1. El Registre General Electrònic
d’Entrades i Sortides
Preservar una base de dades de
conservació permanent
Vicenç Ruiz i Gómez , Arxiu de Protocols de Barcelona.
Joan Soler i Jiménez, Arxiu Municipal de Terrassa.
Novembre de 2009

2. Els Registres
Breu repàs històric

3. El registre a l’Antiguitat
Valor fedatari i de control administratiu:
• Egipte: Visir (Casa dels escrits segellats), es dotava
d’autenticitat els documents privats mitjançant registre i
aposició del segell reial.
• Grècia: Anàgrafe (registre oficial). Obligació de registrar
contractes privats i decisions judicals
• Roma: Gesta Municipalia. Assentament de minutes de
contractes privats al registre, elevant-los a documents
públics
3

4. L’edat mitjana (1)
Valor fedatari i de control administratiu:
E decimos, que registro tanto quiere decir como libro que es fecho
para remenbrança de las cartas e de los previlejos que son fechos.
E tien pro, porque si el previllejo, o la carta se pierde, o se rompe, o
se desaface la letra, por vejez o por otra cosa: o si viniere alguna
dubda sobre ella por ser raída, o de otra manera qualquier, por el
registro se pueden cobrar las perdidas e renovarse las viejas. Otro
si, por él pueden perder las dubdas de las otras cartas de que han
los omes sospecha. E aún yace o otra porque si alguna carta diesen
como non devan, por el registro se puede probar quién la dio o en
qué manera fue dada.
Partidas, III, llei VIII, capítol XIX
4

5. L’edat mitjana (2)
Cancelleries Reials
• Primers registres a
partir del segle XIII
• Registre, sovint íntegre,
del document emanat.
• Llibres equivalen a
sèries, tant per tipus
documental com per
matèries
Notariat
• Primers registres a
partir del segle XIII
• Procés de doble o triple
redacció (imbreviatura)
• Capbreu o llibre
general, també per
tipus documental
5

6. L’edat mitjana (i 3)
Tipus de registres habituals a la Cancelleria catalana:
• Registra communia: comissions i encàrrecs a tots els empleats
• R. gratiarum: privilegis i alguns diplomes solemnes, copiats
íntegrament.
• R. officialium: des de 1303, nomenaments, separats segons estats.
• R. secreta vel legationum: alta política internacional
• R. curiae: correspondència de Jaume II amb súbdits i estrangers, de
nivell secundari
• R. sigilli secreti: des de 1289, escrits durant els viatges regis, s’arriba
a 181 sota Pere III
• R. econòmics: peccuniae, solutionum, thesauraii.
6

7. L’època moderna
Registratur:
• A l’Europa central i oriental (s. XVII-XVIII)
• Registre de tot document rebut o emès en
relació amb un assumpte administratiu i
remissió d’aquest a l’expedient corresponent
(faszikel)
7

8. L’Estat liberal: el registre com a
garantia per al ciutadà
La França Revolucionària
• Llei del 7 de mesidor de l’any II (25/06/1794), art. 37:
“Tot ciutadà podrà demanar en tots els dipòsits, als dies i a les
hores que es fixaran, la comunicació dels documents que hi
siguin conservats: els hi serà lliurada gratuïtament i sense
desplaçament, i amb la precaució convenient de vigilància”
Decret de creació del Ministeri d’Interior, de 27 d’abril a 25 de
maig de 1791
8

9. La legislació a Espanya (1)
RD de 23 de juliol de 1835, para el arreglo provisional de los
Ayuntamientos del Reino, articles 66-67.
• Tomará a su cargo el archivo, en donde se custodiaran los libros de
actas del Ayuntamiento, los expedientes, papeles y documentos
pertenecientes al mismo, poniendo en mayor orden los que traten
de los derechos del Común.
• Llevará un libro registro para mayor claridad y facilidad en la busca
de papeles cuando fuere menester.
• Copiará en libro separado todas las órdenes que se reciban,
poniendo al margen un extracto de su contenido, y expresando a
continuación el día que dio cuenta de ellas al Ayuntamiento.
9

10. La legislació a Espanya (2)
Llei de 19 d’octubre de 1889:
Art. 2. 1: Obligació d’assentar al Registre general tota
sol·licitud, exposició, instància, comunicació o ofici.
Funcions: marcar el temps administratiu, racionalitzar
el procediment administratiu, garantia per al ciutadà
Assentaments: assumpte, número d’entrada, data i
domicili de l’interessat (si s’escau)
10

11. La legislació a Espanya (i 3)
Llei de 17 de juliol de 1958, sobre Procediment Administratiu:
• Art. 62: Dret a conèixer, en qualsevol moment, l’estat de la
tramitació d’un expedient.
• Art. 65.1: Un únic registre per cada Ministeri o Organisme autònom
“en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito,
comunicació u oficio que sea presentado”.
• Art. 65.3: A cada assentament hi constarà un número de registre,
epígraf expressiu de la seva natura, data de presentació, nom de
l’interessat o oficina remitent, dependència a la qual s’envia (no
s’ha d’extractar cap part del contingut).
11

12. La legislació a Itàlia (1)
Circular n. 17100/2 (1897) del Ministeri de l'Interior sobre els arxius
municipals
• Cada document rebut o expedit ha de ser classificat dins una
categoria i assentat al registre (art. 1)
• El registre s'inicia l'1 de gener i es tanca al 31 de desembre (art. 4)
• Es registren, amb numeració progressiva, documents, memòries i
actuacions (art. 6)
• Expedients formats a partir del número del registre (art. 11-16)
12

