IT tjenester, omstrukturering. Sammen med Kim C saxvik

1. IT ØKONOMISTRUKTUR 2009
KONSEKVENSER FOR DEG

2. AGENDA
Område
Timeføring og fakturakontering
Alle
Ny rapportering
Ledere og controller
Fakturering
Faktureringsansvarlig ITK med bidrag
Prosjekthåndtering
Page 2
Gjelder for
Ledere, prosjektledere, controller

3. ORDRE FOR TIMEFØRING OG
FAKTURAKONTERING
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
Extended support
Server operations
Suppo
rt
outsid
e 0717
Applic
ations
On
call
servic
es
Outda
ted /
nonstd
HW /
SW
Server
operat
ions
Server
room
operat
ions
PC workstation
Thin
client
Stand
ard
laptop
SW/H
W on
dema
nd
Location
LAN
WAN
Gjelder for alle ansatte i ITC, ITD, ITK.
Bedre grunnlag for prising og fakturering
Group
services
ERP
Admin
istrativ
e
applic
ation
servic
es

4. ORDRER I ITK
200803
200816
Extended
support
Sup
port
outsi
de
0717
On
call
servi
ces
Server
operations
Outd
ated
/
nonstd
HW /
SW
Appli
catio
ns
Serv Serv
er
er
oper room
ation oper
s
ation
s
Evnt salgsordre e.l. når
avtaler er på plass
PC
workstation
Thin
clien
t
Stan
dard
lapto
p
SW/
HW
on
dem
and
Location
LAN
WA
N
Group
services
ERP
Admi
nistr
ative
appli
catio
n
servi
ces
Basis: Fakturering og
avstemming
201484
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
Basis: Supporttjenester
201483
Basic IT
Basis: Opplæring internt
Basis: Avtale og
kundeoppfølging
201589
Basis: Opplæring kunder
201591
Basis: Lisenskoord og
lisensinnkjøp
201590
HW SW on demand:
Innkjøp
Ordre for investering i HW/SW må opprettes hver
gang (minimum årlig) som før, men med mer
detaljering ved aktivering,

5. ORDRER I ITC
200807
201405
201406
201408
201409
201410
201411
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
Extended support
Supp
ort
outsi
de
07-17
On
call
servi
ces
Outd
ated /
nonstd
HW /
201380 SW
201381
201382
201383
201384
201385
201386
201387
201389
201390
201391
Server operations
Appli
catio
ns
Serv
er
opera
tions
Serv
er
room
opera
tions
ERP/Portal: BW
ERP/Portal: SD/CS
ERP/Portal: FI/CO
ERP/Portal: WF
ERP/Portal: Cats
ERP/Portal: MM
ERP/Portal: PS
ERP/Portal: RPM
ERP/Portal: PM
ERP/Portal: HR
ERP/Portal: Roller
PC workstation
Thin
client
Stan
dard
lapto
p
SW/
HW
on
dema
nd
Location
LAN
WAN
Basis: Kompetanseweb
Basis: KSYS
Basis: Earkiv
Basis: Portal
Basis: DMS
Basis: Sharepoint
Basis: Felles/Annet
Group
services
ERP
Admi
nistra
tive
appli
catio
n
servi
ces
201204
201388
201392
201407
Forvaltning: Likviditetsmodell_FI
Forvaltning: Jobtech_PG
Forvaltning: Jobtech
Grensesnitt_PG
Forvaltning: Tridion med mer
til_CC

6. ORDRER I ITD
Basic IT
Basic infrastructure services (independent of HW)
Servicedesk
Extended
support
Sup
port
outsi
de
0717
On
call
servi
ces
Outd
ated
/
nonstd
HW /
SW
Server
operations
Appli
catio
ns
Serv
er
oper
ation
s
Serv
er
roo
m
oper
ation
s
PC workstation
Thin
clien
t
Stan
dard
lapto
p
SW/
HW
on
dem
and
Location
LAN
WA
N
Group
services
ERP
Adm
inistr
ative
appli
catio
n
servi
ces
201684
201685
201686
201687
201688
201689
201690
201691
201692
201693
201694
201695
201696
201697
201698
201699
201700
201701
201702
201703
201704
201705
201706
201707
201708
201709
201710
201711
201712
201713
201714
201715
201716
Windows plattform inkl DB og lagring
UNIX plattform inkl DB og lagring
Dataromsdrift
Basis: Internett, Tel, LAN Lilleaker
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Aberystwyth
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Alingsås
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Amsterdam
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Brüssel
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Bucuresti
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Düsseldorf
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Emden
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Knapsack
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Kreiesen
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Kungsbacka
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Laholm
Lokasjon (WAN, LAN, etc):
Landesbergen
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Lilleaker
(HQ)
Lokasjon (WAN, LAN, etc): London
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Region Midt
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Region Nord
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Region Vest
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Region Øst
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Sofia
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Sollefteå
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Stockholm
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Trosa
Lokasjon (WAN, LAN, etc): Åmål
Systemkoordinering SAP, Stab og Felles
Systemkoordinering_PG
Systemkoordinering_TC
Systemkoordinering_CU
PC: Desktop forvaltning
Basis: IT strategi, arkitektur og sikkerhet

