbagai jenis data
operator yang akan digunakan.
Dalam latihan ini pilihlah yang akan kita masukkan. Hal-hal yang dapat divalidasi dapat LAKUKAN VALIDASI TERHADAP HAL-HAL YANG
operator between. disetting pada drop down Allow pada kotak dialog Data Validation ‘BERPOTENSI’ UNTUK TERJADI KESALAHAN. VALIDASI
 Pada bagian yang bersesuaian TERHADAP DATA TIDAK PERLU DICARI-CARI.
isilah dengan nilai minimum
dan nilai maksimum yang telah Sumber : 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Excel 2000 | Private Experience
ditentukan sebelumnya.
Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007 Excel2007
14