13. La legislació a Itàlia (i 2)
Reial Decret 35/1900, Reglament per a les oficines de registre i d'arxiu de
l'Administració Central
• Un registre per cada categoria del quadre de classificació (art. 15)
• Característiques dels assentaments (relligats en volums anuals, 35x45cm, escrits
de forma nítida)
• Es registra el document principal de cada comunicació (despatx, carta, instància o
recurs) i telegrames quan contenen ordre o resolució) (art. 20-24)
• Els documents s'hauran de registrar també per assumpte i procedència (art. 25)
• Doble índex (nom de persona i del departament) per a facilitar recerques,
assentaments de forma paral·lela al registre (art. 73-74)
13

14. Marc normatiu vigent
Cap el Registre General Electrònic

15. Constitució Espanyola, article 105
La llei regularà:
a) L’audiència dels ciutadans directament o a través de les
organitzacions i associacions reconegudes per la llei en el
procediment d’elaboració de les disposicions administratives que
els afectin.
b) L’accés dels ciutadans als arxius i als registres administratius,
salvant el que afecti la seguretat i la defensa de l’Estat, la indagació
dels delictes i la intimitat de les persones.
c) El procediment a través del qual han de fer-se els actes
administratius, amb garantia, quan sigui procedent, de l’audiència
de l’interessat.
15

16. Estatut d’Autonomia de Catalunya
ARTICLE 159. RÈGIM JURÍDIC, PROCEDIMENT, CONTRACTACIÓ, EXPROPIACIÓ I
RESPONSABILITAT EN LES ADMINISTRACIONS PÚBLIQUES CATALANES
Correspon a la Generalitat, en matèria de règim jurídic i procediment de les
administracions públiques catalanes, la competència exclusiva en allò que no
estigui afectat per l'article 149.1.18 de la Constitució. Aquesta competència
inclou:
– Els mitjans necessaris per a exercir les funcions administratives, incloent-
hi el règim dels béns de domini públic i patrimonials.
– Les potestats de control, inspecció i sanció en tots els àmbits materials de
competència de la Generalitat.
– Les normes de procediment administratiu que derivin de les
particularitats del dret substantiu de Catalunya o de les especialitats de
l'organització de la Generalitat.
Correspon a la Generalitat la competència compartida en tot allò relatiu al règim
jurídic i el procediment de les administracions públiques catalanes en allò que
no queda inclòs a l'apartat 1.
16

17. Llei 30/1992, article 38
• Els òrgans administratius han de portar un registre
general en el qual s’ha de fer l’assentament
corresponent de qualsevol escrit o comunicació que
es presenti o que es rebi en qualsevol unitat
administrativa pròpia. També s’hi ha d’anotar la
sortida dels escrits i les comunicacions oficials
dirigides a altres òrgans o particulars.
• Els òrgans administratius poden crear registres
auxiliars al registre general, al qual han de
comunicar qualsevol anotació que efectuïn.
17

18. Llei 30/1992, article 38.3
Els registres generals, així com tots els registres que les
administracions públiques estableixin per a la recepció
d’escrits o comunicacions dels particulars o d’òrgans
administratius, s’han d’instal·lar en suport informàtic. El
sistema ha de garantir la constància, en cada assentament
que s’efectuï, d’un número d’epígraf expressiu de la
naturalesa, data d’entrada, data i hora de presentació,
identificació de l’interessat, òrgan administratiu remitent, si
escau, i persona o òrgan administratiu al qual s’envia, i si
escau, referència al contingut de l’escrit o comunicació que
es registra. Així mateix, el sistema ha de garantir la integració
informàtica en el registre general de les anotacions
efectuades als altres registres de l’òrgan administratiu.
18

19. Llei 30/92, article 38.4
Les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que els
ciutadans dirigeixin als òrgans de les administracions
públiques es poden presentar:
Als registres dels òrgans administratius als quals es
dirigeixin
Als registres de qualsevol òrgan administratiu, que pertanyi
a l’Administració General de l’Estat, [...] o a la d’alguna
de les entitats de l’Administració local si, en aquest últim
cas, s’ha subscrit un conveni oportú.
19

20. Llei 30/1992, article 38.4
Mitjançant convenis de col·laboració subscrits entre les
administracions públiques, s’han d’establir sistemes
d’intercomunicació i coordinació de registres que
garanteixin la compatibilitat informàtica, així com la
transmissió telemàtica dels assentaments registrals
i de les sol·licituds, els escrits, les comunicacions i
els documents que es presentin en qualsevol dels
registres.
20

21. Llei 30/1992, article 45
1. Les AA.PP. han d’impulsar la utilització i aplicació de les
tècniques i mitjans electrònics, informàtics i telemàtics, per
a desenvolupar la seva activitat i exercir les seves
competències, amb les limitacions que estableixen la
Constitució i les lleis a la utilització d’aquests mitjans.
2. Quan sigui compatible amb els mitjans tècnics de què
disposen les administracions públiques, els ciutadans s’hi
poden relacionar per a exercir els seus drets amb tècniques i
mitjans electrònics, informàtics o telemàtics respectant les
garanties i els requisits previstos en cada procediment.
(derogat)
21

22. Llei 30/1992, article 45
3. Els procediments que es tramitin i s’acabin en suport
informàtic han de garantir la identificació i l’exercici de la
competència per part de l’òrgan que l’exerceix. (derogat)
4. Els programes i les aplicacions electròniques, informàtiques i
telemàtiques que hagin de ser utilitzats per les
administracions públiques per a l’exercici de les seves
potestats han de ser prèviament aprovats per l’òrgan
competent, el qual n’ha de difondre públicament les
característiques. (derogat)
22

23. Llei 30/1992, article 45
5. Els documents emesos, sigui quin sigui el seu suport, per
mitjans electrònics, informàtics o telemàtics per les
administracions públiques, o els que aquestes emetin com a
còpies d’originals emmagatzemats per aquests mateixos
mitjans, gaudeixen de la validesa i eficàcia del document
original sempre que en quedi garantida l’autenticitat,
integritat i conservació i, si s’escau, la recepció per la persona
interessada, i també el compliment de les garanties i els
requisits exigits per aquesta o altres lleis.
23

24. Decret 360/1994
Del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la
Generalitat de Catalunya
Articles 3, 4 i 5
• Com a novetat dins la literatura normativa, s’ofereix llistat dels documents
que s’han de registrar i dels que no:
• Documents que s’han de registrar: de comunicació o correspondència (carta,
ofici, notificació) i de sol·licitud (convocatòria, citació, recurs, denúncia,
reclamació, requeriment, al·legació, telegrama, desistiment, sol·licitud)
• Documents que no s’han de registrar: els tramesos entre unitats del mateix
registre, els que no compleixen amb els requisits d’identificació (emissor,
destinatari), publicitat, factures, pressupostos i certificats, tramesos per fax,
saludes, condols, invitacions, etc.
24

25. Decret 360/1994
6.1 Cada assentament corresponent a la recepció d'un document ha de
contenir, almenys, les dades següents:
• Número de registre; Data i hora de presentació; aquesta dada indica el
dia, l'hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol
dels llocs de presentació consignats a l'article 38.4 de la Llei 30/1992, de
26 de novembre; Data d'alta al registre; aquesta dada indica el dia en què
un document entra o surt d'un registre; Tipus de document; Assumpte
del document; Data del document; Identificació de la persona
interessada, l'organisme o la unitat administrativa de procedència;
Identificació de la persona interessada, l'organisme o la unitat
administrativa de destinació.
6.2 Cada assentament relatiu a la sortida d'un document ha de contenir les
mateixes dades assenyalades a l'apartat anterior, excepte la data de
presentació.
25

26. Llei 11/2007
D’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics.
Article 24. Registres electrònics
1. Les AA.PP. crearan registres electrònics per a la recepció i emissió de sol·licituds,
escrits o comunicacions.
2. Els registres electrònics podran admetre:
a) Documents electrònics normalitzats d’acord amb les normes de creació del
registre.
b) Qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació diferent als mencionats a l’apartat
anterior, dirigit a qualsevol òrgan o entitat de l’àmbit de l’administració titular del
registre.
3. A cada Administració Pública existirà, almenys, un sistema de registres suficient
per rebre tot tipus de sol·licituds, escrits o comunicacions, adreçats a la dita
Administració. Cada administració podrà establir convenis amb d’altres
administracions per tal d’habilitar els seus registres per rebre sol·licituds, escrits o
comunicacions de competència de les altres administracions amb qui hagi subscrit
conveni.
26

27. Llei 11/2007
Article 25. Creació i funcionament
1. Les disposicions de creació de registres electrònics es publicarà al
Diari Oficial corresponent i el seu text íntegre haurà d’estar
disponible a la seu electrònica d’accés al registre. Les disposicions
de creació de registres electrònics especificaran l’òrgan o unitat
responsable de la seva gestió, així com la data i hora oficial i els dies
declarats com a inhàbils.
2. A la seu electrònica d’accés al registre figurarà la relació
actualitzada de les sol·licituds, escrits i comunicacions que poden
presentar-s’hi (tant documents electrònics com d’altres, seguint
l’article 24.2 a) i b).
27

28. Llei 11/2007
3. Els registres electrònics emetran automàticament un rebut
consistent en una còpia autenticada de l’escrit, sol·licitud o
comunicació, incloent la data i hora de presentació i el
número d’entrada de registre.
4. Podran aportar-se documents que acompanyin a la
corresponent sol·licitud, escrit o comunicació, sempre que
compleixin els estàndards de format i requisits de
seguretat que es determinin als Esquemas Nacionales de
Interoperabilidad y de Seguridad. Els registres electrònics
generaran rebuts acreditatius del lliurament d’aquests
documents que garanteixin la integritat i el no rebuig dels
documents aportats.
28

29. Decret 56/2009
Per a l’impuls i el desenvolupament dels mitjans electrònics a
l’Administració de la Generalitat
Article 36. Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya
1. El Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya per a la recepció i
remissió de sol·licituds, escrits i comunicacions que es trametin per via
multicanal és l’eina anomenada S@rcat. La unitat responsable de la gestió
del Registre electrònic és l’òrgan competent en matèria de polítiques
d’atenció ciutadana.
2. El Registre electrònic admet:
a) Documents electrònics normalitzats corresponents als serveis i
procediments emplenats d’acord amb els formats preestablerts.
b) Qualsevol sol·licitud, escrit o comunicació en suport electrònic diferent
dels esmentats a l’apartat anterior, sempre que s’identifiqui l’emissor del
document i el seu destinatari, i la resta de dades que facilitin la tramitació
del document.
29

30. Decret 56/2009
3. El Registre electrònic de la Generalitat de Catalunya és únic per als ens
previstos a la lletra a) de l’article 2.1. També pot admetre sol·licituds,
escrits i comunicacions adreçats a altres administracions públiques,
amb la subscripció prèvia del conveni corresponent.
4. El Registre electrònic de la Generalitat emet de manera automàtica el
corresponent rebut de presentació, consistent en una còpia
autenticada de l’escrit, sol·licitud o comunicació de què es tracti,
incloent-hi la data i l’hora de presentació i el número de registre
d’entrada.
5. El Registre electrònic es regeix, a l’efecte de còmput de terminis
imputables tant a les persones interessades com als ens inclosos en
l’àmbit d’aplicació del Decret, per la data i l’hora oficial de la seu
electrònica corporativa d’accés al Registre.
30

31. Esquema Nacional de la
Interoperabilidad (1)
Versió 15/07/09
Principis bàsics: interoperabilitat esdevé qualitat integral als serveis i
sistemes, tenint en compte el seu caràcter multidimensional (organitzatiu,
semàntic, tècnic)
Interoperabilitat organitzativa: Inventari d'Informació Administrativa (llistat
de procediments administr. i serveis) enllaçat amb l'Inventari centralitzat
de la Administració General de l'Estat.
Interoperabilitat semàntica: Relació de models de dades d'intercanvi,
ajustats als estàndards previstos i publicats a través del Centre
d'Interoperabilitat Semàntica de l'Administració.
Interoperabilitat tècnica: Ús d'estàndars oberts o, de forma complementària,
d'ús generalitzat pels ciutadans, per garantir la neutralitat tecnològica,
l'adaptabilitat al progrés tecnològic i la independència en l'elecció.

