Управление на времето - Работна тетрадка - Екуинокс Партнърс (Пламен Петров).pdf

1. У П Р А В Л Е Н И Е Н А В Р Е М Е Т О
(работна тетрадка за практическо обучение)
КОМУНИКАЦИЯ | ЕКИПНОСТ | РЕЗУЛТАТИ
www.equinox-partners.bg

2. стр. 1
www.equinox-partners.bg
СЪДЪРЖАНИЕ
ПОДКАСТ И КНИГИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО......................................................3
ЗА ВАШИЯ ФАСИЛИТАТОР..................................................................................................4
ТЕМИ И ЛИЧНИ ЦЕЛИ ............................................................................................................5
ВСИЧКО Е СПЕШНО И ВАЖНО = НЯМА ЯСНИ ПРИОРИТЕТИ....................................6
КОИ СА МОИТЕ „ГОЛЕМИ КАМЪНИ“? ............................................................................7
ЕГН = ЕДНО ГОЛЯМО НЕЩО (ЗА ДЕНЯ/СЕДМИЦАТА/ГОДИНАТА) .......................8
ОДИТ НА ВРЕМЕТО + МАТРИЦАТА "СПЕШНО/ВАЖНО".............................................9
НИКОЙ НЕ МОЖЕ ДА ВИ ЗАГУБИ ВРЕМЕТО .................................................................10
ПОД ИЛИ НАД ЧЕРТАТА? ..................................................................................................11
КРАДЦИ НА ВРЕМЕ - ЧЕРВЕНИ ХЕРИНГИ.......................................................................12
ХАОС ОТ СВРЪХ-ДЕЙСТВИЕ.............................................................................................13
ПСЕВДО-ЗАЕТОСТ ...............................................................................................................14
ПРИЧИНИ ЗА НЕДОСТИГ НА ВРЕМЕТО...........................................................................15
КОЛЕЛО НА ЕФЕКТИВНО УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО................................................17
УМОРАТА Е СИГНАЛ ЗА ПОЧИВКА, А НЕ ЗА ОТКАЗВАНЕ .......................................18
ХОРАТА В ТАЗИ СТАЯ .........................................................................................................19
ПОВИШАВАНЕ НА ЛИЧНАТА И ЕКИПНА ЕФЕКТИВНОСТ ...........................................20
КОЛЕЛО НА ЕФЕКТИВНОТО ДЕЛЕГИРАНЕ ....................................................................21
ДЪЛГИ СРЕЩИ = КОЛЕКТИВНА БЕЗОТГОВОРНОСТ В КАМУФЛАЖ ......................22

3. стр. 2
www.equinox-partners.bg
КОЙ ЩЕ НАПРАВИ КАКВО ДО КОГА?...........................................................................24
ВОДЕНЕ НА ТРУДНИ РАЗГОВОРИ....................................................................................27
ПОСТИЖЕНИЯ. НАУЧАВАНИЯ. АНГАЖИМЕНТИ ..........................................................29

4. стр. 3
www.equinox-partners.bg
ПОДКАСТ И КНИГИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО
Може да научите повече за книгите на следния линк:
https://www.equinox-partners.bg/books.html
Подкаст:

5. стр. 4
www.equinox-partners.bg
ЗА ВАШИЯ ФАСИЛИТАТОР
Пламен Петров е управляващ партньор в
Екуинокс Партнърс. С повече от 20 години
опит в управлението на процеси и екипи.
Има MBA от City University of Seattle.
Пламен е автор на три книги – "Студен душ
за мениджъри" (2019), "Паркирай егото"
(2020) и "Бариери пред промяната - как
мениджърите ги преодоляват заедно с
екипите си" (2021). Той е създател и на популярния подкаст
"Сутрешно предаване за мениджъри", с повече от 800 епизода.

6. стр. 5
www.equinox-partners.bg
ТЕМИ И ЛИЧНИ ЦЕЛИ
• Целеполагане и въведение в темата – скала на умението ми да управлявам
времето и приоритетите си;
• Как да приоритизираме ефективно. ЕГН-то ви за деня, седмицата и месеца.
Матрицата „Спешно и Важно;
• Основи на управление на времето. Оптимизиране на времето с
концепцията „Топли и студени точки“;
• Важността на фокуса и концентрацията при управление на времето –
справяне с т.нар. „червени херинги“ в ежедневната работа;
• Матрицата „Моите интереси срещи Интересите на другите“ при
поставянето на граници и казване на „Стратегическо Не“.
На база на основните теми в днешното обучение, какви учебни цели си
поставяте да постигнете до края на срещата ни?

