Tom Gilb Lærer, forfatter, konsulent Tall Teller: Mye klarere helseteknologikommunikasjon når velmente ord tallfestes EHiN 2014, IKT-Norge og HOD

1. Tall Teller
Mye Klarere
Helseteknologikommunikasjon
Når Velmente Ord Tallfestes
Tom Gilb
Sesjon 4b: Data, kvalitet og
analyse
4. November 2014, 11:00-
12:15
(3 talere, på 75 minutter) 25
min. hver
Munchsalen, Plaza Hotell, Oslo
Disse plansjer er på: gilb.com/dl834

2. Påstand
Alle eHelse ’forbedringskrav’
– kan og må tallfestes
11 November 2014 Gilb.com 2

3. Tall hjelper oss
å unngå mange problemer
Det vi IKKE skal ha er
– Uklarhet
– Tvetydighet
– Ikke testbarhet
– Personlige fortolkninger
– Kontraktskrangel
– Anbudsmisforståelser
– Forsinkelser
– Kostnadsoverskridelser
11 November 2014 Gilb.com 3

4. Tallfesting av Krav
gjør mange gode ting mulig
Det vi skal ha er
– Klartenkte dyptenkte krav
– Krav som ikke kan misforståes av noen, noen gang
– Målbare prosjektresultater, gradvis forbedring
– Klare minstemål
– Klare ’ferdig’ og ’vellykkede’ nivåer
– Klare verdier i forhold til kostnader
– Tidlig og gradvis leveranse av nytteresultater
– Tidlig bevis for at prosjektlaget kan skape verdi og resultater
– Umiddelbar tilbakemelding når man er på feil vei
– Mulighet for å lære fra feiltrinn, meget tidlig
11 November 2014 Gilb.com 4

5. 2 dødsynder i ‘krav’
• Bare
julebordfraser
• Teknologi-løsninger
i
stedet for
helseresultater
11 November 2014 Gilb.com 5

6. Tåkeprat
Hurtigere
Ajour
Mer nøyaktig
Tidsmessig
Lett å ajourholde
Økt helsevirkning
11 November 2014 Gilb.com 6

7. IKKE ’Teknologiløsninger’
isteden for
’Helseresultater’
Prosjekt
Mål 1
Middel A Middel B
Mål 2
Middel C
• Automatisert
• Sentralregister
• Enhetlig standard
11 November 2014 Gilb.com 7

8. Ett Eksempel på
Kvantifisering,
Beslutningshjelp +++
som definisjon på en kritisk og variable forbedringsegenskap
• Beslutningshjelp:
– Måleenhet: tiden det tar
definerte Personer,
• å levere definerte Vurderinger,
for definerte Formål,
• fra gyldig analyseforespørsel,
frem til Diagnosen er mottatt av
definerte Legeenhet, Korrekt og
Nyttig.
Basert på et virkelig norsk eksempel oktober 2014
11 November 2014 Gilb.com 8

9. Hva vi skal gjøre: eksempel på
kvantifisering av ’før’ og ’fremtidens krav’
• Beslutningshjelp:
• Måleenhet: tiden det tar definerte Personer,
– Å levere definerte Diagnoser, for definerte Formål,
– Fra gyldig analyseforespørsel, frem til Diagnosen er
mottatt av definerte Legeenhet, Korrekt og Nyttig.
• Førnivå:
– [2013, Diagnoser = Prognoser, Formål = Nødstilfeller,
Legeenhet = Fastlege] 1 uke.
• Målsetning:
– [Innen Slutten 2016, Diagnoser = Prognoser,
– Formål = Nødstilfeller, Legeenhet = Fastlege] 2 timer.
11 November 2014 Gilb.com 9

10. Beslutningshjelp
Forbedringsgraden
Førnivå Målsetning
Måleskala
- for ’Beslutningshjelp’ +
egenskapen
1
uke
2
timer
11 November 2014 Gilb.com 10

