SlideShare a Scribd company logo
COM ORGANITZAR LA
DOCUMENTACIÓ
INTERNA
BARCELONA ACTIVA>2
COM ORGANITZAR LA
DOCUMENTACIÓ
INTERNA
Arxiu intern de la documentació i material útil.
Què és i perque serveix?
La documentació interna és tota aquella documentació que les associacions han de tenir
obligatòriament. Aquesta està formada per documents generats per l’entitat i documents que
emeten les administracions corresponents. Ha d’estar ben endreçada, localitzada, disponible
i accessible.
És important que estigui ben conservada físicament. És recomanable que hi hagi, com a mínim,
una còpia (fotocòpia) disponible i una còpia digitalitzada, per a més comoditat i seguretat.
Per a aquesta tasca, heu de disposar d’un arxiu físic, com una carpeta arxivador o un calaix, i un
arxiu digital, que pot ser local o un espai al núvol. Si l’entitat té una persona contractada, aquesta
és la més adequada per encarregar-se de l’organització. Si no, la tasca la pot fer una persona
voluntària membre del grup motor o amb una trajectòria a l'associació.
Organitzar l’arxiu pot semblar poc important, però facilita la gestió del dia a dia; per exemple, per
a la presentació de sol·licituds a subvencions. A més, tenir la documentació localitzada i
organitzada dona seguretat al grup.
Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >3
Arxiu físic:
El més recomanable és que l’arxiu físic sigui a la mateixa seu de l’associació. Si no en té, una
persona amb representació legal es pot fer responsable de la documentació.
És per aquest motiu que es recomana que sigui la mateixa persona responsable de l’actualització
periòdica.
Des de l’associació es pot crear una pauta o protocol per a l’actualització i aquest estar
disponible per a tothom i així facilitar el relleu.
Si es té l’ocasió i quan tota la documentació estigui localitzada i fotocopiada us podeu adreçar a
un organisme oficial per a la compulsa. Aquesta permet a l’associació disposar de documents
addicionals/fotocopiats amb valor d’originals.
Arxiu digital:
Aquest espai està format per dos conceptes. La còpia a l’ordinador de l’associació (local) i la
còpia al núvol (espai digital a la xarxa).
La documentació interna pot estar digitalitzada en un ordinador però el més segur és que sigui
accessible des de diferents punts per poder consultar-la en cas de necessitat.
La mateixa persona que gestiona la documentació física haurà de gestionar la informació digital i
haurà de gestionar l’accés. També, assegurar-se de l’actualització i del traspàs de la informació
en cas de necessitat.
Us recomanem tenir un Certificat digital que us identifiqui
com associació. Us facilitarà els tràmits amb les administracions
públiques entre altres.
Si encara no en disposeu d’un, podeu consultar +Fàcil Guia Com
obtenir el certificat, einESS.
BARCELONA ACTIVA>4
Documentació legal obligatòria
A continuació, trobareu unes taules per anar marcant els documents que disposeu un cop
localitzats i digitalitzats.
Físic Digital
Original
Foto
còpia
Local Núvol
Acta fundacional de l’associació
Estatuts i Reglament de Règim Intern, si s’escau
Doc. de sol·licitud d’inscripció de la constitució
d’una associació i comprovant de pagament
Document d’alta a Hisenda (036, si s’escau)
NIF de l’associació
DNI dels representants legals (composició de la
Junta)
Certificat digital
Llibre de les persones sòcies (base de dades de les
persones sòcies)
Llibre d’actes (registre de les actes)
Actes de les Juntes i canvis de juntes
Documentació fiscal i comptable dels últims anys
en ordre cronològic (factures emeses i rebudes,
impostos…)
Actes (coordinació, assemblea ordinària,
extraordinària...)
Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >5
Si teniu persones contractades i/o seu física
+ A fons
Aquí trobareu el llistat de documents que la vostra entitat pot necessitar en funció del seu àmbit
d’activitat.
Físic Digital
Documentació relativa del personal contractat
(contractes laborals, còpies simples, nòmines, PRL...)
Contractes amb tercers (compte bancari, assegurances
RC, gestories, LOPD, leasing...)
Documents o contractes que acrediten la utilització de
l’espai: contracte de lloguer del local i annexos,
cessió d’ús…
Documents o contractes dels subministraments (aigua,
llum, telecomunicacions...)
Físic Digital
Autoritzacions d’ús d’imatges per a la posterior
publicació
Memòries de l’entitat dels anys anteriors (arxiu històric,
hemeroteca)
Material de difusió de la mateixa entitat
“Protocols de traspàs de treball”
Llistat de contactes proveïdors (plantilla +Fàcil)
Contractes per serveis fets per l’entitat (model de
contractes)
Model de representació per la “presentación por medios
Electrónicos de autoliquidaciones, declaraciones y
comunicaciones tributarias” (autorització a tercers per a
la presentació telemàtica de documentació)
Autorització de la família si les persones sòcies són
menors d’edat/amb necessitats específiques
Certificats de menors
Convenis i/o documentació de concessió de subvencions
BARCELONA ACTIVA>6
Materials útils
En aquest apartat trobareu el llistat de materials útils que també recomanem tenir localitzats:
(*)
Aquests dos elements no poden estar al núvol.
També teniu disponible una plantilla de +Fàcil Plantilla Base de dades de
contactes, einESS.
Físic Núvol
El segell de l’entitat X*
Claus del local, qui les té i quantes còpies hi ha X*
Nom d’usuari i claus del wifi
Claus d’accés dels ordinadors
Claus d’accés de les bases de dades (llibre de persones
sòcies)
Plantilles digitals fetes prèviament (formularis, factures,
cartells…)
Dades de contacte dels representants legals (noms i
núm. de telèfons)
Documents d'impremta per a la gestió (formularis
d’inscripció, llibretes d’albarans, llibretes de factures…)
Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >7
Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions,
impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de
Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en
l’àmbit de l’Economia Social i Solidària.
Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores,
entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social
i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament
i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals
com a diversos barris de la ciutat.
Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a:
innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat

More Related Content

Similar to Com organitzar la documentació interna

La Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
La Intranet: De la informació a la gestió docuemntalLa Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
La Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
Fòrum Català d’Informació i Salut
 
Cerca d'informacio al mon empresarial
Cerca d'informacio al mon empresarialCerca d'informacio al mon empresarial
Cerca d'informacio al mon empresarial
noel2gad
 
Pinbal
PinbalPinbal
Promovi Projects Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
Promovi Projects   Com Crear Una Empresa A L Europa De L EstPromovi Projects   Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
Promovi Projects Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
ignova
 
Gestió de la documentació
Gestió de la documentacióGestió de la documentació
Gestió de la documentació
DGS
 
Larxiu
LarxiuLarxiu
Mobiliari
MobiliariMobiliari
Mobiliari
cruseta
 
Tema 11 arxivament de la informació
Tema 11 arxivament de la informacióTema 11 arxivament de la informació
Tema 11 arxivament de la informació
Laura GC
 
Apunt arxiu
Apunt arxiuApunt arxiu
Apunt arxiu
cruseta
 
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
Lluís Campderrich
 
L'equip de dipsalut - Eva Pérez
L'equip de dipsalut - Eva PérezL'equip de dipsalut - Eva Pérez
L'equip de dipsalut - Eva Pérez
Dipsalut
 
Empresa
EmpresaEmpresa
Empresa
Sergi
 

Similar to Com organitzar la documentació interna (14)

Intranet : de la informació a la gestió
Intranet : de la informació a la gestióIntranet : de la informació a la gestió
Intranet : de la informació a la gestió
 
La Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
La Intranet: De la informació a la gestió docuemntalLa Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
La Intranet: De la informació a la gestió docuemntal
 
Cerca d'informacio al mon empresarial
Cerca d'informacio al mon empresarialCerca d'informacio al mon empresarial
Cerca d'informacio al mon empresarial
 
Pinbal
PinbalPinbal
Pinbal
 
Promovi Projects Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
Promovi Projects   Com Crear Una Empresa A L Europa De L EstPromovi Projects   Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
Promovi Projects Com Crear Una Empresa A L Europa De L Est
 
Gestió de la documentació
Gestió de la documentacióGestió de la documentació
Gestió de la documentació
 
Larxiu
LarxiuLarxiu
Larxiu
 
Mobiliari
MobiliariMobiliari
Mobiliari
 
Tema 11 arxivament de la informació
Tema 11 arxivament de la informacióTema 11 arxivament de la informació
Tema 11 arxivament de la informació
 
L'Anàlisi Diplomàtica
L'Anàlisi DiplomàticaL'Anàlisi Diplomàtica
L'Anàlisi Diplomàtica
 
Apunt arxiu
Apunt arxiuApunt arxiu
Apunt arxiu
 
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
Unitat didàctica 29. Gestions i tràmits per Internet.
 
