Prowadzenie dokumentacji sprzedażowej z wykorzystaniem programów komputerowych

2. 2

3. 3
SPIS TREŚCI
1. WPROWADZENIE ......................................................................7
2. WYMAGANIA WSTĘPNE .......................................................11
3. CELE KSZTAŁCENIA..............................................................15
4. KORESPONDENCJA HANDLOWA.......................................19
4.1. Dokumentacja związana z propozycją kupna - sprzedaży .........20
4.2. Dokumentacja związana z zamówieniem towarów i usług...... 29
4.3. Dokumentacja związana ze sprzedażą oraz dostawą towarów
i usług............................................................................................... 33
4.4. Dokumentacja reklamacyjna..................................................... 49
5. WYKORZYSTANIE PROGRAMU SUBIEKT GT
W SPRZEDAŻY PRODUKTÓW I USŁUG ................................55
5.1. Wprowadzenie stanu początkowego towarów w magazynie .... 59
5.2. Rejestrowanie zamówienia........................................................ 65
5.3. Sporządzanie faktury sprzedaży................................................ 68
6. WYKORZYSTANIE KASY FISKALNEJ W SPRZEDAŻY
PRODUKTÓW I USŁUG ..............................................................75
7. LITERATURA ............................................................................83

4. 4

5. 5

6. 6

7. 7
1. WPROWADZENIE
Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną dla jednostki
modułowej 333906.M2.J3. Prowadzenie dokumentacji
sprzedażowej z wykorzystaniem programów komputerowych
zawartej w modułowym programie nauczania dla zawodu
technik organizacji reklamy.
W poradniku zamieszczono:
 wymagania wstępne, stanowiące wykaz umiejętności,
jakie uczeń powinien mieć już ukształtowane,
 cele kształcenia, wykazujące umiejętności,
jakie ukształtujesz podczas pracy z poradnikiem,
 materiał nauczania, czyli podstawowe wiadomości
teoretyczne niezbędne do kształtowania
wyszczególnionych umiejętności z zakresu narzędzi
marketingowych: produktu i promocji.
W podrozdziałach materiał nauczania treści kształcenia
zostały zaprezentowane w sposób bardzo ogólny.
Podany zakres wiadomości powinien być wystarczający
do osiągnięcia celów kształcenia niniejszej jednostki
modułowej. Wskazane jest aby wiadomości poszerzyć
o literaturę ekonomiczną oraz instrukcje obsługi programu
Subiekt GT, kasy rejestrującej.
Właściwa obsługa procesów sprzedaży, odpowiednia
organizacja logistyki oraz towarzysząca im dokumentacja
stanowią kluczowe obszary w funkcjonowaniu
przedsiębiorstwa. Jakość procesów i dokumentów z nimi
związanych bezpośrednio wpływa na pozycję firmy na rynku,

8. 8
jej przychody i przepływ gotówki. Realizacjom dostawy
towarzyszą dokumenty, jak choćby listy przewozowe, kwity
paletowe czy wreszcie faktury. Dokumenty mają za zadanie
usprawnić proces logistyczny poprzez wiarygodne zbieranie
i przekazywanie informacji. Odpowiednie zorganizowanie
przepływu dokumentów może zredukować koszty
oraz przyspieszyć proces rozliczania dostawy, obsługi
reklamacji czy w końcu księgowania. W pracy wykorzystano
podstawowe marketingowe zwarte publikacje
oraz specjalistyczne publikacje prasowe.
Dziękuję za cenne wskazówki i wsparcie wszystkim,
którzy przyczynili się do powstania pakietu edukacyjnego.
Przy tworzeniu okładki wykorzystano wizerunek uczniów
Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych im. Józefa Nojego
w Czarnkowie: Jagody Kunz, i Bartosza Tuty.

9. 9

10. 10

11. 11
2. WYMAGANIA WSTĘPNE
Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej
uczeń powinien umieć:
 korzystać z różnych źródeł informacji,
 korzystać z technologii informacyjnych,
 zidentyfikować stanowiska pracy biurowej,
 obsłużyć biurowe urządzenia techniczne,
 obsłużyć komputer na poziomie podstawowym,
 pracować w grupie i indywidualnie.

12. 12

13. 13

14. 14

15. 15
3. CELE KSZTAŁCENIA
W wyniku realizacji treści podanych w poradniku
uczeń powinien umieć:
 A.26.2(6)1. porównać sposoby realizowania oferty
w różnych formach sprzedaży produktów i usług
reklamowych;
 A.26.2(6)2. dokonać analizy sposobów realizacji
zamówień stosowanych w reklamie w różnych
formach sprzedaży;
 A.26.2(6)3. przygotować dokumenty związane
z realizacją zamówienia;
 A.26.2(6)4. wykonać czynności związane z realizacją
zamówienia klienta dostosowane do formy sprzedaży
produktów reklamowych;
 A.26.2(7)5. sporządzić projekt umowy sprzedaży;
 A.26.2(8)1. rozróżnić dokumenty związane
ze sprzedażą produktów i usług reklamowych;
 A.26.2(8)2. sporządzić dokumenty sprzedaży
produktów i usług zgodnie z zasadami;
 A.26.2(8)3. sporządzić fakturę VAT, rachunek,
paragon i inne dokumenty dotyczące obsługi klienta
w różnych formach sprzedaży produktów i usług
reklamowych;
 A.26.2(9)1. rozpoznać programy komputerowe
stosowane w procesie sprzedaży usług i produktów
reklamowych;
 A.26.2(9)2 obsłużyć program komputerowy przydatny
do sprzedaży produktów i usług reklamowych.

