Dokumen tersebut membahas proses perencanaan sumber daya manusia yang bertujuan untuk menyediakan tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan dalam jumlah, kualifikasi, dan waktu yang tepat. Proses ini meliputi analisis pasokan dan permintaan tenaga kerja saat ini dan masa depan, serta menganalisis kesenjangan antara keduanya untuk mengambil tindakan yang diperlukan seperti rekrutmen, pelatihan, atau pemut

1. PERENCANAAN TENAGA KERJA
 Human Resource Planning (HRP)
 Manpower Planning
Merupakan suatu proses yang
bertujuan untuk menyediakan sumber
daya manusia yang “adekuat“, sesuai
dengan kebutuhan.
Adekuat : sesuai dengan kebutuhan,
baik dalam hal jumlah, kualifikasi,
maupun saatnya (“timing“).

2. Menjamin kontinuitas ketersediaan
tenaga kerja yang terampil,
berkemampuan dan
berpengalaman, sehingga :
* Memungkinkan dept. Personalia
menarik t.k yang tepat pada
waktu yang tepat (fungsi staffing).
* Meningkatkan efisiensi.

3. Manfaat dari HRP
 Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan
efektif
 Menselaraskan aktivitas-aktivitas management
personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa
yang akan datang secara efisien
 Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara
ekonomis
 Mengembangkan informasi management personalia
untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-
unit organisasi lainnya
 Mengkoordinir program-program management
personalia yang berbeda-beda
 Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan
lebih baik dan terarah (“career-planning”)
 Meningkatkan kepuasan kerja

4. Penyebab timbulnya permintaan t.k. :
 External challenges :
- Economic, sosial, technology, competitors
 Organizational decisions
- Strategic plans, budgets, sales and
production, forecast
 Work-force factors
- Retirement, resignations, terminations,
deaths, level of absence

5. Proses Perencanaan sdm digambarkan sbb :
Strategic management
decisions
Human resource supply:
- Existing
- Future
Human resource demand:
- Future
- Annual
Analisa kesenjangan
Kesenjangan kualitas
- realokasi / replacement
- pendidikan / latihan
- lembur
- rekruitmen
- berhenti sementara
- PHK
- pensiun dini
Kesenjangan jumlah

6. Analisis “supply” tenaga kerja :
 Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan
 Analisis supply harus memperhatikan periode
perencanaan
Analisis “demand” tenaga kerja :
 Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga
kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek,
menengah, panjang)
 Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis
(internal & eksternal), meliputi :
- perluasan / penciutan perusahaan
- diversifikasi produk
- perluasan pasar
- kebijakan padat modal / padat karya
- rencana investasi, dan lain-lain

7. Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan :
 Internal :
- tujuan perusahaan
- kondisi keuangan perusahaan
- kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain
 Eksternal :
- situasi dan kondisi tenaga kerja
- peramalan pasar
- perkembangan iptek
- peraturan pemerintah
- situasi perekonomian, politik dan lain-lain

8. Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”
Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas
 Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja
dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun
rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini
 Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan
realokasi/replacemnet atau diklat.
Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan
oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :
1. Analisis Beban Kerja
a. Pengalaman di masa lalu
b. Perhitungan kuantitatif
2. Analisis Tenaga Kerja
a. Absenteeism Rate
b. Turnover Rate

9. 1. Analisis Beban Kerja (Work load)
 mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi
perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how
much work is schedule to be done)
 Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya :
a.1. Pengalaman di masa lalu
Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan
tambahan 1 orang tenaga penjualan
 Rp. 5.000.000 5 orang
a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000
Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya
lembur > Rp. 5.000.000 / minggu,  artinya tambahan tenaga
kerja 5 orang

10. b. Perhitungan Kuantitatif
Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus
diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09
jam – orang.
 Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang
= 1.980 jam – orang
Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan
 Kebutuhan tenaga kerja per bulan :
1.980 / 180 = 11 orang
2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force)
Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus
dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan
kelonggaran / allowance.

