Dokumen tersebut membahas tiga topik utama yaitu Executive Support System (EIS), Management Information System (MIS), dan Decision Support System (DSS). EIS digunakan eksekutif untuk mengakses dan menganalisis data perusahaan, MIS menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan manajerial, sedangkan DSS membantu proses pengambilan keputusan manajerial untuk masalah yang kurang terstruktur.

1. 1. Executive Support System ( ESS ) : Sistem Pendukung Ekseskutif
Executive Information System (EIS) atau disebut juga sebagai Executive Support System
(ESS) adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif
untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah,
pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.
EIS mengintegrasikan data yang berasal dari sumber data internal maupun eksternal,
kemudian melakukan transformasi data ke dalam bentuk rangkuman laporan yang berguna.
Laporan ini biasanya digunakan oleh manajer dan level eksekutif untuk mengakses secara cepat
laporan yang berasal dari seluruh perusahaan dan departemen, sehingga dapat diperoleh
pengetahuan yang berguna bagi pihak eksekutif. Laporan ini digunakan untuk menemukan
alternatif solusi untuk menekan permasalahan manajerial dan membuat perencanaan keputusan
untuk perusahaan.
1.1. Karakteristik Teknologi Informasi untuk EIS
Dari definisi EIS, dapat diketahui EIS berhubungan erat dengan pengelolaan dan
perepresentasian informasi dengan menggunakan komputer. Dengan .demikian, EIS sangat erat
kaitannya dengan teknologi informasi. Adapun karakteristik teknologi informasi yang dibutuhkan
oleh EIS adalah sebagai berikut :
a. Executive- friendly, sesuai dengan keahlian mengoperasikan komputer yang dimiliki oleh
kalangan eksekutif.
Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
b. Memungkinkan pengguna untuk meng-undo prosedur atau kembali ke tampilan layar yang
diakses sebelumnya.
c. Memiliki on-line help.
d. Sesuai dengan kebutuhan eksekutif dalam hal kecepatan.
e. Graphic-oriented dan dapat menampilkan tampilan grafis yang bervariasi, sesuai dengan
kebutuhan.
1.2. Karakteristik Data untuk EIS
Format data yang disediakan oleh EIS juga harus memenuhi kebutuhan data para pihak
eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang dibutuhkan oleh EIS :
a. Data yang telah dirangkum (highly summarized data). Pada umumnya, eksekutif lebih
mencari rangkuman data, dibandingkan rincian data, untuk membuat keputusan.
b. Drill down. Menyediakan mekanisme yang memungkinkan eksekutif untuk melakukan drill
down, atau melihat rincian data yang menyusun rangkuman data.
c. Integrasi data dari basis data yang berbeda – beda. Terkadang eksekutif memerlukan data
dari basis data on-line, seperti jumlah current budget. Dalam periode tertentu, eksekutif akan
memerlukan akses kerangkuman data yang dikelola secara statis di basis data.
d. Eksekutif lebih tertarik untuk melihat trend jangka panjang, misalnya lima tahun ke depan.
e. Informasi menjadi lebih bermakna jika dapat dibandingkan dengan informasi lain yang
sejenis. Artinya, EIS harus dapat mengakses data eksternal yang dapat dibandingkan dengan
data perusahaan.

2. f. Informasi yang disampaikan kepada eksekutif harus dalam bentuk yang ditentukan oleh
faktor penentu kesuksesan (critical success factors) yang didefinisikan oleh eksekutif.
1.3. Karakteristik EIS
Dari karakteristik teknologi informasi dan data yang dibutuhkan oleh EIS, serta tujuan dari
EIS, maka dapat disimpulkan bahwa sebuah EIS memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Disesuaikan untuk pihak eksekutif.
2. Mudah digunakan.
3. Memiliki kemampuan drill down.
4. Mendukung kebutuhan data eksternal.
5. Dapat membantu dalam situasi yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi.
6. Memiliki orientasi masa depan.