7. стр. 6
www.equinox-partners.bg
ВСИЧКО Е СПЕШНО И ВАЖНО = НЯМА ЯСНИ ПРИОРИТЕТИ
“Ако подредиш своя вътрешен свят,
външният свят сам ще се нареди.”
~ Екхарт Толе
Ще изброя няколко уравнения, които могат да ви помогнат да
погледнете на работата си отстрани и да я подобрите. Те са следните:
1) Всичко е спешно и важно = Няма ясни приоритети;
2) Няма ясни приоритети = Разнопосочна и дублирана работа;
3) Разнопосочна и дублирана работа = Липса на резултати;
4) Липса на резултати = Демотивиран екип;
5) Демотивиран екип = Объркан и изморен мениджър;
6) Объркан и изморен мениджър = Всичко е спешно и важно;
....и оттук цикълът се повтаря:
Всичко е спешно и важно = Няма ясни приоритети...
Проблемът не е във възникването на този цикъл. Истинският проблем се появява
тогава, когато хората се опитват да излязат от цикъла, само че от погрешното
място... за да може малко по-късно да се окажат отново на мястото, откъдето
са тръгнали.
ВЪПРОСИ:
1) В кои от горните уравнения се разпознавате?
2) Къде в уравненията е най-лесно да направите промяна? И каква
е промяната, която е необходимо да направите?
3) Какво ви е спирало да направите промяната до момента? Кои са
вътрешните, а не външните, спирачки?

8. стр. 7
www.equinox-partners.bg
КОИ СА МОИТЕ „ГОЛЕМИ КАМЪНИ“?
“Вчера бях умен, затова исках да променя света.
Днес съм мъдър, затова искам да променя себе си.“
~ Мевляна Джалал ад-Дин Мухаммад Руми
Кои са „големите камъни“ в работата ви?
„Голям камък“ Приоритет
(1/10)
Удовлетворение
(1/10)
Действия
Планиране
Приоритизиране
Трудни разговори
Даване на обр.връзка
Търсене на обр.връзка
Обучение и развитие

9. стр. 8
www.equinox-partners.bg
ЕГН = ЕДНО ГОЛЯМО НЕЩО (ЗА ДЕНЯ/СЕДМИЦАТА/ГОДИНАТА)
“ Когато ти се струва, че всичко е срещу теб, помни,
че самолетът излита срещу вятъра, а не с него.”
~ Хенри Форд
Провеждането на трудни разговори от мениджърите е една от
т.нар. „топли точки“, които имат добро съотношение между малко
инвестирано време и голяма добавена стойност за работата на екипите.
Никой не прави трудните.
Ежедневните списъци със задачи са много полезни за визуализиране на
нещата, които следва да се свършат през деня. Но те имат и един голям
недостатък. Те не показват нагледно кое е най-важното нещо. Кое е ЕГН-то
(Едното Голямо Нещо) на деня. Това е нещото, което – ако бъде свършено,
спокойно може да се каже, че целият работен ден е бил успешен.
Такова ЕГН на деня може да бъде 15-минутен разговор, който се отлага дълго
време. Или пък среща на ръководителите на всички отдели с презентации за
предстоящите проекти, които могат да улеснят вътрешните размествания на
хората в компанията и т.н.
Подобни ЕГН-та могат да се загубят в списъка със задачи и така хората да са
заети цял ден, но да не са свършили най-важното за деня. За да се избегне това,
има нужда само от 20 допълнителни секунди, за да се определи кое е ЕГН-то на
деня.
Освен за самостоятелно дневно планиране, това ЕГН може да се ползва и
определя от и за екипа както за деня, така и за седмицата или месеца. Наред
с това, всеки може да определи за себе си кое е ЕГН-то (Едното Голямо Нещо)
за настоящата година. В личен и в професионален план. Отделно от това,
дискутирайте с екипа си кое е ЕГН-то на всяка предстояща промяна, която
трябва да реализирате заедно.
ВЪПРОС: Кое е личното ви ЕГН за годината?