7. Fakturakontering
Vedlikeholdsfakturaer over 50K (bestemmelse fra Regnskap) skal
periodiseres. Bruk et “MP bilag” som du finner på portalen: Mitt
Arbeid –> Økonomi –> Skjemaer og send dette med kopi av faktura
og spesifiseringen av periodiseringen til Regnskap.
Avsetninger (periodiseringer) skal i prinsippet gjøres månedlig.
Meget viktig ved årsavslutning
ITDN må gjøre en stor(?) innsats på å splitte WAN kostnader til hver
lokasjon (manuelt hver gang, evnt vurder også å be leverandører
splitte faktura ned til hver lokasjon) – OBS faktura skal sendes ut!
Page 7
Gjelder for attestanter og anvisere i ITC, ITD, ITK.
Bedre grunnlag for prognostisering

8. NY RAPPORTERING
Ledere og controller:
•
•
•
Kostnadsstedsrapporter med bedre skille på kostnad/inntekt og
om margin nås (WIP)
Avviksrapporter (timeføring og fakturakontering mot ordre) (WIP)
Litt i støpeskjeen, men ikke langt unna!
•
•
•
Page 8
•
Månedlig gjennomgang av kostnads- og inntektsside, oppnås 3%
margin? Blir fakturering gjennomført?
Kvartalsvis gjennomgang av kostnader mot periodisert (kvartalsvis)
budsjett (WIP)
Kvartalsvis prognostisering av årlig driftsregnskap
(kost, inntekter, anleggsmidler) for eventuelt å sette inn tiltak mhp
måloppnåelse
Årlig 3 års prognostisering (1. starter snart!)

9. FAKTURERING
•
Faktureringsansvarlig ITK: Alle inntekter føres på 1
kostnadssted/profitcenter 52522 (nytt!) under CIO med bruk av ORDRE
Ordre
Innhold
Standard tjenester (201717)
Basis IT, klient (alle typer), ERP
Forretningsavtaler(fastavtaler) (201718)
Som før (med endringer for 2009)
Lokasjon(WAN) (201719)
Nytt, skal tas ut til hver site og BU. Hvis flere BU på 1 site, bruk
ansatte/brukere som fordelingsnøkkel
Andre IT tjenester (201720)
Alt annet!
•
•
Forretningsavtaler hvor ITD er leverandør må gjennomgås mhp økt fakturert beløp (+5 MNOK samt å
kunne dokumentere kostnaden) samt ny mot enhet X på kommunikasjon på det som ikke kan
lokasjonsbestemmes
•
Fakturering (og telling) skal skje månedlig.
•
WAN kostnader skal faktureres ut til hver site (se fakturakontering)
•
Page 9
Fakturering sentraliseres til ITK, men man slipper ikke å gi input for det…
Ingen internfakturering internt på driftsavtalen mellom ITD – ITC
•
Fakturering på BU er å foretrekke (med underlag!), noe gjenstår nok for å få dette til i praksis, avhengig
av avtaler

10. PROSJEKTHÅNDTERING
Prosjektevaluer
ing
• Totalkost inkl
driftskost
• Kunde? Pris?
• Bus Case
• Eier?
• Dialog / avtale
med eier
• Risiko
ITE
• Kostnad
• Risiko
• Eierskap
side 10
G
A
T
E:
I
TR
O
G
Prosjekt
• Anlegg i
arbeid
• Utgiftsføring
• Risiko
• Vedlikehold
Bus Case
• Løpende
dialog med
eier
G
A
T
E:
Drift
• Overtagelse
av eier
• Avskrivning
er
• Utkjøp av
utgiftsført
del
• Egne
driftskostna
der
• Risiko
I
TR
O
G
Driften
• Kostnad inkl utkjøp,
avskr og egne
driftskostnader
• Risiko
D
D
R
R
I
I
F
F
T
T
Restruktureringsprosjekter må undersøkes nærmere pga
skattemessige og regnskapslovmessige problemstillinger
G
A
T
E:
Kunde
• Mottager og
betaler av
tjeneste
SL
M
Kunde
• Betaling ifh SLA

11. KONSEKVENSER
Page 11
ITE splittes i to koststeder (to profitcentre)
• “ITE – Project adm” (eksisterende 52518)– på IGS
som idag
• “ITE - Project” (nytt 52523) hvor nye prosjekter
fom 2009 (prosjektnumre/ordrenumre) kobles til.
Er dermed en del av “leveranseenhetene” og må
selge ut full prosjektkost ved overlevering til drift.
ITEs ansatte/innleide ressurser må føre timer mot
prosjekter her.
• Ikke avklart: Konsekvenser av håndtering av
restruktureringsprosjekter (In progress...)

12. KONSEKVENSER
Kostnadssted “ITE Project” styrer ikke mot balanse hvert år på utgiftsførte
kostnader, såfremt også ikke dette kan klassifiseres som WIP (Work in Progress,
anlegg i arbeid)
Restruktureringsprosjekter: Ennå ikke avklart
Driftsregnskap “ITE Prosjekt” blir uinteressant med unntak av kostnadsflytt ved
avslutning av prosjekt. Det er prosjektregnskapene som er interessante (som før!)
Prosjekter som ikke overtas av leveransenhetene havner på 52500, men ikke på
ADK (…, ikke måles 2 ganger), men FI har tildels divergerende oppfatninger (…) –
kommer tilbake til dette
Tekniske detaljer gjenstår på hvordan flytte prosjektkostnader som er utgiftsført til
mottaker, enten 52500 eller lev.enheter – mulig utfordring (avskrivninger er enkelt
(ved overtagelse må det gis beskjed til hvilket (nytt) kostnadssted avskrivningene
skal løpe mot))
Page 12