5.1 sprzedawca

1
Kurs: Towar jako element sprzedaży
Źródło: www.fotolia.pl
KURS Towar jako element sprzedaży
MODUŁ
Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw
towarów

2
5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów
5.1 Zamawianie towarów
5.1.1 Źródła zakupu towarów
Zakup towarów jest oczywistym czynnikiem, bez którego nie może zaistnieć
sprzedaż. Ma on również bezpośredni wpływ na sytuację przedsiębiorstwa, na wielkość
osiąganych obrotów i zysków. Ilość oraz jakość oferowanych towarów przekładają się
na decyzję konsumentów o zakupie. Zadowolony klient będzie chętnie dokonywał
zakupów, dzięki czemu przedsiębiorstwo będzie osiągało większe zyski. Podejmowanie
niewłaściwych decyzji dotyczących zakupu towarów może powodować powstawanie
nadmiernych zapasów, co będzie wpływać na straty przedsiębiorstwa.
Zakup towarów powinien zapewnić: dostawy towarów zgodnie z potrzebami
konsumentów, częste i terminowe dostawy zwalniające przedsiębiorstwo handlowe z
konieczności utrzymywania zapasów, sprawny przepływ towarów i dokumentów
związanych z dostawą towarów. Aby towar w odpowiednim czasie trafił od producenta
do konsumenta, musi zostać uruchomiony kanał dystrybucji.
Dystrybucja obejmuje planowanie, organizowanie i kontrolowanie sposobu
przemieszczania się towarów od producenta do konsumenta. Jest dokonywana
samodzielnie lub za pomocą pośredników. Producenci muszą zdecydować, czy będą
korzystać z pośredników, czy też samodzielnie będą oferować towary klientom
ostatecznym.

3
Rysunek 5.1 Przepływ towarów
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea,
Warszawa 2008, s. 120
Dostawy towarów mogą mieć następujące źródła pochodzenia:
 magazyny własne przedsiębiorstwa handlowego ― dotyczy to dużych
przedsiębiorstw z siecią sklepów, gdzie do magazynów własnych trafia towar
bezpośrednio od producenta i z importu;
 przesunięcia i przerzuty ― przesunięcia towarów są dokonywane między sklepami
należącymi do tego samego przedsiębiorstwa, a przerzuty towarów odbywają się
między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa;
 magazyny hurtowe ― pośredniczą w zakupach i sprzedaży, kupują towary od
producentów i odsprzedają jednostkom handlu detalicznego;
 producenci ― zaopatrują się bezpośrednio u producenta, dzięki czemu skraca się
drogę i czas dostawy oraz pomija pośrednika, jakim jest hurtownia, a także
zmniejsza się koszty, co ma wpływ na wysokość marży i ostateczną cenę towaru;

4
 własne zakłady wytwórcze ― dostarczają towar do sklepów przyfabrycznych,
firmowych ― np. piekarni, w której wypieka się pieczywo i sprzedaje w sklepie
obok;
 rzemiosło i chałupnictwo ― dotyczy to niewielu towarów, w niewielkich ilościach,
na które jest popyt w sklepach np. różne wyroby ludowych artystów;
 skup ― organizowany w odpowiednich punktach w celu skupowania artykułów
pochodzących z gospodarstw rolnych, ogrodnictwa, od rybaków, zbieraczy runa
leśnego;
 import ― czyli przywóz towarów z zagranicy, spoza obszarów Unii Europejskiej
przez magazyny hurtowe, magazyny własne i sklepy1.
5.1.2 Wybór dostawcy
Aby zapewnić wybrany asortyment w sklepie, przedsiębiorcy muszą znaleźć
odpowiedniego dostawcę. Podczas wyboru biorą pod uwagę wiele czynników, takich
jak:
 wartość użytkowa towaru;
 jakość towaru;
 cena oferowanych towarów.
W zawiązku z tym, że wielu dostawców oferuje towary o tych samych
właściwościach, jakości, a nawet cenie, przedsiębiorcy biorą pod uwagę inne czynniki:
 termin płatności za zakupione towary;
 miejsce przekazania towarów;
 częstotliwość dostaw;
 dotychczasowe doświadczenia z dostawcami;
 inne warunki dostaw.
Dostawca i odbiorca negocjują warunki dostaw. Płatność może być dokonywana
w gotówce lub przelewem, a jej termin określany jest na kilka lub kilkanaście dni.
Miejscem przekazania towarów może być albo magazyn dostawcy, albo sklep.
Przedsiębiorstwa ustalają również częstotliwość dostaw towarów. Im częstsze dostawy,
tym mniejsze zapasy, a co za tym idzie mniejsze koszty prowadzenia działalności.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat wyboru dostawcy, obejrzyj
prezentację pt.: „Wybór dostawców”.
5.2 Zasady zaopatrzenia w towary
W każdym punkcie sprzedaży wyznaczone są osoby odpowiedzialne za
zamawianie towarów. Osoby te obserwują sprzedaż w poprzednich okresach, kontrolują
stan zapasów, badają popyt na towary, a także zbierają informacje na temat nowych
1 Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa 2008, s. 120-121

