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【まとめ】スカイプファシリテーション研究
スカイプなどのオンライン会議の際に、進行役に求められるファシリテーションのノウハウについて考えてみました。 当日記録 http://www.econetworks.jp/workstyle/2013/08/skype/
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【まとめ】スカイプファシリテーション研究
- 1.
- 2. 2 スカイプやGoogle Hangoutなどの便利な無料ツールの登場により、 直接会わずに、オンラインで会議をする機会が増えてきました。 こうした「電話会議」は便利な反面、 直接会って行うミーティングに比べて、 議論が深めにくかったり、時間管理がうまくいかなかったり、 そもそも接続が不安定だったりと、 うまくいかないことも多くあります。 今回のShared Interest Projectでは スカイプなどのオンライン会議の際に、進行役に求められる ノウハウについて互いに経験を持ち寄り考えてみました。 問題意識
- 3. 3 ありがちな悩み □音声だけだと話が進まない □沈黙が怖い □納得しているのか、本音がわからない □話し出すタイミング、会話のキャッチボール、相づち、 制止のリズムがわからない □コンセプトやディープな話、クリエイティブな話が進めに くい □ブレインストーミングがやりにくい □長く話してしまう人が出てくる □途中で接続が落ちた人のケアに気づかない、うまくつ ながらない □資料の共有が難しい □つい長くなってしまう □アカウントが複数あり、かつアカウントごとの参加者も 複数いる場合の進行が難しい（例：東京会場２人、大阪 会場３人、上海会場１人） □スカイプチャットにメモを取ると後でコピペし にくい（発言者や日付が入ってしまう） □話した内容のシェアの仕方が難しい □映像や音声で記録を残したい □タイプの音がうるさい □回線が不安定（新興国、そうでない場合も） □クライアントのセキュリティ上の問題で使用 できない □初めて利用する人が使い方に混乱する □外から参加すると周囲の音がうるさい ◆進行 ◆記録／終了後の共有 ◆接続
- 4.
- 5. 5 ツール比較 必要環境 ソフトのダウンロード Google+（SNS）のアカウント ※gmailアドレスではなくてもOK 初期設定・利用 ソフトをダウンロード→友人登録→通話 ・Google+に登録→サークル（友人）登録→ ハングアウト（通話）機能を利用→通話 グループビデオ チャット ・有料、10人まで ・1対1なら無料で利用可能 ・無料、10人まで 音質・画質 普通 若干良い印象 手軽さ 簡易 通話開始までが手間 画面共有 ・1対1なら無料で利用可能、それ以上 は有料 ・可能 ・ウィンドウごとに詳細に指定可能 その他 ・チャット編集機能あり（自分の直前の 発言のみ） ・Google Docsやイラストの共同編集が可 能 ・YouTubeにリアルタイム接続して、より多く の人が閲覧することが可能 ・最初のインストラクションを丁寧にする必 要がある おすすめの使い方 ・初心者向け ・頻度が少ない相手との会議向け ・使い慣れている人同士の会議向け ・顔を見て話をしたい場合 ・オンラインで共同作業をしたい場合
- 6. 6 踏まえておきたい３つの視点 ◆実は難易度アップ あまりにも気軽にオンライン会議ができるようになったのでついつい忘れがちですが、そもそ も離れていることで、難易度はあがっています。さらに普通のミーティングで障害に感じること、 たとえば、話が長くなる、まわりくどくて本心がわかりにくい、などは、遠隔会議になると増幅し て感じられます。対面会議を前提に考えてしまうと、できないことや違うことにストレスを余計 に感じてしまいます。 ◆感じたことは伝える、相手の立場で体験してみる それぞれが違う環境にあるため、感じるフラストレーションも人それぞれ。話している側は、そ れが相手にどのように聞こえているのかわかりません。気になったことがあれば、遠慮せず に口に出して伝えましょう。またたとえば1人だけオンライン参加するような会議があった場合、 一度バーチャル参加側になってみると、相手の視点に立って考えることができるようになりま す。 ◆スムーズにいかないことを許容する余裕が大事 日によって、スカイプの調子がよかったり、悪かったりということもあります。うまくいかなくても 許容できる余裕を持っておくことが大切です。
- 7. 7 ケース別対策 ◆進行 悩み 対策 □音声だけだと話が進まない □沈黙が怖い □納得しているのか、本音がわからない □話し出し、キャッチボール、制止のリズム がわからない ■できるだけ映像をオンにして会議をする ■身支度などの都合で全員が映像をオンにするこ とが難しい場合には、進行役だけでも。1人顔が見 えるだけでも大分違う。 □コンセプトやディープな話、クリエイティブ な話が進めにくい □ブレインストーミングがやりにくい ■1人で考える時間を取り、アイデアやポイントを書 き出してもらう（全員ミュートにするor時間を区切って 一回切ってしまう） ■オンラインブレスト支援ツールなどを使う □長く話してしまう人が出てくる ■映像をつけておき、制止するタイミングを見測る ■個人チャットでまくよう促す
- 8. 8 ケース別対策 ◆進行 悩み 対策 □途中で接続が落ちた人のケアに気づか ない、うまくつながらない ■進行役と技術周りを担当する人を分けて対処す る □資料の共有が難しい ■画面共有機能や無料の画面共有ソフト （Screenleapなど）を利用する □つい長くなってしまう ■スカイプのmtgは全て最長でも45分と決め、合意 を取る ■拡散・収束、本題・雑談など今何をする時間であ るかを明確にするよう心がける ■常にメリハリを意識する □アカウントが複数あり、かつアカウントご との参加者も複数いる場合の進行が難しい （例：東京会場２人、大阪会場３人、上海会 場１人） ■メインで話す人以外も文字でインプットできるオン ラインスペースを用意しておく ■最終決定者を明確にしておく
- 9. 9 ケース別対策 ◆記録／終了後の共有 悩み 対策 □スカイプチャットにメモを取ると後でコピペ しにくい ■編集機能を使い、１回の発言の中でなるべく長く メモを取るようにする ■Google Docsなどのオンライン共有スペースを利 用する（リンクを知っている人は誰でも編集可能な 設定にしておくと便利） □話した内容のシェアの仕方 □映像や音声で記録を残したい ■話し合ったプロセスも簡単にメモをとっておき、自 由に見れるようにしておく ■無料録音・録画ソフトを利用する（Tapurなど） □タイプの音がうるさい ■打つときにはミュートにする ■ヘッドセットをつけた人が記録する（ラップトップ本 体にあるマイクを利用する場合が一番音を拾いや すい）
- 10. 10 ケース別対策 ◆接続 悩み 対策 □回線が不安定（新興国、そうでない場合 も） ■インターネット、ソフト、PC、時間帯など複数の要 因が考えられるため、まずはつなぎ直してみる ■映像にすると重たくなるため、映像をオフにする （最初だけ映像オンで顔合わせし、後は音声のみな ど組み合わせる） ■すぐに切り替えられる代替手段を用意しておく（電 話など） ■チャットで参加してもらう □クライアントのセキュリティ上の問題で使 用できない ■セキュリティポリシーの対象になっていない他の ソフト（例：Google Hangout）を使用する □初めて利用する人が混乱する ■簡単なマニュアルを作っておく（or解説してくれて いるページのURLを用意しておく） □外から参加すると周囲の音がうるさい、 つながりにくい ■単一指向性マイクを使用する ■iPhone/LTEでの接続を試してみる