Business process improvement

Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan
Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia
Modul I:
Peningkatan Proses Perniagaan /
Business Process Improvement
(BPI)
Oleh:
Zaini Ithnin Hj A Rajak
Ketua Pegawai Eksekutif
Forest Plantation Development Sdn Bhd
Bengkel Memperkasakan Sistem Pengurusan dan Pengeluaran
Bumiputera di dalam Sektor Pembuatan

Definasi:
BPI adalah pendekatan sistematik untuk membantu mana-mana organisasi
memperbaiki proses-proses asas bagi mencapai hasil yang lebih efisyen.
Jenis-jenis pendekatan yang popular
• Business Process Management
• Process Improvement
• Process Mapping
Kata kunci:
PROSES
• Business Process Re-engineering

BPI memfokuskan kepada:
"doing things right" "doing the right thing”>
tahap Efisyen tahap Efektif
Peter Drucker & Warren Bennis
"Management is doing things right; leadership is doing the right things ."

Proses awal BPI
• Aspirasi strategik dan halatuju
• Mengenalpasti Pelanggan
• Menghalakan proses perniagaan
Persoalan
- Siapa kita?
- Apa kita buat?
- Kenapa kita buat?
Persoalan
- Bagaimana untuk kita lakukan dengan lebih baik?
Persoalan
- Berkhidmat untuk siapa?
- Pelanggan?
- Pemilik (pemegang saham)?

In a recent survey of over 1400
CIOs, executives worldwide ranked
"improving business processes" as
their #1 priority for the third
consecutive year.
Gartner Inc, 2006

• Mendapatkan pekerja yang betul dan
mengenalpasti proses-proses dengan tepat
boleh membawa kepada peningkatan yang
ketara, tanpa perlu membeli penyelesaian IT
yang mahal

Metodologi Penggunaan BPI
• Melaksanakan BPI = dilihat sebagai projek.
Untuk itu, kesemua prinsip-prinsip Pengurusan Projek mesti digunapakai.
• Definasikan
• struktur yang sedia ada
• segala proses-proses yang terlibat
• Pemilik-pemilik Proses;
• tentukan hasil yang boleh menambah nilai kepada objektif organisasi
• cara terbaik untuk menyusun proses-proses bagi mencapai hasil tersebut
• Setelah hasil ditentukan
• susun semula tenaga kerja organisasi bagi mencapai objektif baru

Peranan-peranan dalam Sistem Pengurusan
• Pemimpin Perniagaan / Business Leader
• Pemilik Proses / Process Owner
• Pengurus Pengoperasian / Operational Manager
• Operator Proses / Process Operator
Pemilik/MD atau CEO
Sesiapa sahaja yang bertanggungjawab ke atas satu-satu
proses
Individu yang mengawal selia semua operasi. Dipegang oleh
penyelia dan juga pengurus
Peranan paling asas. Operator pengeluaran atau juruteknik

Checklist paling utama dalam BPI
Kitaran PDCA merupakan satu checklist 4
peringkat yang wajib dilalui untuk berpindah
dari `problem-faced' ke `problem solved'.

Kitaran PDCA
Digunakan untuk mengkoordinasi usaha kita dalam peningkatan berterusan.
PDCA menekankan bahawa program peningkatan mestilah bermula dengan
perancangan yang rapi, berkesudahan dengan tindakan yang efektif dan bergerak
semula kepada perancangan rapi di dalam satu kitaran berterusan.
Kitaran PDCA juga digunakan dalam mesyuarat-mesyuarat perkumpulan untuk
melihat pada tahap mana satu-satu inisiatif peningkatan itu berada dan
seterusnya mengaplikasikan penyelesaian yang sesuai untuk mencapai matlamat
tahap tersebut.