3. 2. Management Information System ( MIS ) : Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan
memprosesnya menjadi informasi sebagai output.Suatu sistem infomasi mengumpulkan,
menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu.Sistem
Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang
mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil
keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.
2.1. Tujuan Umum
a. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
b. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
c. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki
akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya.
Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah,
menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam
dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan
pengambilan keputusan).
2.2. Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
a. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas
manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan
tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana
dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor
pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas
manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan.
c. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses
pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan
pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk
melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih.
Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
2.3. Bagian Management Information System
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
a. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan
transaksi keuangan.
b. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan
penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

4. c. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
d. Sistem informasi personalia (personal information systems).
e. Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
f. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
g. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
h. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
i. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information
systems).
j. Sistem informasi analisis software
k. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
2.4. Komponen sistem informasi:
 Infrastruktur (teknologi informasi)
 SDM
 Prosedur
 Secara teori, sistem informasi dapat berupa lembaran kertas
 Dalam bahasan perkuliahan ini difokuskan pada sistem informasi berbasis komputer
(Computer-Based Information Systems/CBIS) Computer Based Information System
(CBIS)
 Sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer untuk melaksanakan satu atau
seluruh tugasnya.
2.5. Karakteristik SIM
1. Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, yakni pada lingkungan yang telah
mendefinisikan hal-hal berikut secara tegas dan jelas: prosedur operasi, aturan pengambilan
keputusan, dan arus informasi.
2. Meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya.
3. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan
tetapi tidak secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat
kesimpulan-kesimpulan tersendiri untuk melakukan pengambilan keputusan).
Macam-macam laporan SIM, antara lain :
1. Laporan periodis adalah laporan yang dihasilkan dalam selang waktu tertentu seperti
harian, mingguan, bulanan, kwartalan, dan sebagainya.
2. Laporan ikhtisar adalah laporan yang memberikan ringkasan terhadap sejumlah
data/informasi.
3. Laporan perkecualian adalah laporan yang hanya muncul kalau terjadi keadaan yang tidak
normal. Sebagai contoh, manajer pembelian mungkin memerlukan laporan pengiriman
barang dari pemasok yang sudah terlambat satu minggu. Laporan ini hanya muncul kalau
keadaan yang diminta terpenuhi.
4. Laporan perbandingan adalah laporan yang menunjukkan dua atau lebih himpunan
informasi yang serupa dengan maksud untuk dibandingkan.

5. 3. Decision Support System (DSS) : Sistem Penunjang Keputusan
Sistem pendukung keputusan adalah sistem interaktif berbantuan komputer yang
mendukung pemakai dalam kemudahan akses terhadap data dan model keputusan dalam upaya
membantu proses pengambilan keputusan yang efektif dalam memecahkan masalah yang bersifat
semi terstruktur dan tidak terstruktur, karena itu harus mampu:
1. Ditambah/ dikembangkan
2. Mendukung analisis data dan model desisi
3. Berorientasi pada masa yang akan dating
4. Digunakan dalam waktu yang tidak terjadwal
Sistem pendukung keputusan merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan
informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data yang digunakan untuk membantu pengambilan
keputusan pada situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur di mana tak
seorangpun tahu secara pasti bagaimana keputusan seharusnya dibuat. DSS lebih ditujukan untuk
mendukung manajemen dalam melakukan pekerjaan yang bersifat analitis, dalam situasi yang
kurang terstruktur dan dengan kriteria yang kurang jelas. DSS tidak dimaksudkan untuk
mengotomasikan pengambilan keputusan, tetapi memberikan perangkat interaktif yang
memungkinkan pengambil keputusan dapat melakukan berbagai analisis dengan menggunakan
model-model yang tersedia.
3.1. Karakteristik DSS
1. Mendukung proses pengambilan keputusan, menitikberatkan pada management by
perception.
2. Adanya interface manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang control proses
pengambilan keputusan.
3. Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi
terstruktur dan tak struktur.
4. Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan.
5. Memiliki subsistem – subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi
sebagai kesatuan item.
6. Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh
tingkatan manajemen
3.2. Tahapan Pengambilan Keputusan
Menurut Simon, proses pengambilan keputusan meliputi tiga fase utama yaitu
inteligensi, desain, dan kriteria. Ia Kemudian menambahkan fase keempat yakini
implementasi (Turban, 2005).
1. Fase Inteligensi
Intelegensi dalam pengambilan keputusan meliputi scanning (Pemindaian) lingkungan, entah
secara intermiten ataupun terus-menerus. Inteligensi mencakup berbagai aktivitas yang
menekankan identifikasi situasi atau peluang-peluang masalah. Tahapan dalam fase
intelegensi antara lain identifikasi masalas (peluang), klasifikasi masalah, dan kepemilikan
masalah.
2. Fase Desain
Fase desain meliputi penemuan atau mengembangkan dan menganalisis tindakan yang
mungkin untuk dilakukan. Hal ini meliputi pemahaman terhadap masalah dan menguji solusi
yang layak. Tahapan dalam fase intelegensi antara lain memilih sebuah prinsip pilihan,
mengembangkan (menghasilkan) alternatif-alternatif, dan mengukur hasil akhir.

