ky-nang-dieu-hanh-cuoc-hop

1. ÑIEÀU HAØNH MOÄTCUOÄCHOÏP

2. Noäi dung chính
 Taïisaophaûiñieàu haønhmoätcuoächoïp?
 Caùcchöùc naêngcuûamoätcuoächoïp
 Caùckieåuhoïp
 Chuaånbòcho moätcuoäc hoïp
 Ñònhnghóamuïc tieâu
 Conngöôøi
 Baøithuyeáttrình
 Chuûtoïa
 Ñieàuhaønhcuoächoïp
 Thôøigian trìnhbaøy
 Keátthuùccuoächoïp

3. Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
 Caùc cuoäc hoïp laø laõng phí
thôøi gian quyù baùu vaø tieàn.
 Caùc cuoäc hoïp laø ñaày daãy
caùcvaán ñeà,tranh caõi, maâu
thuaån vaø neáu coù chælaø
moät ít söï ñoàng thuaän vaø
giaûi phaùp.
 Caùcgiaûi phaùpcho caùcvöôùng
maéctrongtheágiôùi thöïc ñöôïctìm
thaáyxuyeânquacuoächoïp vaø
thaûoluaännhoùm
 Moätcuoächoïpvaãntoáthôn laø
ñieänthoaïi,maùyfax,hoäinghò
baèngvideo,maùyvitính,caùc saûn
phaåmkhaùccuûacoângngheä
thoângtin hoaëccaùc caùnhaânlaøm
vieäc moätmình

4. Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
 Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì
đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ
chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức
để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của
mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể”
 Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu
kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ
bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một
công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng
thời gian

5. Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Söï hìnhthaønhnhoùm
Ra
caùc
quyeát
ñònh
quyeát
ñoaùn
vaø
cam
keát

6. Caùc kieåuhoïp
 Hoäi nghò
 Hoäi ñoàng
 Uûyban
 Thöôøng xuyeân
 Ñieàu ñình,thoûa thuaän
 Ñoängvieân
 Ra quyeátñònh
 Haøng ngaøy
 Haøng tuaàn hoaëc haøngthaùng
 Baát thöôøng, khoângthöôøng xuyeânhoaëckeá hoaïch ñaëc bieät

7. Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
 “Caùcquanheämaätthieátgì ñeånaémchaécvaønaémvöõng cuoächoïp....”
 “Saukhi hoïpxong,coù baátkyøtieâu chuaånnaøohoaëccôcheá ñeåxaùcñònhcoù
haychaêng cuoächoïp laøthaønhkhoânghoaëcthaátbaïi...”

8. Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
 Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi.
Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt
được điều gì thông qua cuộc họp.
 Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể
sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ
chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp
vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc
điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ
hiệu quả hõn rất nhiều.

9. Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
 Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo
luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ
mình muốn đạt được điều gì thông qua những
thảo luận này.
 Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người
tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế
hoạch công việc cho phù hợp.

10. Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
 Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc.
Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một
cách sáng suốt!
 Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp.
 Lên danh sách những người tham dự và khách
mời.

11. Lịch trình cuộc họp một cách chi
tiết và cụ thể:
 Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và
những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những
người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan
mà họ cần mang tới cuộc họp.
 Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách
có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng
chung của cuộc họp.
 Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có
thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.

12. Phân công người ghi chép (lập biên
bản cuộc họp)
 Những ai đã có mặt.
 Những vấn đề nào cần được thảo luận.
 Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới.
 Các bước tiếp theo (hành động cụ thể):
 Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên
danh sách các tập thể và các thành viên bên
ngoài.
 Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ.
 Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì.

13. Ñònh nghóa muïc tieâu
 Cungcaápthoângtin- Deå
hieåu
 Coùcaáutruùc-nguyeân
thuûy
 Caùc traùchnhieäm thi
haønh
 Boäkhungphaùplyù
Caùigì
Khi
naøo

14. Con ngöôøi
 Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.
 Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc thaønh
vieân chuûchoát tröôùc cuoäc hoïp.

