Business Communication: Writing for Resuts

1. BBuussiinneessss
CCoommmmuunniiccaattiioonn
WWrriittiinngg ffoorr RReessuullttss

2. EEffffeeccttiivvee CCoommmmuunniiccaattiioonn
TThhee mmeessssaaggee iiss uunnddeerrssttoooodd
TThhee mmeessssaaggee cchhaannggeess tthhiinnkkiinngg
TThhee mmeessssaaggee ssttiimmuullaatteess aaccttiioonn
AArree yyoouurr mmeessssaaggeess eeffffeeccttiivvee??

3. BBeenneeffiittss
EEnnhhaanncceedd pprrooffeessssiioonnaall iimmaaggee
SSttrroonnggeerr bbuussiinneessss rreellaattiioonnsshhiippss
QQuuiicckkeerr pprroobblleemm ssoollvviinngg
SSttrroonnggeerr ddeecciissiioonn mmaakkiinngg
IInnccrreeaasseedd pprroodduuccttiivviittyy
SStteeaaddiieerr wwoorrkk ffllooww

4. CChhaarraacctteerriissttiiccss
HHaass aa cclleeaarr ppuurrppoossee
PPrroovviiddeess pprraaccttiiccaall iinnffoorrmmaattiioonn
GGiivveess ffaaccttss rraatthheerr tthhaann iimmpprreessssiioonnss
GGiivveess cclleeaarr aanndd ccoonnddeennsseedd iinnffoorrmmaattiioonn
SSttaatteess pprreecciissee rreessppoonnssiibbiilliittiieess
DDeessccrriibbeess bbeenneeffiittss ttoo tthhee rreecceeiivveerr

5. TTyyppeess ooff CCoommmmuunniiccaattiioonn
IInntteerrnnaall EExxtteerrnnaall
FFoorrmmaall PPllaannnneedd ccoommmmuunniiccaattiioonn
aammoonngg iinnssiiddeerrss ((lleetttteerrss,,
rreeppoorrttss,, mmeemmooss,, eemmaaiill) tthhaatt
ffoolllloowwss tthhee cchhaaiinn ooff
ccoommmmaanndd..
PPllaannnneedd ccoommmmuunniiccaattiioonn wwiitthh
oouuttssiiddeerrss ((lleetttteerrss,, rreeppoorrttss,,
mmeemmooss,, ssppeeeecchheess,, wweebbssiitteess
aanndd nneewwss rreelleeaasseess)..
IInnffoorrmmaall CCaassuuaall ccoommmmuunniiccaattiioonn
aammoonngg eemmppllooyyeeeess ((eemmaaiill,,
ccoonnvveerrssaattiioonnss,, pphhoonnee ccaallllss)
tthhaatt ddoo nnoott ffoollllooww tthhee cchhaaiinn
ooff ccoommmmaanndd..
CCaassuuaall ccoommmmuunniiccaattiioonn wwiitthh
mmeemmbbeerrss,, ssppoonnssoorrss,,
ssuupppplliieerrss aanndd ootthheerrss
((ccoonnvveerrssaattiioonnss,, eemmaaiill aanndd
pphhoonnee ccaallllss)..

6. BBeesstt AAddvviiccee:: 33 PP’’ss
BBee PPrroommpptt
 SSaammee ddaayy
 IInnffoorrmm ooff eexxppeecctteedd ddeellaayyss
BBee PPoolliittee
BBee PPrroodduuccttiivvee
 TThhiinnkk rreessuullttss
 SShhaarree tthhee bbuurrddeenn

7. FFoouurr SStteeppss
iinn tthhee WWrriittiinngg PPrroocceessss
11.. PPllaann tthhee mmeessssaaggee
22..WWrriittee tthhee mmeessssaaggee
33.. RReevviieeww tthhee mmeessssaaggee
44.. CCoommpplleettee tthhee mmeessssaaggee

8. PPllaann tthhee MMeessssaaggee.. 11
CCllaarriiffyy yyoouurr ppuurrppoossee
AAnnaallyyzzee tthhee rreecceeiivveerr aanndd ccoonnssiiddeerr hhiiss
iinntteerreessttss.. IIff hhee iiss aa ssttrraannggeerr,, ffiirrsstt eessttaabblliisshh
yyoouurr ccrreeddiibbiilliittyy..
GGaatthheerr iinnffoorrmmaattiioonn
CChhoooossee aapppprroopprriiaattee cchhaannnneell
EEmmpphhaassiizzee tthhee ppoossiittiivvee
BBee ppoolliittee aanndd ttaaccttffuull..