11. Hva vi skal gjøre:
eksempel på bedre definisjoner for å redusere feiltolkning
(Storbokstav signaliserer definerte begrep)
• Beslutningshjelp:
• Måleenhet: tiden det tar definerte
Personer,
– Å levere definerte Diagnoser, for definerte
Formål,
– Fra gyldig analyseforespørsel, frem til
Diagnosen er mottatt av definerte
Legeenhet, Korrekt og Nyttig.
• Førnivå:
– [2013, Diagnoser = Prognoser,
Formål = Nødstilfeller, Legeenhet
= Fastlege] 1 uke.
• Målsetning:
– [Innen Slutten 2016, Diagnoser =
Prognoser, Formål = Nødstilfeller,
Legeenhet = Fastlege] 2 timer.
• DEFINISJONER:
• Diagnoser: enhver skriftlig offisielt
kvalitetssikret analyse vedrørende
sykdomsforløp eller prognose.
• Formål: enhver medisinsk eller
juridisk prosess som benytter
Diagnoser.
• Legeenhet: enhver medisinsk person
eller gruppe som er bemyndiget til å
håndtere Diagnosen.
• Korrekt: riktig analyse ifølge alle
gjeldende regler, kvalitetssikring, og
skriftlige forbehold.
• Nyttig: kan faktisk benyttes til
tilsiktede formål.
• Nødstilfeller: helsekritiske hastesaker.
11 November 2014 Gilb.com 11

12. Kan man virkelig kvantifisere alle
systemegenskaper som skal forbedres?
Ja!
• Alt som man
kan si
følgende ord
om:
– Forbedre,
redusere,
øke
Hvordan?
1. bruk din fagkunnskap
2. Kopier eksempler fra andre prosjekter
3. Kopier mal fra bøker: CE bok, Chapter 5:
Scales of Measure:
http://www.gilb.com/tiki-download_file.php?fileId=26
4. Google: helst på engelsk
’Data Consistency Metrics’
Adaptability Metrics
Future Proof Metrics
5. Bryt ned: ‘inntil kvantifiseringsmulighetene er
helt åpenbare’
(Rene Descartes metode)
11 November 2014 Gilb.com 12

13. Brukervennlighet: et eksempel på ’nedbrytning’
113 November 2014 Gilb.com

14. Brukervennlighet: ‘Pleier-vennlighet’
Oppdelt i forskjelige aspekter, og med forslag til måleenhet
Kilde Competitive Engineering, Chapter 5, Scales of Measure)
www.gilb.com/tiki-download_file.php?fileId=26
Usability:
Type: Complex Quality Requirement.
Includes {Entry Conditions, Training Requirement, Computer Familiarity, Web
Experience Level, Productivity, Error Rate, Likeability, Intuitiveness, Intelligibility}.
Entry Conditions : Scale: <Grade Level of User>.
Training Requirement: Scale: Time needed to read <any instructions> or get <any help> in
order to perform defined [Tasks] successfully.
Computer Familiarity: : Scale: Years of <experience with computers>.
Web Experience Level : Scale: Years of <experience with using the web>
Productivity: Scale: Ability to correctly produce defined [Work Units: Default: Completed Trans-actions].
Error Rate: Scale: Number of Erroneous Transactions requiring correction each <session>.
Likeability: Scale: Option of <pleasure> on using the system on scale of -10 to +10.
Intuitiveness: : Scale: Probability that a defined [User] can intuitively figure out how to do a
defined [Task] correctly (without any errors needing correction).
Intelligibility: : Scale: Probability in % that a defined [User] will correctly interpret defined
[MesNsoavgeemsb eor 1r1 D, 2i0s1p4lays]. © www.gilb.com 14

15. ‘Bring’ Prosjekt 2009 Kai Gilb
http://www.November 11, 2014 gilb.com/tiki-down©lo wawdw_.gfiilble.c.opmhp?fileId=277 15

16. Men, man kan vel ikke kvantifisere
kjærlighet ?
11 November 2014 Gilb.com 16

17. 17
Systematisk Metode
anvendt på problemet
‘kvantifiser kjærlighet’
• Lag en liste
over ”kjærlighetens”
egenskaper.
• kvantifiser
egenskapene.
• “Kjærlighet” består av
hele gruppen med
kvantifiserte
“kjærlighets”begrep
Rene Descartes
11 November 2014 Gilb.com

18. 19
Kjærlighets-egenskapene
ifølge Hollendere
Kysset
Bry seg om
Deling
Respekt
Behagelig
Vennskap
Sex
Forståelse
Tillit
Pålitelighet
Støtte
Oppmerksomhet
Tilfredshet
11 November 2014 Gilb.com

19. “Pålitelighet”
oppdelt I 5 begrep
Del-egenskaper
1. Sannferdighet
2. Brutte avtaler
3. Forsinket til avtaler
4. Forsinket avlevering
5. Sladder
20
11 November 2014 Gilb.com
20