15. Vaên kieän
 Taøi lieäu quan troïng nhaát trong moät cuoächoïp laø chöông trình
nghò söï vì vaäyhaõy chuaån bò noùthaät caån thaän.
 Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng tin, caùi naøo cho
thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho quyeát ñònh ñeå maø söï quan troïng
vaø thôøi gian ñaõ ñöôïc yeâu caàu,coù theå ñöôïc tieán haønh treân
moãi loaïi

16. Chuû toïa
 Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù nhaán maïnh
vaøoñieàu ñoù khi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp
 Laéng nghe, vaø khoâng noùi maõi cho ñeán khi naøo baïn thaáy laø
caàn thieát.
 Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùm ñeå ñi ñeán moät keát luaän toát
nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong moät caùch coùhieäu quaû
nhaát vaø daãn ñeán moät quyeát ñònh chaáp nhaän ñöôïc hoaëc moät
quyeát ñònh maø ñöôïc hieåu vaø ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña soá.

17. Bắt đầu cuộc họp
 Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả
những người tham dự cuộc họp.
 Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc
họp mà bạn mong muốn.
 Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn):
 Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc.
 Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào.
 Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào.
 Mong đợi những gì ở mỗi thành viên.
 Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ.
 Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiến,
nhận định và chất vấn của mọi người.

18. Dẫn dắt cuộc họp
 Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người
nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện
đó.
 Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ư kiến then
chốt.
 Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình,
bảo vệ những ư tưởng mới.
 Sử dụng những “kỹ năng động não”
(brainstorming techniques).
 Ghi lại những ư tưởng và lưu ư trên một biểu đồ
minh hoạ:

19. Dẫn dắt cuộc họp
 Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm.
 Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ.
 Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các
điểm them chốt.
 Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng
trên một biểu đồ.
 Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể
dễ dàng tham khảo khi cần thiết.
 Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới
người thư kư ghi chép để sau đó đưa chúng vào
biên bản cuộc họp.

20. Dẫn dắt cuộc họp
 Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp
ư kiến của mọi người.
 Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không
phải vào những con người.
 Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc
họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được
phân công một cách cụ thể.
 Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình.
Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm
cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để
được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập
tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham
dự cuộc họp đang đi lệch hướng

21. Duy trì trọng tâm và tiến triển của
cuộc họp
 Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc
họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã
được nghe và biết những thông tin đó.
 Để mọi người tham dự thực thi nội dung cuộc
họp, bạn chỉ là người dẫn dắt tiến trình mà thôi.
 Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp
mang tính xây dựng của mọi người.
 Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển
theo đúng kế hoạch.

22. Duy trì trọng tâm và tiến triển của
cuộc họp
 Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp: đẩy nhanh,
chậm lại, tạm ngưng, thay đổi hướng tiến triển.
 Để mọi người biết rằng họ đang ở giai đoạn nào
trong lịch trình cuộc họp đã định.
 Sõ kết định kỳ những điểm chủ chốt và để mọi
người thông qua.
 Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và
tìm kết luận.

23. Chuû toïa
 Baïn neân chænhlyù chöông trình nghò söï vaø ñaûm baûo raèng thôøi
gian laø khoângbò laõng phí vôùi töøng noäi dung hoïp hoaëc caùc
tieâu chuaån khaùc khoáng cheáthôøi gian thaûo luaän hoaëc khoâng
cho pheùp caùc phaùtbieåu daøi.
 Ñaûm baûo raèng taát caû ñöôïc cungcaáp quyeàn nhö nhau ñeå noùi

24. Ñieàu haønh cuoäc hoïp
 Ñaûmbaûoraèng taátcaûthaønhvieân hieåuraèng taïiluùcbaétñaàunoäidung
naøolaø ñöôïcthaûoluaän,vaánñeàcaàngiaûi quyeátvaøcaùc muïc tieâucaàn
phaûiñaïtñöôïccuûacuoächoïp
 Laéngnghe caånthaänvaøduytrì cuoächoïp taäptrungveà caùc muïc tieâucuûa
noù.
 Ñôngiaûn hoùataátcaûnhöõngphöùctaïpsöûduïng caùc toùmtaétvaø toång
keát.
 Ngaên chaëncaùchieåu laàmvaøsöï mô hoàvaøcoágaéng duytrìsöï trongsaùng
trongcaùcbuoåithaûoluaän

25. Ñieàu haønh cuoäc hoïp
 Keát thuùc caùcthaûo luaän daøi tröôùc khi quaù muoän.
 Coá gaéng ñeå ñaït ñöôïc söï maõn nguyeän laãn nhau nhöng khoâng
laõng phí toaøn boä thôøi gian cuûa baïn vaøo caùcnoäi dung ñôn
leû
 Taïi cuoái cuûa moãi noäi dung trong chöông trình hoïp, toång keát
caùi gì ñaõ ñöôïc thaûo luaän vaø caùi gì ñaït ñöôïc söï ñoàng thuaän.