9. WWrriittee tthhee mmeessssaaggee.. 22
OOrrggaanniizzee yyoouurr tthhoouugghhttss
 HHaavvee aa cclleeaarr ppuurrppoossee
 WWrriittee uupp ttoo 55 mmaaiinn ppooiinnttss wwiitthh ssuuppppoorrttiinngg
iiddeeaass
CChhoooossee aa mmeessssaaggee ssttyyllee
 GGoooodd nneewwss
 BBaadd nneewwss
 PPeerrssuuaassiivvee

10. GGoooodd NNeewwss MMeessssaaggee
GGoooodd nneewwss ffiirrsstt
 ““YYoouu wwiillll bbee hhaappppyy ttoo kknnooww tthhaatt wwee nnooww hhaavvee
wwiirreelleessss IInntteerrnneett sseerrvviiccee……””
DDeettaaiillss
 ““aallll yyoouu nneeeedd iiss aa llaappttoopp…… WWee pprroovviiddee
wwiirreelleessss nneettwwoorrkk ccaarrdd……””
DDeessiirreedd aaccttiioonn
 ““SSttoopp bbyy ttoo bbrroowwssee tthhee IInntteerrnneett oovveerr aa ccuupp ooff
tteeaa……””

11. BBaadd NNeewwss MMeessssaaggee
GGoooodd oorr nneeuuttrraall ooppeenniinngg
 ““TThhaannkk yyoouu ffoorr yyoouurr iinntteerreesstt iinn tteeaacchhiinngg kkaarraattee aatt tthhee
AAWWAARREE CCeenntteerr……””
BBaadd nneewwss wwiitthh aa ssuuggggeessttiioonn
 ““BBeeccaauussee ooff…… wwee ddoo nnoott ooffffeerr ssuucchh ccllaasssseess…….. IIff yyoouu
tteeaacchh aannyy ccuullttuurraall sskkiillllss lliikkee AArraabbiicc ccaalllliiggrraapphhyy oorr……””
CCoorrddiiaall cclloossee
 ““WWee wweellccoommee yyoouu ttoo aatttteenndd oouurr uuppccoommiinngg aaccttiivviittiieess……..

12. PPeerrssuuaassiivvee MMeessssaaggee
CCaappttuurree aatttteennttiioonn
 ““DDoo yyoouu hhaavvee WWeesstteerrnn ssttaaffff wwhhoo aarree
iinntteerreesstteedd iinn lleeaarrnniinngg aabboouutt llooccaall ccuullttuurree??””
AArroouussee iinntteerreesstt
 ““TThhee AAWWAARREE CCeenntteerr……oorrggaanniizzeess ssoocciiaall
aaccttiivviittiieess aanndd iinnffoorrmmaattiioonn sseerrvviicceess……””
RReeqquueesstt aaccttiioonn
 PPlleeaassee ccoonnttaacctt mmee aatt xxxxxx--xxxxxx oorr
mmee@@eemmaaiill..ccoomm ttoo aarrrraannggee tthhee ddeelliivveerryy ooff……””

13. RReevviieeww tthhee mmeessssaaggee.. 33
PPaarraaggrraapphh ssiizzee aanndd ddiivviissiioonn
 33--1100 lliinneess
 BBllaannkk lliinnee iinn bbeettwweeeenn
PPaarraaggrraapphh ccoonnssttrruuccttiioonn
 HHeeaadd sseenntteennccee
 SSuuppppoorrttiinngg iiddeeaass//eevviiddeennccee
 GGrraammmmaarr,, sseenntteennccee ccoonnssttrruuccttiioonn,, wwoorrddiinngg
AAttttrraaccttiivvee ffoorrmmaatt
 WWhhiittee ssppaaccee
 FFoonntt cchhooiiccee aanndd ccoonnssiisstteennccyy

14. FFoonnttss ggiivvee aann iimmpprreessssiioonn
PPrrooffeessssiioonnaall sseerrvviicceess
PPrrooffeessssiioonnaall sseerrvviicceess
PPrrooffeessssiioonnaall sseerrvviicceess
RReelliiaabbllee iinnffoorrmmaattiioonn
RReelliiaabbllee iinnffoorrmmaattiioonn
RReelliiaabbllee iinnffoorrmmaattiioonn

15. CCoommpplleettee tthhee MMeessssaaggee.. 44
CChheecckklliisstt::
 DDaattee
 RReecciippiieenntt’’ss nnaammee,, ttiittllee,, aaddddrreessss
 RReeffeerreennccee ttoo pprreevviioouuss ccoommmmuunniiccaattiioonn
 EEsssseennttiiaall iinnffoorrmmaattiioonn
 AAccttiioonn iinnffoorrmmaattiioonn
 OOppeenniinngg,, cclloossiinngg,, ssiiggnnaattuurree
 DDeettaaiillss:: eenncc..,, rreeff..,, cccc..
DDeelliivveerr tthhee mmeessssaaggee aanndd cccc’’ss.. FFiillee
ccooppiieess..