32. Esquema Nacional de la
Interoperabilidad (2)
Comunicacions en les AA.PP.: Xarxa SARA (Xarxa de comunicacions de les AA.PP. espanyoles) a
través del Pla de direccionament d'interconnexió de xarxes. Hora oficial sincronitzada pel
Real Instituto y Observatorio de la Armada.
Reutilització i transferència de tecnologia: Aplicació de la Llicència Pública de la Unió Europea.
Es crearà Directori d'aplicacions per a lliure reutilització.
Firma electrònica i certificats: Definició política de firma electrònica en el marc de la
interoperabilitat; establiment del llistat de serveis de confiança dels prestadors de serveis de
certificació.; requisits per als prestadors de serveis de certificació.
Recuperació i conservació del document electrònic: Definició de política de gestió de
documents, inclusió als expedients d'un índex electrònic firmat per l'òrgan actuant que
garanteixi integritat i recuperació, identificació única i inequívoca de cada document
mitjançant convencions adequades, que permetin classificar-lo, recuperar-lo i referir-se al
mateix amb facilitat; associació de les metadades mínimes obligatòries; classificació d'acord
amb un pla de classificació adaptat a les funcions, tant generals com específiques de cada
una de les AA.PP; període de conservació establert per les comissions avaluadores; accés
complet i immediat al contingut del document; coordinació horitzontal entre el responsable
de la gestió de documents i els restants serveis interessats en matèria d'Arxius.

33. Esquema Nacional de la
Interoperabilidad (i 3)
Art. 23. Formats dels documents
1. El document es conservarà en el format en què hagi estat elaborat, enviat o rebut, i
preferentment en un format corresponent a un estàndard obert
2. L'elecció del format es realitzarà d'acord amb l'article 11.
3. Quan existeixi risc d'obsolescència del format o deixi de figurar entre els admesos per
l'Esquema Nacional d'Interoperabilitat, s'aplicaran procediments normalitzats de copiat
autèntic dels documents
Art. 24. Digitalització de documents en suport paper
1. La digitalització es farà d'acord amb l'indicat a la norma tècnica d'interoperabilitat
corresponent en relació amb els següents aspectes:
a) Formats estàndars d'ús comú per digitalització i tècnica de compressió, d'acord amb article 11
b) Nivell de resolució
c) Garantia d'imatge fidel i íntegra
d) Metadades mínimes obligatòries i complementàries, associades al procés de digitalització
2. La gestió i conservació del document electrònic digitalitzat atendrà a la possible existència del
mateix en un altre suport

34. Diplomàtica del Registre
General Electrònic
La fiabilitat i l’autenticitat del RGE
com a document d’arxiu

35. Diplomàtica del RGE
I. Terminologia
II. Tipologia de RGE
III. Funció
IV. Què és document? Document i assentament
V. Procediment d’el·laboració
VI. Propietats essencials del RGE
VII.El RGE com a document d’arxiu
VIII.Límits del RGE com a document d’arxiu
35

36. I. Terminologia
• Registre = Enregistrar i estabilitzar informació.
• Registre = allò enregistrat.
• RGE = Registre Telemàtic.
• RGE = Registre administratiu.
• RGE = d’ Entrades i Sortides de Documents.
• RGE = de documents interns.
• RGE = la totalitat dels documents d’entrades i
sortides, i interns.
36

37. II. Tipologies de RGE
• RGE = Document ofimàtic
– Propietaris (Access, Excel).
– No propietaris (OpenBase, OpenCalc).
• RGE = Aplicació informàtica
– Propietària (desenvolupament propi).
– Estandaritzada (ERES, S@rcat).
– Integrada amb els sistemes d’informació de
l’organització.
– Interoperable.
37

38. III. Funció
• Deixar constància i evidència de la manifestació de
voluntat d’un o més ciutadans.
• Controlar que la manifestació de voluntat té un
moment d’inici.
• Iniciar el procediment que ha de permetre satisfer
aquesta manifestació de voluntat: document i/o
servei.
• Tenir natura d’acte públic.
38

39. IV. Documents (1)
• Documents? Sol·licituds, escrits i comunicacions.
• Accions jurídiques: sol·licituds i comunicacions (orals i/o documentables).
• Documents: escrits (enregistrats en un suport)
• Assentament registral
• La terminologia no s’adiu a les tipologies documentals del RGE: queixes,
suggeriments, recursos, denúncies, etc.
• Tres possibles documents:
• RGE com a document,
• els assentaments
• i els assentaments amb documents associats.
39

40. IV. Document RGE (2)
• El RG és una unitat documental composta.
• És un document electrònic.
• És una entitat dinàmica (s’ha d’estabilitzar).
• Compost d’assentaments seqüencials.
• Compost d’assentaments amb altres documents associats.
• Suportat per una taula de relacions.
• El RGE pot ser entès, en la seva totalitat, com un document
d’arxiu.
• Document = Informació enregistrada en un suport.
• Document d’arxiu = conservació permanent com a garantia
constant de drets i deures de ciutadans.
40

