2. PELANTIKAN JAWATANKUASA &
PENGAGIHAN TUGAS
Pengarah program /
projek
• Bertanggungjawab dalam menguruskan pentadbiran,
kewangan dan aktiviti.
• Memastikan arahan daripada penasihat program dapat
dijalankan.
• Memberi arahan yang tepat dan jelas kepada jawatankuasa
dalam melaksanakan tugas atau aktiviti.
• Menjadi orang tengah dalam mengemukakan cadangan atau
usul ahli kepada pihak yang berkenaan.
• Bertanggungjawab menentukan hala tuju program pendidikan
luar.
4. Kem komandan
Menyelaras dan menguruskan semua aktiviti
yang berkaitan dengan perlaksanaan
pendidikan luar.
Mengadakan taklimat kepada peserta.
Orang yang membuat keputusan penting
ketika melaksanakan aktiviti pendidikan luar.
5. setiausaha
Menyediakan dan
mengedarkan catatan
minit mesyuarat dan surat
pekeliling kepada yang
berkenaan.
Bersama pengerusi
menentukan tempat,
masa, tarikh dan agenda
mesyuarat.
Mewujudkan kekitaan dan
kerja berkelompok dalam
kalangan AJK.
Menyediakan kertas kerja
yang diperlukan oleh
program.
Menyusun dan
menyediakan tempat dan
kemudahan mesyuarat.
Bertanggungjawab kepada
pengarah dalam bidang
pengurusan dan
pentadbiran.
Mengumpul semua
maklumat seperti
merekodkan semua fail-fail
untuk rujukan.
Bertanggungjawab untuk
hadir setiap mesyuarat
dalam perlaksanaan
program.
Menguruskan urusan surat
menyurat kepada pihak
yang berkenaan.
Memanggil ahli
jawatankuasa untuk
bermesyuarat.
7. bendahari
Bertanggungjawab kepada pengarah dalam bidang
pengurusan pentadbiran kewangan.
Menyedia dan menyimpan buku akaun untuk program.
Menerima dan menyimpan cek-cek dan wang tunai milik program.
Menyimpan semua risit, baucer-baucer, buku rekod wang keluar
masuk dan lain-lain yang berkaitan dengan pengurusan kewangan.
Menjaga dan menguruskan harta benda bagi program dengan
baik.
Menyediakan laporan wang masuk dan keluar setiap kali
mesyuarat.
Memberi pandangan dalam usaha untuk menyelesaikan masalah
kewangan bagi perlaksanaan program.
Menandatangani cek-cek bersama pengarah atau setiausaha atau
kedua-duanya sekali.
8. Jawatankuasa
alatan/
teknikal
Menyimpan rekod
alatan kumpulan
seperti khemah,
periuk, paranga dan
pisau.
Menyediakan segala
keperluan berkaitan
teknikal bagi
melicinkan
perlaksanaan
program.
Mengemaskini alatan
dan mengawal
pergerakan alatan
kumpulan.
Bertanggungjawab
terhadap alatan
yang digunakan
semasa sesuatu
aktiviti atau projek
dilaksanakan.
9. Jawatankuasa
atur cara/
buku program
Menyediakan ataur
cara bagi
penyampaian hadiah.
Menjemput dan
mendapatkan senarai
VIP dan jempuatan
yang sepatutnya hadir
pada hari penyampaian
hadiah.
Menyediakan acara
sambutan kedatangan VIP,
penyambut tetamu dan
segala persiapan untuk
keperluan sambutan.
Mendapat Pengacara Majlis
(MC) bagi setiap kategori
atau keseluruhan kategori
dan menyediakan draf teks
MC.
Menyediakan satu
buku program bagi
aktiviti-aktiviti yang
akan dilaksanakan
semasa program
dijalankan.
10. Jawatankuasa makanan dan minuman
Menyediakan bajet dan jenis makanan atau hidangan
ringan yang perlu disediakan bagi jawatankuasa
sepanjang program berlangsung.
