Le 5 novità dell'ultima release di Knos, la gestione elttronica documentalke per le imprese

1. Le 5 Novità
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2. Le nuove funzionalità
Knos presenta le sue 5 novità:
1) Knos client
2) Nuova interfaccia
3) Protezione documento e traccia dell’utente
4) Modulo di storicizzazione e consultazione off-line
5) GESTIONE WORKFLOW GRAFICO
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3. Knos Client
Con il nuovo Knos Client è possibile archiviare in
Knos e manutenere qualunque file auto-consistente
(es. Office, Open Office, Adobe Acrobat, client di
posta principali ecc).
Knos Client, disponibile come tray icon sulla barra di
stato, rappresenta l’unico collettore per tutte le
operazioni di interazione con Knos (nuova
pubblicazione, aggiorna pubblicazione, aggiorna
documento, gestione versione ecc...)
Per file disponibili sul file system, l’archiviazione
viene gestita con un semplice drag & drop del file su
una speciale cartella gestita da Knos Client.
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4. Le nuove funzionalità
Interfaccia
Revisione etichette
Miglioramento usabilità funzioni di ricerca tramite segnaletica grafica
(colori, icone…)
Set-up
Installazione automatica tipologia “e-mail”
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5. Protezione documento e traccia utenti
Knos permette di limitare la visibilità non
solo ad uno specifico fascicolo virtuale ma
anche al singolo documento contenuto nel
fascicolo, prevedendone la visibilità per
uno o più utenti singoli, escludendo altri
utenti pari “ruolo”.
Sul documento verranno riportati anche
l’utente che lo ha generato e l’utente che
ha apportato l’ultima modifica.
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6. Storicizzazione e consultazione online
Il nuovo modulo di storicizzazione e consultazione off-line
consente di:
 salvare in modalità consultabile off-line un insieme di
fascicoli Knos, selezionato con il classico meccanismo
dei filtri di ricerca in base alle specifiche esigenze
dell’utente (pubblicazioni proprie o relative ad un certo
cliente, antecedenti ad una certa data, ecc.);
 eliminare da Knos e trasferire un insieme di fascicoli
(file e attributi) su un set di backup;
 eliminare da Knos e trasferire i soli file su un set di
backup, mantenendo su Knos i fascicoli corrispondenti
(per consentire un grande recupero di spazio e
garantire la possibilità di eseguire ricerche sugli attributi
di archiviazione).
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7. Il Workflow Grafico
Knos consente di disegnare
i vari stati del workflow (ellissi)
e di collegarli
tramite azioni (frecce)
alle quali si assegneranno le date di scadenza/validità e le
eventuali notifiche agli utenti competenti
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8. Le funzionalità del Workflow Grafico (I)
Il modulo WORKFLOW GRAFICO di Knos consente di:
1. Poter comporre graficamente in maniera interattiva gli stati del
flusso e le azioni che intercorrono fra loro;
1. Poter indicare un periodo di scadenza, uno di tolleranza ed
uno di esecuzione automatica di una certa azione;
2. Poter assegnare i permessi di accesso e configurare le
notifiche ai vari utenti o gruppi di lavoro coinvolti;
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9. Le funzionalità del Workflow Grafico (II)
4. Poter destinare automaticamente un messaggio a chi controlla il
flusso, nel caso un’azione non venisse eseguita a tempo
debito, qualora siano trascorsi i giorni di tolleranza dalla scadenza
e/o per un’eventuale esecuzione automatica dell’azione;
5. Poter monitorare lo stato avanzamento del flusso con l’evidenza
delle azioni eseguite, quelle scadute ma in tolleranza e quelle
scadute effettivamente, con l’indicazione della data e dell’utente di
esecuzione delle stesse;
6. Poter verificare lo stato avanzamento di più fascicoli virtuali di una
stessa tipologia visualizzando il workflow grafico associato;
7. Poter modificare un workflow già esistente;
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10. WORFLOW «Chi fa che cosa»
Tipologie Operazioni
Reclami Lettura Cancellazione Modifica Ecc.
Contratti
… Fase 1
Ruoli Fase 2
Amministrazione
Commerciale Fase 3
… …
Azione Stato iniziale Stato finale Notifica
Passaggio a lavorazione Fase1 Fase 2 *
Incarico ad amministrazione Fase 2 Fase 3 *
Incarico a produzione Fase 2 Fase 5 *
…. …. …. *
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11. Per richiedere maggiori informazioni su Knos:
Nordest Informatica srl
Via Adige, 10/A
31027 Spresiano (TV)
Tel. 0422 1650074
Fax 0422 1622106
E-mail: info@neinformatica.it
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