16. 16

17. 17

18. 18

19. 19
4. KORESPONDENCJA HANDLOWA
Mianem korespondencji handlowej określa się
wszelkiego rodzaju pisma, jakie wymieniane są pomiędzy
podmiotami gospodarczymi, z których jeden jest dostawcą
a drugi odbiorcą. Korespondencja w sprawach handlowych
dotyczy przede wszystkim zawieranych transakcji kupna –
sprzedaży. Transakcja kupna – sprzedaży dochodzi do skutku
po ustaleniu przez dostawcę i odbiorcę przedmiotu dostawy
i jej warunków (rodzaj towaru, ilość, jakość, cena, rodzaj
opakowania). Korespondencja handlowa obejmuje
także warunki i termin dostawy oraz zapłatę należność
za towar.
Pełna korespondencja w sprawach handlowych
prowadzona jest w czterech fazach:
 I faza – propozycja kupna – sprzedaży,
 II faza – zamówienie,
 III faza – dostawa,
 IV faza – weryfikacja dostawy.
Nie wszystkie fazy są jednak obowiązkowe.
Korespondencja zwykle ogranicza się do trzech pierwszych.
Czwarta ma miejsce, gdy w dostawie towaru wystąpią wady
ilościowe lub jakościowe. Konsekwencją jest wtedy złożenie
reklamacji i odpowiedź na nią. Czasami pomijana
jest też pierwsza a nawet druga faza.

20. 20
Korespondencja handlowa obejmuje dwie grupy pism:
 dokumenty typowe dla różnych transakcji kupna-
sprzedaży, z których znaczna część sporządzana
jest na powszechnie obowiązujących formularzach,
 dokumenty indywidualne dla poszczególnych
transakcji, sporządzane z reguły na blankietach
listowych.
4.1. Dokumentacja związana z propozycją
kupna - sprzedaży
W tej fazie korespondencja prowadzona jest pomiędzy
potencjalnymi dostawcami i odbiorcami. Dotyczy informacji
o towarze i warunkach dostawy oraz płatności.
W pierwszej fazie korespondencji handlowej
występują następujące pisma propozycji kupna - sprzedaży:
 pismo informacyjne,
 zapytanie o ofertę,
 oferta i list intencyjny.

21. 21
Pismo informacyjne kieruje dostawca do różnych
potencjalnych odbiorców opisując towary lub usługi,
które chce sprzedać. Ma ono na celu zorientowanie
przyszłych odbiorców w asortymencie towarów
proponowanych do sprzedaży, w cenach, warunkach dostawy
i płatności. Pismo informacyjne nie jest wiążące. Sporządza
się je na blankietach korespondencyjnych. Pismo
informacyjne można wysłać drogą tradycyjną
lub elektroniczną.
Pismo to zawiera trzy podstawowe elementy pisma:
 opis towarów,
 warunki i terminy dostawy,
 warunki i terminy płatności.
Zapytanie o ofertę kieruje odbiorca do różnych
potencjalnych dostawców. Pismo to ma na celu
zorientowanie odbiorcy o cenach, warunkach dostaw
i płatności poszukiwanych towarów. Odbiorca informuje
w nim o towarach, których poszukuje i jednocześnie zachęca
dostawców do składania ofert. Nie wiąże ani nadawcy,
ani adresata. Sporządza się je na blankietach
korespondencyjnych. Zapytanie ofertowe powinno zawierać:
 informacje o poszukiwanych towarach,
 opis warunków i terminów dostawy, jakie odbiorca
może zaakceptować,
 warunki i terminy płatności, jakie odpowiadają
odbiorcy,
 prośbę o przysłanie aktualnej oferty.

22. 22
Przykład zapytania ofertowego
Proszę o wycenę ulotek:
 Format A5
 Papier kredowy (gramatura 130g/m2 – błysk)
 Zadruk z dwóch stron w kolorze
 Projekt własny
 Ilość: 5000 szt.
Oferty proszę składać do: 01.10.2013r.
Termin realizacji: 07.11.2013r.
Proszę o podanie ceny netto uwzględniając koszty wysyłki
do Poznania. Proszę o oferty z całej Polski, jednak
preferowane będą oferty z Poznania lub okolic.
Nie wykluczamy stałej współpracy. Kryterium wyboru oferty
to cena oraz możliwie krótki czas realizacji.
Składanie zapytania ofertowego dla sektora
publicznego jest zadaniem bardziej wymagającym.
W przypadku ofert składanych na mocy ustawy - Prawo
zamówień publicznych zapytanie składane jest w formie,
określonej ustawą, specyfikacji istotnych warunków
zamówienia. Przepisy tej ustawy określają m. in.:
 sposób organizacji postępowania o udzielenie
zamówienia oraz warunki udziału
w postępowaniu,
 kryteria wyboru trybu postępowania,
 terminy, wadia,
 opis sposobu przygotowania i kryteria oceny
ofert,
 protesty, odwołania, skargi.

23. 23
Oferta to rodzaj pisma, w którym zamieszcza
się szereg szczegółowych informacji na temat produktów,
ich cen, warunków dostaw, ewentualnych upustów
i warunków zapłaty. Oferta może zawierać obok tekstu,
rysunki, schematy, zdjęcia. Może być uzupełniona próbkami
czy wzorami. Ofertę wysyła się w odpowiedzi na zapytanie
o ofertę, bądź jako samoistne pismo kierowane do jednego
lub wielu potencjalnych odbiorców. Oferta jest wiążącą
propozycją sprzedaży lub kupna towarów lub świadczenia
usług na określonych warunkach i w oznaczonym terminie,
skierowaną do potencjalnych nabywców lub dostawców.
Odgrywa bardzo ważną rolę w procesie obsługi rynku.
Często jest odpowiedzią dostawcy na zapytanie o ofertę.
Wyróżnia się następujące rodzaje ofert:
 oferta wiążąca – zawiera termin ważności,
 oferta wywołana – złożona na wniosek,
np. w odpowiedzi na zapytanie o ofertę.
 oferta warunkowa – zawiera warunki, od spełnienia
których uzależnione jest zawarcie transakcji
np. uzyskanie licencji eksportowej, pozwolenia
na sprzedaż napojów alkoholowych,
 oferta uzupełniająca – zgłaszana już w trakcie
negocjacji, stanowi rozwinięcie, uzupełnienie
lub aktualizację poprzedniej oferty.
Czasami stosowana jest też oferta otwarta –
niewiążąca. Nie wiąże ona stron, gdyż nie ma w niej terminu
ważności. Właściwie, z uwagi na brak charakteru wiążącego,
jest listem akwizycyjnym.

