1. 60
Teknologi
Indonesia
© LIPI Press 2010
DESAIN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT
SYSTEM LAYANAN JASA KALIBRASI DI UPT BPI LIPI
DENGAN MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY
Hanif Fakhrurroja
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi-LIPI
Komplek LIPI, Gedung 30, Jln. Sangkuriang, Bandung
Telp. (022) 2503053; Fax. (022)2504577; e-mail: hani002@lipi.go.id
ABSTRAK
Rentang usia para pegawai di UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang. 71,42% dari para pegawainya telah berusia
lebih dari 40 tahun dan 58,73% akan pensiun pada tahun 2015. Berdasarkan fakta tersebut, UPT BPI LIPI memer-
lukan Knowledge Management System (KMS) yang dapat menyimpan aset knowledge dari para pegawainya. Soft
Systems Methodology (SSM) digunakan sebagai metode untuk mengidentifikasi knowledge dan merancang desain
arsitektur KMS yang tepat untuk UPT BPI LIPI.Ada lima tahapan dalam siklus knowledge management untuk proses
layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI, yaitu knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage,
knowledge sharing, dan knowledge update. Hasil dari SSM menunjukkan bahwa desain KMS yang dibuat dapat
diaplikasikan untuk menciptakan knowledge, berbagi knowledge, merekam knowledge, menyimpan knowledge,
dan memanfaatkan knowledge, sehingga KMS mampu meningkatkan pelayanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.
Kata Kunci: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Layanan Jasa Kali-
brasi, Arsitektur.
ABSTRACT
The age range of UPT BPI LIPI employees is relatively unbalanced. 71,42% of the employees have already
exceeded 40 year’s old and 58,73% of them will be retired in 2015. Based on these facts, UPT BPI LIPI needs a
Knowledge Management System (KMS) that can store knowledge assets of the employees. Soft Systems Methodology
(SSM) is used as a method to identify the knowledge and to develop the best architecture design of KMS for UPT BPI
LIPI. There are five stages in the knowledge management cycle for calibration services in UPT BPI LIPI, namely
knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage, knowledge sharing, and knowledge update. The
result of SSM showed that KMS design can be applied to create knowledge, to share knowledge, to record knowledge,
to store knowledge, and to reuse knowledge, so it can be optimize the calibration services in UPT BPI LIPI.
Keywords: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Calibration Services,
Architecture.
PENDAHULUAN
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi
(UPT BPI) merupakan salah satu unit Eselon
III di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
(LIPI) yang memiliki tugas pokok di bidang
pengembangan, pemanfaatan, penyebarluasan
dan penerapan hasil-hasil penelitian pada bidang
kalibrasi serta mempunyai program pengembang-
an Measurement, Standarditation, Testing, dan
Quality (MSTQ). Pegawai yang profesional dan
mau terus belajar diperlukan untuk menjalankan
tugas tersebut. Akan tetapi, rentang usia para
pegawai UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang,
di mana 71,42% dari pegawainya telah berusia
lebih dari 40 Tahun dan 58,73% akan memasuki
masa pensiun pada tahun 2015[1]
. Jika tidak ada
solusi untuk mengatasi masalah ini maka aset
knowledge dari UPT BPI LIPI akan hilang
bersamaan dengan pensiunnya para pegawai.
Pada penelitian ini digunakan metode Soft System
Methodology (SSM) dalam mencari desain sistem
yang tepat untuk menyimpan aset knowledge
Off print request to: Hanif Fakhrurroja
Teknologi Indonesia 33 (1) 2010: 60–70

2. 61
Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...
sehingga menghasilkan desain arsitektur Know-
ledge Management System (KMS) yang tepat
untuk diaplikasikan di UPT BPI LIPI.
SSM pada hakikatnya merupakan suatu
uraian dengan menggunakan bahasa tertentu
yang berisikan pemikiran para partisipan dalam
mempersepsikan realita. Penerapan metodologi
ini didasarkan atas pemahaman dan pandangan
partisipan tentang solusi yang mungkin dapat
dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan.
Metode SSM dipilih karena partisipan dilibatkan
mulai dari awal, yaitu dari tahap masing-masing
mendefinisikan tindakan yang diinginkan untuk
suatu situasi yang dianggap bermasalah sesuai
dengan kepentingannya dan sudut pandangnya,
kemudian juga diajak untuk bersama-sama
mendiskusikan perbaikan-perbaikan yang dapat
dilakukan untuk situasi tersebut[2,3]
.
KMS adalah suatu sistem berbasis teknologi
informasi (IT-based system) yang dikembangkan
untuk mendukung dan meningkatkan proses
penciptaan, penyimpanan/pengambilan kembali,
pemindahan/penyebarluasan, dan penggunaan
pengetahuan organisasi[4]
.
Dalam makalah ini akan dibahas sumber-
sumber knowledge yang ada dan diperlukan di
UPTBPI LIPI.Tujuan penelitian ini mengusulkan
desain arsitektur KMS yang dapat diaplikasikan
untuk menciptakan knowledge, berbagi know-
ledge, menyimpan knowledge, dan memanfaat-
kan knowledge sehingga layanan jasa kalibrasi di
UPT BPI LIPI dapat terus ditingkatkan.
METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi yang digunakan adalah SSM.
Secara umum terdapat tujuh tahapan dari SSM[5]
,
seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
SSM dibagi menjadi dua tahapan utama.
Pertama, tahap realitas dengan lima langkah.
Langkah-langkah pada tahap realitas tersebut,
yaitu (1) studi pengenalan masalah, (2) ekspresi
masalah atau memetakan situasi masalah (rich
picture), (5) membandingkan model konseptual
dengan realitas, (6) mengembangkan intervensi,
(7) mengusulkan KMS layanan jasa kalibrasi.
Kedua, systems thinking dengan dua langkah,
yaitu langkah ke-3 membangun definisi per-
masalahan yang diformulasikan dari hasil
strukturisasi masalah pada langkah ke-2 tahapan
real world (root definition) dan langkah ke-4,
yaitu membuat model konseptual atas dasar hasil
definisi permasalahan.
(1) S tudi
P engenalan
M asalah (6 )
M engem bangkan
Intervensi
(5)
M em bandingkan
M odel dengan
R ealitas
(4)
M engem bangkan
M odel K onseptual
(3) M akna N ilai
(R oot D efinition )
(2) E kspresi
M asalah
(R ich P icture )
(7) U sulan K M S
Layanan Jasa
K alibrasi
R e a lita s
S yste m
T h in kin g
Gambar 1. Tahapan SSM (Checkland dan Scholes, 1990)

3. 62
Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil dari studi pengenalan masalah melalui
proses indepth interview kepada sepuluh orang
partisipan, yang terdiri dari manajemen, staf
pemasaran yang ada di Seksi Penyebarluasan
Hasil Pengembangan Informasi (Sie. Sebarluas),
staf penyelia kalibrasi yang ada di Seksi Metode
Pengukuran (Sie. Metur), dan staf tata usaha,
diperoleh gambaran awal proses penciptaan
knowledge mengenai layanan jasa kalibrasi, baik
dari segi kebijakan manajemen atau pun dari segi
proses berbagi pengetahuan antarpegawai di UPT
BPI LIPI. Gambaran awal tersebut dipakai dalam
proses pengkodingan dan kategorisasi masalah
pada proses penciptaan knowledge.
Data hasil pengkodingan dan kategori-
sasi selanjutnya digunakan untuk membangun
tahapan berikutnya dari SSM, yaitu ekspresi
masalah. Ekspresi masalah merupakan diagram
visual yang menggambarkan kondisi layanan jasa
kalibrasi di UPT BPI LIPI saat ini yang diperoleh
dari hasil analisis transkrip indepth interview dari
para partisipan. Ekspresi masalah ditunjukkan
pada Gambar 2.
Gambar 2. Ekspresi masalah keadaan layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI
Seksi Penyebarluasan Hasil
Pengembangan Instrumentasi
Pelanggan/Customer
Kepala UPT BPI LIPI
dan
Kepala Seksi
Seksi Metoda Pengukuran
Sub. Bagian
Tata Usaha
Kom unikasi
dan
Kerjasam a
Komunikasi dan
Supervisi
Komunikasi dan
Koordinasi
Komunikasi dan
Koordinasi
Komunikasi dan
Koordinasi
Komunikasi dan
Supervisi
Pengerjaan Kalibrasi
Analisis data
dan verifikasi
Pembuatan
Sertifikat Kalibrasi
Kurangnya SD M
Gap pengetahuan
antara pegaw ai lam a
dan baru
Kurangnya SD M
Adanya gap
kom unikasi antara
pegaw ai tua dan
m uda
Kurangnya sarana
dan prasarana
Pengerjaan analisis dan
verifikasi m asih m anual
Pengelolaan
dokum en
Pengerjaan m asih
m anual
Kurangnya SD M
Pelayanan Informasi
Jasa kalibrasi
D aftar harga layanan
Jasa kalibrasi
D aftar pelanggan Kurangnya SD M
Perencanaan
SD M
Perencanaan
Anggaran
Lem ahnya
pengaw asan
Bagaimana
meningkatkan jumlah
pelanggan dan
meningkatkan kualitas
layanan?
Bagaimana membuat
kebijakan untuk
meningkatkan kualitas
layanan ?
Bagaimana
meningkatkan kualitas
SDM?
Bagaimana melakukan
kalibrasi dengan efektif dan
efisien ?
Bagian dari proses
layanan kalibrasi di UPT
BPI LIPI
Proses pekerjaan yang
dilakukan
Bentuk masalah yang
terjadi
K eterangan :
Komunikasi dan
Supervisi
"
"
"
Bentuk nilai dari aktor -aktor
yang berpengaruh pada
layanan jasa kalibrasi
Hubungan antara satu
entitas dengan entitas
lainnya
Suatu entitas yang
merupakan bagian dari
entitas yang lainnya
Kurang adanya komunikasi
dalam suatu hubungan"

4. 63
Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...
Ekspresi masalah pada Gambar 2 menunjuk-
kan keadaan layanan jasa kalibrasi, hubungan
komunikasi dan koordinasi antara manajemen
(Kepala UPT BPI LIPI dan Kepala Seksi), Seksi
Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumen-
tasi, Sub Bagian Tata Usaha, dan Seksi Metode
Pengukuran. Garis yang mempunyai tanda panah
pada satu ujungnya menghubungkan sesuatu
entitas yang merupakan bagian dari entitas lain.
Garis yang mempunyai tanda panah pada kedua
ujungnya menunjukkan adanya suatu bentuk
hubungan antara suatu entitas dengan entitas
yang lain. Gambar gunting menunjukkan kurang
adanya komunikasi dalam suatu hubungan antara
dua entitas tersebut. Bentuk nilai dari aktor-aktor
yang berpengaruh pada layanan jasa kalibrasi
di UPT BPI LIPI digambarkan dengan meng-
gunakan awan, sementara bentuk masalah yang
terjadi digambarkan menggunakan bentuk oval.
Kurangnya komunikasi antarbagian di UPT
BPI LIPI terjadi akibat tidak adanya pertemuan
rutin antarbagian untuk saling berbagi pengeta-
huan dan membahas permasalahan yang terjadi
sehingga sering kali terjadi kesalahan persepsi
antarbagian yang menyebabkan terhambatnya
kinerja layanan jasa kalibrasi. Kurangnya ko-
munikasi juga terjadi antara pegawai senior dan
pegawai junior. Penyebabnya adalah rasa sung-
kan dalam melakukan komunikasi. Kurangnya
komunikasi antarbagian itu menjadi salah satu
faktor penghambat yang cukup besar dalam
proses berbagi pengetahuan. Dengan dibangun-
nya KMS yang dapat diakses secara online
diharapkan dapat mempermudah komunikasi
tersebut. Dengan adanya KMS, setiap orang bisa
melakukan komunikasi kapan dan di mana saja,
tanpa dibatasi ruang dan waktu sehingga proses
berbagi pengetahuan dapat berjalan lancar.
