Download to read offline
9789740336150
- 1.
- 2. การบริหารงานเวชระเบียนมีความจําเปน อยางยิ่งที่จะตองมีความรูความเขาใจในขอบเขตของ งานดานเวชระเบียนใหชัดเจน และถาไดศึกษา ภูมิหลัง ประวัติความเปนมาของเวชระเบียนก็ จะยิ่งทําใหเขาใจไดมากขึ้นถึงชื่อตําแหนงชื่อ หนวยงานดานเวชระเบียนและงานที่เกี่ยวของ ซึ่งไดรวบรวมไวในหนังสือเวชระเบียนศาสตร (Medical Record Science) ที่ผูเขียนไดเคยจัด ทําไวสําหรับเปนตําราที่ใชเรียนในวิชาเวชระเบียน ศาสตร ของหลักสูตรวิทยาศาสตรบัณฑิต สาขา วิชาเวชระเบียน โดยในหนังสือมีรายละเอียดของ ประวัติ เวชระเบียน,ความหมายของเวชระเบียน,หมายเลข ที่สําคัญของเวชระเบียน, การแบงงานและหนวย งานทางดานเวชระเบียน, การบันทึกและการ จัดเรียงแบบฟอรมเวชระเบียน, ขั้นตอนการ ดําเนินงานเวชระเบียน, การจัดเก็บเวชระเบียน, การตรวจสอบเวชระเบียน, คณะกรรมการเวช ระเบียนและองคกรดานเวชระเบียน, และคํา สําคัญในงานดานเวชระเบียน (แสงเทียน อยูเถา, 2556) ซึ่งก็คงจะเปนความรูที่เปนพื้นฐานสําหรับ ผูที่ผานการศึกษาดานเวชระเบียนมาก็คงมีความ รูในเรื่องดังกลาวอยางดีอยูแลว แตสําหรับ ผูที่ทําหนาที่บริหารงานเวชระเบียนโดยไมไดศึกษา มาทางดานเวชระเบียนโดยตรงก็อาจจะตองทํา การศึกษาหาความรูเพิ่มเติมในเรื่องดังกลาวตอไป สวนในหนังสือเลมนี้ก็จะไดสรุปถึงขอบเขตของงาน ดานเวชระเบียนที่ผูบริหารงานเวชระเบียนจะตอง ภาพที่ 1 หนังสือเวชระเบียนศาสตร (Medical Record Science) มีความรู ความเขาใจในขอบเขตเสียกอนถึงจะ สามารถบริหารจัดการงานเวชระเบียนไดอยาง ถูกตอง การแบงงานดานเวชระเบียน การแบงงานเวชระเบียนออกไปตามหลัก วิชาการนั้น อาจารย แพทยหญิงสมพร เอกรัตน แพทยประจําโรงพยาบาลศิริราช ที่ถือวาเปนแพทย ดานเวชระเบียนที่มีความคิดริเริ่มในการพัฒนางาน และบุคลากรดานเวชระเบียนมาเกือบตลอด 2 การบริหารงานเวชระเบียน
- 3. ระยะเวลาของการมีชีวิตอยูของทาน ซึ่งบุคลากร ทางเวชระเบียนก็ตางยกยองทานวาเปน “อาจารย แมของเวชระเบียน”โดยทานไดชี้ใหเห็นมาโดย ตลอดวา “เวชระเบียน คือ หัวใจของโรงพยาบาล” โดยแบงออกเปน 3 สวนสําคัญคือ 1. งานเวชระเบียน 2. งานเวชสถิติ 3. งานเวชสารสนเทศ การแบงงานตามกรอบแนวคิดเดิม ซึ่งถือ เปนการแบงงานเวชระเบียนตามหลักวิชาการ (สมพร เอกรัตน, 2537, 2541) แตในสวนของ เวชสารสนเทศมีการพัฒนาไปอยางมากประกอบ กับการเปลี่ยนแปลงโครงสรางสวนงานของ โรงพยาบาลในสังกัดกระทรวงสาธารณสุขซึ่ง ถือวามีจํานวนโรงพยาบาลมากที่สุดในประเทศ เพราะโรงพยาบาลในสังกัดกระทรวงอื่นและ เอกชนนั้นมีจํานวนยังไมมาก โดยการเปลี่ยนแปลง เกี่ยวกับงานเวชระเบียนจากเปนหนวยที่ขึ้นตรง ตอผูอํานวยการ ก็ปรับเปลี่ยนมาขึ้นตรงกับฝาย วิชาการของโรงพยาบาล หลังจากนั้นก็มีการปรับ เปลี่ยนใหเปนหนวยงานที่ขึ้นตรงตอสวนงานทาง ดานแผนงานและยุทธศาสตรของโรงพยาบาลตาม ลักษณะของงานขอมูลขาวสารสาธารณสุขที่ปรับ เปลี่ยนจากกองสถิติสาธารณสุขเดิมโดยขึ้นกับสํานัก นโยบายและแผน (ตอมาไดเปลี่ยนชื่อเปนสํานัก นโยบายและยุทธศาสตร) สํานักงานปลัดกระทรวง สาธารณสุขนั่นเอง เมื่อมีการปรับเปลี่ยนเอางาน เวชสารสนเทศออกไปและไมไดเปนสวนหนึ่งของ งานเวชระเบียนแลว การแบงงานเวชระเบียนก็ยัง ยึดหลักวิชาการตามเดิม แตมีการเปลี่ยนแปลง ไปในสวนของงานเวชสารสนเทศก็จะเหลือ เพียงงานคอมพิวเตอรในสวนที่เกี่ยวของกับงาน เวชระเบียน แตมีอีกงานหนึ่งในงานเวชระเบียนที่ มีการขยายตัวของงานอยางมากก็คือ งานใหรหัส โรคและรหัสหัตถการ เนื่องจากประเทศไทยไดนํา การใหรหัสโรคและรหัสหัตถการมาเปนหลักฐาน สําคัญในการจัดสรรเงินใหกับสถานบริการทางการ แพทยและสาธารณสุขตามโครงการของสํานักงาน หลักประกันสุขภาพแหงชาติ ทุกโรงพยาบาล ขอบเขตงานเพื่อการบริหารงานเวชระเบียน 3 เวชระเบียน ภาพที่ 2 การแบงงานดานเวชระเบียนตามหลัก วิชาการ เวชระเบียน เวชสถิติ เวชสารสนเทศ
- 4. จึงใหความสําคัญกับการใหรหัสโรคและรหัส หัตถการเปนอยางมาก ทําใหหนวยงานนี้มีการ พัฒนาขึ้นจากการเปนสวนงานที่มีการใหรหัส โรคและรหัสหัตถการเพื่อการแบงกลุมโรคและ จัดทํารายงาน สถิติตางๆ ของหนวยเวชสถิติ มีการรับบุคลากรในการใหรหัสโรคและรหัสหัตถการ มากขึ้น และมีการแบงงานดานเวชระเบียนของ โรงพยาบาลเปลี่ยนแปลงไปโดยมีงานหลัก 4 สวน สําคัญ คือ 1. งานเวชระเบียน อาจแบงเปน งาน เวชระเบียนผูปวยนอก งานเวชระเบียนผูปวยใน 2. งานเวชสถิติ อาจแบงเปน งาน วิเคราะหขอมูล งานดานรายงานสถิติ 3. งานรหัส ทั้งการใหรหัสโดยทั่วไป และรหัสโรคและรหัสหัตถการ แตเนนที่งานให รหัสโรคและรหัสหัตถการ 4. งานคอมพิวเตอรดานเวชระเบียน อาจแบงเปน งานดานฮารดแวร งานดานซอฟตแวร และบุคลากร (แสงเทียน อยูเถา, 2556ก) ในการบริหารงานเวชระเบียนนั้นตองมี ความเขาใจในการแบงงานลักษณะนี้ทั้งงาน เวชระเบียนผูปวยนอก งานเวชระเบียนผูปวยใน งานเวชสถิติ งานใหรหัสโรคและรหัสหัตถการ และงานคอมพิวเตอรงานเวชระเบียน แตใน โรงพยาบาลขนาดใหญก็อาจมีการแยกงาน บริหารหรือสํานักงานของงานเวชระเบียนออก