6. 3. Fase Pilihan
Pilihan merupakan tindakan pengambilan keputusan yang kritis. Fase pilihan adalah fase di
mana dibuat suatu keputusan yang nyata dan diambil suatu komitmen untuk mengikuti suatu
tindakan tertentu. Batas antara fase pilihan dan desain sering tidak jelas karena aktivitas
tertentu dapat dilakukan selama kedua fase tersebut dank arena orang dapat sering kembali
dari aktivitas pilihan ke aktivitas desain. Sebagai contoh, seseorang dapat menghasilkan
alternatif baru selagi mengevaluasi alternatif yang ada. Fase pilihan meliputi pencarian,
evaluasi, dan rekomendasi terhadap suatu solusi yang tepat untuk model. Sebuha solusi untuk
sebuah model adalah sekumpulan nilai spesifik untuk variabel-variabel keputusan dalam suatu
alternatif yang telah dipilih.
4. Fase Implementasi
Pada hakikatnya implementasi suatu solusi yang diusulkan untuk suatu masalah adalah inisiasi
terhadap hal baru, atau pengenalan terhadap perubahan. Definisi implementasi sedikit rumit
karena implementasi merupakan sebuah proses yang panjang dan melibatkan batasa-batasan
yang tidak jelas. Pendek kata, implementasi berarti membuat suatu solusi yang
direkomendasikan bisa bekerja, tidak memerlukan implementasi suatu sistem komputer.
Dalam sistem pendukung keputusan terdapat tiga keputusan tingkatan perangkat keras
maupun lunak. Masing – masing tingkatan berdasarkan tingkatan kemampuan berdasarkan
perbedaan tingkat teknik, lingkungan dan tugas yang akan dikerjakan. Ketiga tingkatan tersebut
adalah :
a. Sistem Pendukung Keputusan (Specific DSS)
b. Pembangkit Sistem Pendukung Keputusan (DSS Generator)
c. Peralatan Sistem Pendukung Keputusan
3.3. Komponen-Komponen dari SPK
1. Data Management
Termasuk database, yang mengandung data yang relevan untuk berbagai situasi dan diatur
oleh software yang disebut Database Management System (DBMS).
2. Model Management
Melibatkan model finansial, statistikal, management science, atau berbagai model kualitatif
lainnya, sehingga dapat memberikan ke sistem suatu kemampuan analitis, dan manajemen
software yang dibutuhkan.
3. Communication
User dapat berkomunikasi dan memberikan perintah pada DSS melalui subsistem ini. Ini
berarti menyediakan antarmuka.
4. Knowledge Management
Subsistem optional ini dapat mendukung subsistem lain atau bertindak atau bertindak sebagai
komponen yang berdiri sendiri.
3.4. jenis keputusan
1. Keputusan Terstruktur
Keputusan terstruktur adalah keputusan yang dilakukan secara berulang-ulang dan bersifat
rutin. Informasi yang dibutuhkan spesifik, terjadwal, sempit, interaktif, real time, internal, dan
detail. Prosedur yang dilakukan untuk pengambilan keputusan sangat jelas. Keputusan ini
terutama dilakukan pada manajemen tingkat bawah. Contoh: Keputusan pemesanan barang dan
keputusan penagihan piutang; menentukan kelayakan lembur, mengisi persediaan, dan
menawarkan kredit pada pelanggan.