41. IV. Assentaments (3)
• És l’assentament un document?
• És un document “in fieri” o potencial.
• Quan la manifestació de voluntat requereix
només l’acompliment d’un servei, el
document és el RGE.
• Quan la manifestació de voluntat requereix
una acció documentada, l’assentament és
només el primer tràmit documentat d’un
procediment.
41

42. IV. Assentaments amb documents (4)
• Documents associats (aportats pel ciutadà).
• No documents propis de l’administració de torn.
• Documents de suport informatiu o instrumentals.
• Documents provatoris.
• Documents dispositius (concessió d’una
subvenció, per exemple).
• Documents originals o en còpia autèntica
(compulsats per l’administració).
42

43. IV. RGE + assentaments + documents
associats (i 5)
• En un entorn electrònic (oportunitats i
reptes):
• Normalitzats.
• Formulari específic.
• Plantilles per a la recuperació automatitzada de
metadades
• Vocabulari unificat.
• Connexió precisa amb els procediments o tràmits
• Uniformització, per aconseguir la interoperabilitat.
43

44. V. Procediment d’elaboració del RGE
RGE = Document Assentament = Document
44

45. VI. Propietats essencials (1)
FIABILITAT DEL RGE
• Legislació imprecisa.
• Taules d’avaluació inexistents.
• Fiabilitat per tradició = Ningú en discuteix la
importància.
• Fiabilitat per legislació = Ningú en discuteix la
necessitat.
• Fiabilitat per eficiència administrativa = És un
instrument acceptat socialment.
45

46. VI. Propietats essencials (2)
FIABILITAT DEL RGE
• L’aplicació ha de ser robusta.
• Sistema de seguretat potent.
• Mesures de control d’accés i modificació
exhaustives.
• Enregistrament de totes les operacions que es
realitzin amb els assentaments (audit trail).
• Preservació i conservació segura.
46

47. VI. Propietats essencials (3)
AUTENTICITAT DEL RGE
• En funció de la completesa i la precisió de les dades.
• En funció de la disposició de responsables.
• Mesures de control en l’ingrés de dades.
• Mesures de control en l’ingrés/captura dels
documents.
• Integritat dels documents entrants.
• Acció fedatària dels funcionaris d’Atenció al Públic.
47

48. VI. Propietats essencials (4)
INTEGRITAT DEL RGE
• Robustesa de l’aplicació i/o de la taula de
relacions.
• Impedir la modificació d’assentaments, i
controlar les que es facin.
• Formats persistents i acceptats.
• Suport de conservació conscientment pensat
per a la llarga preservació.
48

49. VI. Propietats essencials (5)
IDENTITAT DEL RGE
• Control de l’accés al RGE.
• Control de la identitat associada als
documents entrants.
• Consistència de les dades introduïdes.
• Auditoria de les accions realitzades a l’interior
del sistema.
49

50. VI. Propietats essencials (i 6)
USABILITAT I ACCESSIBILITAT DEL RGE
• A curt termini es pressuposa.
• A mitjà i llarg termini cal garantir que l’utilització de
l’aplicació i/o la taula de relacions sigui possible.
• Formats òptims a aquest efecte.
• Total respecte de la forma intel·lectual.
• Certa tolerància amb la modificació de la forma
física.
• Metadades de context, estructura i contingut.
50

51. VII. RGE com a document d’arxiu
• Tothom pressuposa que ho ha de ser.
• Cap legislació parla de la seva preservació.
• No està avaluat per la CNAATD.
• Conservat en la seva totalitat, sí.
• Llibre de RGE = veure si disposa de la totalitat
dels camps exigits.
• Llibre de RGE = vincle arxivístic protegit = RGE +
assentaments + documents associats.
• Accions arxivístiques sobre RGE + assentaments.
• Gestió documental sobre documents associats.
51

52. VIII.Límits del RGE com a document
d’arxiu
• Memòria de les manifestacions de voluntat dels
ciutadans (però que han passat pel RGE).
• Memòria de necessitats de servei (que s’han
manifestat al RGE).
• Memòria de l’inici de processos/procediments interns
(que s’inicien al RGE i no d’ofici).
• Tot allò enregistrat gaudeix de presumpció de
fiabilitat.
• Documents associats = no sempre són documents
d’arxiu i requereixen de mesures de retenció diferents.52

53. Gestió del Registre General
Electrònic
Funcionalitats

54. Gestió (1)
EN FASE ACTIVA
Captura
• De les dades = formularis
• Dels documents analògics = digitalització i autenticació dels documents.
• Dels documents electrònics = recepció i comprovació de l’autenticitat.
Classificació i Descripció
• Aplicació del Quadre de Classificació.
• Perfils documentals
Distribució
• Tria del gestor adequat.
• Associació al procediment adequat.
• Transmissió a l’interior dels sistemes.
• Emissió de documents a l’exterior de l’organització.
54

55. Gestió (i 2)
EN FASE INACTIVA
Conservació
• Conservació dels sistemes i/o de les taules de relacions.
• Conservació dels perfils documentals (metadades).
Difusió
• Instruments per a la consulta off-line de sistemes inactius.
EN QUALSEVOL FASE
Preservació
• Audit Trail
• Perfils documentals + metadades
55

56. Fases de gestió del RGE
56

57. Captura de les dades: Formulari (1)
• Recepció de dades mitjançant un formulari.
• Diversos models en funció de la legislació.
• Diferents propostes per part dels investigadors.
• Manca d’una definició precisa del PERQUÈ es trien uns camps i no
uns altres.
• Calen formularis sintètics.
• Realització de registres a partir de models definits de procediments
i/o tràmits.
57

