E-book gratuito sui 5 principali vantaggi che una soluzione ERP come Microsoft Dynamics NAV assicura ai Responsabili Finanziari.

1. n solido sistema gestionale (ERP)
come Microsoft Dynamics NAV è
il supporto ideale per le sfide che i
Responsabili Finanziari si trovano
quotidianamente ad affrontare. L’ERP di
Microsoft vanta un alto livello di
personalizzazione e offre un’esperienza
utente che si adatta al ruolo aziendale,
fornendo informazioni precise e tagliate
su misura per ogni ruolo specifico.
Nel caso dei Responsabili Finanziari
dell’azienda, i cosiddetti Chief Financial
Officer (CFO), abbiamo individuato le 5
aree principali in cui Microsoft
Dynamics NAV può aiutarli a essere più
produttivi nelle loro attività quotidiane.
1. Microsoft Dynamics NAV
semplifica la contabilità
generale e il piano dei conti
’impostazione di nuove voci di
contabilità generale porta via
diverse ore del vostro tempo? I vostri
codici conto hanno ormai assunto una
vita propria, con una lunghezza e una
complessità tali da rendere quasi
impossibile definire categorie ed elementi
specifici?
Se siete il Responsabile Finanziario di
un’azienda in espansione, dove dover
gestire diversi piani dei conti, oppure se
la vostra azienda ha acquisito altre
società, la vostra contabilità potrebbe
aver bisogno di una massiccia
riorganizzazione per semplificare le
operazioni.
Gestire più di due strutture e sistemi
aziendali può portare a sforzi duplicati e
richiedere il consolidamento dei dati
manuale, attività che richiede tempo ed è
soggetta a errori.
Microsoft Dynamics NAV include
funzionalità di analisi dimensionale per il
setup e la gestione dei codici conto di
contabilità generale. La flessibilità delle
tabelle di dimensioni contabili, la loro
U
L

2. gerarchia e le regole possono essere
modificate per soddisfare qualsiasi
esigenza di business. I segmenti di numeri
di conto di contabilità generale sono in
tabelle separate anziché in una lunga
stringa di numeri “non intelligenti”.
Questo è uno dei vantaggi principali di
Microsoft Dynamics NAV rispetto ad
altri sistemi ERP, in quanto riduce
notevolmente il tempo necessario per il
setup e la manutenzione di una nuova
società, progetto o location. In molti casi
il tempo richiesto per la creazione o la
modifica di progetti e report è passato da
alcuni giorni a pochi minuti.
2. Microsoft Dynamics NAV
semplifica la gestione del
flusso di cassa
’attenta gestione del flusso di cassa è
un fattore chiave nell’operatività
quotidiana di un Responsabile Finanziario.
Deve sapere in ogni momento quali
pagamenti dei clienti devono essere
effettuati nei prossimi mesi e trimestri,
nonché le uscite di cassa quali buste
paga, fatture fornitori e costi aziendali
aggiuntivi da espansioni o acquisizioni.
Il team Finance dell’azienda deve essere
sicuro al 100% di essere in grado di
pagare gli stipendi e le bollette da qui
fino a 3 mesi. Come compensare i ritardi
nei pagamenti dei clienti o nella chiusura
dei progetti?
Molte aziende si trovano a dover
intaccare periodicamente le loro linee di
credito bancarie, come diretta
conseguenza della mancanza di previsioni
accurate del flusso di cassa. Alla lunga, ciò
comporta un livello di indebitamento e
tassi di interesse sempre maggiori. La
gestione del rischio è un requisito
fondamentale per il CFO, soprattutto in
una situazione di mercato incerta. è
necessario un sistema che tenga traccia di
tutti i flussi in entrata, in uscita, dei saldi
contabili e dei bilanci in una sequenza
temporale in continua evoluzione.
Microsoft Dynamics NAV include nuove
funzionalità per la gestione del flusso di
cassa, in grado di mostrare i crediti
v/clienti e i debiti v/fornitori in diversi
intervalli temporali, e per la previsione dei
flussi di cassa a breve termine. In questo
modo i Responsabili Finanziari possono
monitorare le entrate e uscite di cassa e
adottare misure preventive per prevenire
una crisi di liquidità. Con una semplice
impostazione, utilizzando le ricevute, i
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3. debiti e i fondi liquidi in un prospetto,
Dynamics NAV consente al CFO di
visualizzare l’evoluzione temporale delle
previsioni dei flussi di cassa. Il sistema
attinge a diverse fonti di dati all’interno di
NAV, quali ordini aperti, crediti e debiti, e
consente all’utente di decidere quali dati
includere su determinati intervalli di date.
Potete scegliere tra diverse opzioni la
modalità più indicata per gestire sconti,
termini di pagamento e altre variabili
finanziarie.
Nel prospetto flusso di cassa, Microsoft
Dynamics NAV genera un suggerimento
che può essere utilizzato per creare
rapporti e grafici da esportare in Excel, ma
non aggiorna o modifica i dati di origine.
In questo modo il prospetto diventa
un’area di lavoro dove provare situazioni
“cosa succederebbe se…”, in cui il CFO
può cambiare a piacimento i dati per
creare diversi scenari di flussi di cassa. È
possibile salvare queste previsioni per
riferimento e analisi future.
3. Microsoft Dynamics NAV
migliora la pianificazione e
l’impostazione del budget
vete impostato i budget assegnati
ai manager e responsabili di
divisione per l’anno fiscale in corso. Come
fare a tener traccia dell’andamento
rispetto agli obiettivi di budget assegnati?
I manager possono aggiornare
rapidamente e facilmente i loro dati?
Se il sistema non è facile da aggiornare
non lo faranno, e il team finance
dell’azienda sarà costretto a “inseguirli”
per assicurarsi che non si verifichino
sorprese a causa di progetti o costi
imprevisti.
Le attività in corso sono in linea con gli
obiettivi e i piani aziendali? Oppure, si
sono presentate nuove opportunità che
richiedono fondi decisamente maggiori?
Un esempio perfetto potrebbe essere una
nuova richiesta del cliente per aggiungere
capacità o attrezzature. Se il vostro
budget non prevede capitale sufficiente
A