5
produktów (rozmowa z klientem, reklama telewizyjna). W sklepach
wielkopowierzchniowych, w pełni skomputeryzowanych, analizuje się dane dotyczące
sprzedaży i zapasów.
Przedsiębiorcy mogą zamawiać towary bezpośrednio, telefonicznie, pisemnie, za
pośrednictwem Internetu lub faksu. Towary mogą być zamawiane z wewnętrznych
magazynów sklepów (sieci sklepów), magazynów zewnętrznych (hurtownie),
bezpośrednio od producenta, od przedstawiciela handlowego lub z katalogu.
Przedsiębiorstwa zamawiają towary w celu zapewnienia ciągłości sprzedaży.
Ciągłość sprzedaży zapewnia klientom wybór towarów. Jeżeli w sklepie będzie
brakowało towarów, klienci skorzystają z oferty konkurencji. Może to grozić utratą
klienta, zwłaszcza jeśli sytuacja będzie się powtarzać.
Zamówienia powinny być składane w odpowiednim czasie, tzn. nie w dniu,
w którym towaru już nie ma, lecz odpowiednio wcześniej (zależy od częstotliwości
dostaw). Nie może nastąpić przerwa w sprzedaży, zatem sprzedawcy muszą na bieżąco
analizować dane i planować z odpowiednim wyprzedzeniem dostawy towarów. Ważne
jest również, aby odpowiednio zaplanować przebieg dostawy, aby nie kolidował on z
obsługą klientów. Podstawowe zasady, które należy przestrzegać przy
zaopatrywaniu to:
 ciągłość i terminowość zaopatrzenia ― zamówienia powinny być realizowane
zgodnie z harmonogramem, bez opóźnień;
 rytmiczność zaopatrzenia ― zamówienia powinny być dostosowane do popytu na
konkretny asortyment towarowy;
 pełność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna odpowiadać zapotrzebowaniu
klientów zarówno, co do ilości, jak i rodzaju towaru;
 operatywność zaopatrzenia ― dostawa towarów powinna być dostosowana do
zmieniającego się popytu na określone towary.
Transport jest jednym z kluczowych zagadnień związanych z zaopatrzeniem.
Towary mogą być transportowane własnym lub obcym środkiem transportu.
Właściciele małych sklepów bardzo często dostarczają towar do sklepów własnym
samochodem. Wiąże się to z obniżeniem kosztów transportu oraz skróceniem czasu
realizacji dostawy. Osobisty odbiór towarów pozwala na szybkie uzupełnienie zapasów.
W przypadku dużych dostaw korzystne jest wybranie transportu obcego. Transport
towarów jest zwykle usługą płatną.
Prawidłowe zaopatrzenie pozwala na:
 pełne zaspokojenie potrzeb i oczekiwań klientów;
 optymalne wykorzystanie powierzchni sklepu;
 osiągnięcie zysku na odpowiednim poziomie;
 utrzymanie odpowiedniego poziomu kosztów.

6
5.3 Organizacja przyjmowania towarów
Prawidłowy przebieg dostaw towarów jest jednym z czynników wpływających
na organizację pracy w sklepie. Dostawa towaru powinna być tak przeprowadzona, aby
nie zaburzać pracy sklepu, a zwłaszcza nie powinna przeszkadzać w obsłudze klienta.
Należy pamiętać także o dokumentach, które są nieodłącznym elementem każdej
dostawy.
Towary mogą być przekazywane w miejscu ustalonym przez dostawcę lub
kupującego. Miejsce to określane jest przy użyciu pojęć:
 loco ― kupujący odbiera towar na własny koszt z miejsca wskazanego przez
dostawcę lub z miejsca, w którym znajdował się on w chwili podpisania umowy
np. z magazynu hurtownika;
 franco ― sprzedawca na własny koszt przekazuje towar w miejsce wskazane
przez kupującego np. do magazynu sklepu.
Proces przyjmowania dostaw do magazynu jest operacją, która rozpoczyna
fizyczny przepływ towarów i informacji przez magazyn. W strefie tej realizowane są
następujące czynności:
 identyfikacja dostawy;
 rozładunek dostawy;
 kontrola ilościowa i jakościowa;
 przygotowanie towarów do składowania;
 przemieszczenie dostawy do strefy składowania2.
Poprawny przebieg przyjmowania towarów do magazynu powinien odbywać się
według ogólnego schematu, który można modyfikować w zależności do rodzaju
prowadzonej działalności, jej wielkości, a także asortymentu przyjmowanych towarów.
2 Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny. Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka,
Poznań 2009 r., s. 12

7
Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów
Źródło: Opracowanie własne na podstawie: Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady
i ćwiczenia, Wydawnictwo Biblioteka Logistyka, Poznań 2009 r., s. 13
Dostawy towarów mogą odbywać się w czasie godzin pracy sklepu lub poza jego
godzinami pracy. W przypadku gdy towar przyjmowany jest w godzinach otwarcia
sklepu, procedurę odbioru należy przeprowadzać na zapleczu, aby nie zakłócać
przebiegu pracy.
Jeżeli zamawiający sam musi odebrać towar z magazynu dostawcy, wówczas
odbywa się to w godzinach pracy dostawcy (np. hurtowni). W przypadku gdy towar
dostarczany jest do magazynu kupującego lub bezpośrednio do sklepu, wówczas może
się to odbywać w godzinach pracy sklepu, jak i poza jego godzinami pracy. Bez względu
na miejsce przekazania towarów proces przyjmowania powinien przebiegać tak samo.
Przewoźnik odpowiada za towar w czasie jego transportu. Towar powinien być
dostarczony do klienta nieuszkodzony i w określonym czasie.
Osoba odpowiedzialna za odbiór towarów sprawdza dokumentację dostawy
(faktura VAT, Wz). Jeżeli dokumentacja jest prawidłowa, wówczas następuje rozładunek
towarów. Po dokonaniu rozładunku pracownik sklepu, dokonuje kontroli jakościowej
(uszkodzenia, stan opakowania, data ważności itp.) i ilościowej towarów (czy ilość jest
zgodna z zamówieniem i dokumentacją dostawy). Jeżeli dostawa jest zgodna
z dokumentacją, wówczas odbierający pieczętuje i podpisuje dokumenty dostawy

