SlideShare a Scribd company logo
1 of 8
Download to read offline
COMUNICACIÓ
INTERNA
BARCELONA ACTIVA>2
COMUNICACIÓ
INTERNA
Guia per associacions.
Què és i perquè és important?
És aquella comunicació que es produeix dins de l’entitat i va dirigida a la junta directiva, les
persones treballadores, el voluntariat i les persones sòcies.
Ajuda a millorar el funcionament intern, la planificació i l’eficàcia social de l’associació.
La comunicació interna afavoreix la cohesió, la confiança i la participació. Genera un bon clima
que reforça el sentit de pertinença a l’entitat.
L’objectiu principal ha d’anar més enllà del sol fet d’informar. Ha de tenir un plantejament
estratègic i ha de buscar la interacció i els fluxos d’informació entre persones.
Circuits de comunicació interna
Segons la direcció que s’estableix en la comunicació, podem definir 4 circuits diferents:
Vertical Descendent: és la comunicació que es produeix de dalt cap a baix, dels equips directius i
tècnics a la resta de persones que configuren l’associació. S’utilitza tant per comunicar la visió,
els objectius i l’estratègia global de l’organització, com per les decisions i processos de treball.
Vertical Ascendent: es produeix de baix cap a dalt, entre diferents persones o departaments que
estan a diferent nivell dins l’organització. Transmet a l’equip directiu les inquietuds, interessos i
opinions. És necessari crear espais de confiança perquè aquesta sigui efectiva.
Horitzontal: entre persones o departaments que estan al mateix nivell dins l’entitat. Millora el
treball en equip, la coordinació i genera climes de confiança.
Diagonal: és aquella comunicació que s’estableix entre persones o departaments de diferents
nivells dins l’organització, redueix les distàncies i potencia la participació.
No sempre es produeixen aquests quatre circuits, això dependrà de l’estructura i organigrama de
la vostra associació.
Comunicació interna / Guia per associacions >3
Si el vostre model organitzatiu és el tradicional, estructurat de manera vertical i jeràrquica els
trobareu tots, i haureu de posar especial atenció en aquells fluxos verticals per garantir la
participació.
En canvi, si vostra associació està basada en un model més horitzontal i participatiu, el vostre
circuit principal de comunicació serà l’horitzontal.
Claus per una bona comunicació
Una de les claus principals per una bona comunicació interna és la transparència tant pel que fa
als missatges que es transmeten, com en la informació dels processos interns de l’associació.
La comunicació interna ha de ser bidireccional i ha d’estar basada en l’escolta activa i
l’assertivitat, d’aquesta manera es fomenta la confiança i la participació.
Crear espais de reunió informals, us ajudarà a generar espais de confiança, a fomentar les
relacions i enfortir els vincles.
Els missatges han de ser clars i concrets per facilitat la comprensió, en clau positiva i creatius
per fer-los més atractius i despertar l’interès de l’interlocutor.
És convenient tenir un grup de treball específic per a la comunicació interna o alguna persona
responsable que coordini, lideri i organitzi les tasques. No la deixeu en segon pla, ja que és una
de les principals palanques pel bon funcionament d’una organització.
Pla de comunicació interna
El Pla de comunicació interna és el document de treball que recull i especifica els objectius i
mecanismes de comunicació que es realitzaran en un període de temps determinat.
El Pla de comunicació interna és part del Pla de comunicació, però el podeu fer de manera
puntual i aïllada quan calgui cobrir alguna necessitat de comunicació o per millorar els fluxos
d’informació interns. Ha d’estar en concordança amb l’estratègia global, amb la missió, la visió i
els valors de l’associació.
És important que es defineixin bé els objectius i els públics interns; que estigui adaptat a
l’entitat, que sigui realista i que se’n designi una persona responsable.
Els passos per realitzar-lo són:
1. Anàlisi de la comunicació interna a l’entitat
El primer pas que heu de fer, és una anàlisi de la situació de la comunicació interna de l’entitat.
Feu un organigrama i determineu els fluxos d’informació que utilitzeu.
BARCELONA ACTIVA>4
Valoreu si el procés comunicatiu funciona o no:
La comunicació és fluida?
Es produeix en tots els sentits?
Tothom participa en el procés?
Quines informacions es transmeten?
Existeix una persona responsable?
Quines són les eines de comunicació més utilitzades?
Com es transmet el missatge?
Com es percep la comunicació interna dins l’entitat?
La comunicació interna es correspon amb l’externa?
Es transmeten la missió, visió i valors de l’associació?
Amb l’anàlisi i els resultats determineu les necessitats que teniu, per a millorar els circuits de
comunicació.
2. Definir els públics interns
Una de les claus per una bona comunicació és la segmentació dels públics interns als quals us
dirigiu. Cal definir-los bé per escollir el to correcte i el millor canal per arribar-hi.
Els destinataris interns de les associacions són:
 Equip tècnic i directiu: junta directiva i persones treballadores.
 La base social: voluntariat i persones associades.
3. Els objectius
Els objectius han de donar resposta a les necessitats de comunicació sorgides de l’anàlisi.
Han de ser clars, concrets, realistes i mesurables. Han d’estar en concordança amb la
comunicació externa, la identitat corporativa i amb la missió, visió i valors de l’entitat. S’han de
poder planificar i executar en un període de temps concret.
Alguns objectius poden ser: informar de les activitats, informar dels processos, millorar la
confiança en els òrgans de govern, fomentar la cohesió, fomentar el treball col·laboratiu, motivar
a les persones treballadores, reforçar el sentiment de pertinença de la base social, etc.
4. L’estratègia
L'estratègia és la forma genèrica d'arribar als objectius: de quina manera, amb quines prioritats,
com s'alineen amb els valors de l'entitat, quin estil de comunicació, concepte paraigua... És un
marc genèric a partir del qual s’escolliran les accions a realitzar. Com els objectius, l’estratègia
de comunicació ha d’estar alineada amb l’estratègia global de l’organització.
5. Els canals i les accions
Amb l’estratègia definida, és el moment d’establir els canals i les accions.
Els canals són els mitjans per on es transmet el missatge i les accions aquelles tàctiques amb
què assolir els objectius de comunicació.
Tant els canals, les accions, com els missatges han d’estar adaptats als diferents públics i als
objectius marcats perquè siguin efectius.
Podeu utilitzar una taula com aquesta, per resumir les accions i els canals que utilitzareu:
Comunicació interna / Guia per associacions >5
Recorda!
Utilitzeu un llenguatge inclusiu que no discrimini.
Si utilitzeu la primera persona del plural, reforceu la identificació i el
sentit de pertinença de les persones interlocutores.
El missatge ha de ser:
 Clar, concís i directe
 Adaptat al canal
 El llenguatge i to ha de ser adequat al públic a qui va dirigit
 Sense faltes gramaticals ni d’ortografia
6. Planificar i pressupostar
Ara toca traslladar la informació estratègica definida en els punts anteriors al Calendari de
comunicació. Cal planificar, organitzar i temporalitzar les accions que fareu. D’aquesta manera
tindreu una visió àmplia i general i podreu evitar acumulacions de feina en moments
determinats.
La temporalització sol ser anual, però també la podeu fer trimestral o semestral. Heu de cercar la
millor opció per a la vostra associació.
També heu de conèixer els recursos humans, materials i econòmics de què disposeu i decidir les
partides pressupostàries que calen per realitzar els objectius marcats.
Per fer el calendari, podeu utilitzar el recurs +Fàcil El Calendari de comunicación, einESS
7. Avaluació i seguiment
Ja teniu definit el Pla de comunicació interna i toca portar-lo a la pràctica. És important que feu
seguiment al llarg del procés, i una avaluació dels objectius marcats en finalitzar. Aquesta