Hasil dari identifikasi CATWOE (Customer,
Actor, Transformation, Weltanschauung/World
View, Owner, Environment) digunakan sebagai
alat bantu untuk membangun makna nilai, seperti
yang tercantum pada Tabel 1.
Makna nilai yang diperoleh adalah KMS
layanan jasa kalibrasi harus didukung oleh
teknologi dan aplikasi yang dapat memastikan
pengetahuan organisasi dapat ditangkap, disim-
pan, disebarluaskan, dan digunakan di seluruh
lingkungan organisasi dengan menggunakan
jaringan elektronik dan jaringan sosial sehingga
proses layanan jasa kalibrasi terhadap masyarakat
industri dapat berjalan lebih efektif.
Hal yang penting dari hasil analisis CAT-
WOE, terutama analisis T (transformation)
adalah bahwa para pegawai menginginkan
terjadinya perubahan agar kondisi layanan jasa
kalibrasi yang saat ini masih kurang efektif,
karena menghadapi berbagai kendala dalam
proses berbagi pengetahuan, menjadi lebih efektif
dengan adanya KMS.
Tabel 1. Analisis CATWOE
CATWOE Hasil Definisi Sistem Permasalahan
Customer Masyarakat industri yang memerlukan jasa kalibrasi
Actors Seksi Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata Usaha,
dan Seksi Metode Pengukuran (Kepala Laboratorium, Manajer Teknik, Manajer Mutu,
dan Penyelia Kalibrasi)
Transformation Layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI belum berjalan secara efektif → layanan jasa
kalibrasi berjalan efektif
Weltanschuung
(Worldview)
Terlaksananya proses berbagi pengetahuan antar-pegawai melalui KMS yang
berkelanjutan sehingga layanan jasa kalibrasi lebih efektif
Owners Kepala UPT BPI LIPI
Environment Kebijakan pemerintah mengenai keberadaan UPT BPI LIPI, organisasi pemerintah
yang nirlaba, pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi, kedisiplinan
pegawai, dan regenerasi pegawai

5. 64
Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010
Pengembangan model konseptual merupa-
kan transformasi dari makna nilai yang sudah
dibangun sebagai dasar membangun KMS untuk
layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI. Elaborasi
dalam setiap konsep terdapat tiga hal utama,
yaitu realitas, system thinking dan keefektifan
yang ingin dicapai, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 3.
1. Kebutuhan
pengelolaan
pengetahuan agar
layanan jasa kalibrasi
lebih efektif
2. Identifikasi
pengetahuan potensial
organisasi untuk dikelola
M em bandingkan
hubungan dan tata
kerja antarbagian pada
saat ini dengan yang
diharapkan
3. Penyusunan m odel
hubungan dan tata kerja
antar bagian layanan
jasa kalibrasi
Identifikasi m asalah
hubungan dan tata kerja
antarbagian
Identifikasi kebijakan
organisasi dalam
pengelolaan
pengetahuan
M engkaji gagasan dan
m odel berbagi
pengetahuan, seperti
dibentuknya forum
kom unikasi virtual
4. Identifikasi aplikasi
KM S yang diperlukan
5. D esain arsitektur
Know ledge M anagem ent
System
U PT BPI LIPI m am pu
m engelola pengetahuan
sehingga layanan jasa
kalibrasi berjalan efektif
R eal w orld
System thinking
Gambar 3. Model konseptual desain arsitektur KMS layanan jasa kalibrasi
Selanjutnya, dibandingkan antara model kon-
septualdengan model realitas. Model ini diperoleh
dengan mengevaluasi hasil wawancara indepth
interview untuk memperoleh peran masing-
masing bagian untuk mewujudkan kondisi
berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI. Setelah
itu, hasil wawancara tersebut dijadikan sebagai
pedoman dalam penyusunan aplikasi KMS yang
dibutuhkan pada proses layanan jasa kalibrasi,
seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 2.
Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasi.
No. Model Konseptual Model Realitas
Dilaksanakan
di Bagian
1. Kebutuhan pengelolaan
pengetahuan agar layanan jasa
kalibrasi lebih efektif dengan
menggunakan KMS.