58. Captura de les dades: Formulari (2)
• Estudi realitzat:
– Llei 30/1992, art.38.3
– Decret 360/1994, art.5.3
– D.P.R. 445/2000 (legislació italiana)
– DURANTI, Luciana (1997). I documenti archivistici. La gestione
dell’archivio da parte dell’ente produttore. Pubblicazioni deggli Archivi
di Stato.» Quaderni della rassegna degli Archivi di Stato, 82.
Ministero per i beni culturali e ambientali. Ufficio centrale per i beni
archivistici, 231 p.
– GAROFALO, Lucilla; GIUVA, Linda (2009). “The Italian Government
Digital Protocol Initiative”. Text confidencial del projecte InterPares
3, 5 p.
58

59. Formulari necessari (3)
CAMPS NECESSARIS CONDICIONS IDEALS EN UN RGE QUÈ PERMET? QUINA PROPIETAT ESSENCIAL
PROTEGIM?
Número d’assentament Assignat pel sistema; inalterable Disposar d’un identificador únic que eviti
ambigüitats
La identitat
Data de presentació Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’un control precís sobre l’inici de
l’acció administrativa
La fiabilitat
Data, hora i lloc de
l'enregistrament
Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’un control precís sobre l’inici de
l’acció administrativa
La fiabilitat
Breu descripció del
contingut
Assignat pel funcionari i/o pel sistema;
inalterable. Aglutina l'epígraf de la
natura i l'eventual tipus documental.
Disposar d’una breu explicació de la
manifestació de voluntat
La integritat
Identificació de la persona
física o jurídica interessada
Assignat pel funcionari i/o el sistema;
inalterable.
Saber qui sol·licita i qui ha de rebre el benefici
de l’acció administrativa
La identitat i l’autenticitat
Identificació de la persona
física o jurídica receptora
Assignat pel sistema; inalterable Saber qui ha de responsabilitzar-se de
l’execució de l’acció administrativa
La identitat i l’autenticitat
Descripció controlada dels
documents entrants
Assignat pel sistema; inalterable Controlar la documentació de suport que cal
comprovar a fi i efecte de continuar o no amb
l’acció administrativa
La integritat
Codi de classificació de la
sèrie documental que activa
Assignat pel sistema; inalterable Disposar d’un identificador significatiu únic
que en permet la seva gestió a l’interior d’un
SGD
La fiabilitat
Mode de transmissió Assignat pel sistema; inalterable. Disposar d’una mesura de control sobre la
manera i el canal pel qual el document s’ha
transmès
La fiabilitat
59

60. Productes resultants (4)
PRODUCTE CONDICIONS IDEALS EN UN RGE QUINA PROPIETAT ESSENCIAL PROTEGIM?
Creació d'un document electrònic
per cada assentament . El
document “in fieri” esdevé
document amb plenitud de
condicions.
Creat de manera automàtica a partir d'un formulari
tindrà una triple funció:
- Convertir cada assentament en un document d’arxiu.
- Donar una còpia autèntica a la persona que manifesta
la voluntat.
- Possibilitat de ser enviat a l'interior del sistema de
gestió de l'organisme per a continuar amb el
procediment.
La usabilitat i l’accessibilitat
Segell electrònic o Compulsa electrònica:
- Assignat de manera automàtica, prèvia comprovació
del funcionari, sobre la documentació rebuda.
- Però també sobre la documentació enviada.
La integritat, la identitat i l’autenticitat
Registre General com a document
electrònic
Creat de manera automàtica a mida que s’afegeixen
assentaments.
- Pot tornar a generar els documents/assentament en
qualsevol moment.
La fiabilitat
60

61. Formulari: noves funcionalitats (i 5)
• Creació d’assentaments a partir de la còpia d’assentament
realitzats anteriorment.
• Crear l’assentament simplificat d’informació per a la seva
complementació en una fase posterior (per registres amb
alt volum de treball).
• Crear un assentament repetitiu quan s’està enregistrant
quelcom semblant de forma continuada.
• Integrar dades externes relatives a persones i carrers de
l’organisme per facilitar la introducció de dades.
61

62. Captura de documents analògics:
Digitalització (1)
• Política clara i ben definida.
• No digitalització sense identificació dels documents.
• Avaluar si hi ha millora real; els costos de temps-
treballador; reducció de cues, etc … en contraposició al
procediment en paper: Proporcionalitat.
• Integrar eines de digitalització, previ estudi.
• Digitalitzar, ha de suposar renunciar al paper!
62

63. Captura de documents analògics:
Digitalització (i 2)
• Digitalització de la documentació associada.
• Documents normalitzats en paper =
automatització de la descripció.
• Aplicació de compulsa electrònica als documents
digitalitzats.
– Aportar validesa jurídica.
– Aportar fiabilitat i preservar l’autenticitat a curt
termini.
63

64. Captura de documents associats per
via telemàtica
• Permet l’aportació de documentació original
en format digital.
• Cal una verificació de la seva autenticitat
(integritat i identitat): cal que vinguin signats
electrònicament.
• També es poden expedir els rebuts de la
documentació rebuda per via telemàtica.
64

65. Captura de documents: Digitalització
multicanal
65

66. Captura: punts crítics (1)
66
PUNTS CRÍTICS SOLUCIONS
Diversitats de canals = Presencial, Telemàtic, E-Mail,
Correu Ordinari, Fax, Telegrames, Burofax, etc …
Definició de quins canals seran els acceptats i quina
política de seguretat i control caldrà seguir per
cadascun.
Mesures de control i autenticació diferents per a
cada tipus de canal. La comprovació acurada de
l’autenticitat i integritat dels documents rebuts.
• Comprovació personal de la documentació = el
funcionari com a fedatari.
• Comprovació automatizada de la validesa de les
signatures electròniques (en els documents
associats).
Supervisió de si les mesures de control personals i/o
tecnològiques s’han realitzat convenientment.
Sistema que enregistri totes les activitats de captura
realitzades pel RGE.
Existència de Registres Auxiliars: Telemàtic, E-mails,
registres clandestins, etc ...
Localitzar tots els registres auxiliars i incorporar-los
al RGE. Impedir que s’utilitzin registres clandestins.

