Ydintiedon hallinnan LT perusteet ja kehittämisen suunnittelu

1. Ydintiedon hallinnan liiketoimintaperusteet ja kehittämisen suunnittelu

2. Miksi hallita ydintietoja?

3. Parempaa toiminnan tehokkuutta datan laadun ja
rakenteen kehittämisellä
• Datan syöttämiseen ja päivittämiseen (ml. virheiden
selvittäminen ja korjaaminen) käytetyn ajan
minimoiminen, datan uudelleenkäytön
maksimoiminen, AUTOMATISOINTI
• Tarkempia operatiivisia päätöksiä: läpimenoaikojen
pienentäminen, tiukemmat toimitusaikataulut,
liiketoiminnan volyymin ja kannattavuuden tarkempi
seuranta, ennustaminen ja ohjaaminen
• Parempi asiakkuuden ja toimitusketjun hallinta ja
tuntemus
Kyvykkyys täyttää informaation hallintaan liittyvät
viranomaismääräykset
• Lainsäädännön ja standardien noudattaminen, esim.
Tuleva EU-henkilötietosuojan lakiuudistus, Solvency
II, SOX (Sarbannes-Oxley Act)
• Liiketoiminnan ennustettavuuden parantuminen
tarkempien raporttien ja analyysien johdosta
Mitä tavoitellaan ydintietojen hallinnan avulla?
Mistä hyötypotentiaali?
Ymmärretyt ja hyväksytyt MOTIIVIT tekemiselle täytyy olla olemassa
INFORMAATION LAADUN NOSTAMINEN on tyypillinen lisäarvo ja tavoite ydintietojen hallintomallille
Tukea myynti- ja markkinointiponnistelujen tehokkuuteen
datan laadun ja rakenteen kehittämisellä
• Tarkempaa ponnistelujen kohdentamista tarkemman
asiakaskunnan ja sen tarpeiden tuntemuksen kautta
• Asiakastyytyväisyyden ja -kokemuksen parantaminen
personoidun tarjonnan avulla
Kokonaisarkkitehtuurin selkeyttäminen (liiketoiminta- /
informaatio- / tietojärjestelmä- / teknologia-)
Kyvykkyys toteuttaa tehokkaasti yritysjärjestelyjä
Säästöt IT-kuluissa

4. Ydintiedon hallinta on aiheellista järjestää kuntoon, jos...
...nämä asiat kuulostavat tavoiteltavilta:
1.Tunnistamme toiminnassamme keskeisen informaationjonka tulee olla kaikille tarvitsijoille samaa
2.Haluamme sopia yhteiset käsitteet ja informaation merkityksetsekä kehittää näitä kokonaisvaltaisesti
3.Keskeistä informaatiotaei pidä monistaa läpi järjestelmien, vaan kerätä ja jaella keskitetysti
4.Informaatio on tärkeää omaisuuttamme
•Haluamme varmistaa, että keskeiset osat ovat varmasti oikein ja niiden muuttaminen on hallittua
5.Haluamme yhdistää toiminnan kehittämisen ja tiedon kehittämisen yhteisiksi harjoitteiksi
•kun kehitetään toimintaa, pitää kehittää myös toimintaan liittyvää tietoa
•tiedonhallintaa kehitettäessä tunnistetaan uusia toimitapa-ja liiketoimintamahdollisuuksia
6.IT-Järjestelmien tulee pystyä ohjaamaaninformaation tuottaminen kerralla oikein, sekä...
•... varmistaa, että keskeistä tietoa muokattaessa se tapahtuu yhteisten sääntöjen ja käsitteiden mukaan tiedon laadun säilyessä korkeana
7.Haluamme kehittää kokonaiskuvaa siitä, miten informaation tulee prosessienkauttajärjestelmissämme liikkua
8.Järjestelmien kehittäminen, hankkiminen ja integroiminen keskenään palvelevat keskeisen informaation hallinnan ja jakelun tarpeita
9.Keskeiselle informaatiolle haluamme määrittää omistajat, jotka vastaavat tiedon hyvästä laadusta
10.Näemme tärkeäksi mittaroida informaation laatua, asettaa laatutavoitteet ja ohjata laadun kehittymistä

5. Yhtenäisyys
Ajantasaisuus
Sääntöjen-
mukaisuus
Tarkkuus
Datan
laatu
Täydellisyys
Vastaako data todellisuutta?
Noudattaako data sisäisiä tai kansainvälisiä standardeja?
Noudattaako data yhteistä mallia eri järjestelmissä?
Onko kaikki datasisällöt täytettyinä?
Onko data ajantasaista ja käyttökelpoista?
Tavoitteena: datan laatu
DATAstatuotettavan INFORMAATION LAADUN NOSTAMINEN on tyypillinen lisäarvo ja tavoite ydintietojen haltuun ottamiselle
Datan laadun arviointiin on olemassa useita malleja, esim.: ..…tai datan laatu on riittävän hyvää kun se täyttää sille asetetut liiketoiminnan käyttötarpeet

6. Esimerkkilaatuongelmasta: raportoinnin luotettavuus -tarina
1.Tuoteperheen markkinointijohto ei voi uskoa myynnin kk- vakioraportteihin, tullut dw:stä
2.Taloushallinnon sisäisen laskenta taas uskoo talouden näkökulman kk-vakioraportteihin, tullut fico:sta ja/tai dw:stä
•Ulkoinen laskenta uskoo itseensä nyt joka tapauksessa, kunhan verot ja maksut saadaan minimoitua, ja kaikki näyttämään lailliselta
3.Markkinointijohto syyttää taloushallintoa sisältövirheestä... joka... syyttää myyntiä ... mikä synnyttää perusdatan raportoinnille erpeissä ja muuallakin...
•..eikun vika onkin bi:ssä joka korjailee, konsolidoi ja normalisoi dataa eri tavalla mikä kerätty eri lähteistä ??
4.Myynti pesee kätensä, he käyttää systeemejä oikein, ohjeiden mukaan. Mutta se yks myyntiassari Pirkko tekee niinkuin ennenkin kun se ei halua....
5.BI pesee kätensä, he tekee stagingilla just sen mitä on sovittu 1) ficon 2) markkinoinnin kanssa 3) kenen muun kanssa?
•...Epävarmuus iskee, onko myynti samalla kartalla, toimiikohan ne varmasti kuten on sovittu?
6.Edelleen markkinoinnilla on väärän sisältöisiä raportteja hallussaan –missä vika ?
7.BI pannaan välimieheksi selvittämään asiaa
A.Niinpä onkin –tuote/asiakas/toimittajadata/x mdata ei olekaan harmonisoitua yli vastuurajojen eikä eri systeemeissä
•Ei ole kukaan koskaan halunnu....
B.BI tehnyt parhaansa jalostaakseen dw:henroskadatasta kultaa
•Mission impossible koska lähdejärjestelmien sisältö ja käyttötavat muuttuvat säännöllisesti (”miks ne on taas muuttanut maksuehtojen kooditusta?”)
•Virityksiä virityksien perään kun BI heput osaa ne !
•Ficoon tyytyväinen kun vaan transaktioiden dimensiot on kunnossa pääkirjalla, oikeannäköinen kk:n tulos & taselaskelma syntyy suht vaivatta -> alimmalla viivalla oltava oikeat luvut koske ne perussyötteenä ulkoiselle laskennalle
C.Avaintietoja syntyy ja muokataan ympäri yhtiötä, ei harmoniassa yhtiötasolla
–...ja vaikka mitä muuta datatauhkaa....

7. Esimerkki tiedon laatuongelmasta: kustannusten rakenne
(Lähde : A classification and analysis of data quality costs,Epplerja Helfert, 2004) Datan laatupuutteista johtuvat kustannukset
Suoratkustannukset
Varmistuskustannukset
Uudelleensyöttökustannukset
Kompensaatiokustannukset (haittojen)
Epäsuoratkustannukset
Maineenhuonontumisen kustannukset
Väärien päätösten/toimenpiteidenkustannukset
(Uponneet) investointikustannuksetDatan laadun nostamisesta tai varmistamisesta johtuvat kustannukset
Ennaltaehkäisyn kustannukset
Koulutuskustannukset
Seurantakustannukset
Standardointityönkehitys-ja käyttöönottokustannukset
Seurantakustannukset
Analyysikustannukset
Raportointikustannukset
Korjauskustannukset
Korjaustyön suunnittelunkustannukset
Korjaustyön toteutuksen kustannukset

8. Esimerkki: Perusvaatimuksia laadukkaalle henkilö-ydintiedon käsittelylle
1.Henkilötiedon laatu(mittarit) tulee pystyä todentamaan
2.Henkilötietojen tulee olla ajan (ja samalla) tasalla kaikissa järjestelmissä
3.Henkilötietoja julkaistaan järjestelmiin sovitulla tavalla (ja sovittuna myös tilanne kun ei haluta julkaista henkilötietoja järjestelmään tai järjestelmiin)
4.Henkilötietojen ylläpitoprosessi tulee olla käytössä ja sen etenemiseen on näkyvyys prosessissa toimijoille
5.Henkilötietojen elinkaari tulee olla ylläpidossa jokaisen liittyvän operatiivisen toimintaprosessin näkökulmasta

9. Vallitsevuus/yleisyys-mittari
Mitä: Henkilö-ydintiedon määrä attribuuttitasolla
Miten: Uniikin tiedon lukumäärän kehittyminen, eri järjestelmissä, attribuuttitasolla
Miksi: Nähdään, kuinka olennaisia tietostandardin mukaiset tietoelementit ovat jokapäiväisen tiedonhallinnan työkuormituksen kannalta.
9
Esimerkki: henkilö-ydintiedon laatumittareita
Muuttuvuus-mittari
Mitä: Henkilö-ydintiedon muutosten lukumäärä attribuuttitasolla
Miten: Muutosten lukumäärän seuranta tiedon elinkaaren aikana, attribuuttitasolla
Miksi: Nähdään tiedon elinkaaren hallinnan kannalta käytännössä olennaisimmat tietoelementit. Saadaan myös selville missä kohtaa toiminta-ja tiedonhallintaprosessia on suurin työmäärä muutosten hallitsemiseksi. Voi vaikuttaa tietostandardiin –keskitytään vain olennaiseen tietoon! Selvitetään myös mikä on todellinen tiedon elinkaaren loppupiste (jos sellainen ylipäätään tunnistettavissa)
Uudelleenkäyttö-mittari
Mitä: Henkilö-ydintiedon uudelleenkäytön määrä attribuuttitasolla
Miten: Saman ja muuttamattoman tietoelementin uudelleenkäytön lukumäärän seuranta eri järjestelmissä, attribuuttitasolla
Miksi: Nähdään kuinka arvokas /käyttökelpoinen /monistettava kukin tietoelementti on käytännön toiminnan /prosessin kannalta.
Tietostandardin-mukaisuus-mittari
Mitä: Attribuuttitasoinen yhdenmukaisuus voimassa olevan henkilö-ydintietostandardin kanssa
Miten: Valittujen ydintietoattribuuttien yhdenmukaisuuden vertailu tietostandardia tai soveltamisohjetta vasten, esim. valintalista-arvot
Miksi: Nähdään miten standardia sovelletaan eri järjestelmissä ja tunnistetaan harmonisointitarpeet joko järjestelmä-tai toimintotasolla

10. Miten lähdetään liikkeelle?

11. Miten liikkeelle? Vaihtoehto: ”ydintietoalue edellä”
Käsitys nykytilasta
Tavoitetila ja päätös,
millä ydintieto-
entiteetillä
lähdetään liikkelle
Ja projektisoidaan ensimmäinen
kehitystyö valitulle ydintieto-
entiteetille

12. HENKILÖ
ASIAKAS
TOIMITTAJA
TUOTE
4. neljännes
1. neljännes
2. neljännes
3. neljännes
“Tuote”-standardi kattamaan tärkeimmät toiminteet ja prosessit Hallintomallit tuote- ydintiedolle
Työkalu tukemaan “Tuote”, ja
“Asiakas”-MDM:ntarpeita
Automatisoitu tiedon analysointi.
Koko yrityksen kattava Tuote- tietostandardi ja toimintatavat
tietostandardin ylläpitämiseen
Liittyminen
ulkoisiin
järjestelmiin
Julkaisu 1.0 Peruskyvykkyys
Esimerkki: Kehittämisen tiekartta ydintietoalue-näkökulmasta
1.0 Asiakasydintiedon peruskyvykkyys
Rel 3.0
1.0 Peruskyvykkyys
2.0 Toimittajatiedon laajentaminen
1.0 Henkilötiedon perusteet
Rel4.0
2.0 Työkalun laajentaminen kattamaan “Asiakkaan”
Julkaisu 2.0 työkalu

13. Miten liikkeelle? Vaihtoehto: ”toimintaprosessi edellä”
Käsitys nykytilasta
Tavoitetila ja päätös,
millä prosessillatai
prosessikokonaisuudella
lähdetään liikkelle
Ja projektisoidaan ensimmäinen
kehitystyö valitulle prosessille /
prosessikokonaisuudelle (esim.
materiaalihankinta)

14. TUOTE-
KEHITYS
MYYNTI JA
MARKKINOINTI
TALOUS
HALLINTO
4. neljännes
1. neljännes
2. neljännes
3. neljännes
Henkilö
Esimerkki: Kehittämisen tiekartta toimintaprosessi-näkökulmasta
Tuote
Muut kumppanit
Toimittaja
Asiakas
Talous
Tuote

15. Ydintietojen hallinnan osa-alueiden kypsyystasojen arviointi
•Ydintietojen hallinnan osa-alueet
•Arkkitehtuuri
•”Järjestelmäarkkitehtuuri –Ydintietomallit -Tekninen palvelukerros”
•Identifiointi
•”Objektien tunnistaminen -Linkitys –Yhdistäminen –Konsolidointi”
•Hallintamalli
•” Tietostandardit –Metatiedon hallinta –Tiedon laatu –Tiedon isännyys”
•Tiedonhallinta ja -omistajuus
•”Tiedon omistajauus & toimintakäytännöt -Migraatiot –Hierarkiat –Identiteetinhallinta”
•Integrointi
•”Tiedon koonti & jakelu –Tiedon synkronointi -Integraatiopalvelut”
•Toimintaprosessit
•” Ydintieto-ja operatiivisten prosessien integraatio –Operatiivisen tason toimintasäännöt”
•Kukin osa-alue voidaan arvioida asteikolla
•Tunnistettu –Reaktiivinen –Hallittu –Proaktiivinen –Optimoitu

16. ON TUNNISTETTU
•Tietomallia ydintiedoille ei ole olemassa
•Kokonaisarkkitehtuuria ei ole määritetty eikä ole käytössä
•Tietostandardit eli ydintietojen määrittelyt eivät ole olemassa
•Ydintietokirjastoja olemassa eri muodoissa ja paikoissa
ON PROAKTIIVINEN
ON OPTIMOITU
ON HALLITTU
ON REAKTIIVINEN
•Operatiivisen toiminnan järjestelmille on tehty tietojärjestelmäarkkitehtuuri
•Yrityksiä tehty luoda yhteinen tietostandardi tai koota yhteinen ydintietokirjasto
•Ajatuksia olemassa koko toiminnan laajuisesta järjestelmäintegraatio- arkkitehtuurista (arkkitehtuurisuunnittelu tunnistaa esim. palvelukeskisen ’-SOA’) lähestymistavan ydintiedon jakeluun)
•Tärkeimmät ydintietoalueet on mallinnettu
•Tietostandardit tehty osalle ydintietoalueita (esimasiakas, toimittaja, tuote jne.)
•Perusarkkitehtuuri olemassa ydintiedon jakelulle
•Palveluita toteutettu ydintietojen keskitettyyn jakeluun
•Kaikille ydintietoalueille on tietomallit ja -standardit
•Palvelukeskinen arkkitehtuuri (eri palvelut avoimien ja stdrajapintojen kautta ’-SOA’) on osana kokonaisarkkitehtuurilinjauksia
•Keskitetty metatiedonhallinta olemassa
•Transaktiointegraatio (ydintieto-transaktiotieto) saatavilla organisaation sisäisille sovelluksille
•Käytettävät ja standardoidut rajapinnat ovat olemassa ydintiedon hallintatoiminteille ja tarjolla kaikille operatiivisen toiminnan sovelluksille
Esimerkki: Arkkitehtuurin eri kypsyystasojen tunnusmerkit

17. Ydintiedon hallinnan kehitystyön maadoitus strategiaan ja tavoitteisiin
TOIMINNAN KEHITTÄMINEN
Prosessien ja palveluiden nykytila tulee kuvata hyödyllisimpien kehityskohteiden tunnistamiseksi
Toiminnassa käytettyä tietokäsitteistöä tulee yhdenmukaistaa
VISIO
..johtaa..
MISSIOON
....joka mahdollistaa luomaan…
STRATEGIAN
..joka tarjoaa toimintakehyksen…
TAKTISTEN TAVOITTEIDEN
…toimeenpanemiseksi ja…
MITTAAMISEKSI
…joilla todetaan toimenpiteiden vaikuttavuus …
ASIAKAS-TUOTTEEN/PALVELUN HALLINTA
Tunnistetaan strategiset tuotealueet yhteisesti sovittujen kriteerien pohjalta
Suunnitellaan uudet tuotehallinnan toimintamallit ja varmistetaan toimintamallien ja IT:n tuki tälle.
ESIMERKKEJÄ tavoitteista, strategiakuvauksen kautta
TIETOTEKNIIKKA
Informaation hyödynnettävyyttäedistetään varmistamalla tietojen ajantasaisuus, luotettavuus, käytettävyys ja saatavuus
Varmistetaan palveluiden ja järjestelmien toimintavarmuus ja turvallisuus
Tieto-ja järjestelmäarkkitehtuurilla sekä palvelunhallinnalla mahdollistetaan tulevaisuuden palvelujen kehittäminen
Tietoarkkitehtuuri tulee kuvata kokonaisarkkitehtuurityön mukana kehitystyön oikean suunnan varmistamiseksi
Organisaation kustannustehokkuutta parannetaan kehittämällä automaattisia palveluja ja toimintoja IT- kyvykkyyksiä hyväksikäyttämällä

18. Esimerkki: Tiedon selektiivinen laadunhallinta pohjautuen tiedon arvoon (liike)toiminnan näkökulmasta Yrityksen toimintaketjutKustan- nuksetKapasiteetti- varauksetTilaus- vahvistuksetLaskutKaikki AsiakkaatKaikki ToimittajatTarjouksetTilauksetTuotantoTalousHinnatKapasiteetti- varauksetTilaus- vahvistuksetLaskutKustan- nuksetKapasiteetti- varauksetTilaus- vahvistuksetLaskutTOP 10 AsiakkaatTOP 10 ToimittajatTarjouksetTilauksetTuotantoTalousHinnatKapasiteetti- varauksetTilaus- vahvistuksetLaskut
Vs.
Suuri
•Tuotevarianssi
•Tilausvarianssi
•Tuotantovarianssi
•Tietomassa
Rajattu
•Tuotevarianssi
•Tilausvarianssi
•Tuotantovarianssi
•Relevantti tietomassa

19. Kysymyksiä? ja Vastauksia!
www.spartaconsulting.fi