4. per le attrezzature o un conto di
contingenza, dove troverete il denaro?
Altri programmi o divisioni dovranno
tagliare le spese per sostenere questa
nuova priorità?
Con Microsoft Dynamics NAV il vostro
staff dedicato ai servizi o alle operations
può aggiornare facilmente i dati di
budget. Le schermate di budget
supportano diversi tipi di viste e le
colonne possono essere personalizzate
per visualizzare categorie specifiche,
particolarmente rilevanti per i vostri
manager aziendali.
Le viste possono essere limitate, in modo
che differenti linee di business
visualizzino solo i loro budget,
salvaguardando la sicurezza delle aree
riservate. Con il “roll up” dei budget è
possibile esaminare il quadro generale e
supportare la pianificazione a lungo
termine per la crescita strategica.
4. Microsoft Dynamics NAV
migliora l’utilizzo delle risorse
e rende più efficiente lo staff
del reparto contabilità
l vostro personale è limitato, ricevete
troppe comunicazioni in entrata
(telefonate, email, fax e documenti) e il
vostro sistema di gestione finanziaria è
difficile da usare? Molti sistemi ERP
esistenti hanno campi nascosti dal
significato oscuro e menu di cui gli utenti
dimenticano l’esistenza se non usano
quella funzione molto spesso. Ogni
trimestre o, se va bene, una volta all’anno,
gli utenti hanno bisogno di consultare un
manuale o altri materiali di formazione
per ricreare un report o un metodo di
registrazione.
Le vostre procedure di fine mese
impegnano 3 o 4 dipendenti per una
settimana, poiché devono consolidare i
dati provenienti da differenti sistemi o
fogli di calcolo? La manipolazione dei dati
può richiedere molto tempo, è una
I

5. procedura noiosa per l’utente ed è
soggetta a errori.
Microsoft Dynamics NAV offre
un’esperienza d’uso “basata sul ruolo”:
il Centro Gestione Ruolo/Role Center è
una vera e propria “scrivania virtuale”,
progettata per far sì che l’utente finale
abbia sottomano tutte le funzionalità che
il proprio ruolo all’interno dell’azienda
richiede. In altre parole, migliora l’ultimo
miglio di produttività, la fruizione da
parte dell’utente finale dell’ERP. In questo
modo, il team addetto alla contabilità e
alla gestione finanziaria ha una visione
più chiara delle proprie attività, il che
gli consente di assegnare le giuste priorità
e, in ultima istanza, di essere più
produttivo. Gli utenti possono inoltre
personalizzare l’interfaccia e organizzare il
proprio tempo in base alle esigenze
dell’azienda.
Le informazioni più importanti e le azioni
richieste sono comunicate agli utenti con
il familiare look & feel degli applicativi
Microsoft. Non solo, Dynamics NAV è
pienamente integrato con Microsoft
Office e in particolare con Excel. Gli
utenti possono visualizzare facilmente le
attività che hanno già completato e quelle
che rimangono da fare. Questa maggiore
chiarezza e facilità d’uso si traduce in una
maggiore efficienza e motivazione da
parte degli utenti finali del sistema ERP.
Poiché Microsoft Dynamics NAV è
multi-lingua, anche se la vostra azienda
ha sedi in diversi paesi, gli utenti
potranno lavorare nella propria lingua,
migliorando la produttività e riducendo i
tempi di formazione per i nuovi assunti.
Un altro vantaggio del Role Center di
Microsoft Dynamics NAV è la sicurezza
con cui sono memorizzati i vostri dati
finanziari, dal momento che solo gli
utenti autorizzati possono visualizzare
informazioni critiche o dati sensibili.
Ciascun utente può infatti accedere solo
alle schermate, ai dati e ai report associati
al suo ruolo.
Demo del Role Center di NAV

6. 5. Microsoft Dynamics NAV
consente una gestione della
reportistica flessibile e in
tempo reale
na gestione efficiente del processo
di chiusura di fine mese è
essenziale per poter fornire al vostro CEO
i dati e i report di cui ha bisogno per
prendere decisioni informate. Se le
procedure di chiusura e di creazione dei
report richiedono più di un giorno o due,
potreste essere nei guai!
Utilizzate uno strumento di business
intelligence, ma per molti dei vostri
utenti risulta troppo complicato creare
velocemente un report ad hoc? Oppure il
vostro team contabilità deve rivolgersi al
reparto IT per ogni modifica al report, dal
momento che solo una persona ha le
competenze necessarie per usare il
sistema di reporting? Non sarebbe meglio
se il team Finance dell’azienda fosse in
grado di creare in autonomia i propri
report, con i dati e le risposte corrette, e
mettendoci pochi minuti invece che giorni
o addirittura mesi?
Microsoft Dynamics NAV integra
potenti funzionalità di reporting che
possono aiutare il reparto contabilità e, in
generale, tutti gli utenti aziendali ad
acquisire un tale grado di autonomia nella
generazione di report.
Potete avere le risposte alle domande del
vostro management sull’andamento del
business nel giro di qualche minuto.
Grazie a NAV potete avere bilanci di
verifica su richiesta e in tempo reale,
nonché eseguire il drill down sui dati
U

7. per rispondere immediatamente a
domande più approfondite. Non solo, i
report più usati per ogni ruolo sono
sempre disponibili nel Role Center
dell’utente, sono esportabili in formato
Excel, Word o PDF e sono interattivi,
diventando dei veri e propri strumenti di
analisi dei dati.
Il modulo di gestione contabile di
Dynamics NAV integra già 300 report
standard, in grado di supportare diverse
esigenze e processi aziendali per vendite,
acquisti, scorte e contabilità. Sono inoltre
presenti strumenti e procedure guidate
per la creazione di report, per soddisfare
requisiti aziendali specifici o persino
richieste dei singoli utenti.
Questi strumenti di reporting non sono
solo flessibili, ma velocizzano anche la
migrazione dei report da altri sistemi
contabili. Il team finanziario non deve più
fare affidamento su sistemi manuali di
manipolazione dei dati in Excel, riducendo
il rischio di errori e guadagnando in
velocità.
Ultimo ma non ultimo, i tool di analisi
integrati in Microsoft Dynamics NAV
consentono agli utenti e ai manager di
creare facilmente scenari ipotetici (what
if). Gli utenti possono confrontare i dati
con i budget in base al periodo, reparto,
progetto, campagna e altre dimensioni.
Demo delle funzionalità di reporting
di NAV
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