Mendapatkan katerer jika perlu yang boleh
menawarkan harga yang berpatutan untuk keperluan
makanan dan minuman.
Menyediakan bajet bagi setiap kumpulan peserta.
Memberi nasihat kepada kumpulan peserta terhadap
hidangan makanan.
Membuat tempahan dan memaklumkan jenis makanan
serta jumlahnya.
Bertugas menyediakan hidangan jamuan makanan
kepada pihak-pihak yang berkaitan dan memastikan
tiada petugas dan AJK yang ketinggalan.
Memastikan kebersihan tempat makan.
11. Jawatankuasa protokol Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika
perasmian atau penutup.
Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP
yang akan hadir.
Menyambut tetamu, para jemputan dan peserta mengarahkan
ke tempat duduk yang sepatutnya.
Menyedia susun atur kerusi bagi jemputan VIP di dalam dewan.
Menjaga kawalan peserta.
Jawatankuasa promosi /
publisiti
Merancang bentuk dan konsep hebahan yang boleh menarik
minat peserta tentang sesuatu projek atau aktiviti.
Membuat poster-poster dan menyediakan kain rentang untuk
mempromosikan sesuatu projek atau aktiviti.
Jawatankuasa
persiapan/keceriaan
Memastikan perjalanan program lancar dan tapak program
sentiasa bersih dan ceria.
Membuat back-drop untuk pentas bersesuaian dengan sesuatu
projek atau aktiviti.
Jawatankuasa disiplin/
keselamatan
Memastikan keselamatan di dlam kawasan aktiviti terjamin.
Memastikan setiap aktiviti yang dijalankan selamat dan berjalan
lancar.
Sentiasa bersedia jika terdapat kemalangan atau sesuatu yang
tidak diingini
Merancang aktiviti kawalan malam.
Membawa beberapa unnit kelengkapan perubatan seperti “first
aid”.
12. Jawatankuasa pendaftaran atau
peserta
Menguruskan pendaftaran pelajar sebelum bertolak dan
memastikan jumlah peserta mencukupi.
Mengurus, menerima atau menyenaraikan nama peserta
dalam sesuatu projek.
Jawatankuasa pendidikan Merancang modul integrasi mata pelajaran dalam
pendidikan luar berdasarkan objektif.
Merancang atau menetapkan masa bagi program
pendidikan.
Jawatankuasa kerohanian Merancang dan melaksana aktiviti kerohanian termasuk
solat,kuliah subu dan kuliah magrib.
Membuat giliran iman dan bilal bagi setiap solat.
Memastikan peserta bukan isllam mengamalkan ajaran
agama masing-masing dan diberi kuliah moral.
Menyediakan satu malam penghayatan kepada peserta.
Jawatabkuasa aktiviti darat &
aktiviti luar
Membuat aktiviti darat dan luat dalam pelaksananaan
program
Memastikan aktiviti2 yang dirancang berjalan dengan
lancar.
Memastikan alatan yang diperlukan dalam melakukan
aktiviti selamat digunakan.
13. Jawatankuasa
pengangkutan
o Membuat tempahan kenderaan sama ada bas atau van untuk
kegunaan semasa dan selepas sesuatu aktiviti atau projek
dijalankan.
o Membuat penjadualan perjalanan bas untuk kegunaan serta
rujukan pegawai yang terlibat bagi kegunaan pemandu, urus
setia dan peserta.
Jawatankuasa fotografi Bekerjasama dengan pihak jabatan penyiaran menerusi saluran
media aktiviti cetak mahupun elektronik.
Menggunakan kamera atau video-video camera bagi
merakamkan aktiviti atau projek.
Menjadi jurukamera sepanjang sesuatu program berlangsung.
Jawatankuasa
persembahan dan
pertandingan
Mendapatkan juri atau peserta bagi sesuatu aktiviti atau projek
yang dijalankan.
Merancang persembahan, tujuan program atau memastikan
sesuatu aktiviti atau projek berjaya disempurnakan.