26. 26
NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO
NHÓM
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên
+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong
nhóm có ý kiến riêng của mình
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên
cùng tham gia
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp,
không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ
+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết
gợi mở vấn đề cùng trao đổi
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh
thần các thành viên
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung
+ Cần có thành viên trình bày kết quả ….

27. 27
DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM
20 CÁCH
1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả
2. Kể các câu chuyện, giai thoại
3. Di chuyển trong khi nói
4. Thay đổi cách thuyết trình
5. Hình thức tài liệu
6. Kết hợp BCV tham gia các chủ đề
7. Sử dụng các công cụ trực quan
8. Đặt câu hỏi
9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ
10.Cá nhân hoá việc thuyết trình
(có sự tương tác)

28. 28
DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG
CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)
20 CÁCH
11. Nêu những ý nghĩ hài hước
12. Sử dụng các giao tiếp không lời
13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng
14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm
15. Khuyến khich sự cạnh tranh
16. Vận dụng cách tiếp cận mới
17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề
18. Giải quyết tình huống
19. Nghỉ giải lao -> hội ý
20. Hãy nhiệt tình …

29. 29
KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA
NGƯỜI ĐIỀU HÀNH
 Kỹ năng hiểu người khác
 Kỹ năng trình bày
 Kỹ năng giao tiếp
 Kỹ năng truyền đạt thông tin
 Kỹ năng lắng nghe
 Kỹ năng đặt câu hỏi
 Kỹ năng thuyết phục
 Kỹ năng tổng hợp
 Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản
hồi
 …

30. 30
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC
Hướng ngoại
Sức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội
Sức mạnh nội tại
-Thích làm việc và tiếp xúc với mọi
người
-Hay nói và dẽ tiếp cận
-Dễ kết bạn
-Thường nói thẳng
-Hay nói ý nghĩ ra ngoài
-Dễ nói về bản thân
-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi
-Cần nơi yên tĩnh
-Ít bạn
-Kín đáo, không dễ nói chuyện
-Suy nghĩ trước khi hành động
-Nghĩ trước khi nói

31. 31
SỬ DỤNG THÔNG TIN
CỤ THỂ
Đánh giá thực tế KQ
KHÁI QUÁT
Nhìn tổng thể
-Thực tế và khôn ngoan
-Tuân thủ quy định, công việc chính
xác và tỉ mỉ
-Thích thể hiện công việc
- Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích
- Hay sử dụng nhiều phương pháp
có sắn ….
-Có đầu óc tưởng tượng và tư duy
-Không quan tâm nhiều quy định, thấy
cái chung của sự vật hơn là chi tiết
-Cho tương lai là quan trọng
-Thích suy gẫm
-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo
-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn …

32. 32
RA QUYẾT ĐỊNH
Lý trí Tình cảm
-Các quyết định KQ
-Suy nghĩ hợp lý và KH
-Có kỹ năng phân tích, yêu
thích nguyên tắc
-Ít khi thể hiện tình cảm
-Thường có chứng kiến rõ ràng
…..
-QĐ do trái tim điều khiển
-Tình cảm là quan trọng
-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng
-Hay biểu lộ tình cảm
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu
cá nhân
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè

33. 33
HOẠT ĐỘNG
Kế
hoạch
Linh
động
-Thích sắp đạt công việc trước
-Bảo đảm thời gian đúng KH
-Làm việc chăm chỉ và đáng tin
cậy
-Lập KH và tổ chức nề nếp
-Thoải mái khi đã ra QĐ
-Hay vội vã
-Thích để mở và dễ dàng
-Có thể thay đổi những sắp đặt
-Dễ trì hoãn việc ra QĐ
-Làm việc chăm chỉ nhưng theo
ngẫu hứng
-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt
-Thường ung dung

34. 34
SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN
Lấy sực mạnh
từ đâu ?
Tiếp nhận thông
tin như thế nào ?
Xử lý thông tin
như thế nào ?
Tổ chức công việc
như thế nào ?
Hướng nội
25%
Hướng ngoại
75%
Cụ thể
75%
Khái quát
25%
Lý trí
50%
Tình cảm
50%
Kế hoạch
50%
Linh hoạt
50%

35. 35
HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT
 Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận
thức khác nhau
 Vai trò của người tổ chức và điều hành
không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà
thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của
các thành viên
 Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự
cộng hưởng của tập thể, của nhóm
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành
viên và tôn trọng cá tính của mỗi người …