7. 2. Keputusan Semiterstruktur
Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang mempunyai sifat yakni sebagian keputusan
dapat ditangani oleh komputer dan yang lain tetap harus dilakukan oleh pengambil keputusan.
Informasi yang dibutuhkan folus, spesifik, interaktif, internal, real time, dan terjadwal. Contoh:
Pengevaluasian kredit, penjadwalan produksi dan pengendalian sediaan, merancang rencana
pemasaran, dan mengembangkan anggaran departemen.
3. Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tak terstruktur adalah keputusan yang penanganannya rumit karena tidak terjadi
berulang-ulang atau tidak selalu terjadi. Keputusan ini menuntut pengalaman dan berbagai
sumber yang bersifat eksternal. Keputusan ini umumnya terjadi pada manajemen tingkat atas.
Informasi yang dibutuhkan umum, luas, internal, dan eksternal. Contoh: Pengembangan
teknologi baru, keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain, perekrutan eksekutif.
Beberapa keuntungan penggunaan SPK antara lain adalah sebagai berikut (Surbakti, 2002):
1. Mampu mendukung pencarian solusi dari berbagai permasalahan yang kompleks.
2. Dapat merespon dengan cepat pada situasi yang tidak diharapkan dalam konsisi yang berubah-ubah.
3. Mampu untuk menerapkan berbagai strategi yang berbeda pada konfigurasi berbeda secara
cepat dan tepat.
4. Pandangan dan pembelajaran baru.
5. Sebagai fasilitator dalam komunikasi.
6. Meningkatkan kontrol manajemen dan kinerja.
7. Menghemat biaya dan sumber daya manusia (SDM).
8. Menghemat waktu karena keputusan dapat diambil dengan cepat.
9. Meningkatkan efektivitas manajerial, menjadikan manajer dapat bekerja lebih singkat dan
dengan sedikit usaha.
10. Meningkatkan produktivitas analisis.

8. 4. Office Automation System (OAS) : Sistem Automatisasi Perkantoran
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui
perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.Asal mula
otomatisasi kantor diawal1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan
kegiatan divisi mesintik listriknya. Bukti nyata, pada tahun1964, IBM memasarkan mesinyang
disebutMagnetic Tape/SelectricTypewriter (MT/ST) yaitu mesinketikyang dapat mengetik kata-katayang
telah direkam dalam pita magnetic secara otomatis. Istilah ini digunakan untuk mensejajarkan kegiatan
administrasi yang banyak dilakukan pada pembuatan berbagai dokumen dengan istilah data processing
(pengolahan data) yang digunakan pada kegiatan penyusunan informasi.
Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh
manusia, Sedangkan Otomatisasi kantor( office automation atau OA) adalah semua system
elektronikformal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang beradadi dalam maupun diluar perusahaan.
Para pengguna OA :
1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama
SDM.
2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris
dan pegawai administrasi.
3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan
mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
4.1.Tujuan Otomasi Perkantoran
Selama tahun-tahun pertama, OA dianggap sebagai cara untuk meningkatkan
produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik. Selanjutnya ternyata para manajer dan
profesional juga dapat memanfaatkannya. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata
untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.
OA Menjadi peralatan yang digunakan dalam pemecahan masalah. Dibandingkan dengan
media yang ditransmisikan dengan sistem komunikasi kantor manual, informasi OA tiba lebih
cepat, dalam bentuk yang lebih baik, dan dengan penampilan yang lebih menarik.
Kesimpulannya, informasi OA berkomunikasi lebih baik dan karenanya menyediakan informasi
yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Tujuan OA pada masa kini adalah sebagai berikut :
 Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya. Komputer tidak menggantikan
pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.
 Pemecahan masalah Kelompok.Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari
manajemen buatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
 Pelengkap–BukanPengganti.Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa
keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional–
percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dansejenisnya. OA
harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