16. WWrriittiinngg TTiippss
HHaavvee aa cclleeaarr ppuurrppoossee aanndd ssttaattee iitt
GGrroouupp rreellaatteedd iinnffoorrmmaattiioonn ttooggeetthheerr
EEnnssuurree aa llooggiiccaall sseeqquueennccee ooff iinnffoorrmmaattiioonn
EElliimmiinnaattee uunnnneecceessssaarryy iinnffoorrmmaattiioonn
UUssee ppllaaiinn EEnngglliisshh
AAvvooiidd aammbbiigguuiittyy
AAdddd ssoommee ppeerrssoonnaall eelleemmeennttss wwhheenn
aapppprroopprriiaattee..

17. EExxaammppllee –– RReeaaddeerr vviieewwppooiinntt
““WWee wwoouulldd bbee ssoo hhaappppyy iiff yyoouu ccoouulldd
aatttteenndd oouurr eexxcciittiinngg EEiidd OOppeenn HHoouussee..””
oorr
““YYoouu’’rree ssuurree ttoo eennjjooyy mmaannyy eexxcciittiinngg
aaccttiivviittiieess aatt oouurr EEiidd OOppeenn HHoouussee..””

18. EExxaammpplleess –– ggrroouuppiinngg iiddeeaass
AAbbrraahhaamm LLiinnccoollnn wwrroottee tthhee GGeettttyyssbbuurrgg
aaddddrreessss wwhhiillee ttrraavveelliinngg ffrroomm
WWaasshhiinnggttoonn ttoo GGeettttyyssbbuurrgg oonn tthhee
bbaacckk ooff aann eennvveellooppee..
oorr
??????

19. EExxaammppllee -- ssppeelllliinngg
BBeennjjaammiinn FFrraannkklliinn ddeeccllaarreedd,,
““AA hhoorrssee ddiivviiddeedd aaggaaiinnsstt iittsseellff
ccaannnnoott ssttaanndd..””

20. EExxaammppllee -- aammbbiigguuiittyy
PPlleeaassee ddoo nnoott ffeeeedd tthhee
aanniimmaallss.. IIff yyoouu hhaavvee aannyy
ssuuiittaabbllee ffoooodd,, ggiivvee iitt ttoo tthhee
gguuaarrdd oonn dduuttyy..

21. TTiippss:: VVooiiccee MMeessssaaggeess
SSppeeaakk cclleeaarrllyy
SSttaattee wwhhoomm yyoouu aarree ccaalllliinngg
SSttaattee wwhhoo yyoouu aarree,, yyoouurr oorrggaanniizzaattiioonn,, tthhee
rreeaassoonn ffoorr yyoouurr ccaallll
SSttaattee yyoouurr mmeessssaaggee
SSuuggggeesstt nneexxtt ccoommmmuunniiccaattiioonn
 YYoouurr pphhoonnee nnuummbbeerr aanndd bbeesstt ttiimmee ttoo ccaallll
 WWhheenn yyoouu’’llll ccaallll bbaacckk
PPrroommpptt ffoollllooww--uupp

22. TTiippss:: FFaaxxeess
NNoonn--ppeerrssoonnaall mmeessssaaggeess oonnllyy
UUssee aa ccoovveerr sshheeeett // sseeccttiioonn:: ddaattee,,
nnuummbbeerr ooff ppaaggeess,, rreecciippiieenntt aanndd sseennddeerr
nnaammeess,, rreecciippiieenntt aanndd sseennddeerr ffaaxx
nnuummbbeerrss..
SSiiggnn ffoorr aa mmoorree ppeerrssoonnaall mmeessssaaggee..
CCaallll bbeeffoorree ffaaxxiinngg iiff iitt’’ss uurrggeenntt oorr aa lloonngg
ffaaxx..

23. TTiippss:: EEmmaaiill
UUssee pprrooffeessssiioonnaall,, nnoott ppeerrssoonnaall,, eemmaaiill
aaccccoouunntt
SSttaattee tthhee ppuurrppoossee iinn tthhee ssuubbjjeecctt lliinnee
UUssee sshhoorrtt ppaarraaggrraapphhss
DDoonn’’tt sshhoouutt
QQuuoottee pprreevviioouuss eemmaaiill oorr iinncclluuddee ccooppyy
NNoottiiffyy iinn aaddvvaannccee ooff llaarrggee aattttaacchhmmeennttss
PPrrooooffrreeaadd!!

24. BBeesstt AAddvviiccee:: 33 PP’’ss
BBee PPrroommpptt
 SSaammee ddaayy
 IInnffoorrmm ooff eexxppeecctteedd ddeellaayyss
BBee PPoolliittee
BBee PPrroodduuccttiivvee
 TThhiinnkk rreessuullttss
 SShhaarree tthhee bbuurrddeenn

25. BBuussiinneessss
CCoommmmuunniiccaattiioonn
WWrriittiinngg ffoorr RReessuullttss