Pengenalan kepada PDCA
PLAN
Rancang untuk meningkatkan operasi hanya setelah mengetahui apakah kesilapan
yang dilakukan dan cari jalan untuk menyelesaikannya
DO
Lakukan perubahan yang disyorkan untuk sesuatu masalah pada skala yang kecil
dahulu. Ini akan mengurangkan gangguan terhadap aktiviti harian tatkala menguji
keberkesanan kepada perubahan yang dibuat
CHECK
Periksa samada ujian skala kecil membuahkan hasil seperti yang dijangkakan.
Dalam masa yang sama, aktiviti-aktivit penting yang menjadi fokus hendaklah
diperiksa secara berterusan supaya kualiti keluaran diketahui setiap masa
ACT
Bertindak untuk lakukan perubahan pada skala besar sekiranya ujian skala kecil
dikira berjaya. Ini bermakna menjadikan perubahan sebagai lumrah. Bertindak
juga untuk melibatkan individu lain atau jabatanl ain, pembekal maupun
pelanggan

Process Operator
• Peranan yang paling asas
• Bertanggungjawab untuk mempelajari dan melakukan proses (kerja) yang perlu, bagi
mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.
Plan:
• Di bawah seliaan Operational Manager (biasanya Penyelia), akan mencipta objektif
prestasi mereka sendiri.
• Perlu memahami objektif prestasi ke atas proses yang akan dilakukan serta
spesifikasi produk yang bakal dikeluarkan.
Do:
• Proses dilakukan berdasarkan objektif prestasi dan sekaligus mengeluarkan produk
yang menepati spesifikasi.
• Semasa melakukan proses, bertanggungjawab untuk berhubung dengan
Operational Manager (penyelia) mengenai jambatan-jambatan yang perlu dibina
serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan
bertepatan dengan objektif prestasi.
• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.

Process Operator
Check:
• Semak Indeks Prestasi Utama atau KPI secara berkala. Process Operator seharusnya
membuat penyelarasan kepada kerja mereka berdasarkan julat antara prestasi
sebenar berbanding KPI.
• Bertanggungjawab untuk mengenalpasti dan melaporkan isu-isu yang menjejaskan
prestasi mereka dan berhak menghentikan pengeluaran, sekiranya perlu.
Act:
• Process Operator yang diterapkan nilai-nilai Kaizen (peningkatkan berterusan) akan
sentiasa cuba memperbaiki proses yang dipertanggungjawabkan dan membuat
cadangan-cadangan peningkatan kepada Operational Manager mereka.

Process Owner
• Individu yang bertanggungjawab merekacipta proses yang bersesuaian bagi
mencapai objektif perancangan perniagaan yang dibuat oleh Business Leader.
• Bertanggungjawab dalam mencipta, mengemaskini dan meluluskan dokumen-
dokumen berkaitan seperti prosidur, panduan serta protokol bagi menyokong proses
yang dikehendaki.
• Biasanya disokong oleh kumpulan penting seperti QA/QC, kejuruteraan dll.
• Hanya Process Owner mempunyai bidang kuasa untuk meminda apa-apa proses
serta menguruskan kitaran peningkatan proses dalam memastikan keberkesanan
prestasi.

Process Owner
Plan:
• Sebelum merekacipta proses yang bersesuaian , perlu terlebih dahulu memahami
kehendak pelanggan luaran dan dalaman daripada proses yang dicipta tersebut.
• Gunakan pelan perniagaan sebagai sumber untuk memahami kehendak jangka
panjang dan jangka pendek pelanggan serta objektif perniagaan.
• Terjemahkan kehendak-kehendak kepada objektif penilaian proses dan akhirnya
membina spesifikasi produk (atau servis).
• Perlu mengadakan suatu sistem metriks bagi mengukur keupayaan proses-proses
untuk memenuhi spesifikasi produk dan objektif keseluruhan proses. Set metriks ini
akan dirujuk oleh Operational Manager dan Process Operator sebagai KPI.
• Proses terbaik akan dijadikan langkah/aturan melakukan tugasan yang paling
optimum dalam mengeluarkan produk yang memenuhi kehendak pelanggan dan
perniagaan.

