Cristiano Casagni spiega il ruolo del Polo Archivistico Regionale in relazione al progetto FE - Fatturazione Elettronica.

1. Conservazione delle fatture elettroniche:
il ruolo del Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna
Fatturazione elettronica: da dove iniziare
Bologna - 25 febbraio 2014

2. 22
Il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna
• ParER (Polo archivistico dell’Emilia-Romagna) è la struttura che la Regione
Emilia-Romagna ha costituito nel 2009 presso l’Istituto dei Beni Culturali,
Artistici e Naturali (IBC), per la conservazione a lungo termine dei
documenti informatici e degli archivi digitali delle pubbliche
amministrazioni dell’Emilia-Romagna.
• Obiettivo principale è conservare in un sistema sicuro ed evoluto, nel
pieno rispetto della normativa vigente e degli standard internazionali, il
patrimonio documentale informatico dell’intero territorio regionale.
• ParER, inoltre, fornisce servizi di supporto, formazione e consulenza agli
enti sui temi della gestione documentale e della conservazione.

3. La Legge Regionale 17/2008
Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8
Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995:
Al comma 1 dell’articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29
(Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della
Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera:
"f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti
informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla
Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da
Province, Comuni e altri soggetti pubblici."
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4. La Legge Regionale 11/2004
• La Regione Emilia-Romagna e gli enti del sistema regionale (tra cui le
aziende sanitarie), nonché gli organismi di diritto pubblico e le società
strumentali partecipate in misura totalitaria o maggioritaria, sono soggetti
obbligati utilizzare i servizi di conservazione di ParER (art. 16 comma 3
della LR 11/2004)
• Gli altri enti pubblici dell’Emilia-Romagna (enti locali, università, ecc.), così
come le loro società strumentali, possono usufruire dei servizi di
conservazione di ParER (art. 16 comma 4 della LR 11/2004)
• Il Nodo telematico di interscambio consente l’accesso alle funzioni di
archiviazione e conservazione (gestite da ParER), per i documenti del ciclo
passivo delle acquisizioni e in particolare per le fatture (art. 23 ter comma
2 della LR 11/2004)
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5. 5
Qualche dato sulle attività
Enti attualmente in produzione:
• Regione Emilia-Romagna (Giunta e Assemblea Legislativa)
• 4 Enti e agenzie regionali
• 12 aziende sanitarie
• 7 Province
• 4 Unioni di Comuni
• 39 Comuni
• Università di Bologna
Totale documenti in conservazione al 23/02/2014:
15.879.486

6. Fatturazione elettronica: il ruolo di ParER
• Svolge le attività di conservazione delle fatture elettroniche che
transitano attraverso il Nodo di interscambio regionale con cui è stato
interfacciato Sacer, il sistema di conservazione di ParER
• Offre al Nodo di interscambio i servizi di verifica delle firme digitali
apposte sulle fatture e di repository delle fatture in transito sul Nodo
• Garantisce che le fatture siano conservate nell’archivio digitale dell’Ente
produttore insieme a tutti i documenti informatici amministrativi e
contabili prodotti, preservando così, anche per la documentazione fiscale,
i vincoli archivistici creati durante la fase di vita attiva del documento
• Supporta l’ente produttore sui temi legati alla dematerializzazione e alla
conservazione dei documenti fiscali
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7. ParERParER
ParER e il Nodo di Interscambio
Documenti/Processi
Fattura
Nota di credito/debito
Nodo di InterscambioNodo di Interscambio
Validazione
Archiviazione
Consegna
Amministrazione
destinataria
Amministrazione
emittente
Impresa
italiana
SMP
Impresa
estera
Traduzione
Documenti/Processi
Fattura
Nota di credito/debito
Ordine
Conferma ordine
Documento di
trasporto
Catalogo

8. La conservazione delle fatture elettroniche
• ParER, mediante l’interfacciamento di Sacer (il suo sistema di conservazione) con
NoTI-ER, effettua un controllo preventivo sulle firme digitali apposte sulle fatture
scambiate attraverso il Nodo
• In un secondo momento, riceve da NoTI-ER le fatture corredate dei metadati
necessari alla loro conservazione (trasmessi dall’Ente produttore) sui quali
effettua una serie di controlli relativi a metadati, formato e firme, di cui dà
riscontro immediato
• Le fatture, una volta acquisite nel sistema, sono inserite in volumi di
conservazione che vengono marcati temporalmente e firmati dal Responsabile
della conservazione, ad attestare il regolare svolgimento del processo
• Nei tempi previsti dalla normativa in vigore viene calcolata l’impronta
dell’archivio dei documenti fiscali conservati da inviare all’Agenzia delle Entrate
• L’Ente produttore ha la possibilità di accedere in ogni momento al sistema di
conservazione, per ricercare, consultare e scaricare, oltre i documenti conservati,
anche le relative prove di conservazione, ovvero tutti quegli elementi necessari a
testimoniare il corretto svolgimento del processo di conservazione, da utilizzare,
ad esempio, in caso di esibizione del documento.
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9. Come attivare i servizi di conservazione di ParER
• L’Ente produttore deve stipulare apposita convenzione che, tra le altre
cose, prevede la nomina di ParER quale Responsabile della conservazione,
anche della documentazione fiscale, ai sensi della normativa vigente in
materia di conservazione (Delibera Cnipa 11/2004)
• Per le pubbliche amministrazioni dell’Emilia-Romagna i servizi di
conservazione sono erogati a titolo gratuito
• ParER offre i suoi servizi anche a pubbliche amministrazioni di altre
regioni, mediante la stipula di appositi accordi di collaborazione e la
corresponsione di una tariffa a copertura dei costi
• Tutte le informazioni e la documentazione sono disponibili sul sito di
ParER al seguente indirizzo:
http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/servizi/servizi-conservazione
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10. 1010
Valore aggiunto della scelta «make» :
• Proprietà del software
• Controllo completo sul sw
• Indipendenza dal singolo fornitore di prodotto
• Valutazione dell'utilizzo di prototipi esistenti
• Sviluppo condiviso / Riuso (Regione Liguria, Regione Marche)
Scelte: SacER , software sviluppato dal polo Archivistico
Software per l’Archivio di Conservazione dell’Emilia Romagna
Il software SACER è stato progettato e sviluppato dal Polo archivistico

11. 1111
Sito, social network e newsletter: la presenza di ParER in rete
ParER propone quotidianamente notizie e approfondimenti sia
nazionali che internazionali, su conservazione e archivi digitali,
dematerializzazione e gestione documentale, con segnalazioni e
commenti sulle principali novità normative, utilizzando :
• il proprio sito web (http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it)
• i principali social network (Facebook, Twitter, Linkedin)
• con Newsparer, la newsletter settimanale, a cui ci si può iscrivere
all’indirizzo http://parer.ibc.regione.emilia-romagna.it/newsletter)

12. Grazie per l’attenzione
Cristiano Casagni: ccasagni[at]regione.emilia-romagna.it