36. LOAFS vôùi caùc lôøi pheâ bình
Ñieàuñoùgiaûi thíchtaïi saochuùngtacoùhaitai,haimaétvaø
chæcoùmoätmieäng
Laéng nghe noù (Listen to)
Quan saùt (Observe)
Chaáp nhaän (Accept)
Chòuñöïng noù (Feel)
Ngaäm mieäng (Shut-Up)

37. Thôøi gian trình baøy
 Muïc tieâu cuûa baïn laø ñaûm baûo coâng baèng vaø cô hoäi bình
ñaúng cho moïi thaønh vieân tham gia phaùtbieåu.
 “Beû gaõy söï im laëng”, ñaëc bieät laø khi caùcthaønh vieân laø quaù
nhuùt nhaùt hoaëc thuø ñòch.
 Khoâng cho pheùp “ngöôøi cuõ”laøm haïi “ngöôøi môùi”. Haõy nhôù
raèngtaát caû laø bình ñaúng.
 Khuyeán khích yù kieán toát xuyeân qua söï xung ñoät giöõa caùc yù
töôûng, nhöng caàn traùnh vaøkhoâng cho pheùp caùcmaâu thuaån
caù nhaân

38. Thôøi gian trình baøy
 Caån thaän vôùi nhöõng phaûn aùnh ñaõ ñeà nghòmaø loaïi tröø
nhau,cheøn eùp nhau. Tuy nhieân cuõng coù nhöõng ñeà nghò maø
chöùa ñöïng nhöõng maàm moáng cho thaønh coâng cuûa töông lai.
 Khuyeán khích ‘ngöôøi môùi” noùi tröôùc vaø sau ñoù laø “ngöôøi
cuõ”
 Keát thuùc vôùi moät lôøi phaùt bieåu tích cöïc

39. Keát thuùccuoächoïp
 Giúp đỡ tập thể quyết định những bước tiếp theo.
 Xem xét lại những bước đi tiếp theo đã được ấn định, đảm
bảo rằng mỗi người đều biết rõ nhiệm vụ của mình. Hãy
chắc chắn rằng mọi người đang chuyển từ “bàn bạc” sang
“hành động”.
 Ở phần kết luận, hãy tổng kết lại những gì tập thể đã làm
được.
 Lịch sự cảm õn sự tham gia và đóng góp của mọi người
trong cuộc họp

40. Keát thuùccuoäc hoïp
Noäidung toáithieåucô baûncuûa bieânbaûncuoächoïp:
 Thôøi gian, ngaøy, nôi hoïp vaø chuû toaï cuoäc hoïp
 Teân cuûa taát caû thaønh vieân döï hoïp vaø thaønh vieân vaéng
maët (cuøng vôùi lyù do vaéngmaët).
 Toaøn boä caùc noäi dung thaûo luaän, ra quyeát ñònh, traùch
nhieäm caù nhaân cho caùcnhieäm vuï ñöôïc phaân coâng.
 Thôøi ñieåm keát thuùc hoïp
 Thôøi gian, ngaøy, nôi choán cholaàn hoïp keá.
Taøinguyeântoátnhaátcuaûtölieäuvaøkyùöùccuûamoätcuoächoïplaøbieânbaûn
cuoächoïp,vìtheáhaõyduøngmoätítthôøigiancuûabaïnñeåñaûmbaûoraèng
chuùngñaõñöôïcsoaïnthaûothíchhôïp.

41. Những hành động tiếp theo
 Đánh giá về cuộc họp: Những gì đã làm được? Những gì
chưa làm được? Những gì cần cải thiện trong những lần
tiếp theo?
 Chuẩn bị những việc “hậu- bàn bạc” sau khi cuộc họp kết
thúc.
 Trên cõ sở biên bản cuộc họp và cảm nhận của chính
mình, bạn hãy soạn ra một văn bản miêu tả đầy đủ và rõ
ràng về cuộc họp và đừng quên đưa vào những lời bình
luận, câu hỏi, phê phán, và phân tích theo chiều sâu để
nâng cao chất lượng của văn bản.
 Gửi văn bản này tới tất cả những người tham gia cuộc họp,
cũng như tới những nhân vật quan trọng khác trong tổ
chức.
 Giám sát tiến trình thực hiện các bước đi tiếp theo.

42. Saúnsaøng ñeå vaän haønhmoät cuoächoïp