informació us servirà per millorar i adaptar quan calgui, la comunicació interna a la vostra
entitat.
PÚBLICS OBJECTIU 1 OBJECTIU 2 OBJECTIU 3
PÚBLIC 1 ACCIÓ 1.1 ACCIÓ 3.1
PÚBLIC 2 ACCIÓ 2.1
PÚBLIC 3 ACCIÓ 1.2 ACCIÓ 2.2
BARCELONA ACTIVA>6
Eines i recursos
D’eines i recursos n’hi ha de diferents, és important que feu la tria en funció dels objectius que
vulgueu aconseguir.
Algunes de les eines i recursos per a millorar i facilitar la comunicació interna són:
 Intranet: és l’espai virtual intern de l’associació. S’hi poden penjar calendaris, manuals,
les actes, formacions, etc. Facilita el treball en grup i l’accés a la informació.
 Memòria anual: és el document, en molts casos obligatori, on es recull informació sobre
el que ha fet l’associació al llarg de l’any. Ha de ser un document ben estructurat, clar en
el contingut i en la redacció. És una de les millors eines per reforçar el reconeixement, la
confiança i la projecció de l’entitat, tant pel que fa al públic intern com a l’extern.
 Manuals interns: Protocols pel traspàs d’informació i processos de treball intern.
 Revistes o butlletins interns: publicacions periòdiques destinades a informar, fer difusió
de notícies, i comunicar els processos interns de l’organització. Poden ser digitals o en
paper.
 Correu electrònic: serveix per informar i convocar. És sostenible i econòmic. S’han
d’evitar els enviaments massius.
 Cartes personalitzades: per informar d’esdeveniments especials i personalitzar
missatges. És un bon canal per assegurar que s’arriba a persones que estan
desconnectades digitalment.
 Cartelleria: per donar a conèixer de manera visual actes i esdeveniments de l’agenda de
l’associació.
 Taulell d’anuncis: per penjar notícies, cartelleria i per transmetre informació tant per a
persones treballadores, com per a persones sòcies, voluntàries o usuàries.
 Bústies de suggeriments: recullen opinions, idees i serveixen per millorar els processos
interns.
 Enquestes de satisfacció: per escoltar opinions i preguntar directament i conèixer el grau
de satisfacció. Serveixen també per fer el seguiment i l’avaluació dels objectius marcats.
 Reunions: fomenten el diàleg, el treball en equip, la circulació d’informació i les relacions
personals.
 Actes informals: són aquells espais de relació amb la base social que us ajuden a
fomentar les relacions interpersonals i establir vincles.
Podeu utilitzar una taula resum per endreçar i visualitzar millor els objectius i les eines i recursos
que fareu servir:
Comunicació interna / Guia per associacions >7
Recursos
Altres recursos en línia:
CRAJ La Comunicació interna a les entitats
Torre Jussana UP 24 Càmera, llums, interacció. Manual de comunicació associativa en
temps 2.0
Torre Jussana UP 26 Manual sobre la incorporació de la perspectiva de gènere i
mesures d’igualtat per a entitats
Xarxanet Comunicació interna
OBJECTIUS EINES I RECURSOS
Informar
Correu electrònic, butlletins interns, taulells d'anuncis, cartes postals,
cartelleria, web, memòria anual...
Fomentar la cohesió Xerrades informals, activitats lúdiques, formacions, dinàmiques grupals...
Fomentar la participació
Manuals interns, reunions informatives sobre els processos de planificació
estratègica, espais de debat...
Treball col·laboratiu
Etherpad, Piratepad, Google Docs, Wekan, Dropbox... (programari del
recurs que està fent la Maria)
Recollir informació Enquestes de satisfacció, bústia de suggeriments, entrevistes...
BARCELONA ACTIVA>8
Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions,
impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de
Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en
l’àmbit de l’Economia Social i Solidària.
Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores,
entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social
i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament
i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals
com a diversos barris de la ciutat.
Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a:
innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat

More Related Content

Similar to Comunicacio Interna

Iso 9001 Conceptes BàSics
Iso 9001   Conceptes BàSicsIso 9001   Conceptes BàSics
Iso 9001 Conceptes BàSicsBruno Storti
 
Director del programa sogeviso
Director  del programa sogevisoDirector  del programa sogeviso
Director del programa sogevisoJuli Boned
 
Forum ITESSS: Atenció Compartida
Forum ITESSS: Atenció CompartidaForum ITESSS: Atenció Compartida
Forum ITESSS: Atenció CompartidaForum ITESSS
 
Presentació Comunicació Empresarial
Presentació Comunicació EmpresarialPresentació Comunicació Empresarial
Presentació Comunicació EmpresarialAnna Roca
 
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societatObservatori del Tercer Sector
 
Presentació momentum 15 febrer Barcelona
Presentació momentum 15 febrer BarcelonaPresentació momentum 15 febrer Barcelona
Presentació momentum 15 febrer BarcelonaMOMENTUM Barcelona
 
Què hem de tenir claríssim
Què hem de tenir claríssimQuè hem de tenir claríssim
Què hem de tenir claríssimTona Pou
 
CATÀLEG DE SERVEIS 2011
CATÀLEG DE SERVEIS 2011CATÀLEG DE SERVEIS 2011
CATÀLEG DE SERVEIS 2011Isidor Torres
 
Coaching Equips Valors I Persones 2009 C A T A L A
Coaching  Equips  Valors I  Persones 2009  C A T A L ACoaching  Equips  Valors I  Persones 2009  C A T A L A
Coaching Equips Valors I Persones 2009 C A T A L AValors & Persones
 
Presentació sessió inicial
Presentació sessió inicialPresentació sessió inicial
Presentació sessió inicialxarxa consultors
 
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...Asociación SIENA
 
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)Xarxa Òmnia
 

Similar to Comunicacio Interna (20)

Iso 9001 Conceptes BàSics
Iso 9001   Conceptes BàSicsIso 9001   Conceptes BàSics
Iso 9001 Conceptes BàSics
 
Director del programa sogeviso
Director  del programa sogevisoDirector  del programa sogeviso
Director del programa sogeviso
 
Com millorar el PIDCES
Com millorar el PIDCESCom millorar el PIDCES
Com millorar el PIDCES
 
Forum ITESSS: Atenció Compartida
Forum ITESSS: Atenció CompartidaForum ITESSS: Atenció Compartida
Forum ITESSS: Atenció Compartida
 
Presentació Comunicació Empresarial
Presentació Comunicació EmpresarialPresentació Comunicació Empresarial
Presentació Comunicació Empresarial
 
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat
2014 01 Col·laboració: treballar junts per la societat
 
Dinamitzadors continguts
Dinamitzadors contingutsDinamitzadors continguts
Dinamitzadors continguts
 
Documentalistes
DocumentalistesDocumentalistes
Documentalistes
 
cursos
cursoscursos
cursos
 
08 Pla De Comunicació
08 Pla De Comunicació08 Pla De Comunicació
08 Pla De Comunicació
 
Presentació momentum 15 febrer Barcelona
Presentació momentum 15 febrer BarcelonaPresentació momentum 15 febrer Barcelona
Presentació momentum 15 febrer Barcelona
 
[Cicle comunicacio 2.0] 1 comunicacio
[Cicle comunicacio 2.0] 1  comunicacio[Cicle comunicacio 2.0] 1  comunicacio
[Cicle comunicacio 2.0] 1 comunicacio
 
Què hem de tenir claríssim
Què hem de tenir claríssimQuè hem de tenir claríssim
Què hem de tenir claríssim
 
CATÀLEG DE SERVEIS 2011
CATÀLEG DE SERVEIS 2011CATÀLEG DE SERVEIS 2011
CATÀLEG DE SERVEIS 2011
 
Coaching Equips Valors I Persones 2009 C A T A L A
Coaching  Equips  Valors I  Persones 2009  C A T A L ACoaching  Equips  Valors I  Persones 2009  C A T A L A
Coaching Equips Valors I Persones 2009 C A T A L A
 
Presentació sessió inicial
Presentació sessió inicialPresentació sessió inicial
Presentació sessió inicial
 
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...
Guia per impulsar la Governança Democràtica a les organitzacions del Tercer S...
 
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)
Presentació Jornada Omnia 09 (vs1)
 
Taller presencia social
Taller presencia socialTaller presencia social
Taller presencia social
 
La presència social de les entitats de custòdia
La presència social de les entitats de custòdiaLa presència social de les entitats de custòdia
La presència social de les entitats de custòdia
 

More from Barcelona Activa amb l’ESS

4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació SostenibleBarcelona Activa amb l’ESS
 
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)Barcelona Activa amb l’ESS
 
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...Barcelona Activa amb l’ESS
 
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...Barcelona Activa amb l’ESS
 
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...Barcelona Activa amb l’ESS
 

More from Barcelona Activa amb l’ESS (20)

Càpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdfCàpsules #TransformESS .pdf
Càpsules #TransformESS .pdf
 
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
4a ed. Col·laboratori.ess: Alimentació Sostenible
 
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil 3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
3a Ed. Col·laboratori.ess: El Sector Tèxtil
 
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
2a ed. Col·laboratori.ess: Economia de les Cures
 
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
Activitats per a la promoció de l'ESS i la innovació socioeconòmica (2020)
 
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
#FemBalanç del Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària 2016-2019. Prese...
 