24. 24
Istotną cechą oferty jest jej wiążący charakter
i to dla obu stron, czyli dostawcy i odbiorcy. Jeśli oferta
została przyjęta w terminie w niej określonym (termin
ważności oferty) i odpowiedź na ofertę została wysłana
na piśmie, to obie strony nie mają już możliwości wycofania
się z transakcji. Oznacza to, że ani dostawca nie może
odmówić dostawy oferowanego towaru, ani odbiorca
nie może odmówić przyjęcia i zapłaty za zamówiony towar.
Przyjęcie oferty rodzi podobne skutki prawne jak umowa
o dostawę.
Oferta handlowa powinna zawierać następujące
elementy:
 strona pierwsza – tytuł dokumentu oraz nazwa
firmy, do której jest kierowana. Na pierwszej stronie można
zawrzeć także dane, z kim powinien kontaktować
się odbiorca dokumentu w przypadku dodatkowych pytań,
datę sporządzenia oraz ważności oferty oraz w stopce
dokumentu informacje kontaktowe, NIP, KRS, kapitał
zakładowy,
 spis treści – jeżeli dokument ma kilka części,
 krótkie informacje o firmie,
 portfolio klientów (logotypy) oraz pisemne
referencje,
 case study opisujące doświadczenia innych firm
z zakupu / wdrożenia rozwiązań,
 opis pełnego zakres usług. Nawet jeśli
proponujemy tylko jeden produkt, warto także
przedstawić pełną ofertę pod kątem przyszłego
cross-sellingu lub up-sellingu,

25. 25
 główne korzyści,
 cennik, wstępną wycenę lub zakres cen
dla poszczególnych produktów,
 informacje o sposobie realizacji zamówień,
harmonogram, sposoby płatności,
 zastrzeżenia prawne, gwarancje,
 specyfikacje techniczne, zdjęcia i szczegółowe
opisy produktów,
Jeśli zapytanie ofertowe nie precyzowało chęci
złożenia zamówienia i prośbę o cenniki oferta musi zawierać
cenę. W praktyce cenniki są często wysyłane
wraz z materiałami informacyjnymi czy reklamowymi.
Należy zwrócić uwagę, że ceny podawane w ofercie z reguły
nie są wiążące. Oferta często zawiera zwrot – ceny podlegają
zmianom. Wiążąca cena jest w przypadku, gdy w ofercie
jest sprecyzowany okres ważności, np. wiążąca przez 30 dni.
W przypadku korespondencji, w której nadawca zwraca się
z zapytaniem o cenę i warunki zamówienia, należy podać
wyczerpujące informacje. W praktyce każdy dostawca
towaru określa ważność oferty. Jest to związane z dbałością
o wiarygodność i reputację własnej firmy jako partnera
handlowego. Oferty precyzujące okres ważności,
jak i bezterminowe, są jedynie deklaracją woli ze strony
składającego ofertę i nie są obowiązujące w świetle prawa.
Składający ofertę może podawać ceny netto lub brutto.
Ceny netto nie zawierają żadnych dodatkowych kosztów
np. transportu, ubezpieczenia lub VAT. Ceny brutto
zawierają dodatkowe koszty, które musi pokryć kontrahent.

26. 26
Przyjęcie oferty może wiązać się z negocjowaniem
warunków, w trakcie których przedstawia się propozycje
i kontrpropozycje, stawia się nowe warunki i dokonuje
ustępstw. Celem negocjacji jest osiągnięcie porozumienia,
które jest zwykle kompromisem. W przypadku
gdy kontrahent chce zawrzeć umowę, a nie odpowiadają
jemu warunki oferty może wystąpić z kontrofertą.
Oferty sporządza się na blankietach korespondencyjnych
(reklamowym lub zwykłym).
Oddzielną kategorię ofert, które nie są odpowiedzią
na zapytanie ofertowe są listy ofertowe, które firmy rozsyłają
do wybranych przez siebie potencjalnych klientów.
Celem takich działań jest promocja przedsiębiorstwa,
reklama towaru lub usługi. Z reguły nie są wysyłane
samodzielnie lecz towarzyszy im folder reklamowy.
Nie zawierają wszystkich szczegółów i informacji na temat
oferowanego towarów czy usługi. Rolę szczegółowego
informatora przejmują załączone materiały reklamowe.
Bardzo często załącza się również gotowy formularz
zamówienia. Listy ofertowe w miarę możliwości powinny
być adresowane imiennie. Wzbudza to zaufanie i dodatkowo
zachęca odbiorcę do zainteresowania się oferowanym
towarem lub usługą.
List intencyjny pojawia się dopiero w fazie znacznego
zaawansowania negocjacji umownych, a celem
jego jest przekazanie intencji jednej ze stron. Ma za zadanie
ponownie pobudzić negocjacje, jeśli wcześniej z jakiegoś
powodu utknęły w martwym punkcie. Nie ma charakteru
wiążącego. Ogólnie można powiedzieć,