10. стр. 9
www.equinox-partners.bg
ОДИТ НА ВРЕМЕТО + МАТРИЦАТА "СПЕШНО/ВАЖНО"
Дейности в типична
работна седмица
Време %
от цялата
работна
седмица
Настоящ
квадрант
Желан
квадрант
Действия за
промяна
Dundurking :-)
Yurking :-)
ВАЖНО
СПЕШНО
4. Не важно, но спешно
Стратегия:
Делегиране
2. Важно и спешно
Стратегия:
Правене сега
3. Нито важно, нито
спешно
Стратегия:
Елиминиране
1. Важно, но не спешно
Стратегия:
Планиране

11. стр. 10
www.equinox-partners.bg
НИКОЙ НЕ МОЖЕ ДА ВИ ЗАГУБИ ВРЕМЕТО
“С възрастта обръщам все по-малко внимание на това какво
казват хората. Сега просто ги гледам какво вършат.”
~ Андрю Карнеги
Излизали ли сте от някоя среща, която е продължила един час и,
след като минете през вратата, да сте си казали „изгубиха ми цял час“?
Когато задавам този въпрос на нова група мениджъри, почти всички вдигат ръка.
Почти всички казват, че са попадали в ситуации, при които някой друг им е
изгубил времето.
Но ако се замислите по-дълбоко – това е практически невъзможно.
Никой не може да ви изгуби времето, защото то си е винаги ваше. Само вие
може да си го изгубите. Което е и добрата новина, защото само от вас
зависи и да си го запазите. Не зависи от вашия екип, от вашия мениджър, от
клиентите и т.н. Зависи само от вас.
Нека да се върнем към примера с едночасовата среща. Вероятно още през
първите 5 минути сте усетили, че тази среща може да е загуба на време.
Особено, ако са налице обичайните сигнали – няма дневен ред, няма
определена цел за това какво следва да се постигне в края на срещата, няма
ги подходящите хора, пълно е основно с неподходящи такива и т.н.
В този случай, въпреки че още на 5-тата минута сте предположили, че тази
среща няма да ви бъде полезна, вие сте преценили да останете още 55 минути
в нея. С други думи, може някой да ви е изгубил първите 5 минути, като ви е
поканил на неподходящата среща, но следващите 55 минути сте си ги
изгубили вие. Не някой друг.
И в този смисъл – никой не може да ви загуби времето. Тази привилегия, дори и
без да искате, е запазена само за вас.
Не познавам мениджър, който да умее добре да владее себе си и добре да
управлява екипа си, който някога да е използвал словосъчетанието „не ми стига
времето“.
Тези мениджъри знаят, че времето е ограничено само по себе си. Балансът
идва, когато спрем да разтягаме времето с всичко, което искаме да свършим
и решим кои са нещата, които искаме да свършим със сигурност. Със
сигурност да има време за себе си, за семейството, за почивка. И естествено
за работа. Ако е в обратния ред, времето за себе си, семейство и почивка
може никога да не дойде.

12. стр. 11
www.equinox-partners.bg
ПОД ИЛИ НАД ЧЕРТАТА?
Във всеки един момент от работното си ежедневие се намираме на едно от
следните две места - под или над чертата. Разбираемо е, ако прекарваме
значителна част от времето под чертата. По-важното е периодично да си
даваме сметка къде сме към момента, къде искаме да бъдем и какви промени
е необходимо да направим.
Над чертата има фокус върху същественото, поемане на
отговорност и приятни емоции
😊
Под чертата има обвинения към другите и обстоятелствата,
неприятни емоции, прехвърляне на отговорност и излишна драма
☹

13. стр. 12
www.equinox-partners.bg
КРАДЦИ НА ВРЕМЕ - ЧЕРВЕНИ ХЕРИНГИ
"Човек трудно признава, когато сгреши. Особено когато е
бъркал прекалено дълго време."
~ Фредрик Бакман
Когнитивни заблуди
Когнитивната заблуда е аргумент, който изглежда верен, но не е. Тя е
неправилен индуктивен аргумент, в който качеството на предпоставките или
тяхната логическа свързаност не подкрепят на 100% верността на заключението.
Когнитивна заблуда тип „Червена херинга“: Тази когнитивна
заблуда носи името си от треньорите на ловджийски кучета, които
в стремежа си да обучат добре своите кучета да следват дори и
отслабващите следи на преследваните лисици, поднасяли пред
носа на кучетата парчета червена херинга. Това е опит да отклонят
вниманието им към нещо различно от основната цел. В момента, в който
кучетата тръгнат към червената херинга вместо към следите на лисиците,
треньорите ги наказват, за да се научат да се фокусират само върху това, което
трябва да свършат.
Пример за „червена херинга“: Водите разговор с човек от вашия екип, който за
пореден месец не постига целите си. Той казва, че не ги постига, но колегата
му Иван също не ги постига, дори има и по-лоши резултати.
Начини за преодоляване на червените херинги в разговорите:

14. стр. 13
www.equinox-partners.bg
ХАОС ОТ СВРЪХ-ДЕЙСТВИЕ
“В света няма хаос, освен хаосът, създаден от нашия ум.“
~ Нисаргадатта Махарадж
Представете си, че вместо да изперете пет тениски наведнъж в една пералня,
решите да пускате всяка тениска поотделно. Може цял ден да перете тениска
след тениска, да сте много заети, да изхабите много енергия, но в края на деня
да имате изпрани само пет тениски. С пет цикъла на пералнята, вместо с един.
Нещо такова се получава и в екипи, в които има нулева толерантност към
„бездействието“ на планирането тогава, когато не се върши „реална“ работа,
а само се говори за това, което трябва да бъде свършено. В такива екипи свръх-
заетостта, дори и изкуствена, е издигната във вътрешнофирмен култ. В такава
атмосфера хората непрекъснато бързат и закъсняват за някъде, скачат от
среща в среща, имат непрекъснато хамстерско сърцебиене. Стряскат се от
всеки краен срок и още повече – от всяка нова спешност, която може да се
окаже по-спешна от настоящата.
Паниката и спринтирането между спешните задачи създава илюзия, че се
създават големи и важни неща, но в края на деня – има само пет изпрани
тениски.
Хаосът от свръх-заетост лесно може да го разпознаете. Първо, ако забележите,
че самите вие развивате хамстерско сърцебиене и новите възможности по-
скоро ги паркирате и игнорирате, вместо да ги изследвате или обсъждате.
Второ, ако хората в офиса ви притичват между заседателните зали, забравят си
лаптопите по чужди бюра, все по-често си разливат кафето… и накрая – винаги
отварят срещите си със „за нищо не стига времето“.
По тези сигнали ще разпознаете, че имате хаос от свръх-заетост.
Но на какво се дължи хаосът от свръх-действие?
Дължи се на три основни причини:
1) Липса на ясни приоритети;
2) Неправилно ресурсно планиране;
3) Неподходящи хора на ключови места;

15. стр. 14
www.equinox-partners.bg
ПСЕВДО-ЗАЕТОСТ
“Когато се носиш по тънък лед, сигурността ти е в бързината.“
~ Джордж Елиът
Псевдо-заетостта включва всички активности в работата, които са
с почти нулева добавена стойност. Или дори още по-лошо – откровено пречат
на нормалния работен процес. Псевдо-заетостта води до псевдо-резултати.
Но въпреки това, тя си съществува в екипите, защото има и положителни страни
за тези, които я практикуват.
Псевдо-заетите хора в екипа ви изглеждат много заети. Точната дума е
„изглеждат“, защото често ще ги видите „запъхтяни“, въпреки че не бързат за
никъде. Могат да развият дълбоко дишане и запъхтяност, буквално, за краткото
разстояние от бюрото си до прозорците. Които са на пет метра от тях. Псевдо-
заетите се притесняват от това да изглеждат незаети. Слагат знак за равенство
между заетостта си и възприемането си за ценност. И оттам, колкото по-заети,
толкова по-ценни се чувстват. Независимо от това в какво точно хамстерско
колело бягат в момента.
Безсмислени срещи, дублирана работа, отчети, които никой не поглежда,
освен хората, които са ги изготвили – това е дългият списък с дейности, които
добавят почти нулева полезност към работата и попадат в категорията на
псевдо-заетостта.
Псевдо-заетостта се появява поради две основни причини:
1) Хората добронамерено правят нещата просто по инерция, защото „така
се прави“. Избират пътя на най-малкото съпротивление и така, без да искат,
спомагат за дублиране на работата между различните отдели, развиват „те“
комплекса за различни лагери в компанията и в крайна сметка – удебеляват
стените на силозите между екипите, вместо да ги отстраняват.
2) Другият източник на псевдо-заетостта е не толкова добронамереното
възползване от свободата и доверието на работното си място и просто
маркиране на работа. В този случай, лежерната посредственост на псевдо-
заетостта се разстила в отворено пространство между хората чак до стъкления
офис на някой мениджър.