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
Exploració del sector tèxtil amb mirada d'Economia Social i Solidària a Barce...
 
Com organitzar la documentació interna
Com organitzar la documentació internaCom organitzar la documentació interna
Com organitzar la documentació interna
 
Quant costa contractar
Quant costa contractarQuant costa contractar
Quant costa contractar
 
IRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracionsIRPF Com fer les declaracions
IRPF Com fer les declaracions
 
IVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracionsIVA Com fer les declaracions
IVA Com fer les declaracions
 
Eines colaboratives
Eines colaborativesEines colaboratives
Eines colaboratives
 
Certificat digital
Certificat digitalCertificat digital
Certificat digital
 
Model 036
Model 036Model 036
Model 036
 
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
L'estat del sector tèxtil a Barcelona amb perspectiva d'Economia Social i Sol...
 
Guia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperativesGuia tècnica sobre cooperatives
Guia tècnica sobre cooperatives
 
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de BarcelonaLes Altres Economies de la ciutat de Barcelona
Les Altres Economies de la ciutat de Barcelona
 
La Comunificadora
La ComunificadoraLa Comunificadora
La Comunificadora
 
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a BarcelonaL'Economia Social i Solidària a Barcelona
L'Economia Social i Solidària a Barcelona
 
Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària
Pla d'impuls de l'Economia Social i SolidàriaPla d'impuls de l'Economia Social i Solidària
Pla d'impuls de l'Economia Social i Solidària
 

