Кой ще направи какво до кога

1. 52
Кой ще направи какво до кога
„Когато е очевидно, че целите не могат
да бъдат постигнати, не пренастройвате целите,
пренастройте стъпките си на действие.“
Конфуций
Пробвайте за един ден, вместо с „Прият-
на работа“, да завършвате всяка среща
със „Знаем ли кой ще направи какво до
кога?“. В началото това може да увеличи
срещите ви с 5-10 минути, но с течение на
времето ще ги съкрати.
И ще увеличи ефективността им. Една
от най-често срещаните студени точки в
мениджърската практика (времеемки
дейности с ниска добавена стойност) са неефективните
срещи. Тези, които се правят по инерция от миналото, включ-
ват прекалено много хора и не на последно място - са с не-
ясни цели. Дали срещата е за събиране на идеи, взимане на
финално решение или представяне на нов проект? Не е ясно.
И, понеже целта не се казва в началото, хората действат
импулсивно и предлагат решения, когато решението вече
е взето. Или се иска от участниците да вземат решение на
база на откъслечна информация от срещата, без да са се
подготвили предварително. Или пък един от най-лошите
случаи – срещите се превръщат в арена за назидание, соче-
не с пръсти и изпускане на парата за 2-3 часа, без почивка.
В един момент работният ден е почти в края си, а мени-
джърите са били заклещени в неефективни срещи, които
само допринасят за увеличаване на текущата им несвърше-
на работа, неотговорените имейли и обездвижването на тя-
лото с принос за нови гънки на корема.

2. 53
Ако средната продължителност на една непродуктивна
работна среща е около час и в края на срещата кажете, че
някой ви е загубил времето, това означава само едно нещо.
И то е – че виe сам сте си загубили времето.
Никой не може да ви загуби времето. Може да
кажете, че някой ви е загубил 5 минути в началото
на една неефективна едночасова среща. Но
останалите 55 минути сте си ги изгубили вие.
Не някой друг. Не вашият мениджър. Не неподготвеният
организатор на срещата. Вие сами сте си изгубили 55 ценни
минути от живота си, просто защото сте дали приоритет на
непродуктивната среща, вместо на реалната работа, която
ви чака.
Но понякога сте готови някой друг„да ви загуби време-
то“, просто защото използвате това време, за да се разно-
образите или да„изключите“, докато сте в залата.
Ако наистина искате да си използвате качествено вре-
мето в работата и да не станете част от масовото „кален-
дарно робство“, при което календарите управляват мени-
джърите, вместо обратното, тогава – ще участвате в срещи
над 5 минути, само ако тези срещи са смислени и продук-
тивни.
Иначе времето никога няма да ви стига. Физически няма
да бъде възможно да участвате в срещи, които са ви залепе-
ни в календара гръб до гръб и в същото време да свършите
всичко останало.
Какво е решението за продуктивни срещи?
Две неща:
1) Възможно най-голямо опростяване на дневния ред;
2) Яснота в края на срещата за това:
„Кой ще направи Какво до Кога?“

3. 54
Ако е ясно какво трябва да се свърши, но не е опре-
делено „кой“ ще го свърши, най-вероятно действието
ще бъде погълнато от черната дупка на колективната
безотговорност.
Ако е ясно кой трябва да свърши нещо, но няма съгла-
сие какво точно е то, този с вършенето вероятно ще попад-
не в спиралата на обратната връзка от типа: „трябваше да
е една идея по-иначе“.
Ако е ясно кой и какво трябва да се свърши, но не е за-
даден краен срок. Познайте в коя част на списъка със зада-
чи ще попадне задачата без краен срок. В частта, която е
пожелателна и ще бъде свършена само, когато„има време“.
А то никога няма да„има време“, освен ако то не се опреде-
ли и съгласува предварително точно и ясно.
Така че, каня ви да затворите днешните си срещи не с
„Приятна работа“, а със „Знаем ли кой ще направи какво
до кога?“.
И след това с„Приятна работа“.