16. стр. 15
www.equinox-partners.bg
ПРИЧИНИ ЗА НЕДОСТИГ НА ВРЕМЕТО
“ Да обвиниш другиго за собствените си нещастия е знак, че
имаш нужда от обучение. Щом започнеш да обвиняваш себе си,
значи обучението ти е започнало. Когато престанеш да
обвиняваш себе си и другите, значи обучението ти е завършено.“
~ Епиктет
Основни причини за недостиг на
времето
Стъпки за тяхното преодоляване
1. Липса на приоритети
2. Вършене на чужда работа
3. Некачествено ресурсно планиране
4. „Червени херинги“ + разсейвания
5.

17. стр. 16
www.equinox-partners.bg
ПРЕДПОСТАВКИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО
Кои са предпоставките за качествено управление на времето?
Кои са нещата, които зависят директно от вас и които може да промените
незабавно, независимо от външните обстоятелства?
На ска́лата от 1 до 10, на колко бихте оценили умението си да управлявате
времето си?
Къде искате да бъдете на тази ска́ла?
От какво имате нужда, за да се придвижите напред по ска́лата?
Какво лично може да промените?

18. стр. 17
www.equinox-partners.bg
КОЛЕЛО НА ЕФЕКТИВНО УПРАВЛЕНИЕ НА ВРЕМЕТО
Колелото на ефективното управление на времето показва моментната ви
удовлетвореност от различните му области.
За всяка секция от това колело поставете оценка за усещането си на
удовлетвореност по скалата от 1 до 10 (10 = много удовлетворен/а).
Секции от колелото на ефективна
обратна връзка
Текуща
оценка
Желана
оценка
Приоритет
1. Ясни цели
2. Приоритизиране (ЕГН)
3. Ясни роли и отговорности
4. Правилно ресурсно планиране
5. Оптимално разпределение на работата без
"скатавки" и без „това не е моя работа“
6. Ефективни срещи
7. Справяне с „червени херинги“ + разсейвания
8. Преодоляване на псевдо-заетост
5. Оптимално разпределение на
работата без „скатавки“ и без
„това не е моя работа“
4. Правилно ресурсно планиране
3. Ясни роли и
отговорности
2. Приоритизиране (ЕГН)
8. Елиминиране на
псевдо-заетост
1. Ясни цели
6. Ефективни срещи
7. Справяне с
„червени херинги“
и разсейвания

19. стр. 18
www.equinox-partners.bg
УМОРАТА Е СИГНАЛ ЗА ПОЧИВКА, А НЕ ЗА ОТКАЗВАНЕ
“ Болестите, произтичащи от преумора, се лекуват с почивка,
а тези, които идват от безделие, се лекуват с труд.“
~ Андрю Карнеги
Ако ядете само любимата си храна и нищо друго, въпрос на
време е да я намразите. Същото е и с работата. И взаимоотношенията.
Прекаляването с каквото и да e хубаво и полезно нещо води до вредни
последици.
И въпреки че на всеки му e ясно това – прекаляването с работата е често
явление.
Понякога работохолизмът е просто опит
за бягство от личните проблеми.
И това бягство работи много добре за кратко време, защото води до забравяне
на страничните проблеми и в същото време води до напредване в кариерата.
С всички плюсове и минуси на това.
Но този напредък в кариерата заприличва на щраус, който си е сложил главата
в пясъка и напредва със заровена глава.
Тази позиция ще доведе до изтощение. И до желание за отказване.
А реално просто е дошло време за спиране, за изваждане на главата от пясъка
и за почивка.
ВЪПРОС: Какво не искате да видите, когато си заравяте главата в
пясъка на работохолизма?

20. стр. 19
www.equinox-partners.bg
ХОРАТА В ТАЗИ СТАЯ
“Не ме е страх от армия лъвове, водени от овца.
Боя се от армия овце, водени от лъв.
~ Александър Македонски
Вероятно ви е познато офисното торнадо, което се заформя
между отделите и стартира със спрягането на следните реплики:
– Ще пробвам, но не обещавам;
– Казах им, но още чакам;
– Не зависи от мен;
– Вързани са ми ръцете и т.н.
Никой не може да ви върже ръцете без ваше съгласие. Ако продължавате да
мислите, че е обратното – ставате адвокат на собствената си безпомощност.
И един от пасивно хвърчащите предмети в това заформящо се торнадо.
Това торнадо изтощава и обезверява екипите тогава, когато няма достатъчно
воля мениджърите в залите за срещи да поемат пълна отговорност за случване
на нещата. В този случай няма искрено желание за работа. Вместо това
мениджърите трябва да подходят към екипите си без брюкселско лицемерие,
без допълнителни срещи, без включване на нови хора. А просто с фокусиране
и докарване на нещата докрай. С хората в тази стая.
Във футбола често се получава така, че отборът, който остане с по-малко
играчи на терена след червен картон, печели мача. Същото е и в работата.
Това се случва и в нашето първенство. Печелят и с по два червени картона.
„Лудогорец“ например.
Защо се получава така? Не е, защото играчите имат вече обективно извинение
да загубят. Става така, защото играчите се амбицират и се раздават повече.
Нещо подобно се случва и в работата. Някой ключов човек излиза в болничен, в
отпуск или направо напуска. Това може да е причина работата да се забави.
Или да се ускори. Дали работата ще се забави, или ускори, зависи от хората и
тяхното раздаване, а не от самата работа. Зависи от хората в тази стая.

21. стр. 20
www.equinox-partners.bg
ПОВИШАВАНЕ НА ЛИЧНАТА И ЕКИПНА ЕФЕКТИВНОСТ
СТУДЕНИ ТОЧКИ - абсорбират значителна част от времето и доставят
малка полезна стойност:
Избройте някои от вашите студени точки:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
ТОПЛИ ТОЧКИ – дейности, които енергизират хората и/или със
сравнително малко усилие доставят висока добавена стойност.
Избройте някои от вашите топли точки:
Елиминиране: Увеличаване:
Намаляване: Създаване:

22. стр. 21
www.equinox-partners.bg
КОЛЕЛО НА ЕФЕКТИВНОТО ДЕЛЕГИРАНЕ
Колелото на ефективното делегиране показва настоящото ви ниво на удовлетвореност
от различни аспекти на делегирането.
Аспекти на делегирането Настоящо
ниво
Целево
ниво
Приоритет
1. Наблягане на силните страни на другите
2. Дефиниране на ясни крайни резултати
3. Потвърждение на разбиране и поемане на
ангажимент
4. Прехвърляне на права и отговорности
5. Договаряне на контролни точки/времена
6. Отдаване на пълно доверие
7. Избягване на "обратно делегиране"
8. Създаване на усещане за собственост
върху крайните резултати
3. Потвърждение на
разбиране и поемане на
ангажимент
7. Избягване на
"обратно
делегиране"
6. Отдаване на
пълно доверие
2. Дефиниране на
ясни крайни
резултати
1. Наблягане на силните
страни на другите
5. Договаряне
на контролни
точки/времена
4. Прехвърляне
на права и
отговорности
8. Създаване на усещане
за собственост върху
крайните резултати

23. стр. 22
www.equinox-partners.bg
ДЪЛГИ СРЕЩИ = КОЛЕКТИВНА БЕЗОТГОВОРНОСТ В КАМУФЛАЖ
“За да оцените качеството на мислите на хората, не
слушайте думите им, а гледайте техните действия.“
~ Амит Калантри
Един от начините да заложите бомба със закъснител, която да
унищожи напълно ефективността на една среща, е просто да поканите
прекалено много хора в нея.
Понякога прекалено много хора се оказват около заседателната маса с най-
добри намерения – за да се чуе гласът на всеки, да се интегрира всяко мнение,
всички, засегнати от крайното решение, да бъдат част от взимането му и т.н.
В други случаи намеренията не са толкова добри и със свикването на
прекалено много участници в срещите се има за цел просто да се размие
отговорността. Или дори тя да бъде прехвърлена върху някой друг.
Проточените дискусии в срещите и цикленето на едно и също място са
чисто бягство от истинската работа.
Независимо дали е с добри или със съмнителни намерения, човекът, който е
собственик на срещата и я води, трябва да е наясно, че наличието на прекалено
много участници ще предопредели появата на проточени дискусии и загуба на
фокус. Егото и желанието на всеки да докаже, че е прав, неизбежно ще
осакатят здравия разум и добрия тон. Без здрав разум и добър тон срещите се
превръщат в чисто хабене на време.
Аморфната колективна отговорност
поражда лична безотговорност.
За да предотвратите появата на колективната безотговорност в камуфлаж,
както и за да си спестите умората, разочарованията и липсата на резултати,
можете да се фокусирате върху качествената подготовка и провеждане на
срещите в три посоки.
Тези три посоки се намират на линията на времето – какво правите преди, по
време на и след срещата:
1) Преди срещата – да се поканят само хората, които има смисъл да са в
срещата и от които зависи взимането на решение. Има една тълпа от ходещи
с лаптопи хора, които прескачат от среща в среща, тракат по клавиатурата в
самата среща и никога не са разбрали последния въпрос към тях. Нямате
нужда от тези хора около масата. Пратете им имейл след срещата.
Говорейки за имейли, другото основно нещо, което следва да се свърши
преди срещата, е да се изпрати покана с достатъчно време за

24. стр. 23
www.equinox-partners.bg
предварителна подготовка. Всичко, което ще се дискутира, да е ясно
предварително. Всеки да се е подготвил. Ако не е подготвен – просто да си
признае, че не може да си управлява времето, и да напусне за другата си
среща, за която ще бъде също толкова неподготвен.
2) По време на срещата – пълно внимание върху човека, който говори.
Фокусиране върху същественото. Атакуване на тезите, аргументите и логиката,
без атакуване на хората. Няма нужда някой да се съгласява с някой друг. Има
нужда от това – хората да се съгласят и обединят около общи принципи и
споразумения, които имат смисъл, а не около конкретни хора. Тук искреното
вслушване и уважението към другите ще направят чудеса. Първо за другите, а
после и за вас.
3) След срещата – изпращане на имейл с ясно послание: „кой ще направи
какво до кога“, и последващо отчитане на резултатите.
ВЪПРОС: Какъв прецедент, който изглежда прекалено смел към
момента, трябва да направите, за да прекратите дългите и
неефективни срещи, които са колективна безотговорност в
камуфлаж?
ВЪПРОС: Какъв прецедент, който изглежда прекалено смел към момента,
трябва да направите, за да прекратите дългите и неефективни срещи, които
са колективна безотговорност в камуфлаж?

25. стр. 24
www.equinox-partners.bg
КОЙ ЩЕ НАПРАВИ КАКВО ДО КОГА?
“Когато е очевидно, че целите не могат да бъдат
постигнати, не променяйте целите. Променете стъпките си
на действие.”
~ Андрю Карнеги
Пробвайте за един ден, вместо с „Приятна работа“, да завършвате всяка среща
със „Знаем ли кой ще направи какво до кога?“. В началото това може да
увеличи срещите ви с 5-10 минути, но с течение на времето ще ги съкрати.
И ще увеличи ефективността им. Една от най-често срещаните студени точки в
мениджърската практика (времеемки дейности с ниска добавена стойност)
са неефективните срещи. Тези, които се правят по инерция от миналото,
включват прекалено много хора и не на последно място - са с неясни цели.
Дали срещата е за събиране на идеи, взимане на финално решение или
представяне на нов проект? Не е ясно.
И, понеже целта не се казва в началото, хората действат импулсивно и
предлагат решения, когато решението вече е взето. Или се иска от участниците
да вземат решение на база на откъслечна информация от срещата, без да са
се подготвили предварително. Или пък един от най-лошите случаи – срещите се
превръщат в арена за назидание, сочене с пръсти и изпускане на парата за 2-
3 часа, без почивка.
В един момент работният ден е почти в края си, а мениджърите са били
заклещени в неефективни срещи, които само допринасят за увеличаване на
текущата им несвършена работа, неотговорените имейли и обездвижването на
тялото с принос за нови гънки на корема.
Ако средната продължителност на една непродуктивна работна среща е
около час и в края на срещата кажете, че някой ви е загубил времето, това
означава само едно нещо. И то е – че виe сам сте си загубили времето.
Но понякога сте готови някой друг „да ви загуби времето“, просто защото
използвате това време, за да се разнообразите или да „изключите“, докато сте
в залата.
Ако наистина искате да си използвате качествено времето в работата и да не
станете част от масовото „календарно робство“, при което календарите
управляват хората, вместо обратното, тогава – ще участвате в срещи над 5
минути, само ако тези срещи са смислени и продуктивни.
Иначе времето никога няма да ви стига. Физически няма да бъде възможно да
участвате в срещи, които са ви залепени в календара гръб до гръб и в същото
време да свършите всичко останало.

