perbedaan administrasi kependudukan dengan sistem administrasi kependudukan harus dipahami dalam memudahkan pencatatan terkait kependudukan. kebijakan ini diperlukan untuk mendapatkan pengelolaan administrasi kependudukan yang berkualitas

1. PENCATATAN SIPIL
DALAM PENYELENGGARAAN
SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
DEPARTEMENDALAMNEGERI R.I.
DIREKTORATJENDERALADMINISTRASIKEPENDUDUKAN
Oleh:
DirekturPencatatanSipil
DisampaikanPada:
AcaraProgramRintisanSistemAdministrasiKependudukan(SAK)
Medan, 23 Mei 2006

2. DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI
I. PENDAHULUAN
Administrasi Kependudukan
Adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam
penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran
penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan informasi penduduk
serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan
pembangunan sektor lain.
Sistem Administrasi Kependudukan (SAK)
Merupakan jaringan pelayanan dan sarana informasi/komunikasi
data kependudukan bagi Pemerintah, Masyarakat dan Dunia
Usaha
1. Pengertian
Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan,
sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari
pengertian keempatnya di bawah ini :

3. I. PENDAHULUAN
Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan,
sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan dapat dilihat dari
pengertian keempatnya di bawah ini :
Pencatatan Sipil
Adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh
seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi
Penyelenggara Pencatatan Sipil
Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)
Adalah sistem informasi nasional untuk memfasilitasi pelayanan
penerbitan dokumen penduduk atau surat keterangan
kependudukan dan pengelolaan data hasil pendaftaran
penduduk dan pencatatan sipil dengan teknologi informasi dan
komunikasi
1. Pengertian -- lanjutan
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

4. I. PENDAHULUAN
2. Esensi Pembangunan Sistem Administrasi Kependudukan
Esensi membangun SAK adalah membakukan atau memantapkan
mekanisme penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan
pencatatan sipil terutama kelahiran, kematian, perkawinan dan
perceraian yang dilakukan berbagai instansi terkait didukung
dengan sistem informasi yang mampu menghimpun data penduduk
dengan tepat waktu dengan cakupan lengkap serta menyeluruh
dan dapat dimanfaatkan untuk penerbitan dokumen penduduk dan
pelayanan publik lainnya.
Untuk melaksanakan program rintisan SAK termasuk dalam
penyelenggaraan pelayanan, perlu diterapkan mekanisme yang
berisi persyaratan dan prosedur serta tatacara seperti yang telah
dituangkan dalam pedoman termasuk formulir-formulir pelayanan
dan blangko dokumen penduduk sekaligus langkah-langkah yang
harus ditempuh dalam pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan
pengelolaan informasi.
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

5. I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK
Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
penyelenggaraan sebagai berikut :
a. Pengembangan SAK merupakan sarana untuk menciptakan
sistem pengenal tunggal dalam dokumen penduduk
sebagaimana direkomendasi oleh MPR RI dalam TAP Nomor
VI/MPR/2002;
b. SAK ditujukan untuk menyediakan data kependudukan hasil
registrasi penduduk dan pencatatan sipil guna mendukung
pemerintahan, pelayanan publik dan pembangunan dalam era
otonomi;
c. Penerapan SAK merupakan langkah untuk mendorong setiap
penduduk secara tertib melaporkan dan memiliki dokumen
atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang
dialaminya;
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

6. I. PENDAHULUAN
3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK -- lanjutan
Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah
penyelenggaraan sebagai berikut :
d. Penyelenggaraan SAK diupayakan dapat :
- meningkatkan pemahaman penduduk atas manfaat
kepemilikan identitas penduduk dan dokumen
kependudukan
- mendukung pengintegrasian dan pertukaran data
penduduk antar lembaga yang melayani administrasi
kependudukan secara tertib dan berkesinambungan
- menjamin keamanan data individu yang terhimpun dalam
bank data dan dapat diakses dalam sistem jaringan
nasional
- mewujudkan perlindungan terhadap hak sipil dan hak
politik penduduk melalui penerbitan dokumen penduduk
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

7. I. PENDAHULUAN
4. Komparasi Administrasi Kependudukan
dengan Civil Registration
Penyelenggaraan administrasi
kependudukan di Indonesia dengan
rekomendasi penyelenggaraan civil
registration dari Perserikatan Bangsa-
Bangsa terletak pada re-grouping dan
cakupan peristiwa penting yang
direkomendasikan, sebagaimana di
dalam perbandingan berikut .
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

8. VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN
STRATEGI DITJEN. ADMMINDUK
VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN
STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI
KEPENDUDUKAN
A. VISI :
B. ’’TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DNG
PELAYANAN PRIMA MENUJU PENDUDUK
BERKUALITAS TAHUN 2015’’
B. MISI :
’’MENINGKATKAN KUALITAS PENGELOLAAN
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI TK. PUSAT
DAN DAERAH, SERTA MENGEMBANGKAN
POTENSI PARTISIPASI MASYARAKAT DLM
MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI

9.  Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk lebih
meningkatkan pelayanan kepada rakyat dlm
pengurusan dokumen penduduk, sekaligus
untuk meningkatkan kepemilikan dokumen
penduduk dlm memberikan perlindungan kpd
masyarakat melalui dokumen yg sah,
sekaligus menghimpun data penduduk secara
baik, benar dan terpercaya. Sehingga terwujud
suatu pemerintah yang efektiv dan
akuntabel.
KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG
ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

10. KOMPARASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN CIVIL
REGISTRATION
Capil (Indonesia) Vital Events
1. Birth (kelahiran)
2. Death (kematian)
3. Foetal Death (lahir mati)
4. Marriage (perkawinan)
5. Divorce (perceraian)
6. Annulment (pembatalan
perkawnan)
7. Judicial Separation (pisah
meja ranjang)
8. Adoption (pengangkatan
anak)
9. Recognition (pengakuan
anak)
10. Legitimation (pengesahan
anak)
Administrasi Kependudukan Civil Registration
1. Kelahiran
2. Kematian
3. Perkawinan
4. Perceraian
5. Pengangkatan Anak
6. Pengakuan Anak
7. Pengesahan anak
8. Perubahan
Kewarganegaraan
Dafduk (Indonesia)
• Pencatatan Biodata
• Pengurusan Identitas Penduduk
• Perpindahan Penduduk
• Pendaftaran kelahiran, kematian, lahir mati,
perkawinan, perceraian
• Imigrasi (status domisili)
Population Event
• Changes of Address
• Changes of Name
• Immigration (1st time reg)
• Granting/withdrawl of citizenship

11. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil
dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :
Pencatatan Sipil
Adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam
kehidupan seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi
Penyelenggara Catatan Sipil sebagai dasar penerbitan
kutipan akta.
Sistem Pencatatan Sipil
Sistem pencatatan sipil merupakan bagian dari sistem
pencatatan menyeluruh dalam sebuah negara, mencakup
segala bentuk pengaturan hukum, institusi dan teknik
pelaksanaan yang diperlukan untuk mewujudkan fungsi-
fungsi pencatatan sipil.
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

12. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil
dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :
(lanjutan)
Register Akta Catatan Sipil
Adalah daftar yang memuat data otentik mengenai peristiwa
penting yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat
berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku
Akta Catatan Sipil
Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah
yang menyelenggarakan pencatatan sipil (meliputi 5 jenis
yaitu akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan
pengakuan anak).
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

13. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipil
dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :
Kutipan Akta Catatan Sipil
Adalah kutipan data otentik yang dipetik sebagian dari
register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat
berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan
yang berlaku
(lanjutan)
Salinan Akta Catatan Sipil
Adalah salinan data otentik dari seluruh dari register akta
yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang
berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

14. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
2. Komponen Sistem Pencatatan Sipil di Indonesia
Sebagai sebuh sistem, komponen sistem pencatatan sipil di
Indonesia meliputi : dasar hukum, kelembagaan, aparatur,
prosedur, persyaratan, dan dokumen, sebagaimana
tergambar di bawah ini.
SISTEM
CAPIL aparatur
kelembagaan
prosedur
persyaratan
blangko
dokumen
Dasar hukum
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

15. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
3. Kaidah Universal Civil Registration
Kaidah universal civil registration yang direkomendasikan
oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa meliputi 3 (tiga) hal yaitu :
azas, fungsi dan norma.
a. Azas
- Universal
Pencatatan sipil dilaksanakan atas semua peristiwa
penting yang dialami penduduk pada semua wilayah
negara tanpa kecuali
- Permanen
Pencatatan sipil diselenggarakan pada sebuah sistem yang
permanen yang ditetapkan oleh negara
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

16. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Wajib
Pemerintah wajib menetapkan sebuah sistem yang
permanen untuk menyelenggarakan pencatatan sipil dan
setiap penduduk atas amanat hukum wajib melaporkan
setiap peristiwa penting yang dialaminya
- Terus menerus
Pencatatan sipil diselenggarakan secara
berkelanjutan/terus menerus untuk setiap peristiwa
penting yang dialami seseorang
a. Azas
-- lanjutan
DIT. PENCATATAN SIPIL
DITJEN MINDUK DEPDAGRI

17. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Hukum
Pencatatan sipil menghasilkan dokumen hukum bagi
seseorang, utamanya bagi status keperdataan seseorang
- Statistik
Pencatatan sipil memberikan pembuktian peristiwa
penting yang dialami seseorang, yang dalam
pencatatannya membantu pengumpulan data untuk
masukan statistik vital yang memberikan data bagi
perencanaan pembangunan
b. Fungsi
- Kerjasama
Merupakan fungsi kerjasama timbal balik antara sistem
pencatatan sipil dengan lembaga lain yang memerlukan
data pencatatan sipil untuk pelayanan publik

18. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
- Pengelolaan, operasionalisasi dan pemeliharaan
- Penyiapan kerangka hukum
c. Norma
- Komunikasi, informasi dan edukasi
- Komputerisasi
- Pengarsipan register dan pengeluaran data individu

19. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
4. Cakupan pencatatan sipil
Pencatatan sipil di Indonesia meliputi pencatatan atas
peristiwa penting :
a. Kelahiran
b. Kematian
c. Perkawinan
d. Perceraian
e. Pengangkatan Anak
f. Pengakuan Anak
g. Pengesahan Anak
h. Perubahan Nama
i. Perubahan Jenis Kelamin
j. Perubahan
kewarganegaraan

20. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
Prinsip pencatatan atas peristiwa penting dimaksud
dilaksanakan dengan prinsip sebagai berikut :
a. Pencatatan Kelahiran, didasarkan atas surat keterangan
penolong/orang yang mengetahui persalinan. Untuk anak
yang tidak diketahui asal usulnya, pencatatan kelahiran
didasarkan atas berita acara penemuan dari kepolisian.
b. Pencatatan Kematian, didasarkan atas surat keterangan
kematian dari dokter/petugas kesehatan atau penetapan
Pengadilan
c. Pencatatan perkawinan, didasarkan atas surat keterangan
perkawinan dari Pemuka Agama.
d. Pencatatan perceraian, didasarkan atas keputusan
Pengadilan

21. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
e. Pencatatan pengangkatan anak didasarkan atas penetapan
Pengadilan Negeri
f. Pencatatan pengakuan anak didasarkan atas surat
pengakuan ayah kandung yang disetujui oleh ibu kadung
g. Pencatatan pengesahan anak didasarkan atas pengesahan
perkawinan kedua orang tua kandung
h. Pencatatan perubahan nama didasarkan atas :
- Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM untuk
perubahan nama keluarga;
- Penetapan Pengadilan Negeri untuk perubahan nama
kecil

22. II. SISTEM PENCATATAN SIPIL
5. Prinsip pencatatan
i. Pencatatan perubahan jenis kelamin, didasarkan atas
penetapan Pengadilan
j. Pencatatan perubahan kewarganegaraan, didasarkan
keputusan Pengadilan

23. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
1. Metode
Pencatatan sipil dapat dilaksanakan dengan menggunakan
2 (dua) metode, yaitu manual atau menggunakan teknologi
informasi (komputerisasi)
2. Tahapan
Metode apapun yang digunakan, apakah dengan cara
manual atau menggunakan teknologi informasi, pencatatan
harus melalui tahapan :
- Pelaporan, yaitu penduduk yang bersangkutan datang untuk
melaporkan peristiwa penting yang dialaminya;
- Verifikasi, yaitu proses pencocokan data yang tertera dalam
dokumen persyaratan
- Validasi, yaitu proses pengujian kebenaran data yang tertera
dalam dokumen persyaratan
- Penerbitan akta

24. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Prosedur
Prosedur pencatatan sipil dilaksanakan melalui :
- Desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota : bagi
pencatatan kelahiran WNI, kematian, dan perkawinan
- Kabupaten/Kota : bagi pencatatan kelahiran WNA, perceraian,
pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak,
perubahan nama, perubahan jenis kelamin, perubahan
kewarganegaraan
b. Persyaratan
Persyaratan pencatatan sipil pada dasarnya meliputi :
- Persyaratan inti, yang merupakan dasar dilaksanakannya
pencatatan, sebagaimana didalam prinsip pencatatan
- Persyaratan dokumen kependudukan lain, seperti KTP, KK, dan
lain-lain.

25. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
3. Mekanisme
a. Formulir dan blangko
Jenis formulir pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :
- Formulir pelaporan
- Formulir permohonan
Jenis blangko pada intinya terdiri dari 2 (dua), yaitu :
- Blangko register akta
- Blangko kutipan akta
Yang terdiri dari 5 jenis, yakni :
- Akta kelahiran
- Akta kematian
- Akta perkawinan
- Akta perceraian
- Akta pengakuan anak

26. III. PROSES PENCATATAN SIPIL
4. Pemutakhiran
a. Pencatatan baru, yaitu yang dilakukan atas dasar terjadinya
sebuah peristiwa penting yang dialami oleh penduduk
Pemutakhiran data catatan sipil dapat dilakukan dengan
3 (tiga) cara, yaitu :
b. Perubahan akta
Perubahan akta dapat dilaksanakan atas permohonan
penduduk dengan atau tanpa penetapan pengadilan.
c. Pembatalan akta
Pembatalan akta dilakukan atas dasar penetapan
pengadilan karena ada kesalahan prosedur atau hukum
materiilnya

27. a. Pengkajian dan penyempurnaan peraturan pencatatan sipil
(Undang-Undang, PP, Keppres, Kepmen);
b. Konsolidasi format kelembagaan catatan sipil di Kabupaten/Kota;
c. Pengkajian dan penyusunan sistem, prosedur, standar pelayanan
pencatatan sipil;
d. Penciptaan tertib penyelenggaraan catatan sipil dengan
mengakomodasikan hak perdata yang tidak diskriminatif;
e. Peningkatan kualitas pelayanan pencatatan sipil melalui
peningkatan profesionalitas SDM, akuntabilitas dan transparansi
pelayanan;
f. Peningkatan cakupan pemilikan akta dan perubahan kualitas data
melalui program rintisan catatan sipil dengan SIAK;
g. Penerbitan format dan spesifikasi akta dengan standar nasional
IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI
CATATAN SIPIL
1. Arah Kebijakan Teknis

28. a. Membangun komitmen politis, kebijakan dan operasionalisasi
catatan sipil secara nasional.
b. Meningkatkan eksistensi Direktorat Pencatatan Sipil sebagai
pembina operasional penyelenggaraan catatan sipil
c. Membina kerjasama dengan instansi yang terkait dengan catatan sipil
di tingkat Pusat , Provinsi, Kabupaten/Kota.
e. Melaksanakan kegiatan pencatatan sipil melalui pendekatan piloting(
SIAK), pengkajian untuk penyusunan kebijakan teknis (studi kasus)
…………Lanjutan IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS
DAN STRATEGI CATATAN SIPIL
d. Menggalang kerjasama dengan LSM dan Masyarakat yang concern
dengan penyelenggaraan catatan sipil sebagai partnership
2. STRATEGI
f. Meningkatkan profesionalitas SDM perumus kebijakan dan pelaksana
teknis catatan sipil
g. Merintis upaya pembukaan kontak pengaduan masyarakat ( Hotline
Services) untuk peningkatan pelayanan catatan sipil di Kabupaten/Kota
h. Membangun “international Civil Registrasion NetWorking” dengan
Lembaga-Lembaga Internasional

29. V. Permasalahan Pencatatan Sipil dalam Kerangka SAK
1. Pada dasarnya permasalahan dalam catatan sipil
sama dengan permasalahan yang dijumpai dalam
administrasi kependudukan, yaitu landasan hukum,
kelembagaan,SDM,Sistem Informasi,
Terkonsentrasinya tempat pelayanan di Kab/Kota,
kesadaran masyarakat.
2. Selain 6 (enam) masalah mendasar tersebut,
permasalahan oprasional catatan sipil yang perlu
diperhatikan adalah:
a) Banyak dari Kab/Kota belum mempunyai Perda
tentang Penyelenggaraan Capil, yang ada baru
Perda tentang Retribusi Penggantian Biaya Cetak
Kutipan Akta
a. Permasalahan Dasar :

30. b) Komputerisasi yang dilaksanakan sekedar untuk
pelayanan belum menjurus kearah integrasi data
c) Belum terbangun koneksitas data antara Dinas Capil,
Pengadilan Negeri, Pengadilan Agama dan KUA.
d) Tersendatnya pelayanan catatan sipil pada daerah
terpencil, karena pelayanan terkonsentrasi di
Kab/Kota
e) Sangat dinamisnya mutasi /pergantian pejabat di
Dinas/Kantor Catatan Sipil.

31. b. Materi (contoh masalah fundamental)
1. Implikasi pencatatan karena beda asas
kewarganegaraan yg dianut antar negara
2. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan beda
kewarganegaraan;
3. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan
kontrak antara WNA dengan WNI.
4. Pencatatan perkawinan beda agama.

32. VI. PENUTUP
Program Rintisan SAK dapat terlaksana jika
semua pihak berperan aktif. Pengembangan
program rintisan SAK merupakan langkah awal
dalam mewujudkan tertib administrasi
kependudukan, termasuk tertib pencatatan sipil
dalam upaya pemenuhan hak-hak sipil
penduduk.