8
(oryginał zostaje w sklepie) i następuje rozmieszczenie towarów w magazynie lub na
sali sprzedażowej. Jeżeli dostawa nie jest zgodna z dokumentacją wówczas powinna
zostać odesłana. Na dokumencie dostawy dokonywane są adnotacje dotyczące
niegodności oraz sporządzany jest protokół rozbieżności dostawy.
Odbierający nie może odmówić przyjęcia dostawy, jeżeli zostało złożone
zamówienie na dany towar.
5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów
Rodzaj dokumentacji, jaki prowadzony jest w przedsiębiorstwie handlowym,
uzależniony jest od jego specyfiki. Jeżeli przedsiębiorstwo handlowe posiada magazyn
jako osobną jednostkę organizacyjną, wówczas musi prowadzić dokumentację związaną
z obrotem magazynowym. Dokumentacja powinna być sporządzana zgodnie z
obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami ewidencji.
Jednym z dokumentów, który sporządza się przed dostawą towarów, jest
zamówienie. Zamówienie przesyłane jest dostawcy, zawiera ono dane zamawiającego
i dostawcy, warunki płatności, warunki dostawy oraz specyfikację towarową.
Dokumentem towarzyszącym dostawie jest faktura VAT (istnieje możliwość
odbioru faktury zbiorczej na koniec okresu rozliczeniowego). Osoba przyjmująca
dostawę sprawdza zapisy na fakturze z zamówieniem. Powinny być one takie same.
Zdarza się, że faktura nie towarzyszy dostawie (dostarczany jest tylko dokument Wz).
Sytuacja taka ma miejsce, gdy towary dostarczane są do sklepu sukcesywnie np.
codziennie ― tak jest w przypadku dostaw chleba. Wtedy na koniec miesiąca
sporządzana jest faktura zbiorcza, a codzienne dostawy przyjmowane są na podstawie
dokumentu Wz.
W przypadku gdy wraz z dostawą nie została dostarczona faktura, wówczas
przyjmujący sporządza dowód dostawy. Stanowi on dowód przyjęcia towarów na stan
sklepu lub magazynu.
Dokumenty związane z obrotem towarów w magazynie dzielimy na dokumenty
przychodowe i rozchodowe.
Dokument Pz (przyjęcie z zewnątrz) jest dokumentem sporządzanym przez
odbiorcę towaru. Sporządza go magazynier lub osoba za to odpowiedzialna. Dokument
Pz sporządza się w trzech egzemplarzach ― jeden dla magazyniera, drugi dla
księgowości, a trzeci dla działu zaopatrzenia. Stanowi on potwierdzenie przyjęcia
towarów do magazynu. Dokument Pz powinien zawierać pieczątkę przedsiębiorstwa,
numer dokumentu, dane nadawcy, datę wystawienia dokumentu, spis towarów i ich
ilość oraz sposób dostawy i przychodu.
Dokument Mm (przesunięcie międzymagazynowe) sporządzany jest
w przypadku przesunięcia towaru między magazynami przedsiębiorstwa. Prawidłowo
wypełniony dokument powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numer dokumentu,
rodzaj i ilość przesuwanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe oraz datę
wystawienia. Dokument Mm sporządza się w czterech egzemplarzach. Jeden dla
wystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynu wydającego, trzeci dla
magazynu odbierającego, a czwarty dla księgowości.

9
Dokument Wz (wydanie zewnętrzne) sporządzany jest w magazynie dostawcy,
przez osobę wydająca towar. Jest on dla magazyniera potwierdzeniem wydania
towarów. Dokument Wz powinien zawierać pieczęć przedsiębiorstwa, numer
dokumentu, nazwę i ilość wydawanego towaru, miejsce wydania i miejsce docelowe,
środek transportu i datę wystawienia. Dokument Wz sporządza się w czterech
egzemplarzach. Jeden dla wystawiającego (np. magazyniera), drugi dla magazynu
wydającego, trzeci dla odbiorcy, a czwarty dla księgowości.
Dokumentacja magazynowa powinna być wypełniana rzetelnie. Dokumentacja
powinna być sporządzana wyłącznie przez osoby do tego uprawnione, które
odpowiadają za merytoryczną i formalną treść dokumentów. Dokumenty powinny być
sporządzone czytelnie. Nieodpuszczalne jest poprawianie cyfr i liter. W przypadku
popełnienia błędu, należy skreślić całą liczbę lub wyraz, a poprawne dane wpisać nad
skreśleniem. Każdy dokument musi być opatrzony datą wydania towaru z magazynu lub
dostawy.
Poniżej przedstawione zostały przykłady poprawnie wypełnionych dokumentów
magazynowych: Pz i Wz.
Przykład 1
W dniu 20.09.2013 r. z magazynu Hurtowni zabawek „Jacuś” mieszczącej się
w Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25, nastąpiło wydanie towarów na sprzedaż.
Odbiorcą towaru jest Sklep zabawkowy „Tosia” , mieszczący się w Krakowie, przy ulicy
Zielonej 5. W tabeli przedstawione zostały towary zamówione przez Sklep zabawkowy
„Tosia”. Na podstawie danych o zamówionych towarach należy wystawić dokument Wz
o numerze 456/M5. Za wydanie towaru z magazynu odpowiada Mirosław Tomczyk, pod
nadzorem kierownika magazynu Tadeusza Kulika. Towar w magazynie sklepu „Tosia”
odbiera Jan Nowak. Dostawca ponosi koszty dostawy samochodem ciężarowym.
Tabela 5.1 Wydane towary
Źródło: Opracowanie własne