มาอีกตางหากซึ่งอาจรวมถึงงานสํานักงานและ การจัดการเกี่ยวกับคณะกรรมการเวชระเบียน ดวยก็แลวแตความเหมาะสมของโรงพยาบาล ซึ่งสงผลตอการแบงหนวยงานดานเวชระเบียน ไปดวย โดยมีการแบงตามขนาดของโรงพยาบาล ดังนี้ เวชระเบียน ภาพที่ 3 การแบงงานเวชระเบียนในโรงพยาบาล เวชระเบียน เวชสถิติ รหัส คอมพิวเตอรเวชระเบียน 4 การบริหารงานเวชระเบียน
- 5. 1. โรงพยาบาลขนาดใหญ ระดับภาค ระดับศูนยในกรุงเทพมหานครโรงพยาบาลที่มี โรงเรียนแพทย โรงพยาบาลศูนย หรือโรงพยาบาล เอกชนที่อยูในระดับเทียบเทา 2. โรงพยาบาลขนาดกลาง โรงพยาบาล ทั่วไประดับจังหวัด หรือโรงพยาบาลเอกชนที่ อยูในระดับเทียบเทา 3. โรงพยาบาลขนาดเล็ก โรงพยาบาล ชุมชน โรงพยาบาลระดับอําเภอ หรือโรงพยาบาล เอกชนที่อยูในระดับเทียบเทา 4. หนวยบริการทางการแพทยและ สาธารณสุขขนาดเล็ก โรงพยาบาลเครือขายยอย ของโรงพยาบาลชุมชน หรือโรงพยาบาลขนาด ตําบล คลินิกหรือสรรพเวชสถาน (Polyclinic) ที่ อยูในระดับเทียบเทา โดยในแตละขนาดของสถานบริการทาง การแพทยและสาธารณสุข หรือโรงพยาบาลก็ มีการแบงงานจากงานสําคัญ 4 สวนงานสําคัญ โดยในโรงพยาบาลขนาดใหญอาจแบงเปนสวน ยอยออกไป สวนในโรงพยาบาลหรือสถานบริการ ทางการแพทยและสาธารณสุขขนาดเล็กก็อาจ มีการรวมกันของหนวยงาน โดยหนวยงานยอย จากตัวอยางของโรงพยาบาลขนาดใหญ ระดับภาค ระดับศูนยในกรุงเทพมหานคร โรงพยาบาลที่มี โรงเรียนแพทย โรงพยาบาลศูนย หรือโรงพยาบาล เอกชนที่อยูในระดับเทียบเทานั้น อาจประกอบ ดวย 1. งาน/หนวยจายบัตรผูปวยนอก งาน หองบัตร หรืองานเวชระเบียนผูปวยนอก 2. งาน/หนวยรับผูปวยใน 3. งาน/หนวยตรวจสอบเวชระเบียน 4. งาน/หนวยใหรหัสทางการแพทย 5. งาน/หนวยคอมพิวเตอร ระบบเครือ ขายขอมูล และงานเทคโนโลยีดานเวชระเบียน หรืออาจเพิ่มเติมเปนงานเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส (ถามีการแยกงานสวนนี้ออกมาเปนการเฉพาะ) 6. งาน/หนวยเก็บและคนรายงานผูปวย 7. งาน/หนวยสูติบัตร มรณบัตร และงาน ชันสูตรบาดแผลและศพ 8. งาน/หนวยแจงโรคติดตอ 9. งาน/หนวยรายงานและการจัดพิมพ 10. งาน/หนวยสถิติ และ/หรืองานวิจัย ทางการแพทย 11. งาน/หนวยบริหารและสํานักงาน (ถามี) ตัวอยางงาน/หนวยงานดานเวชระเบียน สําหรับหนวยบริการทางการแพทยและสาธารณสุข ขนาดเล็กโรงพยาบาลเครือขายยอยของโรงพยาบาล ชุมชน หรือโรงพยาบาลขนาดตําบล คลินิกหรือ สรรพเวชสถาน (Polyclinic) ที่อยูในระดับ เทียบเทา ประกอบดวยงานยอยตาง ๆ เชน 1. งาน/หนวยเวชระเบียนและสถิติ ประกอบดวยงานตาง ๆ ดังนี้ ขอบเขตงานเพื่อการบริหารงานเวชระเบียน 5