26. стр. 25
www.equinox-partners.bg
Какво е решението за продуктивни срещи?
Две неща:
1) Възможно най-голямо опростяване на дневния ред;
2) Яснота в края на срещата за това: „Кой ще направи Какво до Кога?“
Ако е ясно какво трябва да се свърши, но не е определено „кой“ ще го свърши,
най-вероятно действието ще бъде погълнато от черната дупка на колективната
безотговорност.
Ако е ясно кой трябва да свърши нещо, но няма съгласие какво точно е то, този
с вършенето вероятно ще попадне в спиралата на обратната връзка от типа:
„трябваше да е една идея по-иначе“.
Ако е ясно кой и какво трябва да се свърши, но не е зададен краен срок.
Познайте в коя част на списъка със задачи ще попадне задачата без краен
срок. В частта, която е пожелателна и ще бъде свършена само, когато „има
време“. А то никога няма да „има време“, освен ако то не се определи и
съгласува предварително точно и ясно.
Така че, каня ви да затворите днешните си срещи не с „Приятна работа“, а със
„Знаем ли кой ще направи какво до кога?“. И след това с „Приятна работа“.

27. стр. 26
www.equinox-partners.bg
ЗАЩИТА НА МОИТЕ ИНТЕРЕСИ И ИНТЕРЕСИТЕ НА ДРУГИТЕ
Работете с партньор за придвижване от точка А към точка Б според
идентифицираната нужда от развитие
1. Къде си в момента (точка А)?.....................................................................................
2. Къде би искал да бъдеш? (точка Б)?..........................................................................
3. Какво стои лично за теб между т. А и т. Б?................................................................
4. Коя е първата ти стъпка?...............................................................................................
Dundurking :-)
Yurking :-)
ИНТЕРЕСИТЕ
НА
ДРУГИТЕ
ЗАЩИТА НА МОИТЕ ИНТЕРЕСИ
4. Преследване само
на личните интереси
Резултат:
Силози + токсичност
2. Балансиране между
двата интереса
Резултат:
Здравословно
сътрудничество
3. Игнориране на
двата интереса
Резултат:
Взаимна апатия
1. Адвокат на чуждите
интереси
Резултат:
Претовареност + загуби

28. стр. 27
www.equinox-partners.bg
ВОДЕНЕ НА ТРУДНИ РАЗГОВОРИ
“Променете мисленето си и ще промените света си.”
~ Норман Пийл
Сканирайте QR кода с телефона си, за да
слушате подкаст епизод 259 “Лесни трудни разговори”.
Ползите от провеждането на трудните разговори могат да се
разгледат поне на три нива – за мен, за другите и за трети
страни. Работете в групи, за да ги идентифицирате, а след
това да анализирате и пречките за провеждане на трудните
разговори, както и начините за тяхното преодоляване.
Ползи от провеждането на трудни разговори
Ползи за мен Ползи за другата
страна
Ползи за трети
страни
Пречки пред провеждането на
трудните разговори
Начини за преодоляване на
пречките

29. стр. 28
www.equinox-partners.bg
ИДЕИ И СЪВЕТИ ЗА ПОСТИГАНЕ НА МОЯТА ЦЕЛ
(FEEDFORWARD)
1. Определяне на целта:
На база на преживяното и в резултат от наученото от цялото
обучение досега, определи кое е умението или поведението,
което желаеш да развиеш, или това, за което желаеш да получиш
съвет от групата. Важно е да дефинираш какво точно искаш да постигнеш.
Например “Искам по-добре да давам обратна връзка и да делегирам” или
“Искам да развия емоционалната си интелигентност и себе-
управлението”…или каквото друго е актуално за теб към момента.
В работата по двойки, всеки прави само 3 неща:
1. Споделя целта си (какво би желал да подобри) и пита за 3 съвета.
2. Записва си съветите от партньора.
3. Отговаря с “Благодаря” и двамата партньори си разменят ролите.
МОЯТА ЦЕЛ Е:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Идеи и съвети от другите
Тук може да запишеш идеите и съветите от твоите колеги:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................

30. стр. 29
www.equinox-partners.bg
ПОСТИЖЕНИЯ. НАУЧАВАНИЯ. АНГАЖИМЕНТИ
Ключовите ми НАУЧАВАНИЯ от този тренинг са:
1)
2)
3)
С оглед прилагане на наученото на практика и усъвършенстване на
уменията, поемам към себе си и екипа следните КОНКРЕТНИ
АНГАЖИМЕНТИ за следващите седмици:
1)
2)
3)
Подкастa “Сутрешно предаване за мениджъри с Пламен Петров” може
да слушате в Spotify:
УСПЕХ! И ДО СЛЕДВАЩАТА НИ СРЕЩА! ☺