L'equip de dipsalut - Eva Pérez
L'equip de dipsalut - Eva PérezL'equip de dipsalut - Eva Pérez
L'equip de dipsalut - Eva Pérez
 
Empresa
EmpresaEmpresa
Empresa
 

More from Barcelona Activa amb l’ESS

Càpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdfCàpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdf
Barcelona Activa amb l’ESS
 
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
Barcelona Activa amb l’ESS
 
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil 3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
Barcelona Activa amb l’ESS
 
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Barcelona Activa amb l’ESS
 
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Comunicacio Interna
Comunicacio InternaComunicacio Interna
Comunicacio Interna
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Pressupost
PressupostPressupost
Quant costa contractar
Quant costa contractarQuant costa contractar
Quant costa contractar
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Subvencions
SubvencionsSubvencions
IRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracionsIRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracions
Barcelona Activa amb l’ESS
 
IVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracionsIVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracions
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Eines colaboratives
Eines colaborativesEines colaboratives
Eines colaboratives
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Model 036
Model 036Model 036
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Guia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperativesGuia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperatives
Barcelona Activa amb l’ESS
 
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de BarcelonaLes Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Barcelona Activa amb l’ESS
 
La Comunificadora
La ComunificadoraLa Comunificadora
La Comunificadora
Barcelona Activa amb l’ESS
 
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a BarcelonaL'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
Barcelona Activa amb l’ESS
 

More from Barcelona Activa amb l’ESS (20)

Càpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdfCàpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdf
 
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
 
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil 3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
 
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
 
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
 
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
 
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
 
Comunicacio Interna
Comunicacio InternaComunicacio Interna
Comunicacio Interna
 
Pressupost
PressupostPressupost
Pressupost
 
Quant costa contractar
Quant costa contractarQuant costa contractar
Quant costa contractar
 
Subvencions
SubvencionsSubvencions
Subvencions
 
IRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracionsIRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracions
 
IVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracionsIVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracions
 
Eines colaboratives
Eines colaborativesEines colaboratives
Eines colaboratives
 
Model 036
Model 036Model 036
Model 036
 
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
 
Guia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperativesGuia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperatives
 
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de BarcelonaLes Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
 
La Comunificadora
La ComunificadoraLa Comunificadora
La Comunificadora
 
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a BarcelonaL'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
 