- 6. - งานหองบัตรหรืองานเวชระเบียน ผูปวยนอก - งาน/หนวยผูปวยในงาน/หนวย เก็บและคนรายงานผูปวยใน - งาน/หนวยใหรหัสทางการแพทย คอมพิวเตอรและระบบเครือขายขอมูล - งาน/หนวยสูติบัตร มรณบัตร และงานชันสูตรบาดแผลและศพ - งาน/หนวยสถิติ แจงโรคติดตอ และจัดทํารายงาน 2. งานอื่น ๆ ที่ไดรับมอบหมาย หรือ แยกออกมาจากงานในสวนที่รวมอยูของงานเวช ระเบียนและสถิติทั้งหมด จากตัวอยางเปนการแสดงใหเห็นการจัด แบงงานของงานดานเวชระเบียนจากโรงพยาบาล ที่ใหญที่สุดกับหนวยบริการทางการแพทยและ สาธารณสุขขนาดเล็กเทานั้น สวนโรงพยาบาล ขนาดกลางและขนาดเล็กก็มีจัดหนวยงานที่ ลดทอนจากโรงพยาบาลขนาดใหญลงมาตาม ลําดับตามความเหมาะสมของโรงพยาบาล แตละแหง การเขาใจในการแบงหนวยงานทาง ดานเวชระเบียนก็จะทําใหการบริหารจัดการ งานเวชระเบียนไดครอบคลุมในทุกงาน ทุก ภารกิจที่จะตองดําเนินการ ภารกิจงานที่เกี่ยวของ เมื่อทราบการแบงหนวยตาง ๆ ของ งานเวชระเบียน ก็ตองทําความเขาใจภารกิจ ของแตละหนวยงานยอยเพราะในแตละ สวนงานยอยก็จะมีลักษณะงานแตกตาง กันไปตามภารกิจของหนวยงานยอยนั้น ๆ ของงานเวชระเบียน 6 การบริหารงานเวชระเบียน
- 7. เวชระเบียน ภาพที่ 4 ภารกิจของงานยอยในสวนงาน/หนวยเวชระเบียน เวชระเบียนผูปวยใน ประสานสหวิชาชีพพัฒนาวิชาการคณะกรรมการเวชระเบียน เทคโนโลยี เวชระเบียน Audit เวชระเบียนผูปวยนอก ภาพที่ 5 งานเวชระเบียนผูปวยนอก ภารกิจของหนวยเวชระเบียน ขอบเขตงานเพื่อการบริหารงานเวชระเบียน 7
- 8. ดําเนินการที่คลาย ๆ กันแตความวุนวายมีนอย กวาซึ่งเปนการลงทะเบียนผูปวยในจัดเก็บ คนหา การดําเนินการกับหอผูปวย แพทย หรือบุคลากร อื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเวชระเบียนผูปวยใน ซึ่งทั้ง งานเวชระเบียนผูปวยนอกและงานเวชระเบียน ผูปวยในของแตละโรงพยาบาลก็อาจมีความ แตกตางกันไป ในการปรับเปลี่ยนเปนการนํา เทคโนโลยีมาใชกับงานเวชระเบียนทั้งเวชระเบียน ผูปวยนอกและผูปวยในก็มีความหลากหลาย แตกตางกันไปแตก็อาจมีสวนที่คาบเกี่ยวกับ งานคอมพิวเตอรงานเวชระเบียนที่จะกลาวถึง ตอไป แตสําหรับเทคโนโลยีที่เปนการดําเนินการ ปรับระบบที่เคยนํามาใชตั้งแตการถายเอกสาร ไวในไมโครฟลมที่มีมาตั้งแตอดีต จนถึงการ ใชรหัสบารโคดติดกับเวชระเบียน ระบบการ ตรวจสอบเวชระเบียนที่ผานไปยังจุดตาง ๆ ของ โรงพยาบาลโดยอาจใชเครื่องลงสแกนบารโคด คิวอารโคด หรือการใช RFID แบบการสง สัญญาณคลื่นไฟฟาจากแถบแมเหล็กเพื่อการ ติดตามเวชระเบียนผูปวยใน หรือเพื่อการ คนหาเวชระเบียนผูปวยในดวยเครื่องตรวจสอบ สัญญาณจากแถบแมเหล็กดังกลาว ระบบการ จัดทําบัตรพิเศษเพื่อการสื่อสาร อาทิ การสื่อสาร เมื่อผูปวยนําบัตรเขามาบริเวณทางเขาตึกผูปวย นอกเพื่อใหระบบเทคโนโลยีที่เปนจุดรับสัญญาณ สงสัญญาณในการคนหาประวัติการนัดหมาย ผูปวย เขาคิวเพื่อการรักษา และระบบเทคโนโลยี อื่น ๆ ที่มีการประยุกตใชกับงานเวชระเบียน แต สวนใหญก็มักเปนเรื่องทางดานคอมพิวเตอรมาก ในสวนของภารกิจงานดานเวชระเบียน ทั้งหมดในสวนของงานยอยของหนวยเวชระเบียน นั้นจะประกอบดวยงานที่เกี่ยวกับเวชระเบียน คือสวนที่เปนการจัดทําประวัติของผูปวยเพื่อ การตรวจรักษาและจัดทําหลักฐานตาง ๆ สวนของ เวชระเบียนผูปวยในและเวชระเบียนผูปวยนอก ก็จะมีความแตกตางกันไป ภารกิจที่อาจตอง ใชบุคลากรและสรรพกําลังในการดําเนินการ ในแตละวันมากที่สุดก็คือสวนของเวชระเบียน ผูปวยนอก ความวุนวายสับสนตาง ๆ ของการ ดําเนินการเพื่อใชเวชระเบียนในการรักษาพยาบาล ทั้งการจัดทําประวัติ ระบบการคัดกรอง ระบบการ จัดทําบัตรประจําตัว สืบคน จัดระบบคิว ระบบ การบงชี้ผูปวย การจัดทําแบบฟอรมตาง ๆ ทาง ดานเวชระเบียน หนวยเวชระเบียนผูปวยนอกเปน หนวยที่ถือเปนสวนหนาในการใหบริการสําหรับ โรงพยาบาล สวนเวชระเบียนผูปวยในก็มีการ ภาพที่ 6 การปฏิบัติงานของบุคลากร ในงานเวชระเบียนผูปวยใน 8 การบริหารงานเวชระเบียน
- 9. กวา ภารกิจที่สําคัญอีกงานหนึ่งคือ งานทางดาน การตรวจสอบเวชระเบียน(Medical Record Audit) ซึ่งเปนการตรวจสอบเวชระเบียน อาจ มีการประสานงานแพทยและสหวิชาชีพในการ เขามาดําเนินการ จึงตองมีภารกิจของงานสวน เวชระเบียนเพิ่มเติมคือการประสานสหวิชาชีพ ทั้งในและนอกโรงพยาบาล ทั้งเพื่อการดําเนินการ ในสวนคณะกรรมการเวชระเบียน และการ ตรวจสอบเวชระเบียนใหมีเนื้อหาที่ถูกตอง สมบูรณ สวนที่มีความเสี่ยงในทุก ๆ ดานทั้งการ ถูกฟองรองในทางกฎหมาย หรือการเสนอแนะ แพทยเจาของไขในบางสวนที่อาจเกิดขอขัดแยง หรือไมเปนไปตามหลักวิชาการทางการแพทย ในการบันทึกเวชระเบียน จากภาพที่ 4 ที่เปน เสนประในสวนของคณะกรรมการเวชระเบียน เพราะอาจเปนภารกิจที่เปนการประสานงาน ใน โรงพยาบาลบางแหงก็อาจมีการดําเนินการโดย งานอื่นในโรงพยาบาลเกี่ยวกับคณะกรรมการ ดังกลาว แตภารกิจดานการพัฒนาวิชาการ เวชระเบียนก็เปนอีกภารกิจหนึ่งที่มีความสําคัญ ในการพัฒนาเวชระเบียน อาจเปนการพัฒนา รูปแบบของเวชระเบียน พัฒนาแบบฟอรมตาง ๆ พัฒนากระบวนการปฏิบัติงาน