1. KĨ NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP GVHD: TS. Đặng Viết Hùng ThS. Dương Thị Thành
2. NHÓM 11 Bạch Quốc Vương 90703051 Bùi Thị Mỹ Phượng 90701906 Trần Minh Lộc 90701380 Bạch Quốc Vươn g Bùi Thị Mỹ Phượng Trần Minh Lộc
3. Noäi dung chính Tại sao phải tiến hành một cuộc họp 1 Các kiểu họp 2 Nguyên tắc khi tổ chức một cuộc họp 3 Các bước tiến hành một cuộc họp 4 Vai trò của người chủ trì 5 Những khó khăn 6 Tư duy là tồn tại 7
4. " Cuộc họp hôm nay, như thường lệ, chúng ta sẽ đưa ra những nhận xét ngớ ngẩn và những cảm giác mơ hồ về những chuyện mình không ưa dù chẳng phải chuyện của mình".
5.
6.
7.
8.
9. CÁC BƯỚC ĐỂ TIẾN HÀNH MỘT CUỘC HỌP Tập trung nguời tham dự Ấn định mục tiêu Lập chương trình buổi họp Kiểm soát cuộc họp Những công việc tiếp theo
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20. Kẻ đ ộc c hiếm Kẻ luôn đi chệch vấn đề Kẻ đối nghịch Kẻ bàn lùi Kẻ chẳng đứng về bên nào
21. Kẻ thích gây thù chuốc oán Kẻ hài hước không đúng chỗ Máy Móc Kẻ hung hăng Kẻ gió chiều nào theo chiều ấy
22. Kẻ thù của vấn đề phức tạp là tư duy phức tạp Phát triển hay Tồn tại?
23. Không thể vận dụng bộ não theo mọi hướng trong cùng một thời điểm
24. Nếu ta cứ suy nghĩ và hành động như cũ, ta sẽ nhận được kết quả như cũ. Hãy thay đổi để thành công! Bạn không bao giờ thay đổi cá tính ai đó, nhưng có thể giúp thói quen tư duy của họ hiệu quả, sáng tạo hơn - Edward de Bono’s -
49. Cám ơn sự chú ý lắng nghe và đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn
Editor's Notes
Đó là lời phát biểu mở đầu cuộc họp của người chủ tọa trong một bộ phim hoạt hình châm biếm. Tất nhiên, đó chỉ là câu chuyện gây cười nhưng nó đã phản ánh một thực tế, phần lớn các cuộc họp thường bị gán cho nhiều điểm xấu: lãng phí thời gian, tiền của, cộng sức…chỉ để nói những câu chuyện vô bổ. Song, vẫn còn có những cuộc họp được tổ chức và điều khiển một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả, điển hình là tại Google , với tài tổ chức và điều khiển của Marissa Mayer - Phó Chủ Tịch phụ trách. Tổ chức trung bình 70 cuộc họp mỗi tuần, Mayer được xem là chuyên gia trong lĩnh vực này.
Để cho cuộc họp diễn ra sôi nổi nhưng vẫn giữ được không khí thân thiện, làm cho các thành viên cảm thấy hăng hái nhưng vẫn bình tĩnh và tôn trọng lẫn nhau, Mayer có 6 quy tắc chủ yếu khi tổ chức một cuộc họp:
Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.
Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.
Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu bạn cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính bạn phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu bạn đang điều khiển một cuộc họp về tiến độ của dự án, bạn có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp. Nếu bạn quyết định phân phát chương trình họp cho mọi người tham dự, hãy bảo đảm tuyên bố mục tiêu và thời gian họp ở đầu trang. Tất cả mọi vấn đề cần phải được đánh dấu đề mục đầu dòng. Bảo đảm mọi nguời đều nhận được chương trình họp, và nên có một số bản photo dự phòng.