20. Kjærlighet.Pålitelighet.Sannferdighet.
Ambisjonsnivået: Ingen løgner.
Måleskala: gjennomsnittlig antall Sorte løgner
per måned i fra definerte Kilder
Målemetode: uavhengig løgn logg.
Førnivå [Kilde = gammel venn, 2011] 42
Estimert av: Bart
Målsetning [Kilde = nåværende venn,
tidsfrist=2014] Førnivå/2
Sorte: definert som : ikke-hvite løgner
21
Sannferdighet
11 November 2014 Gilb.com
21

21. 22
Kjærligheten : Bibelens Dimensjoner
Lawrence Day, Boeing
Paulus’ første brev til korinterne Kapittel 13
4 Kjærligheten er tålmodig,
kjærligheten er velvillig,
den misunner ikke,
skryter ikke,
er ikke hovmodig.
5 Kjærligheten krenker ikke,
søker ikke sitt eget,
er ikke oppfarende
og gjemmer ikke på det onde.
6 Den gleder seg ikke over urett,
men har sin glede i sannheten.
7 Kjærligheten utholder alt,
tror alt,
håper alt,
tåler alt.
8 Kjærligheten tar aldri slutt.
11 November 2014 Gilb.com

22. Kort eksempel av disse metoder
i eHelse Praksis
• Farmasøytisk
Lagerstyring
• I bruk på et
sykehussystem
• National Health Service
UK
• Vellykket prosjekt
11 November 2014 Gilb.com 23

23. Planguage:
Objectives &
Requirements
Gilb Fest 2014
23rd - 27th June 2014 , London, UK
Man-Chie Tse &
Ravinder Singh Kahlon
{Man-Chie, Ravi}@dkode.co
dkode Limited, London, United Kingdom.
University of Ulster, Northern Ireland, United Kingdom
dkode © dkod Ce o©p Cyorpiygrhigth t2 2001134 .A All lRl iRghigtsh Rtess eRrevesde. rved. UU
University of
ULSTER
BROUGHT TO YOU BY
11 November 2014 Gilb.com 24
dkode .co

24. :(:
ambiguous
objectives
Excellent
workforce
with
utilising
modern
practices
Services to
run more
efficiently &
decrease
wastage
Compliance
by
monitoring
and
achieving
value
Organise
our
services
around
our
service
demand
and not
our old
habits
Be a stronger
organisation
by investing
significant
money in IT
to build the
work force
OBJECTIVE = QUANTIFY = REQUIREMENT
11 November 2014 Gilb.com 25

25. The
Importance of
OBJECTIVEs
quantified gives defined
MEANING!
To decrease wastage by
1%, by 1st February 2015.
To grow service
provision by 15%
by the end of the
financial year.
To reduce our
operating costing
from £458k by 20%
by the end of
financial year.
To increase our
space capacity to
deliver new services
by June16th 2015.
To reduce staff
absence by
60% by the end
of financial
year.
11 November 2014 Gilb.com 26

26. PLANGUAGE SAMPLE:
Farmasøytisk Sykehus
Lager EFFORT PERFORMANCE
Goal Clarity
Resources
Expectations [The
desired rewards
Time
Control
Design Skill
Motivation
[2012]: 120 minutes
Observation measures & report
[2013]: 30 minutes per day
Physical audit analysis
[2012]: 120 Minutes
Report in August & September
[2013]: 100%
Training Log Report
[2012]: 387
Based on Observation &
Requirements
Scale & Meter Target & Benchmark
Reduce time on placing
stock away
Decrease time taken to
process order request
Decrease time taken to picking
order request
Reduce manual requirement
for process
Increase volume of
transactions per day
[2013-2014] Custom Monthly
Report + Observation
[2013] Audit Paper Analysis &
Custom Monthly Report
[2013] Custom Monthly
Report + Observation
[2014] Observation
[2013] Custom Report
Target: 5 minutes
[Q3 – 2013]:
Constraint: 30minutes
Target: 5 minutes
[2013]:
Constraint: 15 minutes per day
Target: 5 minutes
[2013]:
Constraint: 15 minutes per day
Target: 40%
Constraint: 85%
Target: 50 items
Constraint: 70 items
[2012]: 2960 per year +
Report in August & September
[2012]: 180 minutes
Training Log Report
[2012]: 162 days
Based on absence report
Reduce time required to
validate items picked
Decrease Time to Learn
Process
Reduce the volume of loss
productivity
[2013] Audit paper analysis
[2013] Procedure file log
[2012] Custom report
Target: 250 per year thereafter
[2013]: Constraint: 1000
Target: 60 minutes
Constraint: 120 minutes
Target: 40 days
Constraint: 80 days
ambisjonsnivået målemetode Forbedringsnivå førnivå

27. Systemtuforming
Et planspråk
verktøy:
Innvirknings-anslagstabell.
Hvor hoved
prosjektstrategier
og
systemutforming
vurderes i forhold
til kvantifiserte
hovedmål.
Mål-setninger
Kostnader
Anslag på
innvirkningen for
systemutformingen
på målsetningen
Verdi for
kostnad
11 November 2014 Gilb.com 28

28. “How Planguage Measurement Metrics Shapes System Quality”
Man-Chie Tse1,2 & Ravinder Singh Kahlon
University of Ulster
• “An innovative public
sector healthcare IT
project was successfully
delivered using the
software engineering
management methods by
Tom Gilb.
• The empirical use of
Planguage a formal,
natural language
modelling notation, a
quantifiable
measurement metrics,
addressed the problem
area of system innovation
within the software
engineering discipline.”
• En nybrotts offentlig
helsesektor IT prosjekt, ble
vellykket levert ved bruk av
IT prosjektstyringsmetodene
laget av Tom Gilb
• Vi benyttet ’Planspråket’,
som er en formell, dagligtale-språk
og modellerings
bekrivelsesspråk: samt et
kvantifisert målbar språk;
som gjorde at vi kunne
håndtere nybrotts
systemutvikling innenfor et
IT-ingeniørs-disiplin.
11 November 2014 Gilb.com 29

29. Takk!
Her er kilder for å gå videre
• Vårt Nye Helseplanlegging kurs på IKT
Norge 9-10 des. 2014 (Nard Scheurs
Nard@IKT-norge.no), evt. Tom Gilb)
• Ny bokmanus om planlegging (dyp og
detaljert; 104 avsnitt)
– ‘Value Planning’ book
– tinyurl.com/valueplanning
• Gratis pdf fra Tom@Gilb.com av
’Competitive Engineering’ en dyp og
’tung’’standarder’ håndbok. Eposte
meg.  
• TEDx Trondheim 18 min. (lettvekt)
– Quantifying Quality
– http://bit.ly/TomTED
Disse plansjer er på: gilb.com/dl834
11 November 2014 Gilb.com 30

30. Gå tilbake ! 
• Disse plansjer er på:
• gilb.com/dl834
11 November 2014 Gilb.com 31

31. Ekstra plansjer
• Som jeg vet ikke om jeg
har tid til
• Men de kan ligge her
11 November 2014 Gilb.com 32

32. Fra Presentasjon EHiN 2014
http://www.slideshare.net/DrGrundy/whsrma-2013-grundy-singapore-april-2013?qid=03878ec0-b0de-46a5-93e3-
8961edee1ef7&v=default&b=&from_search=2
11 November 2014 Gilb.com 33

33. Påstand
• 1. the definition is best
done, by quantification with
a scale of measure and Goal
levels
• 1. disse viktige mål bør
absolutt klarlegges ved hjlp
av kvantifisering
• 2. the sample strategies
should be impact estimated
as to their expected (later:
actually measured) effect
on these quantified goals
• 2. de strategiene her
• A. Bør klarlegges, skilles fra
hverandre
• B. Og numerisk innvirkning
på å komme i retning av de
kvantifiserte mål bør
anslåes
11 November 2014 Gilb.com 34

34. Detalje
11 November 2014 Gilb.com 35

35. Accessible
• Delivers consumer-friendly services
• With shorter wait-times,
• Extended hours,
• electronic or telephone access,
• And strong communication,
• Through health IT innovation
11 November 2014 Gilb.com 36

36. Omskrivning
Consumer Friendly:
Type: Primary Care Critical Objective, for
feature ‘Accessible’
Ambition Level: shorter wait times, 24/7
Access, digital or telephone access. <- See
table in Paul’s slide above.
Scale: The time needed for a defined User to
access and complete a defined Transaction
correctly, at anytime of the day or week.
Past [2014, User = IBM Retiree, Transaction =
Update] 20 minutes
Goal [2016, User = IBM Retiree, Transaction =
Update] 2.0 minutes
Accessible:
Includes:
Consumer Friendly:
Communication:
11 November 2014 Gilb.com 37

37. Strategier
Feature Definition Sample Strategies Potential Impacts
11 November 2014 Gilb.com 38

38. Strategien
• Use electronic health record and clinical
decision support to improve medication
management, treatment and diagnosis.
• Establish quality improvement goals to
maximize data and reporting about patient
populations, and monitor outcomes
11 November 2014 Gilb.com 39

39. Innvirkning
• Healthcare dollars saved from reductions in
ER, hospital test, procedure & prescriptions
11 November 2014 Gilb.com 40