Membuat kebijakan tentang proses kalibrasi di UPT BPI LIPI Pimpinan UPT BPI
LIPI
Membuat kebijakan tentang perlunya proses berbagi
pengetahuan melalui knowledge management system
yang akan dibangun, di antaranya menyangkut mengenai
penghargaan bagi pegawai yang sering melakukan sharing
knowledge.
Pimpinan UPT BPI
LIPI
2. Identifikasi pengetahuan
potensial organisasi untuk
dikelola.
Memotivasi para pegawai untuk terus belajar dan berbagi
pengetahuan.
Pimpinan UPT BPI
LIPI
Mengidentifikasi pengetahuan potensial yang ada di tiap-
tiap bagian
Semua Bagian

6. 65
Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...
3. Penyusunan model hubungan
dan tata kerja antarbagian
layanan jasa kalibrasi.
• Identifikasi masalah
hubungan dan tata kerja
antarbagian.
• Membandingkan
hubungan dan tata kerja
antarbagian pada saat ini
dengan yang diharapkan.
• Identifikasi kebijakan
organisasi dalam pengelo-
laan pengetahuan.
• Mengkaji gagasan dan
model berbagi pengeta-
huan, seperti dibentuknya
forum komunikasi virtual
Melakukan koordinasi dengan kepala seksi Kepala UPT BPI LIPI
Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Sub Bagian
Tata Usaha untuk proses pembayaran jasa kalibrasi.
Seksi Sebar luas
Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Seksi
Metode Pengukuran untuk mengetahui sejauh mana
proses kalibrasi yang telah dilakukan.
Seksi Sebar luas
Menyusun keperluan rekruitmen pegawai di UPT BPI LIPI
agar sesuai dengan kompetensi yang diperlukan.
Sub Bagian Tata
Usaha
Menyusun keperluan sarana dan prasarana yang dibutuh-
kan dalam proses kalibrasi.
Sub Bagian Tata
Usaha
Menyusun standar mutu proses pengerjaan kalibrasi di
UPT BPI LIPI.
Seksi Metur
Melakukan rekalibrasi alat-alat standar yang ada di labora-
torium kalibrasi UPT BPI LIPI.
Seksi Metur
Melakukan internal audit terhadap proses kalibrasi di UPT
BPI LIPI
Seksi Metur
Melakukan reakreditasi laboratorium kepada KAN. Seksi Metur
4. Identifikasi aplikasi KMS yang
diperlukan
Sistem pengawasan kinerja layanan jasa kalibrasi. Pimpinan UPT BPI
LIPI
Document management system (DMS) Semua bagian
Sistem informasi layanan jasa kalibrasi berbasis web Seksi Sebar luas
Sistem informasi pelanggan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI. Seksi Sebar luas
Sistem informasi harga layanan jasa kalibrasi pada suatu
rentang ukur.
Seksi Sebar luas
Sistem informasi instruksi kerja untuk setiap proses kali-
brasi.
Seksi Metur
Sistem informasi dokumen-dokumen standar yang diperlu-
kan untuk proses pengerjaan kalibrasi.
Seksi Metur
Sistem informasi proses kalibrasi Seksi Metur
Database hasil kalibrasi Seksi Metur
Database sertifikat kalibrasi. Seksi Metur
5. Desain arsitektur KMS Membuat desain arsitektur KMS Bagian TI
Hasil dari tahap intervensi didapatkan gam-
baran yang jelas tentang situasi kompleks yang
melibatkan berbagai faktor yang harus diperbaiki
dalam proses penciptaan knowledge. Proses terse-
but harus mempertimbangkan berbagai sudut
pandang subjektif antara berbagai pemangku
kepentingan untuk memastikan desain arsitektur
KMS sesuai dengan proses bisnis dan budaya
kerja di UPT BPI LIPI.