Do:
• Bertanggungjawab memastikan Operational Managers mempunyai maklumat
terperinci tentang proses-proses yang hendak dikerjakan.
• Di waktu Operational Manager menyelia Process Operators menjalankan proses,
Proses Ownerlah yang akan menghubungkan jambatan-jambatan serta mengalihkan
halangan-halangan bagi membolehkan objektif penilaian proses dicapai.
• Sekali lagi, data metriks prestasi akan terhasil dan direkodkan apabila Process
Operator melakukan proses.
• Sentiasa terlibat dengan Operational Manager dan Process Operator dalam
mengamalkan Kaizen untuk memperbaiki proses kerja mereka.
Process Owner
Check:
• Akan menganalisa data prestasi proses secara berkala dan seterusnya
membayangkan keupayaan proses tersebut untuk beroperasi di dalam had-had
kawalan.
• Prestasi sebenar proses akan dibandingkan dengan sasaran bagi mengenalpasti isu-
isu yang mempengaruhi prestasi.

Process Owner
Act:
• Bertanggungjawab menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-isu
prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi proses.
• Tindakan Peningkatan mungkin akan melibatkan pengenalan kepada projek Lean
bagi mengurangkan pembaziran dalam proses ataupun pengenalan kepada project
Six Sigma bagi mengurangkan jurang ketidaksamaan dalam proses.
• Tindakan Peningkatan juga boleh menggunakan beberapa Problem Solving Tools
yang biasa digunakan seperti risk assessment dan root-cause analysis.
risk assessment – digunakan dalam mengenalpasti, mengurangkan atau tangani risiko
dalam proses. Ianya merupakan langkah proaktif dalam mencegah masalah daripada
timbul melalui apa juga proses-proses.
root-cause analysis – merupakan langkah reaktif dalam tindakbalas ke atas
masalahyang timbul melalui proses-proses. Ianya digunakan untuk mengenalpasti
punca-punca permasalahan di dalam proses dan kemudian memperkenalkan
tindakan peningkatan yang dapat memastikan masalah tersebut tidak lagi timbul.

Business Leader
• Bertanggungjawab mewujudkan Pelan Perniagaan (termasuk pelan strategik) dan
pelan-pelan sumber yang berkenaan yang dianggap perlu bagi membolehkan
organisasi mencapai kejayaan.
• Pemimpin atasan bertanggungjawab mendefinasikan objektif pelanggan dan
perniagaan, yang organisasi tersebut perlu capai untuk berjaya. Aspek ini termasuklah
memantau proses pembangunan misi, visi dan nilai teras organisasi.
• Pemimpin bawahan bertanggungjawab menterjemahkan objektif pemimpin atasan
ke dalam bentuk objektif perniagaan yang boleh difahami di peringkat mereka dan
secara langsung menyokong pencapain objektif asas tersebut.

Business Leader
Plan:
Dalam merekacipta dan menguasai objektif prestasi organisasi, perlu terlebih dahulu
memahami kehendak berikut:
•pelanggan
•pemegang saham
•pekerja
•pembekal
•komuniti; dan juga
•persaingan-persaingan yang sedia ada
Selain itu, pemimpin atasan juga perlu peka kepada:
•persekitaran
•ekonomi
•teknologi
•sosial
•perundangan
•politik dan suasana politik dalam medan perniagaan yang diceburi

Business Leader
Do:
• Bertanggungjawab untuk berkongsi pelan perniagaan mereka bersama organisasi
• Dalam menjalankan perniagaan, Business Leader bertanggungjawab membina
jambatan-jambatan serta mengalihkan sekatan-sekatan bagi membolehkan objektif
prestasi perniagaan dicapai.
• Data metriks prestasi perniagaan akan dihasilkan dan dikumpul dalam tempoh
waktu perniagaan dijalankan oleh organisasi.
Check:
• Menganalisa data prestasi perniagaan secara berkala untuk membayangkan
keupayaan perniagaan tersebut mencapai objektif perniagaan dalam tempoh
tertentu.
• Prestasi sebenar perniagaan akan dibandingkan dengan sasaran bagi
mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.

Act:
• Bertanggungjawab untuk menghasilkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-
isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa data prestasi perniagaan.
• Tindakan Peningkatan dibentuk untuk memastikan organisasi mampu memenuhi
objektif pelan perniagaan.
Business Leader

Operational Manager
• Operational Manager bertanggungjawab untuk mengembeling sumber-sumber dan
proses-proses bagi mencapai objektif pelan perniagaan yang dibentuk oleh Business
Leader
Plan:
• Bersama-sama setiap Process Operator akan menghasilkan objektif prestasi Process
Operator untuk pekerja-pekerja yang diselia.
• Perlu memahami kehendak sebenar proses-proses tersebut supaya pekerja
(Process Operator) dapat dipadankan dengan tahap kecekapan dan skil yang sesuai
untuk menjalankan proses.
• Memastikan Process Operator mempunyai bajet, kemudahan serta teknologi yang
mencukupi bagi mencapai objektif prestasi setiap proses.
Do:
• Bertanggungjawab mengajar Process Operator segala proses (kerja) yang bakal
dilakukan. Pada kebiasaannya panduan diberi melalui kelas pembelajaran dan latihan
dalam kerja (on-job-training).
• Memantau kerja yang dilakukan bagi memberi maklumbalas tak rasmi ke atas
prestasi mereka.

Do
• Bertanggungjawab untuk menghubungkan jambatan-jambatan yang perlu dibina
serta halangan-halangan yang perlu dibuang bagi membolehkan proses dilakukan
bertepatan dengan objektif penilaian.
• Data prestasi Process Operator hendaklah direkodkan tatkala proses dilakukan.
Operational Manager perlu memastikan Process Operator menggunakan Kaizen
bagi memperbaiki proses mereka secara berterusan.
Operational Manager
Check:
• Mestilah menyemak Indeks Prestasi Utama (KPI) dalam kitaran pengeluaran
secara berkala bagi menilai keupayaan kumpulan pekerjanya untuk mencapai
objektif prestasi Process Operator.
• Data tersebut akan digunapakai dalam membayangkan proses-proses dan
keupayaan Process Operator untuk mencapai objektif pelan perniagaan.
• Prestasi Process Operator juga akan dibandingkan dengan sasaran untuk
mengenalpasti isu-isu yang mempengaruhi prestasi.
• Isu-isu prestasi Process Operator akan diasingkan daripada isu-isu prestasi Proses
dalam menganalisa data-data yang dikumpul.

Act:
• Bertanggungjawab untuk mewujudkan Tindakan Peningkatan bagi menangani isu-
isu prestasi yang dikenalpasti semasa menganalisa isu-isu prestasi Process Operator
dan isu-isu prestasi Proses.
• Prestasi Process Operator akan ditangani menerusi penggunaan ulasan pengurusan
(management review) untuk memperbaiki prestasi pekerja.
• Isu Prestasi Proses pula akan dimaklumkan kepada Process Owner kerana hanya
mereka yang berhak untuk meminda/memperbaiki proses mereka sendiri.
Operational Manager

Penutup
Dalam melaksanakan BPI, tentangan paling hebat ke atas BPI akan datang dari
dalam organisasi itu sendiri!
• Pengurus selalunya tidak mahu mengubah struktur yang sedia ada
• Pekerja mungkin akan menolak BPI kerana khuatir akan dibuang kerja atau digantikan
Organisasi yang selalu melaksanakan BPI mendapati tenaga kerja yang sedia ada
sememangnya cukup untuk menghadapi cabaran-cabaran semasa perniagaan.
Sesetengah organisasi melaksanakan BPI berskala kecil dan mampu berjaya. Antara
langkah-langkah yang boleh diambil ialah:
• Mulakan dengan proses-proses kecil yang boleh disiapkan dalam jangka masa
singkat.
• Tetapkan jangkamasa yang jelas. Seminggu/Sebulan/Sepenggal/Setahun?
• Jangan terlalu berjimat dengan sumber yang ada, sebaliknya focus pada
pulangan-pulangan jangka pendek.
Pengurusan dan pemilik mestilah terlibat jika mahu implimentasi BPI berjaya baik
dalam skala terhad mahupun skala menyeluruh.

SEKIAN
TERIMA KASIH

Business process improvement

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

More from Clean Agent Sdn Bhd

Business process improvement