27. 27
że jest jednostronnym oświadczeniem woli, skierowanym
na piśmie w trakcie negocjacji umownych przez jedną
ze stron do drugiej. Jest szczególnie przydatny
w długotrwałych negocjacjach, przy zawieraniu poważnych
i skomplikowanych umów, w które oprócz zainteresowanych
stron, zaangażowane są też inne podmioty,
np. podwykonawcy, poręczyciele czy kredytodawcy. Ważny
jest także wtedy, gdy powodzenie transakcji zależne
jest od czynników zewnętrznych, np. uzyskania kredytu.
Właśnie wysłanie listu intencyjnego jest najlepszym
sposobem wznowienia negocjacji po ich wcześniejszym
przerwaniu. Sporządza się go co najmniej w 2 egzemplarzach
i oba (oryginał i kopię) wysyła się do drugiej strony w celu
uzyskania na kopii akceptacji propozycji zawartych w liście,
czyli tzw. podpisania listu intencyjnego. Podpisaną kopię
listu adresat zwraca nadawcy, a oryginał pozostawia sobie.
Podpisanie listu nie musi oznaczać akceptacji propozycji
zawartych w liście.
Z faktu, że pismo to ma charakter listu wynikają
następujące zasady:
 adresujemy go imiennie do dyrektora firmy,
z którą prowadzi się negocjacje, pisząc pełne
imię, nazwisko, tytuły i stanowisko,
 w miejscu określenia sprawy umieszcza
się zwrot grzecznościowy,
 na zakończenie umieszcza się zwrot
pożegnalny.
Treść listu intencyjnego powinna zawierać
następujące elementy:

28. 28
 podziękowania dla partnera za wcześniejsze
spotkania, na których negocjowano umowę,
 podsumowanie uzgodnionych już wcześniej
warunków przyszłej umowy, czyli podanie
warunków, co do których nie było zastrzeżeń
żadnej ze stron,
 wskazanie adresatowi, co należy jeszcze zrobić,
aby doprowadzić do pozytywnego zakończenia
sprawy, czyli przedstawienie propozycji
w tym zakresie,
 poinformowanie adresata o oczekiwaniu
na potwierdzenie treści listu,
czyli tzw. podpisanie listu intencyjnego,
 podanie okresu, w którym dana intencja
jest ważna – jest to tzw. termin ważności listu
intencyjnego,
Treść listu intencyjnego powinna kończyć się utwierdzeniem
adresata w przekonaniu, że nadawca listu nadal
ma szczery zamiar zawarcia umowy i będzie do tego
zmierzał. Zasadniczo, nawet podpisany, list intencyjny
nie ma charakteru wiążącego strony. Jest tylko wyrażeniem
woli zawarcia wiążącej umowy. Czasem jednak naruszenie
postanowień listu, np. przez prowadzenie równoległych
negocjacji z konkurencją w tej samej sprawie,
może prowadzić do odpowiedzialności w ramach
„negatywnego” naruszenia interesu umowy i zapłaty
odszkodowania stronie przeciwnej.

29. 29
4.2. Dokumentacja związana
z zamówieniem towarów i usług
Drugą fazą występującą w korespondencji handlowej
jest proces związany z zamówieniem towarów lub usług.
Stosunki handlowe między dostawcą a odbiorcą
nawiązywane są na podstawie: umowy o dostawę,
zamówienia towaru lub usługi.
Umowa o dostawę to umowa w formie aktu
podpisanego przez dostawcę i odbiorcę
lub ich pełnomocników, pisemne potwierdzenie
przez odbiorcę warunków proponowanych w ofercie,
złożenie zamówienia potwierdzonego przez dostawcę.
W przypadku większych i poważniejszych zamówień,
planowanych inwestycji, nie wystarczy tylko zamówienie
i jego potwierdzenie lub bezpośrednia realizacja często
podpisuje się również list intencyjny.
Dokument umowy o dostawę jest sporządzany
w formie aktu na papierze bez nadruku i zawiera:
 dokładne informacje o towarze lub usłudze,
tj. określenie rodzaju, gatunku, ilości, ceny itp.,
 informacje dotyczące stron transakcji handlowej
(nazwy, adresy, konta bankowe),
 NIP, Regon, telefon, fax,
 warunki dostawy,

30. 30
 warunki płatności,
 warunki reklamacji.
Po uzgodnieniu przedmiotu i warunków transakcji,
odbiorca składa zamówienie. Jest to dokument stanowiący
zobowiązania odbiorcy do zakupienia wymienionych
towarów na podanych warunkach oraz do odbioru towaru
i zapłacenia należności. Jest to pismo sporządzane
przez odbiorcę towaru często na specjalnym druku. Treść
zamówienia powinna zawierać:
 dokładne określenie towaru (nazwę towaru
lub usługi, jednostki miary, ilość, ceny
jednostkowe),
 ogólną sumę do zapłaty napisaną cyframi i słownie,
 warunki i termin dostawy oraz zapłaty.
Dostawca może przyjąć zamówienie do realizacji
lub też odmówić jego przyjęcia. Zamówienie
może być sporządzone w dwóch egzemplarzach
na formularzu, blankiecie korespondencyjnym lub papierze
bez nadruków. Bardzo często wykorzystuje się tabelę.

31. 31
Wzór zamówienia

32. 32
Dostawca produktu, po otrzymaniu zamówienia,
potwierdza fakt przyjęcia go do realizacji. Potwierdzenie
takie może również wysłać klient. Potwierdzenie
to jest jednoznaczne z tym, że pomiędzy dostawcą
a odbiorcą zawarta została umowa kupna-sprzedaży, na mocy
której dostawca zobowiązuje się do terminowego
dostarczenia produktu, a odbiorca do zapłacenia ceny
za dostarczony produkt. Potwierdzenie przyjęcia
zamówienia do realizacji składa się czterech części:
 wstęp, który zawiera zwrot grzecznościowy,
 część zasadnicza, w której umieszcza
się m.in. akceptację warunków płatności,
 zakończenie,
 podpis.
Wzór potwierdzenia przyjęcia zamówienia

