Dimensiunea optima a echipei de proiect

1. Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !
SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 1
Aspirine cu Management de Proiect
Dimensiunea optimă a echipei de
proiect
V-aţi întrebat vreodată care este dimensiunea
şi structura optimă a unei echipe de proiect?
Daca ştiţi răspunsul, nu vă mai pierdeţi
vremea cu cititul.
Dacă sunteti curioşi… s-ar putea să fiţi
surprinşi.
Pentru a construi o echipa de proiect,
abordarea simplă este să nominalizezi
managerul de proiect şi “cantitatea” adecvată
de resurse pentru a putea îndeplini sarcinile
planificate.
Dar dacă abordarea este atât de simplă, de ce
proiectele îşi depăşesc costurile şi nu se
încadrează în timpul planificat?
Lipsa unei echipe optime de proiect poate fi un
bun motiv. În continuare sunt câteva gânduri relativ la subiect.
O echipa de proiect a estimat că are nevoie de 1600 om-zi pentru a-şi îndeplini munca. Un om este
estimat că este apt să lucreze 20 de zile pe lună. Dacă proiectul se finalizează în 10 luni, cei opt
membrii în echipa de proiect vor fi capabili să-şi termine munca. Cel mai probabil, organizaţia va
desemna un manager de proiect să coordoneze acest proiect.
Un manager de proiect, opt membrii în echipa de proiect si zece luni.
Va fi proiectul un success?
Răspunsul nu e uşor de dat. Să începem cu studierea calendarului managerului de proiect.
Timpul său alocat este împărţit între sarcini. La minim, dacă compania este foarte eficientă, 10%
va fi alocat pentru sarcini exterioare proiectului. Suplimentar, un manager de proiect, la fel ca orice
membru în echipa de proiect, are la dispoziţie cam 20 de zile în lună pentru managementul
proiectului curent.
Cam 15% din timpul managerului de proiect este alocat pentru gestionarea grupurilor de interese
ale proiectului. Aceasta acopera întâlnirile comitetului de coordonare a proiectului şi diferitele
comunicări cu stakeholder-ii proiectului. Dacă este nevoie de mai mult timp, proiectul are probleme
(sau poate stakeholderii adoră sedinţele şi nu se mai dezlipesc de scaune).
Aceste probleme pot fi din categoria: obiective neclare sau nu toţi stakeholder-ii acceptă
obiectivele definite. Acum este momentul ca proprietarul proiectului, ”owner-ul”, să joace un rol
important, şi chiar, la nevoie, să îngheţe proiectul. Dacă durează mai puţin, atunci stakeholder-ii
nu sunt informaţi suficient, ceea ce conduce, invariabil, la probleme în desfăşurarea proiectului
(sau cel puţin în faza de implementare).
10% din timpul managerului de proiect se alocă pentru probleme generale şi 15% se alocă pentru
gestionarea stakholderilor. Managerului de proiect îi mai rămâne 75% din timp pentru gestionarea
efectivă a echipei actuale de proiect.
Fiecare membru în echipa de proiect care este ghidat direct de managerul de proiect consumă
15% din timpul lui. Managerul de proiect alocă acest timp pentru planificarea activităţilor ce

2. Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !
SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 2
trebuie desfăşurate, pentru comunicare şi pentru monitorizarea progresului făcut. Aceasta
înseamnă că un manager de proiect poate gestiona maxim cinci persoane într-o echipă de proiect.
Dacă sunt mai multe, managerul de proiect nu are timpul suficient pentru a-i gestiona pe toţi în
mod corespunzător. Ceea ce duce la patinări, glisări şi deraieri în proiect, reluarea activităţilor déjà
desfăşurate şi o calitate scăzută.
Cu 5 membrii în echipă, proiectul ar dura 16 luni. Cum managerul de proiect trebuie să
lucreze doar management de proiect, ar însemna 320 om-zile. În total proiectul ar avea
nevoie de 1920 om-zile.
Unul din membrii echipei de proiect este adjunctul managerului de proiect care, suplimentar faţă
de sarcinile curente, va gestiona alte două persoane. Fiecare dintre ele necesită 15% din timpul
său, astfel încât adjunctul poate folosi doar 70% din timp pentru sarcinile proprii.
Cu o echipă de 7, în care fiecare lucrează 70% şi sub-gestionează 30%, 1600 om-zile de
proiect vor dura 12 luni. Managerul de proiect foloseşte 240 zile şi adjunctul managerului
72 om-zi dedicate managementului de proiect. Costul va fi de 16 luni de proiect, dar
proiectul se termină cu 4 luni mai repede.
Provocarea ar fi să găsesti un manager de proiect potrivit.
Ce se întâmplă cu cele 10 luni menţionate?
În teorie 8 membrii în echipa ar fi suficienţi, dar un manager de proiect nu poate gestiona fizic
aceată echipă de 8. Încă o dată, o persoana trebuie să fie desemnată ca adjunct de manager de
proiect cu responsabilitatea gestionării altor trei persoane. Pentru că timpul propriu pentru
desfăşurarea activităţilor proprii a adjunctului scade, este necesară o resursă suplimentară.
Suplimentar managerului de proiect, va aloca un adjunct răspunzător de sarcinile proprii şi care va
gestiona alţi opt membrii din echipă. Aceasta este un pic mai mult decât este necesar, aşa că
proiectul poate dura mai puţin de 10 luni.
Încă o dată, gasirea unui manager de proiect potrivit poate deveni o provocare.
Ce se întâmplă cu cele 5 luni de proiect?
În teorie, 16 membrii ar fi suficienţi pentru
a termina munca actuală. Ea necesită un
manager de proiect şi trei adjuncţi. Plus
participarea activă a stakeholderilor din
proiect.
De exemplu, experţii care furnizează
informaţii pentru rezolvarea problemelor în
proiect vor trebui sa folosească de două ori
mai mult din timpul lor pentru proiect şi să
reducă timpul alocat activităţilor curente.
Dar asta pentru un timp limitat, dar oricum
obligatoriu.
Dacă proiectul îşi reduce durata suficient,
ei ar trebui sa fie complet alocaţi în proiect.
Găsirea resurselor suficiente din partea
organizaţiei de linie poate fi o provocare
suplimentară, complementar cu găsirea
managerului de proiect potrivit.
În teorie putem nominaliza 1600 de membrii în echipă si 320 de manageri de proiect şi să
terminăm proiectul într-o zi. Dacă această echipă are nevoie să aştepte pentru informaţii sau
decizii doar o zi suplimentară, costurile şi durata proiectului se dublează. Echipele uriaşe

3. Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !
SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 3
dimensional şi proiectele super-rapide ar trebui lansate doar dacă proiectul este extrem de curat şi
poţi asigura informaţii logistice rapide.
Putem nominaliza un membru în echipă şi un manager de proiect part-time şi să finalizăm
proiectul in 1600 zile lucrătoare. Dacă echipa de proiect are nevoie de informaţii sau decizii şi
aşteaptă după ele încă o zi suplimentar, proiectul şi bugetul nu se modifică prea mult. Dar va fi un
proiect lent.
Undeva între cele două situaţii este dimensiunea şi structura optimă a echipei de proiect. Depinde
de tipul de afacere, de suma competenţelor managerului de proiect disponibil, de managementul
de proiect, de organizatia de linie şi de resursele disponibile.
Adevăr absolut
Cei 15% din timp discutaţi aici, în multe organizatii nu reprezintă
adevărul absolut. Valoarea actuală corectă depinde de competenţele şi
maturitatea organizaţiei, de indivizi, de practicile de management de
proiect, de managerii de proiect, dar la fel de bine şi de tipul de
proiect analizat. Adevărul absolut spune că este necesară definirea
unui echilibru potrivit între resursele de management de proiect şi
structura echipei de proiect pentru a putea avea succes cu proiectele
dezvoltate de companie.
Drum drept in proiecte!
 Make sure that you have the resources you think you do. Get signoff whenever resources are allocated to
your project.
 Trebuie să ai ţeluri pe termen lung pentru a nu fi frustrat de eşecurile pe termen scurt.
Project Management Tip-of-the-week
Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training
sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina
administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca
aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.