Valtiokonttori Hallinnon tietoympäristön muuttuminen Kehittämispäällikkö Mikko Eräkaski, Arkistolaitos Valtio Expo 20.5.2014

1. Hallinnon tietoympäristön
muuttuminen ja
sähköinen säilyttäminen
Valtio expo 20.5.2014
Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto

2. Haaste:
• “Information Tsunami”: Gartner Says One Third of
Fortune 100 Organizations Will Face an Information
Crisis by 2017
• Puutteita keskeisen informaation hallinnassa, painotettu vain
keräämistä, säilyttämistä ja työkaluja
• Informaatioähky, kaikkea ei kyetä analysoimaan ja hyödyntämään.
• Huono informaation hallinta näkyy huonoina palveluina
• Tarpeena hallita organisaation informaatiota kokonaisuutena, ei
vain yksittäisinä tietovarantoina

3. Julkinen hallinto:
• Tiedon määrä kasvaa, mutta myös tietoon kohdistuvat
vaatimukset kasvavat
• Tiedon pitää olla:
– yhteentoimivaa
– avointa
– standardisoitua
– luotettavaa
– ajantasaista
• Julkisen hallinnon resurssit eivät kasva…

4. Tieto ei ole
sidoksissa
yksittäiseen
tehtävään tai
organisaatioon
Tieto on prosessien
keskeistä
”polttoainetta”
Tiedon
yhteiskäyttöisyys
kasvaa
Tiedon tulee olla
yhteentoimivaa
Prosessit ylittävät
organisaatiorajat

5. Yhteentoimivuuden näkökulma
• Huomio yhteentoimivuudessa tietoihin ja tietorakenteisiin.
• Tekninen yhteentoimivuus voi olla haastavaa, jos ei ole
yhteisiä käsitteitä, tietorakenteita tai merkitsemistapoja
– semanttinen yhteentoimivuus: vaihdettavan tiedon tarkka
merkitys, jonka kaikki osapuolet ymmärtävät samalla tavoin
• Tarvitaan julkisen hallinnon kattavaa standardisointia:
– käsitteistä
– tietorakenteista
– koodistoista
– merkitsemistavoista
– esittämistavoista

6. Avoimen datan näkökulma
• Avoimen datan laaja hyödyntäminen edellyttää tietoa
datan alkuperästä, muutoksista ja laadusta
• Tiedon avaaminen edellyttää, että käyttörajoituksia ja –
ehtoja koskevat merkinnät pitää olla kunnossa
– Julkisuusluokka, salassapitoaika, salassapitoperuste
– Henkilötietoluonne
– Avoimen tiedon käyttöehdot
• Laadukkaat metatiedot ovat edellytys julkisen hallinnon
tietovarantojen tehokkaalle avaamiselle jatkokäyttöön.

7. Säilyttämisen näkökulma

8. Miksi sähköinen säilyttäminen?
• Tietoa haetaan nykyisin
”googlettamalla”
• Tietoa ei siis enää haeta keltaisesta
puhelinluettelosta?
• Miksi julkisen hallinnon tuottamia
asiakirjatietoja pitäisi jatkossakin hakea
paperilta?

9. Mitä tarkoittaa?
• Syntyjään sähköisessä muodossa olevat tiedot
käsitellään sähköisesti ja säilytetään ainoastaan
sähköisessä muodossa.
• Informaation kompleksisuus kasvaa: viittaukset
toisiin tietovarantoihin, käytetyt koodistot,
kaavat, makrot, taulukot jne.
• Tietojen tulostaminen tai sähköisten
”tulosteiden” ottaminen tarkoittaa informaation
häviämistä tai aineiston käytettävyyden
menettämistä

10. Mitä edellyttää?
• Suunnitelmallinen tiedon elinkaarenhallinta:
• Tiedolla on määritelty säilytysaika, ei ”tarpeen mukaan”
• Suunnitelma mitä ratkaisuja ja järjestelmiä hyödynnetään tietojen
säilyttämisessä sen elinkaaren eri vaiheissa
• Elinkaarenhallintaa tarkoitettujen metatietojen tuottaminen
• Tiedon yhteentoimivuuden vaatimusten huomiointi palvelee myös
pitkäaikaista säilyttämistä
• Tiedon käsittelyn luotettavuus ja tiedon todistusvoimaisuus
• Kuka muokannut ja käsitellyt tietoa ja milloin
• Säilyttämisen ja hävittämisen vastuut on määritelty
• Huomioitava erityisesti tehtävissä, jotka jakaantuvat usealle eri
viranomaiselle

11. Sähköinen säilyttäminen
• Operatiivisettietojärjestelmät eivät ole arkistoja
– Ei pitkäaikaista säilyttämistä tukevia ominaisuuksia
– Tiedon eheyden tarkkailu?
– Maantieteellinen hajautus?
– Formaattien hallittu muuntaminen ja hallinta?
• Tietojärjestelmien elinkaari n. 10 vuotta
– Ei selkeää migraatiosuunnitelmaa uusin
järjestelmäympäristöihin.

12. Säilyttämistä, ei arkistointia
• Ei ”arkistointia” työvaiheena
– Tietojen siirto operatiivisesta tietojärjestelmästä
säilytysjärjestelmään on mahdollisimman automatisoitua
– Siirto säilytysjärjestelmään ei edellytä valmistelua, jos tiedon
elinkaaren aikana on jo huomioitu säilyttämisen vaatimukset
• Ei ”päätearkistoa” – aineistot organisaation käytettävissä
– Sähköisen säilyttämisen lähtökohtana on tietojen saatavuuden
ja käytettävyyden säilyttäminen
– Myös passiivisempi tieto pitää olla ajasta ja paikasta riippumatta
saatavilla

13. Mitä hyötyjä?
• Suorat kustannussäästöt:
 tulostuksessa
 arkistotiloissa
 arkistoinnin prosesseissa
• Huomattavimmat hyödyt:
 Tieto on saatavissa ja käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta
 Tiedon saatavuus paranee
 Tiedon uudelleenkäyttö paranee
 Tiedon hyödyntäminen organisatiossa tehostuu
• Paperista eroon pääsy helpottaa arkea:
 Manuaalisten työvaiheiden väheneminen –> edellyttää, että ne
automatisoidaan tietojärjestelmissä
 Raportoinnin ja tilastoinnin tarpeet

14. Lopuksi
• Julkisessa hallinnossa on siirrytty sähköiseen
säilyttämiseen hyvin erilaisin tavoin ja hyvin erilaisin
aikatauluin
• Sähköiseen säilyttämiseen siirtyminen ei ole vain
investointia tekniikkaan
– Toimintatapojen ja prosessien uudistaminen
– Edellyttää suunnitelmallisuutta ja jossain määrin myös
pitkäjänteisyyttä
– Vaatii asiantuntijoilta myös uudenlaista osaamista

15. Kiitos!
mikko.erakaski@narc.fi