33. 33
4.3. Dokumentacja związana
ze sprzedażą oraz dostawą towarów i usług
Prowadzenie działalności i sprzedaż towarów
lub usług wymaga udokumentowania i ewidencjonowania
zarówno dla własnych potrzeb księgowych, rozliczeń
z urzędem skarbowym, jak i kontrahenta. Rodzaj dokumentu
sprzedaży, jaki powinien wystawiać sprzedawca jest ściśle
określony przepisami prawa. Podstawowymi dokumentami
sprzedaży są rachunek oraz faktura VAT. Zdarza się, że firmy
zanim dojdzie do sprzedaży podpisują umowę
np. o świadczenie usług reklamowych. Umowa taka powinna
zawierać następujące elementy:
 nazwę dokumentu,
 dane zamawiającego/kupującego,
 dane sprzedającego/ wykonującego usługę,
 przedmiot umowy,
 czas trwania,
 sposób wykonania umowy,
 zasady współpracy,
 odpowiedzialność,
 wynagrodzenie i sposób płatności,
 prawa autorskie,
 podpisy.

34. 34
Najczęściej sporządzanym dokumentem związanym
ze sprzedażą oraz dostawą towaru jest faktura VAT.
Jest to dokument sprzedaży wystawiany przez dostawcę
towaru, który jest zarejestrowanym podatnikiem VAT.
Fakturę VAT wystawia się co najmniej
w dwóch egzemplarzach. Faktury VAT muszą
być numerowane w taki sposób, aby każda z nich miała
jeden niepowtarzalny numer jednoznacznie
ją identyfikujący. Faktura VAT stanowi podstawę
do zapłaty należności. Elementy jakie powinna zawierać
faktura VAT, uprawnionych do jej wystawiania
a także terminy jej wystawiania, przypadki
wystawiania faktur VAT w 3 egzemplarzach szczegółowo
regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku
niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu
ich przechowywania oraz listy towarów i usług,
do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku
od towarów i usług /Dz. U. z 2011 r. nr 68 poz. 360
ze zm. Dz. U. z 2012 r. nr 0 poz. 1428/. Sposób
i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej
określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur
w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania
oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu
lub organowi kontroli skarbowej /Dz. U. z 2013 r.,
poz. 1528/.

35. 35
Najczęściej stosowana faktura VAT powinna zawierać
następujące elementy:
 nazwę i adres dostawcy i odbiorcy, ich NIP-y (Numery
Identyfikacji Podatkowej),
 numer faktury,
 miejsce i datę wystawienia,
 datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów
lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona
i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku
sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać
na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
 sposób i termin zapłaty,
 datę sprzedaży,
 informacje o sprzedanym towarze: określenie nazwy
towaru, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową
netto, wartość netto, należny podatek VAT (procent
i kwota), wartość towaru brutto, łączną wartość towaru
netto i brutto oraz podatku VAT ogółem
i wg poszczególnych stawek podatku, rodzaj
opakowania,
 kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze
otrzymanie należności, o ile nie zostały
one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
 stawkę podatku,
 kwotę należności ogółem
Faktury VAT mogą również wystawiać zarejestrowani
podatnicy VAT zwolnieni.

36. 36
Faktura wystawiona ponownie np. w wyniku zniszczenia
lub zagubienia zawiera wyraz „DUPLIKAT” oraz datę
jej wystawienia.
Dostawcy, którzy nie są podatnikami VAT
oraz podatnicy VAT posiadający zwolnienia podmiotowe,
dla udokumentowania sprzedaży wystawiają rachunki.
Rachunek powinien być wystawiony w ciągu 7 dni od daty
sprzedaży towaru lub dnia zgłoszenia żądania
jego wystawienia. Jeżeli żądanie zostało zgłoszone
po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru
lub usługi podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku.
Rachunek wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach,
z czego jeden pozostawia sobie sprzedawca, a drugi
otrzymuje kupujący. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra
Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania
odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej,
a także zakresu informacji, które muszą być zawarte
w rachunkach / Dz. U. 2005 nr 165 poz. 1373 ze zm. Dz. U.
z 2008 r nr 236 poz. 1633; Dz. U. z 2011 r nr 40 poz. 204/
rachunek powinien zawierać:
 nazwę adres sprzedawcy oraz kupującego,
 miejsce i datę wystawienia,
 numer kolejny rachunku,
 określenie rodzaju i ilości towarów lub opis
wykonanej usługi oraz cen jednostkowych ,
 ogólną wartość do zapłaty wyrażoną liczbowo
i słownie,

37. 37
W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu
lub zaginął ponownie wystawiony rachunek zawiera również
wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego
wystawienia.
Jeżeli klient dokonuje zwrotu zakupionych towarów
lub stwierdzono wystąpienie pomyłki w cenie, stawce,
czy kwocie podatku a faktura już dawno została wydana
sprzedający wystawia fakturę korygującą.
Wymagane są następujące informacje:
 wyraz korekta lub faktura korygująca w tytule,
 numer kolejny i data jej wystawienia,
 wszystkie dane z faktury, która ma być skorygowana,
 kwota podwyższenia lub obniżenia ceny bez podatku,
 kwota podwyższenia lub obniżenia podatku VAT,
 podpis osoby upoważnionej do wystawienia.
Dokumentem korygującym jest także nota korygująca,
która wystawiana jest w przypadku błędu na fakturze VAT.
Jej wystawienie możliwe jest jedynie w sytuacji, gdy błędy
dotyczą tylko nazw i adresów podmiotów względnie
oznaczenia sprzedawanych produktów. Notę korygującą
wystawić może jedynie nabywca towaru lub usługi
i wyłącznie w przypadku wad nie dotyczących kwot,
pojawiających się na fakturze. Nota korygująca wymaga
akceptacji wystawcy faktury. Noty korygujące powinny
zawierać wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”.

38. 38
Wzór noty korygującej
Paragon fiskalny – wydrukowany dla nabywcy
przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument
fiskalny z dokonanej sprzedaży.
Jeżeli nabywca nie potrzebuje faktury VAT lub rachunku,
w momencie, kiedy dokonywana zostaje sprzedaż towaru
bądź też jakiejkolwiek usługi, sprzedający ma obowiązek
wydać kupującemu oryginał paragonu fiskalnego,

39. 39
który zostaje wydrukowany przez kasę fiskalną.
Na takim dokumencie obowiązkowo muszą się znaleźć:
 pełna nazwa, pod jaką figuruje dana działalność
gospodarcza,
 i/lub imię i nazwisko podatnika, czyli sprzedającego,
 pełny adres miejsca, gdzie dana działalność
jest prowadzona,
 numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)
 numer wydruku,
 pełna data oraz czas wykonanej transakcji,
 nazwa danego towaru lub też przeprowadzonej usługi
oraz cena i ilość zakupiona.
Paragon fiskalny nie jest autentyczny jeśli nie posiada
podanej kwoty podatku od zakupionego towaru lub usługi,
a także łącznej kwoty podatku i należności. Bardzo ważne
jest to, że na paragonie musi koniecznie być oznaczenie
waluty w jakiej dany towar został sprzedany. Na paragonie
musi znajdywać się ponadto poszczególny numer kasy
oraz oznaczenie, który kasjer dokonywał transakcji.
Jest to bardzo ważne w przypadku reklamacji, ponieważ
aby została ona uwzględniona niezbędne jest okazanie
paragonu fiskalnego.
Po przygotowaniu dostawy, gdy odbiorca sam odbiera
towar, dostawca wysyła do niego zawiadomienie o odbiorze
towaru. Jest to krótkie pismo informujące odbiorcę o rodzaju
towaru, miejscu, dacie i godzinie jego odbioru.

40. 40
Wzór zawiadomienia o odbiorze towaru

41. 41
Jeśli dostawca sam wysyła towar, transportem własnym
lub obcym, to jego obowiązkiem jest wysłanie do odbiorcy
awiza.
Awizo jest to pismo, w którym dostawca informuje odbiorcę
o wysyłce towaru. Treść awiza powinna zawierać:
 datę wysyłki,
 przewidywaną datę dotarcia towaru do odbiorcy,
 miejscowość nadania, miejscowość przeznaczenia,
 numery dokumentów przewozowych – nr karty
drogowej lub listu przewozowego,
 numer środka transportu (wagonu lub samochodu),
 określenie towaru, w tym szczególnie rodzaju
i charakterystycznych cech opakowania (nazwa, ilość
itd.).
W zależności od tego czy towar zostanie dostarczony jednym
transportem czy kilkoma wypełniane są różne dokumenty.
Przy dostarczeniu towaru kilkoma transportami
dokumentami, które towarzyszą wysyłce są:
 specyfikacja wysyłkowa, która powinna zawierać
numer, miejsce i datę sporządzenia, informacje
o dostawcy i odbiorcy, informacje o środku transportu,
informacje o towarze (określenie towaru, jego indeks,
jednostki miary, ilość wydaną, cenę, wartość, rodzaj
opakowania), podpisy.

42. 42
Wzór specyfikacji wysyłkowej
 dowód dostawy to dokument, który może zostać
wystawiony kupującemu przez akwizytora
lub pracownika dostawcy, który pojawił
się w siedzibie przedsiębiorstwa z określonym
towarem. Wystawia się go w chwili dostarczenia
towaru do klienta.

43. 43
Wzór dowodu dostawy
 Wz (wydanie zewnętrzne) jest dokumentem
na podstawie, którego magazyn wydaje klientowi
towar. Na podstawie wypełnionego wydania
zewnętrznego przedsiębiorca sporządza fakturę.
Dokument Wz powinien zawierać:
- dane firmy wydającej towar z magazynu,
- dane osoby/firmy, której towar jest wydawany,
- ilość,
- cenę jednostkową,
- jednostkę miary (szt./kpl, /mb),
- podpis osoby odbierającej towar,
- podpis osoby zatwierdzającej dokumentację,

44. 44
- bieżący numer dokumentu,
- podpis osoby wydającej towar,
- łączną wartość towaru,
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia
dokumentu,
- datę wystawienia dokumentu i datę wydania
towaru.
Wzór wydania zewnętrznego

45. 45
Oryginały opisanych dokumentów wraz z kopią
wysyła się razem z towarem do odbiorcy.
Kopia, po potwierdzeniu na niej odbioru towaru, wraca
do dostawcy. Potwierdzone kopie są podstawą
do wystawienia faktury.
Z uwagi na to, że istnieje ryzyko, iż wysłane
dokumenty zaginą lub też ich kopie nie wrócą do dostawcy,
zaleca się, aby sporządzać je w trzech egzemplarzach.
W tej sytuacji jedna z kopii na pewno pozostanie u dostawcy.
Przewiezienie zakupionych towarów można zlecić
firmie transportowej. Jeżeli przewoźnikiem jest PKP,
nadawca przesyłki zobowiązany jest wystawić
list przewozowy wypełniany przez nadawcę na specjalnym
formularzu. Zawiera on następujące informacje:
 miejsce nadania i miejsce przeznaczenia,
 nazwę i adres odbiorcy i nadawcy,
 nazwę przesyłanego towaru, jego ilość i wagę,
 rodzaj opakowania.