9. 4.2. Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1. Pengolahan Kata (Word processing)
Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik (komputer) yang secara otomatis
menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak
dokumen (seperti surat, naskah buku, jurnal, paper, dsb). Sistem pengolah kata menggunakan
perangkat lunak yang disebut wordprocessor.
Beberapa software pengolah kata yang populer adalah MS-Word™ produk Microsoft,
Openoffice-Writer yang merupakan software gratis, dan WordPerfect™..
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik sangat populer dengan nama e-mail adalah penggunaan peralatan
elektronik (komputer) yang berada dalam suatu jaringan (seperti LAN atau Internet) untuk
menyampaikan surat ke komputer lainnnya.
Suatu perangkat lunak aplikasi digunakan untuk mengelola e-mail, misalnya Microsoft
Outlook dan Pegasus mail. Bentuk lain dari surat elektronik adalah pemakaian SMS (Short
Message System) pada telepon selular (ponsel), dimana penyedia layanan menyediakan mailbox
bagi setiap pelanggan, dan SMS secara otomatis dikirim ke ponsel penerima pada saat ponsel-nya
aktif.
3. Voice Mail
Voice mail serupa dengan e-mail, bedanya e-mail mengharuskan surat/pesan diketik
sedangkan voice mail mengharuskan pesan direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada
mailbox penerima pesan.
4. Lembar Kerja (Spreadsheet)
Lembar kerja (spreadsheet) adalah perangkat lunak yang bisa membantu pemakainya dalam
menyiapkan tabel-tabel dan grafik-nya. Lembar kerja ini terdiri atas sel-sel data yang disusun
dalam bentuk matriks, memiliki baris dan kolom. Kedalam sel bisa dituliskan angka maupun
teks.
Beberapa software lembar kerja terkenal adalah: MS-Exel™, Lotus 123™ dan
Openoffice.org.Calc. Berikut ini adalah interface dari Openoffice.org.Calc.
5. Kalender Elektronik (electronic calendar)
Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk mencatat, menyimpan,
dan meng-akses kalender acara / kegiatan para pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik
biasanya terpadu dengan software e-mail (misalnya Microsoft Outlook).
Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga memungkinkan kolaborasi jadwal
beberapa pimpinan/staff. Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa
diakses oleh orang lain.
6. Konferensi Audio
Konferensi audio (audio conferencing) adalah pemanfaatan fasilitas komunikasi suara dua
arah (telepon, PABX) untuk melakukan percakapan yang melibatkan lebih dari 2 orang secara
paralel, bersamaan. Berbagai kelebihan konferensi audio adalah sebagai berikut:
- Biaya peralatan untuk konferensi audio dapat terjangkau, karena umumnya organisasi sudah
memiliki fasilitas komunikasi suara.
- Pada umumnya orang lebih bebas mengemukakan pendapatnya bila tidak bertatap muka
langsung, berbicara hanya melalui telepon.
- Mengurangi biaya dan waktu transportasi untuk berkumpul disatu tempat, karena peserta bisa
berada ditempatnya masing-masing.
Ketika suatu konferensi audio akan dilakukan maka seseorang harus bertindak sebagai moderator
agar dapat mengatur pembicaraan dan dapat memberi kesempatan pada setiap peserta.

10. 7. Konferensi Video
Konferensi video (video conferencing) adalah pemanfaatan peralatan video (TV) untuk
mem-fasilitasi pertemuan para peserta konferensi dari lokasi geografis yang berjauhan. Walau
konferensi video bisa menghemat biaya perjalanan, banyak perusahaan tidak termotivasi untuk
menggunakan-nya hanya untuk alasan tersebut, tetapi lebih kepada kemungkinan melibatkan
peserta (staff dan manager) yang lebih banyak dari tempat berbeda untuk bisa ikut dalam
pengambilan keputusan.
8. Konferensi Komputer
Konferensi komputer menggunakan peralatan jaringan komputer untuk melaksanakan
konferensi video, konferensi audio, dan e-mail (konferensi text). Konferensi komputer biasa
disebut sebagai teleconference. Salah satu pemanfaatan konferensi komputer adalah distance
learning atau e-learning, dimana perkuliahan dapat dilakukan serentak dibeberapa kampus
(lokasi) yang secara geografis bisa sangat berjauhan.
9. Videotex
Videotex adalah pemanfaatan komputer untuk menampilkan berbagai informasi (terutama
teks) pada berbagai layar monitor agar banyak orang bisa melihatnya. Sebagai contoh monitor
yang menampilkan harga saham di Bursa Effek, atau melalui jaringan komputer ke monitor
beberapa orang, adalah pemakaian videotex.
10. Faksimili (Facsimile)
Faksimili sering disingkat menjadi FAX merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk
mengirim dokumen dari satu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin Fax pengirim
men-scan dokumen menjadi sinyal analog dan kemudian mentransmisikan sinyal ini melalui
saluran komunikasi (telepon), setelah sampai di tujuan mesin Fax penerima akan mengubah
sinyal ini menjadi cetakan dokumen pada kertas. Dewasa ini komputer dapat dilengkapi dengan
modem dan perangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat dengan
pengolah kata sebagai dokumen fax.
11. Kantor virtual (Virtual Office)
Adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun selama tempat tersebut
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunika elektronik.
 Keuntungan darikantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasiformal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusisosial
 Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah

11. 5. Transaction Procesing System (TPS) : Sistem Pemrosesan Transaksi
Transaction Processing Systems (TPS) Sistem informasi komputerisasi yang dikembangkan
untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan
inventarisasi. Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan
organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-data yang
dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai apa yang terjadi di
perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem
ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa interupsi sama sekali.Transaction processing
systems (TPS) berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan
bantuan mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems).
Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti
penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems
menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai
contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order
pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang
digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
alasan adanya system pemrosesan transaksi.
1. Pengumpulan Data : setiap organisasi yang ber-interaksi langsung dengan lingkungannya
dalam penyediaan jasa dan produk, pasti memerlukan sistem yang mengumpulkan data
transaksi yang bersumber dari lingkungan.
2. Manipulasi Data : data transaksi yang dikumpulkan biasanya diolah lebih dahulu sebelum
disajikan sebagai informasi untuk keperluan bagian-bagian dalam organisasi atau menjadi
bahan masukan sistem informasi yang lebih tinggi. Beberapa tugas manipulasi data adalah
sebagai berikut:
3. Klassifikasi : data dikelompokkan menurut kategori tertentu, misalnya menurut jenis
kelamin, menurut agama, menurut golongan, dsb.
4. Sortir : data diurutkan menurut urutan tertentu agar lebih mudah dalam pencarian data,
misalnya di-sortir menurut abjad nama, atau menurut nomer induk, dsb.
5. Perhitungan : melakukan operasi aritmetika terhadap elemen data tertentu, misalnya
menjumlahkan penerimaan dan pengeluaran setiap hari, atau menghitung jumlah hutang
pelanggan, dsb.
6. Pengikhtisaran : melakukan peringkasan data (summary) seperti sintesa data menjadi
total, sub-total, rata-rata, dsb.
7. Penyimpanan data : data transaksi harus di-simpan dan dipelihara sehingga selalu siap
memenuhi kebutuhan para pengguna.
8. Penyiapan dokumen : beberapa dokumen laporan harus disiapkan untuk memenuhi
keperluan unit-unit kerja dalam organisasi.
5.1.Karakteristik
* Volumedata yang di-proses relatif sangat besar.
* Kapasitas penyimpanan data (database) tentu sangat besar.
* Kecepatan pengolahan di-perlukan sangat tinggi agar data yang banyak bisa diperoses dalam
waktu singkat.
* Sumber data umumnya internal dan keluarannya umumnya untuk keperluan internal.
* Pengolahan data biasa dilakukan periodik, harian, mingguan, bulanan, dsb.
* Orientasi data yang dikumpulkan umumnya mengacu pada data masa lalu.
* Masukan dan keluaran terstruktur, data diformat menurut suatu standar.
* Komputasi tidak terlalu rumit.