Pada tahap terakhir SSM diajukan sebuah
usulan desain arsitektur KMS yang dibangun
dari hasil indepth interview, konfirmasi, focus
group, dan tinjauan pustaka. Desain arsitektur
KMS ini dibuat untuk memudahkan proses
Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasi—lanjutan
berbagi pengetahuan antara pimpinan dan para
pegawai di bagian Seksi Penyebarluasan Hasil
Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata
Usaha, dan Seksi Metode Pengukuran. Dengan
adanya desain arsitektur KMS ini diharapkan
dapat mempermudah proses pembangunan KMS
sehingga layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI
dapat lebih efektif. Gambar 4 memperlihatkan
usulan desain arsitektur KMS.
Dari desain arsitektur KMS tersebut, kemu-
dian dibangun sebuah model konsep knowledge
management di UPT BPI LIPI untuk proses
layanan jasa kalibrasi, seperti yang terlihat pada
Gambar 5.

7. 66
Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010
D ocum ent
m anagem ent
system (D M S)
layanan jasa
kalibrasi
D atabase
inform asi
pelanggan
D atabase harga
layanan jasa
kalibrasi
D atabase hasil
kalibrasi dan
sertifikat kalibrasi
Intranet/extranet:
pesan, contents of
C M S, e-learning
platform
Personal
inform ation
m anagem ent data
V I – D ata d an K n o w led g e S o u rces
V – In frastru ctu re S ervices
Lay anan infras truk tur intranet (M is alny a , m es s aging , telec onferenc ing file s erv er , im aging , as s et
m anagem ent , s ec urity s erv ic es) ; G roupw are s erv ic es ;
E x trac tion , trans form ation , loading , ins pec tion s erv ic es
IV – In teg ratio n S ervices
T ax onom y , k now ledge s truc ture , ontology ; D irec tory s erv ic es ; S y nhc hroniz ation S erv ic es
III – K n o w led g e S ervices
D iscovery search ,
m ining,Know ledge m aps,
N avigation,Visualization
Publication form ats ,
Structuring,
contextualization ,
W ork flow .
C ollaboration skill ,
C om m unity spaces ,
Experience m anagem ent,
Aw arness m anagem ent
Learning authoring,
course m anagem ent,
tutoring, learning paths
II – P erso n aliz atio n S ervices
P ers onaliz ed k now ledge portals , profiling , pus h s erv ic es , oriented k now ledge portals
I – A ccess services
A uthentic ation ; brow s er , file s y s tem, P ers onal Inform ation M anagem ent (P IM )
P artis ipan
Gambar 4. Arsitektur KMS, Modifikasi dari Maier & Hädrich, 2006[6]
.
Proses knowledge management yang akan
dibangun terdiri dari tiga bagian, yaitu content,
colaboration, dan process. Di bagian content,
knowledge yang berasal dari external sources,
internal sources, domain knowledge dan informa-
tion di-capture, lalu diseleksi berdasarkan kebu-
tuhan oleh knowledge officer sebelum disimpan
dalam KMS. Di bagian colaboration, proses
transfer knowledge diharapkan terjadi perubahan
paradigma dari proses transfer knowledge secara
vertikal (senior-junior) menjadi proses transfer
knowledge secara horizontal (semua bagian
tanpa memandang senior-junior). Proses transfer
knowledge secara horizontal dilakukan melalui
KMS. Di bagian process, sharing knowledge
dilakukan untuk menciptakan proses pekerjaan
kalibrasi menjadi lebih efektif dengan meman-
faatkan pengetahuan dan pengalaman yang sudah
disimpan dalam KMS.
Ada lima tahapan dalam siklus knowledge
management untuk proses layanan jasa kali-
brasi di UPT BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 6. Tahap-tahap tersebut adalah
knowledge acquisition, knowledge extraction,
knowledge storage, knowledge sharing, dan
knowledge update[7]
.
Lima tahapan siklus knowledge management
untuk proses layanan jasa kalibrasi, seperti yang
telah ditunjukkan pada Gambar 6 dijelaskan
secara lebih terperinci pada Tabel 3.
Dari tahapan siklus knowledge manage-
ment proses layanan jasa kalibrasi pada Tabel
3 dikembangkan sebuah konsep KMS untuk
memudahkan proses penciptaan knowledge
layanan jasa kalibrasi yang akan dibuat di UPT
BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan pada Gambar
7.

8. 67
Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...
Gambar 6. Siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi.
Gambar 5. Konsep knowledge management yang akan dibangun
ProcessColaborationContent

9. 68
Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010
K n o w le d g e O f f ic e rsP e g a w a i s e n io r
P e g a w a i ju n io r
C h ie f K n o w le d g e O f f ic e r
A h li / p a k a r
P ro s e s
P e k e rja a n K a lib ra s i
Gambar 7. Konsep aplikasi KMS layanan jasa kalibrasi
Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.
Tahap Fase Deskripsi
KnowledgeAcquisition
1 Collect Information Pegawai senior mengumpulkan semua aktivitas yang berhubungan dengan dokumen/
informasi/data.
2 Digital Information Pegawai senior mentransfer paper-based information/documents ke dalam bentuk
digital information/data set.
3 Edit Information Pegawai senior/ahli mengedit deskripsi dan komentar/catatan untuk dokumen digital/
informasi.
4 Package Information Pegawai senior/ahli mengemas deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan
file yang berhubungan dengan proses pekerjaan sehingga dapat mengilustrasikan
penjelasan atau contoh.
5 Submit Information Pegawai senior/ahli mengajukan paket informasi yang disertai deskripsi dan komen-
tar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan untuk disetujui.
KnowledgeExtraction
6 Record Operation &
Event
Pegawai senior atau knowledge officer merekam proses pekerjaan kalibrasi secara
digital.
7 Edit Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge officer mengedit deskripsi dan komentar/catatan
untuk data-data digital baik gambar, video, maupun dokumen.
8 Manage Knowledge Knowledge officer mengumpulkan dan mengelola informasi (termasuk mengelompok-
kan rekaman rapat/pertemuan dan forum berbagi pengetahuan).
9 Package Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge officer mengemas deskripsi dan komentar/
catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.
10 Submit Knowledge Pegawai senior/ahli atau knowledge officer mengajukan paket informasi termasuk
deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.

10. 69
Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...
KnowledgeStorage
11 Approve Knowledge Knowledge officer melakukan audit; Knowledge officer/pegawai senior/ahli mengecek
dan menyetujui paket knowledge sebelum diklasifikasikan dan disimpan.
12 Classify Knowledge Knowledge officer menghubungkan knowledge dan mengklasifikasikan pengetahuan
tersebut dengan menempatkannya di posisi yang tepat pada KMS.
13 Store Knowledge Knowledge officer menyimpan paket knowledge ke knowledge bank berdasarkan
klasifikasi.
14 Backup Knowledge Paket Knowledge otomatis di-back up dari knowledge bank ke database lainnya untuk
tujuan keamanan.
15 Publish Knowledge Paket knowledge dipublikasikan setelah knowledge map divalidasi.
KnowledgeSharing
16 Search Knowledge Pegawai junior mendapatkan knowledge/pengalaman yang diperlukan dengan meng-
gunakan knowledge map dan kata kunci dengan menggunakan search engine.
17 Refer Knowledge Pegawai junior mempelajari existing knowledge/pengalaman masa lalu yang disimpan
di KMS.
18 Modify Knowledge Pegawai junior memodifikasi paket informasi yang diperoleh berdasarkan pengalaman
baru atau keadaan yang ada saat ini dalam proses layanan jasa kalibrasi.
19 Apply Knowledge Pegawai junior mengaplikasikan paket modifikasi existing knowledge pada proses
layanan jasa kalibrasi saat ini atau masa yang akan datang.
20 Collect Feedback Pegawai junior mengumpulkan masukan dari paket knowledge.
KnowledgeUpdate
21 Collect Information Pegawai junior mengumpulkan semua dokumen/informasi/data paper-based dan
elektronik.
22 Renote Knowledge Pegawai junior mengedit dokumen/informasi dalam bentuk digital dengan menam-
bahkan deskripsi dan komentar/catatan secara lebih lengkap.
23 Repackage Knowledge Pegawai junior mengemas kembali deskripsi dan komentar/catatan dengan melampir-
kan file yang berhubungan sehingga dapat mengilustrasikan penjelasan atau contoh
proses pekerjaan layanan jasa kalibrasi yang dihadapi.
24 Approve Knowledge Paket knowledge akan disetujui untuk diproses sesuai dengan prosedur yang ada
sebelum disimpan dalam knowledge bank
25 Republish Knowledge Paket knowledge dipublikasikan kembali di knowledge map.
Gambar 7 mengilustrasikan konsep aplikasi
penciptaan knowledge pada KMS layanan jasa
kalibrasi. Semua knowledge, baik berupa
tacit atau explicit knowledge dari para pegawai
senior, pegawai junior, dan para ahli/pakar
mengenai proses pekerjaan kalibrasi dikelola
oleh knowledge officer. Setelah itu, knowledge
officer melakukan audit terhadap knowledge yang
diperoleh dan disimpan pada sebuah sistem da-
tabase (knowledge bank). Kemudian, knowledge
diklasifikasikan melalui knowledge map sehingga
mempermudah untuk memanfaatkan kembali
knowledge yang ada oleh seluruh pegawai.
Konten digital yang ada dalam knowledge map
dapat berupa gambar, foto, dan dokumen yang
dapat diakses secara online melalui web dengan
Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI—lanjutan
terlebih dahulu melakukan authentication untuk
menjaga keamanan data.
Melalui aplikasi KSM tersebut, semua
knowledge para pegawai senior yang akan
memasuki usia pensiun dapat disimpan dengan
baik dan menjadi aset yang sangat berharga buat
UPT BPI LIPI.
KESIMPULAN
Proses berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI
belum terdokumentasikan sehingga pengetahuan
tersebut belum menjadi aset organisasi padahal
71,42% dari pegawainya telah berusia lebih dari
40 Tahun dan 58,73% akan memasuki masa pen-
siun pada tahun 2015. Oleh karena itu, dibutuh-

11. 70
Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010
kan suatu KMS yang dapat membantu proses
berbagi pengetahuan antarpegawai menjadi lebih
mudah dan efektif sehingga knowledge dari para
pegawai yang akan memasuki usia pensiun dapat
disimpan.
Desain arsitektur KMS yang dibuat dapat
diaplikasikan untuk menciptakan knowledge,
berbagi knowledge, menyimpan knowledge, dan
memanfaatkan knowledge sehingga layanan
jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI dapat terus di-
tingkatkan
UCAPAN TERIMA KASIH
Ucapan terima kasih disampaikan kepada
manajemen dan seluruh pegawai di UPT BPI
LIPI atas partisipasinya dalam pengumpulan
data, Prof. Dr. Ir. Jann Hidajat Tjakraatmadja,
MSIE atas bimbingannya selama melakukan
penelitian, dan Prof. Dr. Masno Ginting, M.Sc.
atas masukannya dalam perbaikan dan penyem-
purnaan tulisan ini.
DAFTAR PUSTAKA
[1] UPT Balai Pengembangan Instrumentasi. 2009.
Laporan Tahunan Balai Pengembangan Instru-
mentasi (UPT BPI LIPI) Tahun Anggaran 2008.
UPT BPI LIPI, Bandung.
[2] Maani, Kambiz E dan Robert Y Cavana. 2000.
System Thinking and Modelling Understanding
Change and Complexity. Pearson Education,
New Zealand.
[3] Awad, Elias M. & Ghaziri, Hasan M. 2003.
Knowledge Management. Person Education Inc.,
New Jersey.
[4] Hidajat,J.,Crestofel,D.2006.KnowledgeMana-
gement dalam Konteks Organisasi Pembelajar.
SBM ITB, Bandung.
[5] Chekland, Peter, dan Jim Scholes. 1990. Soft
System Methodology In Action. John Willey and
Sons, New York.
[6] Maier,R.,danHädrich,T.2006.KnowledgeMana-
gementSystems. Knowledge Management: Con-
cepts, Methodologies, Tools, and Applications.
Information Science reference, New York.
[7] Tseng dan Lin. 2008.AKnowledge Management
Portal System for Construction Projects Using
Knowledge Map. Knowledge Management:
Concepts, Methodologies, Tools, and Appli-
cations. Information Science reference, New
York.