46. 46
Wzór listu przewozowego
Jeżeli towar przewożony jest transportem
samochodowym - nadawca przesyłki wypełnia zlecenie
przewozu. Zlecenie przewozu wypełniane jest na blankiecie
listowym, rzadziej na formularzu. Zawiera ono następujące
informacje:
 rodzaj zamawianego środka transportowego,

47. 47
 rodzaj przewożonego ładunku i jego wagę,
 rodzaj opakowania,
 nazwę odbiorcy i dostawcy oraz miejsce odbioru
przesyłki.
Dokument stosowany przy dostawie towaru to dowód
przyjęcia. Jest on sporządzany przez odbiorcę w celu
faktycznego stwierdzenia zgodności otrzymanej przesyłki
z zamówieniem w sytuacji gdy wraz z towarem
nie dostarczono żadnych dokumentów lub gdy dostarczono
dowód ale w jednym egzemplarzu i po potwierdzeniu
na nim odbioru towaru, zabiera go przedstawiciel dostawcy.
Sporządzenie tego dokumentu uzależnione jest od uzgodnień
przełożonego i dostawcy. Dowód przyjęcia sporządzany jest
na podstawie komisyjnego ustalenia ilości i jakości
dostarczonego towaru. Sporządza się go w dwóch
egzemplarzach.
W przypadku stwierdzenia braków ilościowych
czy jakościowych towaru, sporządza się protokół różnic,
który stanowi podstawę do wniesienia reklamacji.

48. 48
Wzór zlecenia przewozu

49. 49
4.4. Dokumentacja reklamacyjna
Czwarta faza korespondencji handlowej,
czyli weryfikacja dostawy, w przeciwieństwie do trzech
pierwszych, nie zawsze występuje. Ma miejsce
tylko wówczas, gdy otrzymany towar nie odpowiada
warunkom zamówienia czy umowy. Sporządza się wówczas
protokół, który jest podstawą do wniesienia reklamacji.
Protokół odbioru jakościowego lub ilościowego powinien
być sporządzony komisyjnie. Na jego podstawie sporządza
się dokument zwany reklamacją. Jest to pismo,
w którym odbiorca formułuje swoje zastrzeżenia i uwagi
do towaru oraz wysuwa żądania wobec dostawcy.
Treść reklamacji składa się z dwóch części:
 zgłoszenie uwag i zastrzeżeń do dostarczonego
towaru, czyli jego wad ilościowych i jakościowych,
 zgłoszenie żądań związanych z tymi uwagami
i zastrzeżeniami, które mogą przybierać formę:
odstąpienia od umowy, zwrotu dostarczonych
towarów i jednocześnie zwrotu zapłaconej sumy,
dosłania w wyznaczonym terminie brakujących
towarów, wymiany towaru wadliwego na wolny
od wad, obniżenia ceny towaru proporcjonalnie
do rodzaju i wielkości wad.

50. 50
Wzór formularza reklamacyjnego

51. 51
Dostawca po otrzymaniu reklamacji przyjmuje
ją lub odrzuca, sporządzając pismo zwane odpowiedzią
na reklamację, w którym dostawca ustosunkowuje się
do stawianych mu przez odbiorcę zarzutów i żądań
w reklamacji. Przedsiębiorca powinien w obowiązującym
go terminie jednoznacznie wskazać, czy żądania konsumenta
uznaje, czy nie. Brak ustosunkowania się oznacza uznanie
żądania konsumenta za uzasadnione.
Jeżeli szkoda nastąpiła z winy przewoźnika,
do niego kieruje się żądania. Dlatego warto ubezpieczyć
przesyłkę, wówczas za szkody w transporcie odpowiada
właściwy zakład ubezpieczeń.

52. 52

53. 53

54. 54

55. 55
5. WYKORZYSTANIE PROGRAMU
SUBIEKT GT W SPRZEDAŻY
PRODUKTÓW I USŁUG
Program Subiekt GT to program do obsługi sprzedaży.
Jest częścią linii InsERT GT, które zostały dostarczone
do szkół przez Ministerstwo Edukacji Narodowej w ramach
projektu "Wyposażenie CKU, CKP i szkół zawodowych
w stanowiska do egzaminów zawodowych - cz. II ". Program
zapewnia obsługę wszystkich typów dokumentów
handlowych i magazynowych, posiada rozbudowane
kartoteki (kontrahentów, towarów i usług, kompletów
i opakowań zwrotnych). Za pomocą programu możliwe
są operacje na rachunkach bankowych oraz obsługa płatności
kartą kredytową i sprzedaży kredytowanej. Subiekt GT
współpracuje z większością dostępnych w Polsce urządzeń
zewnętrznych (kasy fiskalne, drukarki fiskalne, wagi
etykietujące, czytniki kodów kreskowych).
W celu wykorzystania programu Subiekt GT do sprzedaży
produktów i usług należy stosownie przygotować program
do pracy przez wprowadzenie danych podmiotu oraz rodzaju
numeracji dokumentów.

56. 56

57. 57
Zakładka „Magazyn” pozwala na dostosowanie parametrów
magazynowych i związanej z nią dokumentacji do rodzaju
prowadzonej działalności.
Po wykonaniu wszystkich niezbędnych czynności
związanych z wpisaniem danych dotyczących podmiotu
oraz prowadzonej dokumentacji pojawia się okno z paskiem
narzędzi, listą ikon oraz rozwijalną listą modułów.

58. 58
Za pomocą listy modułów można zmieniać parametry
programu w dowolnym czasie pracy z programem.
Pasek narzędzi
Lista modułów
Lista ikon

59. 59
5.1. Wprowadzenie stanu początkowego
towarów w magazynie
Przed wystawieniem faktury VAT sprzedaży należy
wprowadzić towary do magazynu na podstawie otrzymanej
faktury zakupu.
Po dodaniu dokumentu wpisujemy nazwę sprzedawcy,
a następnie wybieramy zakładkę „specyfikacja towarowa”/
lista towarów i usług.

60. 60
Wybieramy przycisk „dodaj”, a następnie wpisujemy nazwy
zakupionych towarów i potwierdzamy przyciskiem „ok”.

