Il modulo ge.spool consente l'archiviazione automatica e la catalogazione di documenti emessi dal sistema gestionale, garantendo la validità legale dell'archiviazione sostitutiva. Utilizzando scanner e barcode, i documenti possono essere visualizzati digitalmente nel formato originale e associati a dati acquisiti automaticamente. La configurazione del modulo è gestita dall'amministratore, che stabilisce parametri per la gestione dei documenti e l'avvio automatico del processo.

1. Archiviazione Automatica Documenti Emessi Modulo Ge.Spool Il modulo consente di archiviare e catalogare automaticamente i documenti emessi (provenienti dallo spool di stampa), generati dal proprio sistema gestionale (Es.: Fatture clienti, Bolle DDT, Estratti Conto, Cedolini Paga, Registri contabili, Ordini, etc ); Ai fini della validità legale dell ’”Archiviazione Sostitutiva”, le fatture accompagnatorie e le bolle/DDT, è necessario acquisirle anche da scanner, complete di firme e annotazioni del cliente e/o vettore; I documenti archiviati, quando visualizzati, sono ricostruiti digitalmente nel prefincato originale, per essere poi sostitutiti (eventualmente) dal documento scansionato (in caso di fatture accompagnatorie e bolle/DDT); Stampando anche un BarCode sul documento quando viene generato, si potrà poi associare in modo automatico, il documento rientrato e scansionato, ai dati acquisiti in automatico dallo spool; L’archiviazione viene effettuata secondo le attuali Leggi e Regole Tecniche dettate dal CNIPA; Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

2. Con questa funzionalità, le immagini dotate di BarCode e scansionate in modo massivo, sono associate ai dati già presenti in archivio (acquisiti in precedenza automaticamente da sistemi host o mediante software di OCR); “ Archiviazione Massiva Automatica” con BarCode Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

3. “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE I BarCode supportati sono quelli standard più diffusi a livello internazionale: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

4. “ ARCHIVIAZIONE MASSIVA AUTOMATICA” CON BARCODE BarCode rovinati o storti, ma letti al 100 %: Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

5. Modulo Ge.Spool – Configurazione La configurazione di Ge.Spool viene effettuata dall’Amministratore del sistema. Vengono impostati i parametri per ogni “tipologia di documento” da elaborare Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale

6. Modulo Ge.Spool – Configurazione Può essere impostato: Per ogni “spool” il collegamento con la directory contenente i files “elaborati” dal sistema host; Le modalità di start AUTOMATICO del processo Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale