2. L’ARXIVÍSTICA
Concepte.
“l’estudi teòric i pràctic dels principis,
procediments i problemes relacionats amb
les funcions dels arxius”.
(International Council on Archives, ICA)
3. ON ES FONAMENTA L’ARXIVÍSTICA?
1. La inviolabilitat de l’evidència.
2. El respecte al fons, la provinença i l’ordre
original.
3. El cicle de vida dels documents.
4. La naturalesa orgànica dels documents.
5. La jerarquia en els documents i les seves
descripcions.
4. LA INVIOLABILITAT DE
L’EVIDÈNCIA.
L’evidència, en sentit arxivístic, pot definir-se
com la capacitat dels documents per a
proporcionar una idea clara sobre els
processos, activitats i fets que van portar a
la seva creació a efectes administratius,
legals o històrics.
5. EL RESPECTE AL FONS, LA
PROVINENÇA
I L’ORDRE ORIGINAL.
El principi de respecte al fons estableix que els
documents s’han d’agrupar d’acord amb la
naturalesa de la institució que els genera.
El principi de provinença té dos components:
a) els documents de la mateixa procedència no haurien
de barrejar-se amb aquells d’una procedència
diferent.
b) l’arxiver hauria de mantenir l’ordre original en el qual
els documents es van crear i conservar.
6. EL CICLE DE VIDA DELS
DOCUMENTS
En la primera fase d’aquest model (edat
administrativa), els usuaris creen i utilitzen els
documents de manera habitual;
En la segona fase (edat intermèdia), els
documents s’utilitzen poc però cal assegurar-ne
la integritat durant un cert temps.
Finalment, en la tercera fase (edat històrica)
els documents s’integren definitivament al fons
històric junt amb altres documents de la mateixa
procedència.
7. SEGUINT EL CRITERI DEL CICLE DE VIDA
ENS TROBEM LES FASES DELS DOCUMENTS
Actius. S’hi conserven documents d’ús freqüent.
Semiactius. Contenen documentació que no té un ús
freqüent i que té una antiguitat relativa.
Passius. És on va a parar la documentació quan és poc
probable que torni a ser consultada però, tanmateix, es
considera necessari conservar-la.
8. LA NATURALESA ORGÀNICA DELS DOCUMENTS
La pràctica arxivística pretén documentar
aquesta xarxa de relacions entre els documents
i els seus productors, ja que el valor d’un
document individual es deriva en gran part de la
seqüència de documents dins de la qual es
localitza. En aquest sentit, és difícil comprendre
un document individual sense conèixer el
procés del qual n’és resultat, els seus requisits
legals i normatius, i l’entorn històric, social i
cultural en què es va gestar.
9. LA JERARQUIA EN ELS DOCUMENTS I
LES SEVES DESCRIPCIONS.
Els documents presenten una jerarquia
innata imposada per les pràctiques de
creació de l’expedient i per la seva posició
dins dels nivells organitzatius o l’estructura
de processos de l’entitat productora.
10. OBJECTE D’ESTIDI: EL DOCUMENT
Concepte arxivístic:
“És la combinació d’un suport i la informació
que s’hi enregistra, que poden ser utilitzats com
a prova o per a consulta”.
Concepte UNE-ISO 15489-1:
“Informació creada o rebuda, conservada com a
informació i prova, per una organització o un
individu en el desenvolupament de les seves
activitats o per raó de les seves obligacions
legals”.
11. SUPORT DEL DOCUMENT
Caracters interns (contingut informatiu) i
caràcters exters (estructura física)
Hi ha tres suports bàsics d’informació: el
paper, les microformes i els suports
electrònics.
12. CLASSES DE DOCUMENTS
1. Documents textuals. Transmeten una informació mitjançant text escrit
(caràcters alfabètics i numèrics) i poden presentar múltiples variants quan s’utilitza el suport tradicional
del paper: manuscrits, mecanoscrits, impresos.
2. Documents iconogràfics. Transmeten una informació mitjançant
imatges fixes o gràfics: mapes, plànols, cartells, fotografies, diapositives, etc.
3. Documents sonors. Transmeten un contingut exclusivament auditiu –
sense imatge– i són resultat d’una gravació sonora: discos fonogràfics, cintes magnetofòniques,
CD-A9, etc.
4. Documents audiovisuals. Transmeten el seu contingut mitjançant
una combinació d’imatge (sovint imatge en moviment) i so: pel·lícules, videocassets, DVD10, etc.
5. Documents multimedia. Transmeten una informació o difonen un
missatge a partir d’una combinació d’elements de text, d’imatge (fixa o en moviment) i de so que
es relacionen de forma interactiva: CD-ROM, DVD-ROM, pàgines web, etc.
13. El concepte d’arxiu té tres accepcions: una
relacionada amb el contingut, una altra fa
referència al continent.
L’arxiu és el conjunt de documents rebuts o produïts
per una empresa,organisme públic, individu o una
altra institució com a conseqüència de la seva
activitat i que es conserva per a una utilització
posterior.
L’arxiu és el lloc físic (local) o la institució on resten
dipositats un conjunt de documents.
L’arxiu és l’institució cultural,
L’ARXIU
15. EL CICLE VITAL DELS DOCUMENTS I
L’ORGANITZACIÓ DE L’ARXIU
El cicle de vida d’un document és el
conjunt d’etapes compreses entre el
moment de la seva creació i el de la seva
destrucció.
16. FINALITAT DE L’ARXIVAMENT DE LA
DOCUMENTACIÓ
Poder recuperar la informació que contenen els documents, per tal defacilitar la gestió de
l’empresa o l’anàlisi de la seva evolució. Podríem dir que, en aquest sentit, l’empresa
actuaria per voluntat pròpia en la conservació de la documentació i compliria, entre
d’altres, les següents finalitats:
Disposar de la informació a la qual haurem d’accedir quan necessitem fer la
feina (contestar cartes, fer promocions, realitzar una anàlisi de la nostra clientela).
Facilitar el control i seguiment de les tasques de les diferents unitats de
l’empresa. Un exemple seria l’arxivament de les actes de reunions dels departaments,
la consulta de les quals permetrà, posteriorment, comprovar si es compleixen els
acords pactats i determinar-ne les responsabilitats oportunes.
17. • Poder fer un seguiment de l’evolució de l’empresa
(comparatives de vendes, evolució dels resultats...).
• Per imperatiu legal. En aquest sentit, la normativa obliga els
empresaris a conservar-la pel seu caràcter probatori. El mateix Codi
de comerç parla de l’obligatorietat que tenen els empresaris de
conservar la documentació relacionada amb el seu negoci durant un
període de temps determinat.
18. SELECCIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ
QUÈ CAL ARXIVAR?
A l’hora de decidir quina documentació no es
conservarà, l’empresa ha de definir uns criteris
bàsics. Així, doncs, la destrucció de documentació
mai no es farà de manera arbitrària, sino que la
persona que se n’encarrega ho farà atenint-se a unes
normes pactades.
Un cas especial és el de la documentació que s’ha
de conservar per imposició de la normativa legal. En
aquest cas, s’haurà de tenir present el temps que
aquesta documentació s’ha de conservar per, un cop
hagi transcorregut aquest termini, destruir-la si
escau.