67. Captura: punts crítics (i 2)
67
PUNTS CRÍTICS SOLUCIONS
Formularis poc exhaustius i diversos. Formularis controlats = Introducció de dades de
qualitat.
Vocabulari descontrolat a l’hora d’identificar els
documents associats.
Vocabulari controlat = Catàleg de tipologies
documentals.
“Temes de registre” aleatoris, repetitius, redundants,
irreals, innecessaris.
Catàleg dels “temes de registre” = Quadre de
Classificació Corporatiu.
Digitalització: en el moment en què es presenta la
documentació o a posteriori?
Estudi previ i planificació del procediment de
digitalització: avaluació de si es millora el rendiment
o no.
Canvis organitzatius. Formació i capacitat docent.

68. Classificació (1)
• Aplicació del Quadre de Classificació corporatiu.
• Cal tenir-lo.
• Cal associar-hi els temes de registre.
• Cal, doncs, un treball previ de sistematització.
• Associar l’assentament a una sèrie documental.
• Descriure els documents associats amb un catàleg de
tipologies documentals.
68

69. Classificació (i 2)
• El RGE (document) = sèrie documental.
• Els assentaments no constitueixen sèrie per ells
mateixos = formen part del RGE.
• Els documents associats = passen a formar part de la
sèrie documental que acompleix la funció
administrativa.
• Els rebuts generats = formen part del RGE i van a parar
als arxius dels ciutadans.
69

70. Descripció (1)
• Perfil documental de Registre General
70
PERFIL DE REGISTRE METADADES D’ARXIU
Identificador del Registre Titol del Registre
Data d’obertura Codi de referència
Data de tancament Data d’arxiu
Nom del productor responsable Identificador del tràmit i del procediment
Òrgan productor Codi de classificació i sèrie documental
Descripció de l’objecte del Registre Calendari de conservació
Corroboració i signatura Assentaments relacionats

71. Descripció (i 2)
• Perfil documental d’Assentament
71

72. Distribució (1)
• Tria del gestor adequat = destriar el responsable que
haurà de satisfer el servei sol·licitat.
– Opció més habitual en les administracions, en comptes de
connectar l’assentament al procediment que pertoca.
• Associació al procediment adequat = cal un catàleg
de procediments previ o que en el gestor triat hi
tinguem identificat el procediment (la persona fa la
cosa).
72

73. Distribució (2)
• Transmissió a l’interior dels sistemes =
– Comunicació de l’assentament al gestor.
– Disposició dels documents associats en un
repositori de RG.
– Transmissió dels documents associats a un
repositori del BPM o Gestor d’Expedients, o a un
Gestor Documental.
– La seguretat ha d’estar en el canal de transmissió,
no calen elements addicionals.
73

74. Distribució: noves funcionalitats (3)
• Els usuaris de les unitats orgàniques reben en les diferents safates
d’entrada/sortida els assentaments que han estat remesos a la
seva unitat.
• Poden rebutjar, remetre, completar, modificar la informació
aportada.
• Consultar la documentació adjunta en la fase de registre.
• Consultar la història de l’assentament en referència a
modificacions i unitats que han gestionat el registre.
• Integrar sistemes avançats de cerca d’assentaments.
74

75. Distribució (i 4)
• Transmissió a fora dels sistemes =
– Emissió de justificants digitals amb signatura
electrònica i segell de temps suportats per alguna
Agència de Certificació.
75

76. Diligència final
• Com s’estabilitza un document dinàmic?
• Cal determinar un principi i un final (normalment un any).
• Si el document està en constant funcionament, no hi ha
diligència final.
• Si s’estabilitza (PDF, Objecte Digital, etc.) cal associar una
signatura digital avançada que permeti confiar en el RGE?
• Cal la diligència final? O cal una certificació que el document
ja no és modificable?
• Declaració del RGE com a document d’arxiu.
76

77. Conservació del Registre
General Electrònic
Preservar i conservar a llarg termini

78. Què podem arribar a conservar?
• Dades.
• Les taules que relacions aquestes dades.
• Les metadades de cada assentament.
• Les metadades del RGE com a document.
• L’audit trail dels moviments realitzats en el RGE durant un
període determinat.
• El software que permet utilitzar el RGE.
78

79. Conservar a partir de les tipologies
• RGE = Dades en una taula de relacions.
• RGE = Document ofimàtic
– Propietaris (Access, Excel).
– No propietaris (OpenBase, OpenCalc).
• RGE = Aplicació informàtica
– Propietària (desenvolupament propi).
– Estandaritzada (ERES, S@rcat).
– Integrada o no amb els sistemes d’informació de
l’organització.
– Interoperable.
79

80. La mesura més utilitzada (1)
• Emular el Llibre tradicional: un PDF.
– Creació d’un PDF amb part de les dades del
formulari.
– Procediment de creació controlat.
– Diligència amb signatura electrònica.
– Manteniment a l’interior dels sistemes.
80

81. La mesura més utilitzada (i 2)
• Com millorar la mesura:
– Utilitzar el format PDF/A.
– Aplicar tecnologia OCR en aquest PDF.
– Representar totes les dades recollides en el formulari
(assentament complet).
– Això inclou el regest o breu resum descriptiu (l’element
que més es qüestiona).
– Diligenciar-lo amb signatura electrònica avançada.
– Extreure el PDF/A final del sistema de producció, i
conservar-lo en un sistema independent.
– Afegir estadístiques al final del RGE (quantitat
d’assentaments; relació assentaments per codi de
classificació; per exemple).
81