Comunicacio Interna

  • 2. BARCELONA ACTIVA>2 COMUNICACIÓ INTERNA Guia per associacions. Què és i perquè és important? És aquella comunicació que es produeix dins de l’entitat i va dirigida a la junta directiva, les persones treballadores, el voluntariat i les persones sòcies. Ajuda a millorar el funcionament intern, la planificació i l’eficàcia social de l’associació. La comunicació interna afavoreix la cohesió, la confiança i la participació. Genera un bon clima que reforça el sentit de pertinença a l’entitat. L’objectiu principal ha d’anar més enllà del sol fet d’informar. Ha de tenir un plantejament estratègic i ha de buscar la interacció i els fluxos d’informació entre persones. Circuits de comunicació interna Segons la direcció que s’estableix en la comunicació, podem definir 4 circuits diferents: Vertical Descendent: és la comunicació que es produeix de dalt cap a baix, dels equips directius i tècnics a la resta de persones que configuren l’associació. S’utilitza tant per comunicar la visió, els objectius i l’estratègia global de l’organització, com per les decisions i processos de treball. Vertical Ascendent: es produeix de baix cap a dalt, entre diferents persones o departaments que estan a diferent nivell dins l’organització. Transmet a l’equip directiu les inquietuds, interessos i opinions. És necessari crear espais de confiança perquè aquesta sigui efectiva. Horitzontal: entre persones o departaments que estan al mateix nivell dins l’entitat. Millora el treball en equip, la coordinació i genera climes de confiança. Diagonal: és aquella comunicació que s’estableix entre persones o departaments de diferents nivells dins l’organització, redueix les distàncies i potencia la participació. No sempre es produeixen aquests quatre circuits, això dependrà de l’estructura i organigrama de la vostra associació.
  • 3. Comunicació interna / Guia per associacions >3 Si el vostre model organitzatiu és el tradicional, estructurat de manera vertical i jeràrquica els trobareu tots, i haureu de posar especial atenció en aquells fluxos verticals per garantir la participació. En canvi, si vostra associació està basada en un model més horitzontal i participatiu, el vostre circuit principal de comunicació serà l’horitzontal. Claus per una bona comunicació Una de les claus principals per una bona comunicació interna és la transparència tant pel que fa als missatges que es transmeten, com en la informació dels processos interns de l’associació. La comunicació interna ha de ser bidireccional i ha d’estar basada en l’escolta activa i l’assertivitat, d’aquesta manera es fomenta la confiança i la participació. Crear espais de reunió informals, us ajudarà a generar espais de confiança, a fomentar les relacions i enfortir els vincles. Els missatges han de ser clars i concrets per facilitat la comprensió, en clau positiva i creatius per fer-los més atractius i despertar l’interès de l’interlocutor. És convenient tenir un grup de treball específic per a la comunicació interna o alguna persona responsable que coordini, lideri i organitzi les tasques. No la deixeu en segon pla, ja que és una de les principals palanques pel bon funcionament d’una organització. Pla de comunicació interna El Pla de comunicació interna és el document de treball que recull i especifica els objectius i mecanismes de comunicació que es realitzaran en un període de temps determinat. El Pla de comunicació interna és part del Pla de comunicació, però el podeu fer de manera puntual i aïllada quan calgui cobrir alguna necessitat de comunicació o per millorar els fluxos d’informació interns. Ha d’estar en concordança amb l’estratègia global, amb la missió, la visió i els valors de l’associació. És important que es defineixin bé els objectius i els públics interns; que estigui adaptat a l’entitat, que sigui realista i que se’n designi una persona responsable. Els passos per realitzar-lo són: 1. Anàlisi de la comunicació interna a l’entitat El primer pas que heu de fer, és una anàlisi de la situació de la comunicació interna de l’entitat. Feu un organigrama i determineu els fluxos d’informació que utilitzeu.
  • 4. BARCELONA ACTIVA>4 Valoreu si el procés comunicatiu funciona o no: La comunicació és fluida? Es produeix en tots els sentits? Tothom participa en el procés? Quines informacions es transmeten? Existeix una persona responsable? Quines són les eines de comunicació més utilitzades? Com es transmet el missatge? Com es percep la comunicació interna dins l’entitat? La comunicació interna es correspon amb l’externa? Es transmeten la missió, visió i valors de l’associació? Amb l’anàlisi i els resultats determineu les necessitats que teniu, per a millorar els circuits de comunicació. 2. Definir els públics interns Una de les claus per una bona comunicació és la segmentació dels públics interns als quals us dirigiu. Cal definir-los bé per escollir el to correcte i el millor canal per arribar-hi. Els destinataris interns de les associacions són:  Equip tècnic i directiu: junta directiva i persones treballadores.  La base social: voluntariat i persones associades. 3. Els objectius Els objectius han de donar resposta a les necessitats de comunicació sorgides de l’anàlisi. Han de ser clars, concrets, realistes i mesurables. Han d’estar en concordança amb la comunicació externa, la identitat corporativa i amb la missió, visió i valors de l’entitat. S’han de poder planificar i executar en un període de temps concret. Alguns objectius poden ser: informar de les activitats, informar dels processos, millorar la confiança en els òrgans de govern, fomentar la cohesió, fomentar el treball col·laboratiu, motivar a les persones treballadores, reforçar el sentiment de pertinença de la base social, etc. 4. L’estratègia L'estratègia és la forma genèrica d'arribar als objectius: de quina manera, amb quines prioritats, com s'alineen amb els valors de l'entitat, quin estil de comunicació, concepte paraigua... És un marc genèric a partir del qual s’escolliran les accions a realitzar. Com els objectius, l’estratègia de comunicació ha d’estar alineada amb l’estratègia global de l’organització. 5. Els canals i les accions Amb l’estratègia definida, és el moment d’establir els canals i les accions. Els canals són els mitjans per on es transmet el missatge i les accions aquelles tàctiques amb què assolir els objectius de comunicació. Tant els canals, les accions, com els missatges han d’estar adaptats als diferents públics i als objectius marcats perquè siguin efectius. Podeu utilitzar una taula com aquesta, per resumir les accions i els canals que utilitzareu:
  • 5. Comunicació interna / Guia per associacions >5 Recorda! Utilitzeu un llenguatge inclusiu que no discrimini. Si utilitzeu la primera persona del plural, reforceu la identificació i el sentit de pertinença de les persones interlocutores. El missatge ha de ser:  Clar, concís i directe  Adaptat al canal  El llenguatge i to ha de ser adequat al públic a qui va dirigit  Sense faltes gramaticals ni d’ortografia 6. Planificar i pressupostar Ara toca traslladar la informació estratègica definida en els punts anteriors al Calendari de comunicació. Cal planificar, organitzar i temporalitzar les accions que fareu. D’aquesta manera tindreu una visió àmplia i general i podreu evitar acumulacions de feina en moments determinats. La temporalització sol ser anual, però també la podeu fer trimestral o semestral. Heu de cercar la millor opció per a la vostra associació. També heu de conèixer els recursos humans, materials i econòmics de què disposeu i decidir les partides pressupostàries que calen per realitzar els objectius marcats. Per fer el calendari, podeu utilitzar el recurs +Fàcil El Calendari de comunicación, einESS 7. Avaluació i seguiment Ja teniu definit el Pla de comunicació interna i toca portar-lo a la pràctica. És important que feu seguiment al llarg del procés, i una avaluació dels objectius marcats en finalitzar. Aquesta informació us servirà per millorar i adaptar quan calgui, la comunicació interna a la vostra entitat. PÚBLICS OBJECTIU 1 OBJECTIU 2 OBJECTIU 3 PÚBLIC 1 ACCIÓ 1.1 ACCIÓ 3.1 PÚBLIC 2 ACCIÓ 2.1 PÚBLIC 3 ACCIÓ 1.2 ACCIÓ 2.2
  • 6. BARCELONA ACTIVA>6 Eines i recursos D’eines i recursos n’hi ha de diferents, és important que feu la tria en funció dels objectius que vulgueu aconseguir. Algunes de les eines i recursos per a millorar i facilitar la comunicació interna són:  Intranet: és l’espai virtual intern de l’associació. S’hi poden penjar calendaris, manuals, les actes, formacions, etc. Facilita el treball en grup i l’accés a la informació.  Memòria anual: és el document, en molts casos obligatori, on es recull informació sobre el que ha fet l’associació al llarg de l’any. Ha de ser un document ben estructurat, clar en el contingut i en la redacció. És una de les millors eines per reforçar el reconeixement, la confiança i la projecció de l’entitat, tant pel que fa al públic intern com a l’extern.  Manuals interns: Protocols pel traspàs d’informació i processos de treball intern.  Revistes o butlletins interns: publicacions periòdiques destinades a informar, fer difusió de notícies, i comunicar els processos interns de l’organització. Poden ser digitals o en paper.  Correu electrònic: serveix per informar i convocar. És sostenible i econòmic. S’han d’evitar els enviaments massius.  Cartes personalitzades: per informar d’esdeveniments especials i personalitzar missatges. És un bon canal per assegurar que s’arriba a persones que estan desconnectades digitalment.  Cartelleria: per donar a conèixer de manera visual actes i esdeveniments de l’agenda de l’associació.  Taulell d’anuncis: per penjar notícies, cartelleria i per transmetre informació tant per a persones treballadores, com per a persones sòcies, voluntàries o usuàries.  Bústies de suggeriments: recullen opinions, idees i serveixen per millorar els processos interns.  Enquestes de satisfacció: per escoltar opinions i preguntar directament i conèixer el grau de satisfacció. Serveixen també per fer el seguiment i l’avaluació dels objectius marcats.  Reunions: fomenten el diàleg, el treball en equip, la circulació d’informació i les relacions personals.  Actes informals: són aquells espais de relació amb la base social que us ajuden a fomentar les relacions interpersonals i establir vincles. Podeu utilitzar una taula resum per endreçar i visualitzar millor els objectius i les eines i recursos que fareu servir:
  • 7. Comunicació interna / Guia per associacions >7 Recursos Altres recursos en línia: CRAJ La Comunicació interna a les entitats Torre Jussana UP 24 Càmera, llums, interacció. Manual de comunicació associativa en temps 2.0 Torre Jussana UP 26 Manual sobre la incorporació de la perspectiva de gènere i mesures d’igualtat per a entitats Xarxanet Comunicació interna OBJECTIUS EINES I RECURSOS Informar Correu electrònic, butlletins interns, taulells d'anuncis, cartes postals, cartelleria, web, memòria anual... Fomentar la cohesió Xerrades informals, activitats lúdiques, formacions, dinàmiques grupals... Fomentar la participació Manuals interns, reunions informatives sobre els processos de planificació estratègica, espais de debat... Treball col·laboratiu Etherpad, Piratepad, Google Docs, Wekan, Dropbox... (programari del recurs que està fent la Maria) Recollir informació Enquestes de satisfacció, bústia de suggeriments, entrevistes...
  • 8. BARCELONA ACTIVA>8 Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions, impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en l’àmbit de l’Economia Social i Solidària. Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores, entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals com a diversos barris de la ciutat. Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a: innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat