Dokumen ini membahas tentang penerapan ISO 9001:2015, penyusunan SOP dan bisnis proses untuk UKM. Termasuk penjelasan tentang konsep manajemen mutu, konteks organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu dan analisis resiko.

1. BIMBINGAN TEKNIS
Awareness ISO 9001:2015, SOP dan
Bisnis Proses KUKM
Oleh :
SETIO BUDI UTOMO
Konsultan Manajemen
KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id

2. POKOK BAHASAN
 AWARENESS MUTU ISO 9001:2015
( diambil point-point penerapan )
 PENYUSUNAN SOP DAN BISNIS PROSES KUKM

3. AWARENESS MUTU ISO 9001:2015
1

4. PENDAHULUAN
“ ….TIDAK ADA YANG ABADI MELAINKAN PERUBAHAN
ITU SENDIRI… “
Perubahan adalah suatu kepastian yang harus dihadapi setiap organisasi.
Mampukah mereka bertahan dalam arus perubahan, ataukah ikut tergerus
didalamnya.
Dengan penerapan metode dan tools yang tepat, banyak
organisasi mampu menunjukkan eksistensinya di era persaingan
yang semakin ketat ini.

5. MENGAPA PERLU MUTU?
Tuntutan Pasar
Semakin
Meningkat
Tingkat Persaingan
Semakin Tinggi
Kepuasan
Pelanggan Survive
Hanya Organisasi / Bidang Usaha Yang Memperhatikan
Mutu Yang Dapat Bertahan Hidup dan Memenangkan
Persaingan

6. DEFINISI MUTU
Sesuai dengan kegunaan
(Fitness for Use – J. M Juran)
Memenuhi persyaratan pelanggan
(Conform to Customer Requirement – Phillip B
. Crosby)
Memenuhi harapan pelanggan
(Meeting Customer Expectations – A. V. Feige
nbaum)
Kepuasan pelanggan
(Customer Satisfaction – K. Ishikawa)

7. TINGKAT KEPUASAN PELANGGAN
 Customer Satisfaction,
Pelanggan puas sesuai harapannya
B
E
T
T
E
R
 Delight Customer,
Pelanggan puas karena mendapatk
an lebih dari harapannya.
 Advocate Customer,
Pelanggan merekomendasikan kita k
epada orang lain.
 Loyal Customer,
Pelanggan sangat bergantung kepada kita.

8. PERSEPSI YANG SALAH
• Bermutu adalah standar tinggi yang s
ulit dicapai
• Mutu hanya dapat dilihat dari hasil ke
rja
• Mutu hanya menjadi tanggung-jawab
bagian tertentu
• Mutu terbatas pada produk barang/pr
oduk fisik
• Bermutu adalah “mahal
”

9. BAGAIMANA BIAR BERMUTU ?
Harus ada “SISTEM” di dalam
suatu organisasi
SISTEM adalah suatu proses / kegiatan yang
meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan,
pengukuran, peninjauan, dan tindak lanjut

10. Kebiasaan
Dipaksa
Terpaksa
Bisa
Biasa
Budaya
MEMBANGUN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU

12. I

13. I

14. FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SMM
MUTU TERPADU
SISTEM MANUSIA MANAJEMEN
KOMITMEN
KESADARAN
TANGGUNG JA
WAB
KETERLIBATAN
KEBIJAKAN MUTU
SASARAN MUTU
RENCANA PENGEMBANGAN
PENYEDIAAN SUMBER
DAYA
SUPERVISI
SPESIFIKASI
STANDARD
KONSISTENSI
PERBAIKAN
SERTIFIKASI

15. KONSEP PDCA DALAM
SISTEM MANAJEMEN MUTU
Kemajuan Organisasi akan berbeda satu dengan yang lain,
tergantung dari IMPROVEMENT yang dilakukan

18. APA ITU ISO …
Kata yunani “isos” yang berarti “equal (setara)”
ISO (an international organization for standardization) : badan
standar dunia yang dibentuk untuk meningkatkan perdaganga
n internasional yang berkaitan dengan barang dan jasa.
Beranggotakan lebih dari 150 negara, bermarkas di Jenewa,
Swiss, didirikan sejak tahun 1947
Pemahaman Manajemen Mutu Berbasis ISO 9001:2015

19. SEJARAH ISO 9001
Seri ISO 9000 Tahun 2000
• Perubahan keluarga standar
• Penekanan pada siklus peningk
atan mutu yang berkesinambun
gan
• Fokus pada pelanggan
• Pendekatan proses
Seri ISO 9000
Tahun 1994
Tidak ada perubahan yang
Radikal dari Versi Tahun 1
987
Seri ISO 9000
Tahun 1987
• Sistem mutu untuk” Manufakturing”
• Fokus terhadap pelanggan tersamar
• Formalitas dokumentasi
• Konsistensi mutu produk / jasa
Seri ISO 9001 versi 20
08
Seri ISO 9001
versi 2015
Pemahaman Manajemen Mutu Berbasis ISO 9001:2015

20. Positioning
standards
of some ISO (and other)
Aerospace
Supply chain
I.T.
Service
ISO 27001 AS 9100
security
ISO 20000
T
elecomm Quality
(Reqts)
ISO 28001
Information
Security
Economic
growth
Asset
TL 9000
ISO 9001
Automotive Food
safety
ISO/TS 16949
Environmental
(Reqts)
Energy
Mgt. ISO 22000
Risk manageme
nt
ISO 9004
Quality
(Guidelines)
ISO 55000 ISO 50001
ISO 31000
ISO 14001
Environmental
(Guidelines)
ISO 14004
(OHSAS 18001)
Future ISO Std
Sustainable
Developmen
t
ISO 18617
Health &
Safety
Sustainable
Purchasing
(SA 8000) Social resp.
Requirements
Environment
al
integrity
Socia
l
responsibilit
y
ISO 14064
ISO 20121
ISO 37001 Anti-
bribery
ISO 26000
Social resp.
Guidance
Greenhouse
Gas
ISO 39001
ISO 22301
ISO 14040
Business
continuity
Life cycle Road
safety
events

21. STANDAR KLAUSUL ISO 9001:2015
(ANNEX SL” HIGH LEVEL STRUCTURE)
1.
2.
3.
4.
Scope
Normative references
Terms and definitions
Context of the organization
Understanding the organization and its c
ontext
7. Support
• Resources
• Competence
• Awareness
• Communication
•
• Documented information
8.
9.
Operation
• Operational planning and control
Needs and expectations of int
erested parties Determining t
he scope Management Syste
m
•
Performance evaluation
•
• • Monitoring, measurement,
analysis & evaluation
• Internal audit
5. Leadership
• Leadership and commitment
• Policy
• Roles, responsibility and
• Management review
10. Improvement
• Non conformity and corrective
action
• Continual Improvement
Authority
Planning
• Actions to address risks &
opportunities
• Objectives and plans to achieve them
6.

22. MODEL PROSES ISO 9001:2015
Result Of
The QMS
Leadership
(5)
Performance
Evaluation
(9)
Planning
(6)
Improvement
(10)
Support,
(7)
Operation
(8)
DO
QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (4)
PLAN
CHECK
ACT
Organization
and its Context
(4)
Customer
Requirements
Need and Expectations
Of Relevant Interested
Parties (4)
Customer
Satisfaction
Product And
Services

23. KONSEP IMPLEMENTASI
VISI & MISI
KEBIJAKAN
MUTU
SASARAN
MUTU /
TARGET
PROGRAM
PENCAPAIAN
DESAIN BISNIS
PROSES
CEK &
EVALUASI
TINDAK
LANJUT
KONTEKS ORGANISASI
1. ISU-ISU
2. PIHAK BERKEPENTINGAN
ANALISA RESIKO
SOP/
INSTRUKSI KERJA

24. Peran Organisasi, Tanggung jawab & Wewenang
Pimpinan puncak harus memastikan bahwa tanggung
jawab dan wewenang dikomunikasikan dan dipahami
dalam organisasi.
 STRUKTUR ORGANISASI

25. CONTOH STRUKTUR ORGANISASI

26. Bagian : Produksi
Atasan Langsung : Pimpinan
Gambaran singkat posisi : Bagian Pembelian bertanggungjawab dalam proses pembelian dan
pengadaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan
Kualifikasi Umum :
1. Pria/Wanita usia minimal 20 Tahun
2. Pendidikan Minimal SMA/sederajat
3. Berpengalaman di bidangnya minimal 2 Tahun
4. Teliti, Disiplin, Jujur, Tangkas dan bertanggung jawab
5. Sehat Jasmani dan Rohani
6. Tidak buta warna
Job Deskripsi / tanggung jawab :
1. Mengawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi
2. Memastikan anggaran biaya produksi efektif
3. Menyusun skala waktu untuk pekerjaan
4. Memperkirakan biaya dan menetapkan standar kualitas
5. Memantau proses produksi dan menyesuaikan jadwal yang diperlukan
6. Bertanggung jawab untuk pemilihan dan pemeliharaan peralatan
7. Memantau standar produk dan melaksanakan program kontrol kualitas
8. Memastikan bahwa pedoman kesehatan dan keselamatan diikuti
9. Mengawasi dan memotivasi tim pekerja
10. Meninjau kinerja pekerja
Wewenang :
1. Memberikan sanksi terhadap kesalahan dan pelanggaran bawahan.
2. Membuat inovasi baru dalam pengerjaan produksi
CONTOH JOB DESKRIPSI

27. o Menetapkan isu internal dan eksternal yang berdampak/ berpengaruh
terhadap bisnis organisasi
o Memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan i
nternal.
A. Memahami Issue internal dan eksternal
 KONTEKS ORGANISASI

28. SUMBER ASPEK ISU /
PERMASALAHAN
RESIKO UNTUK
ORGANISASI
RENCANA
ORGANISASI
Eksternal Hukum /
persyaratan
Teknologi
Pasar
Internal Kinerja
organisasi
Budaya kerja
Bisa juga dikombinasi dengan metode SWOT Analisis
KONTEKS ORGANISASI

29. Merek dagang :
"Brand yang baik itu yang bercerita mengenai produk.
Oleh karenanya, sejak usaha masih dirintis, harus punya brand
yang unik, filosofis dan mudah diingat"
Isue umkm terkini :
Revolusi indutri 4.0 untuk UMKM
KONTEKS ORGANISASI

30. o Menetapkan siapa pihak berkepentingan yang relevan
o Menetapkan keinginan dan harapan dari pihak yang berkepentingan
tersebut.
o Memantau dan meninjau secara terus menerus informasi terhadap p
ihak-pihak yang berkepentingan dan persyaratannya
B. Memahami keinginan & harapan pihak yang
berkepentingan
KONTEKS ORGANISASI

31. Contoh pihak berkepentingan
SUMBER PIHAK
TERKAIT
KEINGINAN &
HARAPAN
RESIKO DALAM
PEMENUHAN
RENCANA
ORGANISASI
Eksternal Pelanggan
Pemerintah
Supplier
Internal Share holder
Karyawan
KONTEKS ORGANISASI

32. Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan mem
elihara kebijakan mutu yang:
 sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi
 sebagai kerangka untuk sasaran mutu
 mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku
 mencakup komitmen untuk perbaikan berkelanjutan
“dikomunikasikan, dipahami dan d
iterapkan dalam organisasi”
 KEBIJAKAN MUTU

33. ”UKM “JAGO DOLANAN” berkomitmen
menghasilkan produk yang bermutu dan fokus pada
kepuasan pelanggan ”
Untuk mencapai kebijakan tersebut dengan cara:
1. Senantiasa memenuhi semua peraturan perundangan yang berlaku
2. Implementasi sistem manajemen mutu secara konsisten
3. Peningkatan efisiensi perusahaan
4. Melakukan peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu secara berk
elanjutan
Ditetapkan di Malang, 15 Mei 2018
NAMA
Pimpinan
Contoh Kebijakan Mutu :
KEBIJAKAN MUTU

34. Sasaran mutu ditetapkan pada fungsi, tingkat dan proses yang sesuai
Sasaran mutu harus:
a) konsisten dengan kebijakan mutu;
b) dapat diukur;
c) memperhitungkan persyaratan yang berlaku;
d) relevan untuk kesesuaian produk dan layanan dan untuk peningkatan kepuasan pelangg
an;
e) dipantau;
f) dikomunikasikan;
g) selalu diperbarui sesuai keperluan.
 SASARAN MUTU

35. BAGIAN SASARAN MUTU TARGET PROGRAM PENCAPAIAN
METODE
PENGUKURAN
PERIODE
MARKETING Meningkatkan nilai penjualan 80 juta 1. Melakukan promosi dengan
ikut even dari dinas
2. Mebuat website
Nilai penjualan
dalam 1 bulan
Per Bulan
PRODUKSI Mencapai target harian 100
kardus
80% 1. Perencanaan produksi yang
baik
2. Kontrol produksi
Rasio jumlah hari dala
m 1 bulan yang menca
pai target 100 kardus,
dibanding dengan total
hari kerja dalam 1 bula
n
Per Bulan
QC Tidak ada komplain dari
pelanggan
"0" komplain 1. Peningkatan kompetensi
inspektor
2. Kontrol quality
Jumlah komplain dala
m 1 bulan
Per Bulan
PEMBELIAN Tidak terjadi kelambatan
bahan baku
"0" laporan 1. Memiliki supplier yang terseleksi
2. Koordinasi dengan supplier
3. Evaluasi rutin
Jumlah laporan
kelambatan kedatanga
n bahan baku saat aka
n diproduksi
Per Bulan
MAINTENANCE Tidak ada laporan kerusakan
alat
"0" laporan 1. Preventive maintenance
2. Kontrol harian alat/ mesin
Jumlah laporan kerusa
kan alat/ mesin saat ak
an jalan produksi
Per Bulan
SDM Peningkatan kompetensi SDM Min 2
Pelatihan
1. Perencanaan pelatihan
2. Evaluasi pelatihan
Jumlah pelatihan dala
m 1 tahun
Per Tahun
Contoh Sasaran Mutu :
SASARAN MUTU

36. Menentukan resiko dan peluang :
 memberikan jaminan bahwa sistem manajemen
mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan
 meningkatkan pengaruh yang diinginkan
 mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tid
ak diinginkan
 pencapaian perbaikan.
Tindakan yang akan diambil
 Melakukan evaluasi efektivitas tindakan ini
 Analisa Resiko & Pengendalian

37. Contoh Form Analisa Resiko
UKM
“JAGO DOLANAN”
IDENTIFIKASI RESIKO DAN PELUANG
BAGIAN : PEMBELIAN
No.
Activity
(Kegiatan)
R/P
Sumber
Standar Mutu
Risk
(resiko)
Dampak
Evalu
asi Sc
ore
Risk
Pengendalian
Saat Ini
Dokumen T
erkait
Tindak Lanj
ut
Batas
Waktu
PJ
I E P S Status
1 Pembelian R I
Tidak terjadi
kesalahan
pembelian
Terjadi kesalaha
n pembelian
Barang tidak
bisa digunakan/
rugi
1 3 3 Low
Validasi permin
taan pembelian
R I
Tidak terjadi
keterlambatan
datang barang
Barang
terlambat datang
Proses produksi
/ lainnya terham
bat
3 3 9 High
Koordinasi den
gan supllier
2
Penerimaan dan
penyimpanan B
arang
R I
Dilakukan
pengecekan
Tidak dilakukan
( terlewat)
Barang tidak
sesuai ( kuantita
s / kualitas)
1 3 3 Low Monitoring
ANALISA RISIKO DAN PENGENDALIAN

38.  Keluhan Pelanggan & Kepuasan Pelanggan
Melakukan penanganan keluhan pelanggan
- Setiap keluhan tercatat
- Dilakukan analisa masalah/ rootcause
- Korektif dan Tindakan Pencegahan
 Melakukan pemantauan kepuasan pelanggan : survey, pertemu
an dengan pelanggan, laporan agen, dll

39. Contoh Survey Kepuasan Pelanggan

40.  AUDIT INTERNAL & TINJAUAN MANAJEMEN
Melakukan kegiatan audit internal
terencana dan periodik
 Melakukan kegiatan tinjauan
manajemen secara periodik

41. 2 SOP DAN BISNIS PROSES KUKM

42.  Desain Proses Bisnis
Proses bisnis adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk
mencapai tujuannya.
Proses ini juga dapat diartikan sebagai langkah- langkah yang
dilakukan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan.
 Input, Proses, Output
 Interaksi Proses
 Mana proses utama & pendukung
Tentukan :

43. Contoh Desain Proses Bisnis
PIMPINAN
Instruksi produksi
mainan anak
LOGISTIK
Penyimpanan
S
U
P
P
L
I
E
R
PURCHASING
Pembelian Bahan
Baku & Barang
lainnya
QC
Terima Barang &
Pengecekan
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Pengendalian
Dokumen &
Rekaman
Audit Internal
Tinjauan
Manajemen
Analisis Resiko &
Peluang
Manajemen
Perubahan
W
M
M
PROSES INTI
PROSES
PENDUKUNG
PRODUKSI
Produksi
SDM
Penyiapan SDM
Pelatihan
LOGISTIK
Penyimpanan &
Pengiriman
MAINTENANCE
Pemeliharaan
Peralatan
QC/ INSPEKSI
Pengecekan Hasil
Produksi sesuai
standar mutu
MARKETING
Terima Order
Pembelian
Malang, 15 Mei 2018
Mengetahui,
Pimpinan

44.  PROSEDUR / INSTRUKSI KERJA
Format Prosedur Mutu
1. TUJUAN
2. RUANG LINGKUP
3. DEFINISI
4. DOKUMEN PENDUKUNG
5. KRITERIA KEBERHASILAN
6. RINCIAN PROSEDUR
7. CATATAN MUTU
8. CATATAN PERUBAHAN

45. Format Prosedur Mutu
1. TUJUAN
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa
prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai.
2. RUANG LINGKUP
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan
perusahaan yang dicakup dalam prosedur.
3. DEFINISI
Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi
atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur.
4. DOKUMEN PENDUKUNG / REFERENSI
Suatu daftar dari dokumen lain (seperti prosedur, instruksi kerja,
peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, standar teknis,
manual book) yang berhubungan dengan prosedur.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

46. 5. RINCIAN PROSEDUR
Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan
proses atu kegiatan.
6. CATATAN MUTU
Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk
dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja
lain ataupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik
Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy).
7. KRITERIA KEBERHASILAN
Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun
kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan
tujuan prosedur itu sendiri.
8. CATATAN PERUBAHAN
Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara
prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

47. CONTOH SOP

48. CONTOH SOP

49. Catatan “Organization Knowledge” / Pengetahuan Organisasi
Catatan 1 :
“ Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khu
sus untuk organisasi, umumnya diperoleh dengan
pengalaman.
Ini adalah informasi yang digunakan dan diberikan
untuk peningkatan tujuan organisasi.
Catatan 2 :
Pengetahuan organisasi dapat berdasarkan pada:
A. SUMBER INTERNAL ( kekayaan intelekt
ual; pengalaman, pelajaran dari kegagalan
dan keberhasilan, hasil perbaikan dalam
proses, produk dan layanan).
B. SUMBER EKSTERNAL ( standard; akademi
si; konferensi; pertemuan ilmiah dari pela
nggan atau penyedia eksternal)
Knowledge Organisasi
Tambahan :

50. KREASI MUTU INDONESIA
Quality Management System ISO 9001:2015
www.kmigroup.co.id