Presentasjon IT økonomiprosjekt til avdelinger

1. IT Økonomistyring
Kontering, timerføring og rapportering på Internordre

2. BAKGRUNN
Sterk vekst i IT
=> økt behov for økonomisk styring og kontroll
Ny organisasjonsstruktur
=> økt kompleksitet
=> økt behov detaljert styring og oppfølging.
Manglende Standardrapporter for oppfølging av
driftsresultat
=> ikke god nok oversikt over virksomhetens
kostnadsbilde; interne kostnader og eksterne
tjenester og konsulentkjøp
Page 2

3. BEHOV FOR ØKET
KOSTNADSKONTROLL
Budsjettstyring og kostnadskontroll som må dekke
følgende:
Ledelsesmessig kostnadskontroll
Benchmark (månedlig oppfølging!)
Kostnadsoppfølging og prising (SLA)
Produktivitetsprogrammet
Innsparingsplaner
Behov for oppfølging, kontroll og kommunikasjon
Resultatsikring
Page 3

4. RAPPORTERINGSPAKKE
Basert på :
»
»
»
»
Tjenestekatalog og SLA
Ledelsens kontrollbehov
Løpende oppfølging i forhold til Benchmark
Ønske om detaljert informasjon (granularitet)
Har vi utviklet en rapporteringspakke som bygger
på Intern ordre (IO)
Det er definert IO-er relatert til de ulike
kostnadsstedene innenfor hver enhet
Enhetenes budsjett er fordelt ut på den enkelte IO
Page 4

5. IT TJENESTER 2010
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
Extended support
Suppo
rt
outsid
e 0717
On
call
servic
es
Outdat
ed /
nonstd
HW /
SW
Server operations
Applic
ations
Server Server
operati room
ons
operati
ons
PC workstation
Thin
client
Stand
ard
laptop
SW/H
W on
deman
d
Location
LAN
WAN
Group services
ERP
eRoo
m
Admini
strativ
e
applic
ation
servic
es

6. IO OG TJENESTEKATALOG
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
…
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
WAN kost
Page 6
201688
201689
201690
201691
201692
201693
201694
201695
WAN cost: Aberystwyth
WAN cost: Alingsås
WAN cost: Amsterdam
WAN cost: Brüssel
WAN cost: Bucuresti
WAN cost: Düsseldort
WAN cost: Emden
WAN cost: Knapsack
100 %
100 %
100 %
100 %
100 %
100 %
100 %
100 %
202054
202055
202056
202057
202058
WAN cost: Werraverk
WAN cost: Dörverden
WAN cost: Istanbul
WAN cost: Lyon
WAN cost: Lübek
100 %
100 %
100 %
100 %
100 %
Location
WAN

7. IO OG TJENESTEKATALOG
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
ITOC
ITOC
ITOC
ITOC
ITOC
ITOC
ITOC
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ITOD
ERP/Portal
201381 ERP/Portal: SD/CS
40 %
ERP/Portal
201382 ERP/Portal: FI/CO
40 %
ERP/Portal
201385 ERP/Portal: MM
40 %
Group services
ERP/Portal
201386 ERP/Portal: PS
40 %
ERP/Portal
201387 ERP/Portal: RPM
40 %
ERP/Portal
201389 ERP/Portal: PM
40 %
Tjenester mot SAP, Stab og Felles
201711 Systemkoordinering SAP, Stab og Felles
60 %
Server og datarom 200890 Windows lisenser
8%
ERP
eRoo
Server og datarom 201684 ITODD Windows plasstform inkl DB og lagring
8%
m
Server og datarom 201685 ITODD: UNIX plattform inkl % og lagring
8 DB
Server og datarom 201686 ITODD Dataromdrift
8%
Server og datarom 202005 ITODD Ux drift
8%
Server og datarom 202006 ITODD Citrix basis drift 8 %
Server og datarom 202008 ITODD Windows applikasjon (AD,mail,filserver, domain)
8%
Server og datarom 202009 ITODD Applikasjonspakking
8%
Server og datarom 202010 ITODD MS Sql
8%
Server og datarom 202011 ITODD Lagring/ backup 8 %
Tjenester til ITOC 202024 ITOC SAP
100 %
Page 7
ITOC
Forvaltning
201747 Forvaltning: eRoom
100 %

8. IO OG TJENESTEKATALOG (forts)
Page 8

9. FORUTSETNINGER
Timeføring mot IO
Fakturakontering mot IO
Oppfølging
Timer: ny rapport på avvik og lederoppfølging
Kostnader: bruk av portalrapport z04
Dette gir føringer for fakturahåndtering og
timeføring fra og med 2010!
Innebærer noe endring for alle
Page 9

10. MÅNEDSRAPPORT
Nok 1 000
April
IT Service Sale
ITO
ITE
ITP
52500
52509
Driftsresultat
Driftsmargin
0
0
0
0
0
0
0
0,0 %
Inneværende måned
Budsjett
Avvik
0
0
15 765
-15 765
242
-242
714
-714
698
-698
0
0
17 419
-17 419
3,0 %
-3,0 %
Avvik %
#DIV/0!
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
#DIV/0!
-100,0 %
April
0
0
0
0
0
0
0
0%
Hittil i år
Budsjett
Avvik
Avvik %
0
0 #DIV/0!
60 460
-60460 -100,0 %
968
-968 -100,0 %
2 856
-2856 -100,0 %
2792
-2792 -100,0 %
0
0 #DIV/0!
67 076
-67 076 -100,0 %
3%
-3 %
• Muliggjør månedlig, detaljert budsjettoppfølging
• Informasjon samt avtale og oppfølging av nødvendige tiltak
Page 10

11. MÅNEDSRAPPORT
Nok 1 000
IT Service Sale
ITO
ITE
ITP
52500
52509
Nok 1 000
Driftsresultat
Driftsmargin
Inneværende måned
April
Budsjett
Avvik
Avvik %
0
0
0
#DIV/0!
0
15 765
-15 765
-100,0 %
0
242
-242
-100,0 %
0
714
-714
-100,0 %
0
698
-698
-100,0 %
0
0
0
#DIV/0!
0
17 419 Inneværende måned%
-17 419
-100,0
Måned3,0 % Budsjett % Avvik
0,0 %
-3,0
ITOS
ITOC
ITOD
Nok 1 000
ITOK
Sum driftskostnader
Page 11
0
0
0
0
0
784
3327
9622
2032
15765
52508
Admin
52510
ITCS
52511
ITCP
52516
ITCC
Lønn
Avskrivninger
Timesalg/-kjøp
Sum driftskostnader
April
0
0
0
0
0
0
0
Avvik%
0 %
Hittil i år
Budsjett
Avvik
Avvik %
0
0 #DIV/0!
60 460
-60460 -100,0 %
968
-968 -100,0 %
2 856
-2856 -100,0 %
2792
-2792 -100,0 %
0
0 #DIV/0!
Hittil i
67 076
-67 076 -100,0 %år
Måned
Avvik
3%
-3Budsjett
%
-784
-100 %
0
0
-3327
-100 %
0
0
-9622
-100 %
0
0
-2032
-100 % Inneværende måned0
0
Måned -100 %
Budsjett 0 Avvik 0
-15765
0
0
0
0
0
0
0
0
3 236
78
298
1 156
625
-2 066
3 327
-3 236
-78
-298
-1 156
-625
2 066
-3 327
Avvik %
0
#DIV/0!
0
#DIV/0!
0
#DIV/0!
0
#DIV/0!
Avvik % #DIV/0!
0
#DIV/0!
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %
-100,0 %

12. RAPPORTERING
Oppfølging ved bruk av portalrapport Z04
Gir oversikt over alle kostnader som ikke er tilordnet IO
Følges opp månedlig
Timer: ny rapport på avvik
Månedlig oppfølging mot enhetens budsjett.
Oppfølging av avvik, men med fokus på TILTAK!
Avdelingens budsjettdisiplin og måloppnåelse
følges opp ved avdelingsleder
Page 12

13. HVA SKJER HVIS JEG GLEMMER?
Korreksjon pga av manglende IO er kostbart!
Alle feilføringer må korrigeres via egne
korreksjonsbilag
Korreksjonsbilag attesteres av leder før det føres av
finans
Uhensiktsmessig tidsbruk for ledelsen
Manglende bruk undergraver nytt
rapporteringssystem
Page 13

14. Back-up
Page 14

15. SAMMENHENG IO OG TJENESTEKATALOG
OBS det er ikke alltid 1:1
mellom en IO og en
tjeneste.
Page 15

16. IO I ITOC
Page 16

17. SØK PÅ INTERNORDRE
Sett markør i feltet ”Order” og klikk på
”søkeknapp”
Stå i søkebilde A:”Search by
controlling area/processing group”.
Gjør følgende:
Søke på ordre: Skriv ”20*” i feltet
”Order” for å søkte på ordre i 20-serien.
For å snevre søket ditt til ønsket
kostnadssted: Skriv ”52xxx” i feltet
”Responsible CCtr”.
Klikk på ”continue/utfør” (grønn hake)
Velg ønsket ordre, marker den, og klikk
på ”continue/utfør”
Internordre er nå valgt og du kan fullføre
fakturabehandling som vanlig.
Page 17

18. SØK PÅ ARTSKONTO
Sett markør i feltet ”G/L acct” og klikk
på ”søkeknapp”
Tips: De fleste aktuelle artskonti starter
med 6 eller 7.
Sett markør i feltet G/L account og skriv
for eksempel ”6*”
Klikk på ”continue/utfør” (grønn hake)
Velg ønsket artskonto, marker den og
klikk deretter på ”continue/utfør”
Artskonto er nå valgt og du kan fullføre
fakturabehandling som vanlig.
Page 18

19. EKS. KONTERING...
Kontering av mobiltelefonregning
I feltet “Order”: Overskriv eksisterende ferdigutfylt ordre (1 +
ansattnummer) med aktuell internordre for ditt kostnadssted
Fjern ditt eget navn i feltet “Text”
Bekreft kontering med Enter og kontroller at fakturaen går i 0.
Grønt signal indikerer alt OK.
Page 19

20. TIMEFØRING PÅ IO
Timeføring på ”gamle” IO-er korrigeres i 2010
Timeføring uten IO korrigeres i 2010
Timeføring på IO
Kostnader for std tjenesteproduksjon
Kun 2 serie
Prosjekter
6, 7 og WBS
”Salg” til eksterne kunder basert på avtale
Spesifikk Salgsordre, evnt 2 serie for manuell fakturering
Page 20

21. TIMEFØRING PÅ IO
Skriv inn ordrenummer i
felt ”Ordre”
Skriv inn timeantall på
aktuell dag
Velg Lagre og frigi
Tips 1:
”Kopier forrige
periode” tar med IO fra
forrige periode.
2
Page 21
1
Tips 2:
”Arbeidsliste”
Gir deg en oversikt over
tidligere brukte IO som
du kan kopier med deg
inn i
registreringsskjema.

22. TIMEFØRING – SØK PÅ IO
Sett markøren i riktig kollonne/felt.
Klikk på forstørrelsesglasset ved
overskriften på kolonnen Ordre
Skriv inn ansvarlig kostnadssted.
Klikk deretter på ”Søk”
Klikk på ønsket IO for å ta den med over
i registrteringsbildet
Page 22

23. KORREKSJONSBILAG
Bilaget finnes på: My work -> Forms -> Økonomi /
Finance: Konteringsbilag
Page 23

24. HVOR FINNER JEG HJELP?
Generell fakturabehandling (I Portalen):
My Work – My Worklist
Velg ”Information and help” i deltalj-navigering til venstre i
bildet. Her finner du følgende linker:
Link til kontoplan
Link til Quick Guide Fakturabehandling
Link til Guide Fakturabehandling
Minner om kurs 16 april
Oversikt over Internordre i IT
Oversikt finner du her: My work -> Reports -> Z08
Page 24

25. HVOR FINNER JEG HJELP? FORTS.
Oversikt over de aktuelle artskonti,
dvs aktuell kontoplan for ITO
I SharePoint, lokasjon TBD
Bilags-søk:
Faktura-søk via SAP
Faktura-søk i portalen
(My work -> Finance -> Search for invoices)
Page 25