10
Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz)
Osoba przyjmująca towar do magazynu dokonuje kontroli dokumentów
towarzyszących dostawie. Najpierw sprawdzany jest dokument Wz (lub faktura VAT)
z zamówieniem. Sprawdzane są przede wszystkim nazwy towarów, ich ilość oraz cena.
Osobą, która dokonuje sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym,
jest pracownik odpowiedzialny za zatwierdzenie wydania towarów z magazynu.
Przykład 2
Do magazynu sieciowego Sklepu zabawkowego „Tosia” mieszczącego się
w Krakowie przy ulicy Zielonej 5, 20 września 2013 r. samochodem ciężarowym, na
koszt dostawcy, dostarczono nową dostawę zabawek. Dostawcą jest hurtownia zabawek
„Jacuś” mieszcząca się w Krakowie przy ulicy Wrocławskiej 25. Zabawki przeznaczone
są do sprzedaży. Dane dotyczące zamówionych towarów (zamówienie numer
Z1/09/2013) przedstawione zostały w tabeli. Na podstawie danych należy wystawić
dokument Pz o numerze Pz 123/M1. Osobą odpowiedzialną za przyjęcie towarów jest
Jan Nowak, dostawę nadzoruje Kazimierz Kowalski.
Tabela 5.3 Zamówione towary

11
Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz)
5.5 Literatura
5.5.1 Literatura obowiązkowa
 Komosa A., Organizacja sprzedaży, cz. 1, Wydawnictwo Ekonomik, Warszawa
2009;
 Misiarz M., Kocierz K., Towaroznawstwo, Wydawnictwo Rea, Warszawa, 2008;
 Zielińska H., Organizacja sprzedaży, Wydawnictwo REA, Warszawa 2009.
5.5.2 Literatura uzupełniająca
 Andrzejczak P., Zając J., Zapasy i magazyny, Przykłady i ćwiczenia, Wydawnictwo
Biblioteka Logistyka, Poznań 2009.
5.5.3 Netografia
 http://www.asdruk.pl;
 http://www.biuroservis.pl.
5.6 Spis rysunków i tabel
Rysunek 5.1 Przepływ towarów................................................................................................................3
Rysunek 5.2 Przyjmowanie dostaw towarów......................................................................................7
Tabela 5.1 Wydane towary..........................................................................................................................9
Tabela 5.2 Wydanie na zewnątrz (Wz)................................................................................................10
Tabela 5.3 Zamówione towary................................................................................................................10

12
Tabela 5.4 Przyjęcie z zewnątrz (Pz)....................................................................................................11
5.7 Spis treści
5 Zasady przyjmowania i dokumentowania dostaw towarów................................................2
5.1 Zamawianie towarów.....................................................................................................................................2
5.1.1 Źródła zakupu towarów.................................................................................................................................................2
5.1.2 Wybór dostawcy................................................................................................................................................................4
5.2 Zasady zaopatrzenia w towary...................................................................................................................4
5.3 Organizacja przyjmowania towarów .......................................................................................................6
5.4 Dokumentacja związana z dostawą towarów ......................................................................................8
5.5 Literatura..........................................................................................................................................................11
5.5.1 Literatura obowiązkowa.............................................................................................................................................11
5.5.2 Literatura uzupełniająca.............................................................................................................................................11
5.5.3 Netografia..........................................................................................................................................................................11
5.6 Spis rysunków i tabel...................................................................................................................................11

5.1 sprzedawca

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

More from Szymon Konkol - Publikacje Cyfrowe

More from Szymon Konkol - Publikacje Cyfrowe (20)

5.1 sprzedawca