61. 61
Klikając na pozycję wprowadzonego towaru można
wprowadzić ilość i zatwierdzić przyciskiem „ok”.

62. 62
Zakupiony towar został przyjęty do magazynu. Wybierając
ikonę „Towary i usługi” mamy podgląd na towary znajdujące
się w magazynie.

63. 63
W momencie przyjęcia towarów do magazynu, należy
wystawić dokument Pz (przyjęcie magazynowe). W tym celu
należy wybrać ikonę „faktury zakupu”, rozwinąć listę
i wybrać „przyjęcia magazynowe”.
Jeżeli przed rozpoczęciem pracy z programem Subiekt
GT w magazynie znajdowały się towary, należy nanieść ich
stany początkowe wybierając z paska narzędzi polecenie

64. 64
„Szybka inwentaryzacja”. Wówczas ręcznie można nanieść
stany początkowe towarów w magazynie głównym.

65. 65
5.2. Rejestrowanie zamówienia
W celu zarejestrowania zamówienia od klienta należy
wybrać ikonę „Zamówienia” znajdującą się w lewym dolnym
rogu a następnie na liście modułów wybrać ikonę
„zamówienia od klientów” oraz rozwinąć zakładkę
„dodaj zamówienie”.

66. 66
Okno należy uzupełnić o dane kontrahenta oraz rodzaj
i ilość zamawianego towaru.
Tak sporządzone zamówienie można wydrukować

67. 67
Podgląd wydruku złożonego zamówienia przez klienta,
wprowadzonego do programu Subiekt GT.

68. 68
5.3. Sporządzanie faktury sprzedaży
W momencie sprzedaży towarów i usług powstają dwa
dokumenty: faktura sprzedaży oraz wydanie towarów
na zewnątrz. W programie Subiekt GT w momencie
wystawienia faktury VAT automatycznie zostaje
wygenerowany dokument WZ.
W celu wygenerowania faktury VAT należy wybrać
z listy modułów ikonę „faktury sprzedaży”, następnie
„dodaj fakturę sprzedaży”.

69. 69
Okno należy uzupełnić o elementy występujące na fakturze
VAT.
Wystawiona faktura VAT wywołała skutek magazynowy
powodując zmniejszenie stanu towarów w magazynie
o zarejestrowaną sprzedaż.

70. 70
Wybierając przycisz „zapisz” program automatycznie
wygeneruje dokumenty do drukowania: Faktura VAT–2 szt.,
WZ–2 szt., w przypadku sprzedaży gotówkowej
dokument KP a w przypadku sprzedaży bezgotówkowej –
polecenie przelewu.

71. 71
Podgląd wydruku faktury VAT sprzedaży, wprowadzonej
do programu Subiekt GT.

72. 72

73. 73

74. 74

75. 75
6. WYKORZYSTANIE KASY FISKALNEJ
W SPRZEDAŻY PRODUKTÓW I USŁUG
Każdy sprzedający, którego przychody przekroczyły
graniczną wartość określoną przez Ministerstwo Finansów,
jest obowiązany do rejestracji sprzedaży detalicznej przy
pomocy kasy fiskalnej. Sprzedaż niektórych grup towarów
obligatoryjnie podlega rejestracji za pomocą kas bez względu
na wysokość obrotu. W związku z tym, iż Ministerstwo
Edukacji Narodowej w ramach projektu "Wyposażenie
CKU, CKP i szkół zawodowych w stanowiska do egzaminów
zawodowych - cz. I " dostarczyło do szkół kasy rejestrujące
firmy Elzab, to na jej przykładzie zostanie przedstawiony
sposób sprzedaży towarów.

76. 76
PRZYKŁAD SPRZEDAŻY TOWARÓW
1. Włączenie kasy – z prawej strony kasy (bok) przycisk
zał.
2. Po włączeniu kasy należy dwa raz wcisnąć przycisk
„zatwierdź”.
3. Na wyświetlaczu pojawi się napis „TRYB
SPRZEDAŻY”.
4. Przykład sprzedaży

77. 77
PRZYKŁAD ANULOWANIA PARAGONU
Anulowanie całego paragonu uzyskujemy przez naciśnięcie
klawisza „CZYŚĆ” a następnie klawisza „RAZEM”.

78. 78
Po naciśnięciu tych klawiszy następuje skasowanie
wszystkich pozycji na paragonie zakończonych tekstem:
„ANULOWANY”.
Po zakończeniu każdego dnia sprzedaży, użytkownik
(kasjerka, sprzedawca) ma obowiązek wykonać na kasie tzw.
raport fiskalny dobowy. Podczas wykonywania tego raportu,
całodzienny utarg zostaje trwale, bez możliwości zmiany,
zapisany do pamięci fiskalnej kasy z rozbiciem
na poszczególne, zaprogramowane stawki PTU.
PRZYKŁAD RAPORTU DOBOWEGO

79. 79
Raport dobowy fiskalny wykonuje się z funkcji
kierownika, wybierając z menu zakładkę RAPORTY
a następnie rodzaj raportu. Szczegółowy opis wszystkich
funkcji kasy znajduje się w dołączonej do kasy instrukcji
obsługi lub na stronie internetowej www.elzab.com.pl.

80. 80

81. 81

82. 82

83. 83
7. LITERATURA
1. E. J. Witek, Praca biurowa.
2. A. Komosa, Technika biurowa.
3. A. Komosa, Samouczek programów Insert GT.
4. J. Jóźwiak, M. Kanp, Pracownia informatyczno –
handlowa cz. 1 i 2.
5. H. Füchel, Korespondencja w firmie, czyli,
jak piszesz, tak cię widzą.
6. O. Protard, P.A. Szigeti, Savoir-vivre na usługach
twojej firmy.
7. J. Wiśniewska, Moja firma.
8. Czasopisma ekonomiczne „Marketing i rynek”,
„Marketing w praktyce”, „Handel”.