Kẻ độc chiếm Đó là kẻ nghĩ rằng anh ta hoặc cô ta là người duy nhất có hiểu biết về đề tài. Kẻ độc chiếm tin rằng người khác ở đó là để nghe anh ta/ cô ta nói và họ nói liên miên không ngừng. Họ không đánh giá cao quan điểm cho rằng các cuộc họp là nơi mang đến cơ hội để nghe từ nhiều người. Họ nói những điều không quan trọng, vớ vẩn, hành động một cách ngạo mạn như thể ý tưởng hoặc niềm tin của họ quan trọng hơn của những người khác. Đáng buồn là nhiều người khác cảm thấy ngại đóng góp, và bị bó buộc bởi sự bóp nghẹt của những kẻ độc chiếm trong cuộc họp. Khi những người khác dễ dãi để điều này diễn ra, nó phát ra một thông điệp rằng sự thô lỗ của kẻ độc chiếm được chấp nhận. Những người điều hành hoặc tham dự cuộc họp nên thể hiện sự thích thú khi nghe những người khác nói trong cuộc họp, để nhắc nhở kẻ độc chiếm kia rằng, những người khác cũng có thể nghe và cũng có thể nói. Kẻ luôn đi chệch vấn đề Kẻ này tấn công vào chủ đề của nhóm bằng việc làm cho cuộc thảo luận đi chệch hướng - chủ đề không có liên quan đến vấn đề hiện tại. Phút trước bạn đang nói về chủ đề này, phút sau bạn bị kẻ kia làm cho rẽ sang hướng khác. Là chủ toạ, khả năng nhận ra và tập trung lại là cần thiết với một cuộc họp hiệu quả. "Hãy nhớ tự hạn chế với chủ đề hiện tại" là cách tốt để quay về đúng đường. Hoặc có thể nói rằng: "Tránh đi chệch hướng" cũng nhắc nhở những hành vi ngược với mục đích của nhóm. Hoặc bạn cũng có thể đưa ra những ý chính cần phải tập trung vào. Kẻ đối nghịch Người này dường như thích thú với việc đi ngược hướng. Anh ta/cô ta thích thú với việc đưa ra những quan điểm đối lập với mọi người. Anh ta/cô ta thường bắt đầu bằng việc nói rằng: "Vì lợi ích của việc tranh luận...tôi tin rằng lập luận đối lập thì đúng..." Trong khi việc xem xét các vấn đề từ các quan điểm khác nhau và tránh suy nghĩ đám đông là có giá trị, thì những kẻ đối nghịch áp dụng kỹ thuật này với mọi vấn đề, mọi cuộc tranh luận và mọi cuộc trò chuyện. Một người điều hành cuộc họp có thể khen ngợi khả năng của người này trong khi chỉ ra những điều không thích hợp về thời gian hoặc không thích hợp với những vấn đề đã được thống nhất, đồng tình từ trước. Kẻ bàn lùi Kẻ này là bậc thầy về mức độ tiêu cực. Khéo léo trong cụm từ "rồi nó sẽ chẳng có hiệu quả gì đâu", anh ta/cô ta giỏi trong việc làm giảm giá trị hoặc đánh bại các quan điểm. "Không thể thực hiện được", "Họ sẽ không bao giờ mua nó", "Chúng ta đã thử một lần rồi và đã thất bại đấy thôi". "Chủ trương" của người này là: chỉ nói không. Sử dụng công cụ giải quyết xung đột bằng việc đề nghị người này đưa ra quan điểm khác của họ và tranh luận về vị trí của quan điểm Kẻ chẳng đứng về bên nào Qua việc phân tích, tình trạng tê liệt của người như thế này là anh ta/cô ta không thể đưa ra quyết định. Cho dù ở trong một cuộc thảo luận, họ bị xung đột bởi các cuộc tranh luận, và không thể "bóp cò" khi đến lúc phải ra quyết định trong một cuộc họp. Họ luôn có sự mâu thuẫn trong tư tưởng. Dù họ sợ sai hoặc không đồng tình với ai đó, họ cũng không có khả năng biến thành hành động. Cố gắng để làm cho họ hành động. Nhắc nhở họ rằng họ có một lá phiếu và được mời gọi sử dụng nó. Hỏi họ quan điểm của họ về vấn đề để chính thức ghi nhận quan điểm đó.