82. Altres mesures possibles
82
TIPOLOGIA AVANTATGES PROBLEMES MESURES POSSIBLES
Document ofimàtic
propietari (Access,
Excel)
Adopció estesa Dependència dels canvis de
l’empresa de software
Migració de la taula de relacions a
un format no propietari
Conversió a formats oberts
Creació d’un Objecte Digital de
Preservació.
Document ofimàtic no
propietari (OpenBase,
OpenCalc).
Independència dels canvis
de les empreses de
software
Adopció poc estesa Migració de la taula de relacions a
un altre format
Creació d’un Objecte Digital de
Preservació.

83. Altres mesures possibles
83
TIPOLOGIA AVANTATGES PROBLEMES MESURES POSSIBLES
Aplicació informàtica
propietària
(desenvolupament propi).
Coneixement profund del SW per
part de l’ens
Dependència a les persones que
la coneixen
Obsolescència 1. Creació d’un Objecte
Digital de Preservació (TR)
2. Conservació de la
tecnologia (TR + SW)
3. Emulació (TR i SW
encapsulats)
4. Virtualització (Migració
de la TR a Objecte Digital +
SW encapsulat)
5. Migració a un nou
sistema (no és una mesura
de conservació, per si sola)
Aplicació informàtica
estandaritzada (ERES,
S@rcat).
Realitzats amb codis oberts
Adopció en moltes organitzacions
Obsolescència
Riscos en moltes organitzacions
Aplicació integrada amb els
sistemes d’informació de
l’organització.
Resol les transmissions internes de
forma òptima (no hi ha risc
d’Overhead)
Obsolescència
Pot haver risc de què no es
pugui desvincular de
l’obsolescència dels Sistemes
Interns.
Aplicació independent dels
sistemes d’informació de
l’organització
Permet un tractament de
preservació individualitzat
L’obsolescència només l’afecta a
ella, no als sistemes interns.
Obsolescència
Sistema interoperable amb
Registres Externs
Transmissions segures
d’informació amb altres Registres
Comunicació amb altres
administracions
Obsolescència
Necessitat de canviar els
sistemes de les diferents
administracions a l’hora

84. Exemple: Projecte RODA (1)
84
Crear un Objecte Digital d’una Base de Dades:

85. Exemple: Projecte RODA (2)
85

86. Exemple: Projecte RODA (i 3)
86

87. Terrassa i Matadepera: Banc de
Proves
Dos casos del món real

88. El RG a l’Ajuntament de Matadepera (1)
Característiques del document:
• Paquet comercial instal·lat l’any 2000.
• Base de dades amb llenguatge FoxPro
• Fitxers .dbf i .idx
• 2 formularis principals: Entrada i Sortida
88

89. El RG a l’Ajuntament de Matadepera (2)
Formulari d’entrada:
• Número de registre
• Data i hora de registre
• Data i hora de presentació
• Data del document
• Tipus de document
• Epígraf
• Extracte
• Negociat
• Procedència
• Interessat: doc. acreditatiu, nom, adreça, telèfon
• Organisme: organisme, representant, adreça, departament
89

90. El RG a l’Ajuntament de Matadepera (3)
Mesures que garanteixen la fiabilitat i l’autenticitat:
• Camps automàtics: número de registre, data i
hora de registre i data i hora de presentació.
• Impossibilitat d’eliminar registre creat.
• Diligència dels llistats un cop impresos.
90

91. El RG a l’Ajuntament de Matadepera (i 4)
Punts dèbils:
• No està vinculat al QdC, ni compta amb un registre
general d’expedients.
• Llistats que es generen no es revisen per evitar
duplicitats, errors gramaticals, etc.
• No hi ha control de modificacions del contingut
posteriors.
• No hi ha cap política de preservació del document
electrònic.
91

92. El RG a l’Ajuntament de Terrassa (1)
Característiques del document:
• Aplicació pròpia creada l’any 1997.
• Base de dades amb llenguatge Uniface.
• Interface en Uniface i taula de relacions a
Oracle.
• 2 formularis principals: Entrada i Sortida
92

93. El RG a l’Ajuntament de Terrassa (2)
Formulari d’entrada:
• Número de registre
• Data i hora de registre
• Tipus de document
• Tema de registre.
• Extracte
• Gestor
• Procedència
• Interessat: doc. acreditatiu, nom, adreça, telèfon
• Organisme: organisme, representant, adreça,
departament
93

94. El RG a l’Ajuntament de Terrassa (3)
Mesures que garanteixen la fiabilitat i autenticitat:
• Camps automàtics: número de registre, data i hora de registre i
data i hora de presentació.
• Impossibilitat d’eliminar registre creat per part dels funcionaris
(amb alguna excepció).
• Sistema que controla els accessos amb permisos; i que enregistra el
responsable de cada moviment.
• Mesura de preservació a llarg termini: PDF diligenciat (sense
signatura electrònica) des del 2006.
94

95. El RG a l’Ajuntament de Terrassa (i 4)
Punts dèbils:
• No està vinculat al QdC; sí compta amb un registre general
d’expedients.
• Aplicació amb més de 10 anys de vigència i sense masses
modificacions.
• Els “temes de registre” estan mal plantejats i només
segueixen un criteri formal en el codi, però no en el
contingut.
• Dades mal recollides i camps infrautilitzats (el camp breu
descripció, entre ells).
95

96. Final (de moment)
Teniu alguna idea millor?
Teniu alguna solució diferent?
Compartim-la!!
96