12. 5.2.Teknik pengolahan data
* Batch processing : data yang diperoleh dari sumber data biasanya dikumpulkan atau ditumpuk,
lalu diproses pada waktu-waktu tertentu, misalnya data dikumpulkan antara jam 8:00 sampai
dengan jam 12:00, kemudian diproses mulai jam 14:00 sampai dengan jam 17:00.
* Online processing : data yang diperoleh dari sumber data langsung diproses pada saat diterima,
yang mungkin terjadi adalah antrian data untuk menunggu giliran, misalnya pemrosesan yang
dilakukan pada saat melakukan transaksi online di depan teller bank.
* Real-time processing : pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis,
penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data
hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.
* Inline processing : biasa juga disebut sebagai hybrid-processing, yaitu kombinasi antara batch-processing
dan online-processing. Misalnya pengolahan transaksi di supermarket, dimana
transaksi penjualan melalui POS (point of sale) langsung dilakukan (online), tetapi pengolahan
lebih lanjut tentang persediaan barang dilakukan setiap jam 10:00 malam.
Selain itu seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan teknologi internet maka
dilahirkan sistem client-server yang populer dengan nama On Line Transaction Processing
(OLTP). Prosedur pengolahan mirip dengan online-processing, perbedaan-nya adalah pada
teknologi jaringan. Online processing menggunakan arsitektur jaringan terpusat (host-based)
sementara OLTP menggunakan arsitektur client/server. Perkembangan dari OLTP melahirkan
Customer Integrated System (CIS) yaitu sistem OLTP dimana user/pengguna melakukan sendiri
transaksinya secara online, misalnya sistem mesin ATM (automatic teller machine), atau e-commerce
(perdagangan lewat fasilitas elektronik)
5.3. Komponen pemrosesan transaksi
1. Input
Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti
transaksi lainnya.Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan
pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari
desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu
transaksi.
Tujuan dari formulir :
1. Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
2. Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.
Kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan formulir biasa disebut sebagai Record
Management.
Pertimbangan dalam merancang formulir :
1. Menentukan kebutuhan formulir.
2. Merencanakan formulir yang akan dibuat.
3. Menentukan kuantitas kebutuhan formulir.
4. Mengawasi penggunaan formulir.
5. Menentukan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan.
6. Menentukan alat untuk meyortir dan menyimpan formulir.
2. Proses
Dalam sistem manual, proses disini terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi
kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data
kedalam file transaksi.

13. Jika perusahaan masih dalam skala kecil, maka dapat digunakan jurnal umum, tapi jika
perusahaan mulai membesar dan aktivitas perusahaan bertambah, tidak dapat lagi digunakan
jurnal umum, harus digunakan jurnal khusus. Misalnya, Jurnal pembelian, jurnal penjualan,
jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas.
Langkah Perancangan Jurnal
1. Identifikasi karakteristik transaksi.
2. Buat jurnal standar.
3. Merancang jurnal (kolomnya) berdasarkan jurnal standar.
3. Penyimpanan
Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini
menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari
jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”
Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master
menggunakan file transaksi.
Macam-Macam File penyimpanan :
1. Master File
Merupakan kumpulan catatan(record) yang bersifat tetap dan berisi data yang selalu
disesuiakan dengan keadaan. Dalam operasi manual master file setara dengan Buku Besar dan
Buku Besar Pembantu.
2. File Transaksi
kumpulan catatan transaksi yang terjadi yang digunakan untuk up-date master file. Dalam
operasi manual file transaksi ini sama dengan Jurnal.
3. File Indeks
Merupakan master file yang berisi data yang digunakan dalam proses menyesuaikan suatu
master file. C/ : file pelanggan (berisi No.Pelanggan, alamat, maksimum kredit, dll),
digunakan sebagai petunjuk untuk menyesuaikan file piutang (master file).
4. File Tabel
Suatu master file yang berisi data yang digunakan sebagai referens dalam memproses suatu
file. Biasanya berisi data yang bersifat tetap yang digunakan dalam perhitungan-perhitungan,
seperti file gaji karyawan yang digunakan untuk menyusun daftar gaji, file tarif pajak
penghasilan yang digunakan untuk menghitung potongan pajak penghasilan karyawan.
5. Keluaran
Terdapat berbagai macam jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain :
Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb.
5.4.Kelebihan dan kekurangan
 Keuntungan
keuntungannya adalah bahwa biasanya proses transaksi sangat cepat, biasanya tidak memakan
beberapa detik, namun, jika ada banyak file dalam antrian, waktu yang dibutuhkan untuk
memproses data mungkin mengambil panjang
 kekurangannya
membutuhkan biaya yang besar.