Com organitzar la documentació interna

  • 2. BARCELONA ACTIVA>2 COM ORGANITZAR LA DOCUMENTACIÓ INTERNA Arxiu intern de la documentació i material útil. Què és i perque serveix? La documentació interna és tota aquella documentació que les associacions han de tenir obligatòriament. Aquesta està formada per documents generats per l’entitat i documents que emeten les administracions corresponents. Ha d’estar ben endreçada, localitzada, disponible i accessible. És important que estigui ben conservada físicament. És recomanable que hi hagi, com a mínim, una còpia (fotocòpia) disponible i una còpia digitalitzada, per a més comoditat i seguretat. Per a aquesta tasca, heu de disposar d’un arxiu físic, com una carpeta arxivador o un calaix, i un arxiu digital, que pot ser local o un espai al núvol. Si l’entitat té una persona contractada, aquesta és la més adequada per encarregar-se de l’organització. Si no, la tasca la pot fer una persona voluntària membre del grup motor o amb una trajectòria a l'associació. Organitzar l’arxiu pot semblar poc important, però facilita la gestió del dia a dia; per exemple, per a la presentació de sol·licituds a subvencions. A més, tenir la documentació localitzada i organitzada dona seguretat al grup.
  • 3. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >3 Arxiu físic: El més recomanable és que l’arxiu físic sigui a la mateixa seu de l’associació. Si no en té, una persona amb representació legal es pot fer responsable de la documentació. És per aquest motiu que es recomana que sigui la mateixa persona responsable de l’actualització periòdica. Des de l’associació es pot crear una pauta o protocol per a l’actualització i aquest estar disponible per a tothom i així facilitar el relleu. Si es té l’ocasió i quan tota la documentació estigui localitzada i fotocopiada us podeu adreçar a un organisme oficial per a la compulsa. Aquesta permet a l’associació disposar de documents addicionals/fotocopiats amb valor d’originals. Arxiu digital: Aquest espai està format per dos conceptes. La còpia a l’ordinador de l’associació (local) i la còpia al núvol (espai digital a la xarxa). La documentació interna pot estar digitalitzada en un ordinador però el més segur és que sigui accessible des de diferents punts per poder consultar-la en cas de necessitat. La mateixa persona que gestiona la documentació física haurà de gestionar la informació digital i haurà de gestionar l’accés. També, assegurar-se de l’actualització i del traspàs de la informació en cas de necessitat. Us recomanem tenir un Certificat digital que us identifiqui com associació. Us facilitarà els tràmits amb les administracions públiques entre altres. Si encara no en disposeu d’un, podeu consultar +Fàcil Guia Com obtenir el certificat, einESS.
  • 4. BARCELONA ACTIVA>4 Documentació legal obligatòria A continuació, trobareu unes taules per anar marcant els documents que disposeu un cop localitzats i digitalitzats. Físic Digital Original Foto còpia Local Núvol Acta fundacional de l’associació Estatuts i Reglament de Règim Intern, si s’escau Doc. de sol·licitud d’inscripció de la constitució d’una associació i comprovant de pagament Document d’alta a Hisenda (036, si s’escau) NIF de l’associació DNI dels representants legals (composició de la Junta) Certificat digital Llibre de les persones sòcies (base de dades de les persones sòcies) Llibre d’actes (registre de les actes) Actes de les Juntes i canvis de juntes Documentació fiscal i comptable dels últims anys en ordre cronològic (factures emeses i rebudes, impostos…) Actes (coordinació, assemblea ordinària, extraordinària...)
  • 5. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >5 Si teniu persones contractades i/o seu física + A fons Aquí trobareu el llistat de documents que la vostra entitat pot necessitar en funció del seu àmbit d’activitat. Físic Digital Documentació relativa del personal contractat (contractes laborals, còpies simples, nòmines, PRL...) Contractes amb tercers (compte bancari, assegurances RC, gestories, LOPD, leasing...) Documents o contractes que acrediten la utilització de l’espai: contracte de lloguer del local i annexos, cessió d’ús… Documents o contractes dels subministraments (aigua, llum, telecomunicacions...) Físic Digital Autoritzacions d’ús d’imatges per a la posterior publicació Memòries de l’entitat dels anys anteriors (arxiu històric, hemeroteca) Material de difusió de la mateixa entitat “Protocols de traspàs de treball” Llistat de contactes proveïdors (plantilla +Fàcil) Contractes per serveis fets per l’entitat (model de contractes) Model de representació per la “presentación por medios Electrónicos de autoliquidaciones, declaraciones y comunicaciones tributarias” (autorització a tercers per a la presentació telemàtica de documentació) Autorització de la família si les persones sòcies són menors d’edat/amb necessitats específiques Certificats de menors Convenis i/o documentació de concessió de subvencions
  • 6. BARCELONA ACTIVA>6 Materials útils En aquest apartat trobareu el llistat de materials útils que també recomanem tenir localitzats: (*) Aquests dos elements no poden estar al núvol. També teniu disponible una plantilla de +Fàcil Plantilla Base de dades de contactes, einESS. Físic Núvol El segell de l’entitat X* Claus del local, qui les té i quantes còpies hi ha X* Nom d’usuari i claus del wifi Claus d’accés dels ordinadors Claus d’accés de les bases de dades (llibre de persones sòcies) Plantilles digitals fetes prèviament (formularis, factures, cartells…) Dades de contacte dels representants legals (noms i núm. de telèfons) Documents d'impremta per a la gestió (formularis d’inscripció, llibretes d’albarans, llibretes de factures…)
  • 7. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >7 Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions, impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en l’àmbit de l’Economia Social i Solidària. Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores, entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals com a diversos barris de la ciutat. Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a: innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat