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UN REGISTRO DI PROTOCOLLO PER IL FUTURO? Joan Soler i Jiménez  Arxiu Històric de Terrassa 12 aprile 2011
 
Un problema legale Spagnola:  - Ley 30/1992 - Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001) - Ley 11/2007 - Esquema Nacional de Interoperabilidad (2009) Catalana: - Decret 160/1994 - Decret 56/2009 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Dove sono i documenti?
RP come documento RP = Documento. Entità dinamica e interattiva. Unità documentale composta Composta da registrazioni Tavola di relazioni. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Registrazioni come documenti Ogni registrazione Records  in fieri? Manifestazione volontà = servizio = RP come documento. Manifestazione volontà = azione documentata = registro come documento Ricevuta per il cittadino 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Documenti presentati Documenti presentati (dai cittadini). Non sono documenti propri dell’Amministrazione che registra. Documenti strumentali, probatori, dispositivi. Documenti originali oppure in copia autenticata. Documenti che vengono confrontati e certificati dall’Amministrazione. Documenti che appartengono al fascicolo che inizia in Registro, e non sempre devono essere conservati. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Il caso di studio di Terrassa
Caratteristiche RP di Terrassa Aplicazione informatica dal 1997. Base dati nel linguaggio Uniface. Interfaccia  in Uniface.  Tavole di relazioni di Oracle. Due tracciati principali : Ingresso e Uscita. Produzione e  sviluppo in  proprio. Poche modifiche tra il 2003 ed il 2007. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Problemi tecnici Non conformità con la  Ley 11/2007. Uniface in una vecchia versione e mancanza di  conoscenza tecnica. Interfaccia “poco” amichevole .  Necessità tecnologica di conversione di Oracle. Software obsoleto. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Problemi concettuali Temas de registro  = Tipologie di affari. Piú  di  600 codici non archivistici per descrivere le  azioni della protocollazione . Descrizioni creative,  non normalizzate , a volte assurde oppure non  effettuate. Mancanza di controllo sui documenti elettronici inoltrati  dai cittadini. Rilevante  problema di qualità, di accuratezza e di affidabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Organizzazione 2008-2009:  Inizio dello  studio sulle  necessità teoriche del Registro di Protocollo ad iniziativa dell’Archivio (progetto InterPARES). 2009-2010:  Gruppo di lavoro multidisciplinare  archivisti, sviluppatori informatici, operatori dell’ufficio di protocollo , avvocati. Inizio dello studio delle necessità pratiche. 10 persone. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Tre risultati prodotti I nstrucciones de uso y normativa interna  del RP. (Risoluzione dell’Area di governo, 26 luglio de 2010). Schema delle relazioni concettuali tra i “temas” di RP e il titolario di classificazione (prima riduzione dei 600 codici, a 488). Soluzione ad un punto critico. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Totale temi del  registro:  488 temi .  Totale regi strazioni  d’ingresso (2008-2010):  248.620 registrazioni.   Totale regis trazioni  d’ingresso (2008-2010) senza tema:  13.594 registrazioni.   Totale  registrazioni d ’uscita (2008-2010):  194.502 registrazioni.   Totale regist razioni  d’uscita (2008-2010) senza tema:  59.261 registrazioni.
 
Tre risultati prodotti 3. Requisiti funzionali per  migliorare applicazione attuale  oppure per una nuova a ppl icazione di RP: Tracciato  di acquisizione dei dati. Digitalizzazione e certificazione della documentazione presentata. Controllo delle proprietà essenziali: schema di metadati. Requisiti tecnici. Conservazione a lungo termine. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
 
I dati della registrazione di protocollo in ingresso Ley 30/1992, art.38.3 Decret Generalitat 360/1994, art.5.3 D.P.R. 445/2000 (legislazione italiana) DURANTI, Luciana (1997).  I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore. GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2005). “ The Italian Government Digital Protocol Initiative.” 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
DATI OBBLIGATORI  (Rosso: imperativo legale) Numero di protocollo Data, ora e luogo di protocollazione (anche la data di presentazione) Oggetto del documento Mittente (o rappresentante legale dal mittente) per il documento ricevuto; Destinatario per il documento in uscita Indicazione del responsabile (ufficio/persona) del procedimento amministrativo  (no si identifica ancora il fascicolo di appartenenza, compito di questo risponsabile) Descrizione dei documenti inoltrati Classificazione Mezzo di spedizione
Implementazione Ottobre-Dicembre 2010:  Implementazione delle modifiche ai “temas de registro” e uso del titolario di classificazione nel RP. Dicembre 2010:  Formazione a più di 600 lavoratori del Comune di Terrassa per presentare le novità. Gennaio 2011:  Attivazione reale delle modifiche concettuali, non  di quelle  tecniche. Pian piano ... 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Strategie di conservazione per il futuro …
“ Preservazione” Prima di pensare nel futuro: Migliorare la qualità e l’accuratezza del prodotto “Registro di protocollo” dal momento della sua produzione. Accuratezza + Classificazione = Più Affidabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Prima scelta … imperfetta Dal 2006 al 2010: un documento PDF annuale con tutte le registrazioni. Senza firma digitale. Procedura in spazio controllato e  workflow  validato dal segretario, amministratore di sistem a  e archivista. Documento in PDF di più de 800 pagine. Senza OCR. Tutte le registrazioni,  ma incomplete. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
 
Emulazione Registro di Protocollo come “documento”. Applicazione informatica. Soluzione costosa. Conservazione di tutte le funzionalità. Ci stiamo lavorando, ma non per il RP (applicazioni di gestione economica) 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Migrazione Registro di Protocollo come “dati”. Soluzione meno costosa. Perdita di funzionalità originali. Possibilità di una nuova applicazione informatica con più e nuove funzionalità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Incapsulamento Registro di protocollo per intero: DBML. Registrazioni in forma di oggetto digitale, ognuna è un documento: XML. Soluzione complessa. Perdita di funzionalità originali. Forse, ogni registrazione coll’oggetto digitale (fascicolo) dove appartiene? No si pensa tanto nella conservazione, bensì nell’interoperabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
Incapsulamento 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
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  • 1. UN REGISTRO DI PROTOCOLLO PER IL FUTURO? Joan Soler i Jiménez Arxiu Històric de Terrassa 12 aprile 2011
  • 2.  
  • 3. Un problema legale Spagnola: - Ley 30/1992 - Ley de propiedad intelectual de las bases de datos (2001) - Ley 11/2007 - Esquema Nacional de Interoperabilidad (2009) Catalana: - Decret 160/1994 - Decret 56/2009 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 4. Dove sono i documenti?
  • 5. RP come documento RP = Documento. Entità dinamica e interattiva. Unità documentale composta Composta da registrazioni Tavola di relazioni. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 6. Registrazioni come documenti Ogni registrazione Records in fieri? Manifestazione volontà = servizio = RP come documento. Manifestazione volontà = azione documentata = registro come documento Ricevuta per il cittadino 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 7. Documenti presentati Documenti presentati (dai cittadini). Non sono documenti propri dell’Amministrazione che registra. Documenti strumentali, probatori, dispositivi. Documenti originali oppure in copia autenticata. Documenti che vengono confrontati e certificati dall’Amministrazione. Documenti che appartengono al fascicolo che inizia in Registro, e non sempre devono essere conservati. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 8. Il caso di studio di Terrassa
  • 9. Caratteristiche RP di Terrassa Aplicazione informatica dal 1997. Base dati nel linguaggio Uniface. Interfaccia in Uniface. Tavole di relazioni di Oracle. Due tracciati principali : Ingresso e Uscita. Produzione e sviluppo in proprio. Poche modifiche tra il 2003 ed il 2007. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 10. Problemi tecnici Non conformità con la Ley 11/2007. Uniface in una vecchia versione e mancanza di conoscenza tecnica. Interfaccia “poco” amichevole . Necessità tecnologica di conversione di Oracle. Software obsoleto. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 11. Problemi concettuali Temas de registro = Tipologie di affari. Piú di 600 codici non archivistici per descrivere le azioni della protocollazione . Descrizioni creative, non normalizzate , a volte assurde oppure non effettuate. Mancanza di controllo sui documenti elettronici inoltrati dai cittadini. Rilevante problema di qualità, di accuratezza e di affidabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 12. Organizzazione 2008-2009: Inizio dello studio sulle necessità teoriche del Registro di Protocollo ad iniziativa dell’Archivio (progetto InterPARES). 2009-2010: Gruppo di lavoro multidisciplinare archivisti, sviluppatori informatici, operatori dell’ufficio di protocollo , avvocati. Inizio dello studio delle necessità pratiche. 10 persone. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 13. Tre risultati prodotti I nstrucciones de uso y normativa interna del RP. (Risoluzione dell’Area di governo, 26 luglio de 2010). Schema delle relazioni concettuali tra i “temas” di RP e il titolario di classificazione (prima riduzione dei 600 codici, a 488). Soluzione ad un punto critico. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 14. Totale temi del registro: 488 temi . Totale regi strazioni d’ingresso (2008-2010): 248.620 registrazioni. Totale regis trazioni d’ingresso (2008-2010) senza tema: 13.594 registrazioni. Totale registrazioni d ’uscita (2008-2010): 194.502 registrazioni. Totale regist razioni d’uscita (2008-2010) senza tema: 59.261 registrazioni.
  • 15.  
  • 16. Tre risultati prodotti 3. Requisiti funzionali per migliorare applicazione attuale oppure per una nuova a ppl icazione di RP: Tracciato di acquisizione dei dati. Digitalizzazione e certificazione della documentazione presentata. Controllo delle proprietà essenziali: schema di metadati. Requisiti tecnici. Conservazione a lungo termine. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 17.  
  • 18. I dati della registrazione di protocollo in ingresso Ley 30/1992, art.38.3 Decret Generalitat 360/1994, art.5.3 D.P.R. 445/2000 (legislazione italiana) DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione dell’archivio da parte dell’ente produttore. GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2005). “ The Italian Government Digital Protocol Initiative.” 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 19. DATI OBBLIGATORI (Rosso: imperativo legale) Numero di protocollo Data, ora e luogo di protocollazione (anche la data di presentazione) Oggetto del documento Mittente (o rappresentante legale dal mittente) per il documento ricevuto; Destinatario per il documento in uscita Indicazione del responsabile (ufficio/persona) del procedimento amministrativo (no si identifica ancora il fascicolo di appartenenza, compito di questo risponsabile) Descrizione dei documenti inoltrati Classificazione Mezzo di spedizione
  • 20. Implementazione Ottobre-Dicembre 2010: Implementazione delle modifiche ai “temas de registro” e uso del titolario di classificazione nel RP. Dicembre 2010: Formazione a più di 600 lavoratori del Comune di Terrassa per presentare le novità. Gennaio 2011: Attivazione reale delle modifiche concettuali, non di quelle tecniche. Pian piano ... 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 21. Strategie di conservazione per il futuro …
  • 22. “ Preservazione” Prima di pensare nel futuro: Migliorare la qualità e l’accuratezza del prodotto “Registro di protocollo” dal momento della sua produzione. Accuratezza + Classificazione = Più Affidabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 23. Prima scelta … imperfetta Dal 2006 al 2010: un documento PDF annuale con tutte le registrazioni. Senza firma digitale. Procedura in spazio controllato e workflow validato dal segretario, amministratore di sistem a e archivista. Documento in PDF di più de 800 pagine. Senza OCR. Tutte le registrazioni, ma incomplete. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 24.  
  • 25. Emulazione Registro di Protocollo come “documento”. Applicazione informatica. Soluzione costosa. Conservazione di tutte le funzionalità. Ci stiamo lavorando, ma non per il RP (applicazioni di gestione economica) 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 26. Migrazione Registro di Protocollo come “dati”. Soluzione meno costosa. Perdita di funzionalità originali. Possibilità di una nuova applicazione informatica con più e nuove funzionalità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 27. Incapsulamento Registro di protocollo per intero: DBML. Registrazioni in forma di oggetto digitale, ognuna è un documento: XML. Soluzione complessa. Perdita di funzionalità originali. Forse, ogni registrazione coll’oggetto digitale (fascicolo) dove appartiene? No si pensa tanto nella conservazione, bensì nell’interoperabilità. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 28. Incapsulamento 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo
  • 29. 24/04/11 TEAM Catalonia - InterPARES 3 - Preservazione del Registro di Protocollo [email_address]