พัฒนาการบริการ เวชระเบียน หรือพัฒนางานอื่น ๆ ดังที่กลาวมา อาจมีการจัดทํางานวิจัยที่เปนลักษณะการสราง งานวิจัยจากงานประจํา (Routine to Research: R2R) งานวิเคราะห หรืองานคูมือปฏิบัติงานที่ เกี่ยวกับภารกิจของหนวยเวชระเบียนทั้ง 6 งาน สําคัญคือ เวชระเบียนผูปวยนอก เวชระเบียน ภาพที่ 7 งานใหบริการเวชระเบียนผูปวยนอก ในโรงพยาบาลประจําจังหวัด ผูปวยใน งานเทคโนโลยีเวชระเบียน งานตรวจสอบ เวชระเบียน งานประสานสหวิชาชีพ และงาน พัฒนาวิชาการ ซึ่งเกี่ยวกับการสรางงานวิชาการ ในงานเวชระเบียนจะไดอธิบายอยางละเอียด ตอไปในเนื้อหาที่เกี่ยวกับการสรางงานวิชาการ ดานเวชระเบียนในหนังสือเลมนี้ ขอบเขตงานเพื่อการบริหารงานเวชระเบียน 9
- 10. ภารกิจของหนวยเวชสถิติ ภารกิจของหนวยเวชสถิตินั้นประกอบดวย งานที่เกี่ยวกับการจัดทํารายงานเวชสถิติตาง ๆ จากเดิมที่ตองดําเนินการหลักคือ รายงานกลุม โรคผูปวยนอกหรือที่รูจักกันในชื่อ รง.504 และ รายงานกลุมโรคผูปวยใน หรือที่รูจักกันในชื่อ รง.505 ที่หนวยเวชสถิติถือเปนรายงานสําคัญ ในการดําเนินการอยูในทุกโรงพยาบาลที่จะตอง สงใหสํานักงานสาธารณสุขจังหวัดและรายงาน อื่น ๆ ตามที่หนวยงานในลําดับที่สูงขึ้น ทั้งจาก สํานักงานสาธารณสุขจังหวัด กระทรวงสาธารณสุข จังหวัดที่โรงพยาบาลตั้งอยู หรือหนวยงานอื่น ๆ ที่ กําหนดไวตามกฎหมายตาง ๆ ที่เกี่ยวของ หนวย เวชสถิติเปนหนวยที่จะทําการวิเคราะหขอมูล ตาง ๆ ของโรงพยาบาลทั้งเพื่อการจัดทํารายงาน ประจําป(AnnualReport)รายงานประจํางวดตาม ที่โรงพยาบาลหรือผูบริหารตองการ รายงานเพื่อ การวิเคราะหหรือประเมินผลตาง ๆ แตยังมีการ ดําเนินการในภารกิจดานนี้นอย ทั้งการวิเคราะห ขอมูลเพื่อการจัดทํารายงานการวิเคราะหขอมูล (Analyze Report) การจัดทําและวิเคราะห ขอมูลสําหรับผูบริหารในระบบขอมูลสําหรับ ผูบริหาร (Executive Information System: EIS) หรือขอมูลสําหรับระบบสนับสนุนการตัดสิน ใจ (Decision Support System: DSS) ภารกิจที่ สําคัญอีกประการหนึ่งของงานเวชสถิติคือการ บริการขอมูล ซึ่งตองใหการสนับสนุนขอมูลกับ หนวยงานตาง ๆ บุคลากรจากทุกภาคสวนทั้งเพื่อ การศึกษาการพัฒนางานการวิจัยซึ่งในประเด็นของ การวิจัยนั้นแมจะมีภารกิจในการสนับสนุนขอมูล อยูแลวแตก็ยังเปนภารกิจสําคัญในการเปนผูนํา ดานการดําเนินการวิจัยดวย ที่ตองดําเนินการใน เวชสถิติ ภาพที่ 8 ภารกิจของหนวยเวชสถิติ รายงานเวชระเบียน บริการขอมูล วิจัย วิเคราะหขอมูล 10 การบริหารงานเวชระเบียน