Kẻ gió chiều nào theo chiều ấy Kẻ này luôn khúm núm, xun xoe để lấy lòng cấp trên, người điều hành cuộc họp hoặc người nào nắm giữ quyền lực. Họ cũng bận rộn trong việc bợ đỡ những người khác cho dù cảm giác thực sự của họ về vấn đề không phải như vậy. Họ được xem là ở trong túi của kẻ khác. Rốt cuộc, họ trở thành kẻ không thể đoán trước được. Cố gắng để gợi ra các ý kiến và sự tham khảo của họ trước khi hỏi những người khác là cách để họ không "cuốn theo chiều gió". Kẻ thích gây thù chuốc oán Những kẻ phá hoại cuộc họp kiểu này chỉ phải tấn công các vấn đề nhạy cảm, hóc búa hoặc là "nút đỏ" với những người khác. Trong mọi cuộc họp, có những chủ đề chắc chắn để tấn công, để kích thích phản ứng cảm xúc hoặc đưa nhóm sa lầy. Những người này dẫn dắt toàn bộ cuộc họp thành các lĩnh vực mà kích thích sự thất vọng, thù địch hoặc oán giận. Đến nước này, thật khó để đưa vấn đề quay lại như cũ. Thảo luận về lương, thăng tiến hoặc phong cách cá nhân thường khuấy động các vấn đề là cách tấn công các cuộc họp. Thậm chí tệ hơn, một vài thủ phạm còn khơi lại vấn đề ban đầu trong cuộc họp mà đã được giải quyết. Tốt nhất là người điều hành cuộc họp đề nghị, "không đề cập đến vấn đề này" hoặc "đây là nơi chúng ta không cần phải quấy rầy...". Kẻ hung hăng Như những đưa trẻ, những người này là những kẻ hay bắt nạt. Một vài người chẳng bao giờ lớn được. Kẻ tấn công cố tình pha sự tiêu cực với các cuộc tấn công cá nhân, thử thách ý tưởng của mọi người bằng sự hung hăng. Không quan tâm đến việc có thể làm tổn thương đến người khác, những kẻ tấn công sử dụng phong cách đương đầu để phản đối ý tưởng và chống đối lại những người khác. Đáng buồn là đôi khi thậm chí họ không nhận ra rằng họ đang tấn công. Một người điều hành có thể nhắc nhở họ tích cực hơn. Tất cả những người tham dự cuộc họp được quyền dừng cuộc họp khi bị tấn công cá nhân. Ủng hộ cho kẻ tấn công cũng là tấn công người khác. Mọi người có thể chỉ trích hành động và niềm tin của bạn, nhưng bạn không thể khoan nhượng cho việc tấn công vào bạn với tư cách là một cá nhân. Kẻ hài hước không đúng chỗ Đừng để sự tự nhiên của họ biến bạn thành kẻ ngốc. Kẻ hài hước cũng có thể trở thành kẻ phá hoại cuộc họp. Sự hài hước của người đó có tác động làm phá huỷ những quan điểm hoặc gợi ý nghiêm túc của những người khác. Sự tiêm nhiễm hài hước có thể làm người khác bối rối và làm cho vấn đề thiếu nghiêm túc. Cần phải hài hước đúng lúc và đúng chỗ. Tất cả mọi người đều thích tiếng cười, nhưng không phải là những tiếng cười làm hỏng cuộc họp hoặc làm cho mọi người mất tập trung khi cần phải tập trung. Người điều hành cuộc họp có thể dành vài phút vào lúc bắt đầu hoặc giữa cuộc họp cho sự hài hước và nhắc nhở mọi người rằng thời gian đó đã qua hoặc sắp tới, để có thể kiểm soát nó. Máy móc Máy móc như điện thoại, máy hỗ trợ, hoặc máy tính xách tay...cũng có thể trở thành kẻ phá hoại các cuộc họp. Chúng có thể làm người sử dụng hoặc những người khác trong cuộc họp mất tập trung. Do đó, người chủ toạ phải đưa ra quy tắc cho cuộc họp ngay từ đầu, chẳng hạn, phải tắt điện thoại hoặc tắt chuông trong khi đang họp.
Một ví dụ cụ thể về tiến hành cuộc họp theo lối tư duy 6 chiếc mũ, diễn ra ngay tại lớp
Thành viên dự họp đưa ra các thông tin về dự án
Phát biểu những cảm xúc của cá nhân về dự án
Đưa ra các lợi ích về dự án
Các khó khăn của dự án
Những phương án, ý tưởng sáng tạo của dự án
Điều khiển cuộc họp từ đầu đến cuối, có nhiệm vụ quan trọng nhất, đưa ra kế hoạch, phát triển kế hoạch (dựa trên ý kiến các thành viên ), cuối cùng tổng hợp lại và đưa ra kết quả cuối cùng