11.  Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu
dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk
memberikan kelonggaran/allowance
Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja?
“Ya” sangat riskan  perlu allowance
a. Absenteeism Rate
AR = jumlah orang – hari absensi x 100%
jml. pekerja x jml. hari kerja
Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai
kelonggaran ditambahkan :
9% x 11 tk = 1 tk.
Dari penelitian didapatkan umumnya
tingkat absensi 2,8 – 5%.

12. b. Turn Over Rate
- Accesions (penambahan tenaga kerja :
Accesions rate = jml. penambahan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Separations (Pengurangan tenaga kerja) :
Separations rate = jml. pengurangan naker x 100%
jml. naker rata-rata
- Jumlah tenaga kerja rata-rata :
Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode
2

13. Turn-over juga berpengaruh terhadadap :
 Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring
cost”)
 Ongkos rekrutment dan seleksi
 “Over-paying”
 Tingginya tingkat kecelakaan kerja
 Menurunnya jumlah produksi pada masa
transisi
 Tidak efisiennya pemanfaatan mesin /
peralatan pada masa transisi
 Banyaknya “scrap” dan “waste” pada
tenaga kerja baru

14. REKRUTMEN
Adalah proses mendapatkan dan menarik
pelamar (applicant) yang capable untuk
dipekerjakan.
Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerja
yang paling sesuai “(cocok)” dengan
persyaratan yang dituntut oleh jabatannya.
“pencocokan” dua arah
Perusahaan mencari tenaga kerja yang
paling cocok dengan tuntutan jabatan,
dan sebaliknya tenaga kerja mencari
pekerjaan yang paling cocok dengan
kebutuhan, bakat, minat dan
kemampuannya.

15. The hiring process :The hiring process :
Recruitment
program
Sales forecast Job analysis
Work load
Work force analysis
Employee requisition
Applicants
Job
description
Job
specification
Screening devices
Application blanks
Reference checks
Interview
Test
Physical examination
Induction / orientation
The
individual
The
organization

16. Recruitment Process :Recruitment Process :
Human resource
planning
Specific request
of managers
Job opening
identifed
Job analysis
information
Manager’s
comments
Job requirements
Methods of requirements
Satisfaction pool of recruits

17. Yang melakukan rekrutmen :
 Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian)
 Biro Jasa (Konsultan)
 Operating Managers
 Recruitment Committee
Sumber Tenaga Kerja :
 Sumber internal : promosi atau mutasi
 Sumber eksternal :
- newcomers
- para penganggur
- tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak
puas di tempat kerja tersebut
- tenaga kerja senang pindah-pindah kerja
- pembajakan (tenaga kerja “qualified”)

18. Jika berasal dari “dalam perusahaan” :
melihat catatan kepegawaian (Personnel record).
Jika berasal dari “luar perusahaan” :
- cara informal
- melihat arsip pencari kerja di Depnaker
- bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan
sejenis
- memasang iklan / advertensi
- lain-lain :
* computer matching service
* internship (mahasiswa Kerja Praktek)
* talent scouting (college/university recruiting)
* special event recruiting (open-house ; job-fair)

19. Constraints on and challenge of recruitment
 Berasal dari organisasi / internal
1. Organizational pilicies
- promote from within pilicies
- compensation policies
- employment status policies (part time, temporary
employees; full time)
2. Human resource plans
3. Job requirements
4. Costs
5. Affirmative action plans
 Berasal dari recruiter
- recruiter habits
 Berasal dari lingkungan eksternal
- leading economic indications
- want ads-index
- laws / hukum

20. Channel of recruitment :
1. Walk-ins and write-ins
2. Employee refferals
3. Advertising
4. State employment security agencies
5. Private placement agencies
6. Professional search firms
7. Educational institutions
8. Labor organizations
9. Military operations
10. Government-finded training program
11. Temporary-help agencies
12. Open house
13. Leasing,; nepotism
14. Departing employees, etc.

21. Pelaksanaan Rekrutmen :
Hal-hal yang harus diperhatikan :
 Job requirements
 Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll)
 Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja
 Kebijakan / peraturan pemerintah
 Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja
 Citra perusahaan
 Dan lain-lain

22. JOB APPLICATION BLANK
Tujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruits
Informasi antara lain :
1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain
2. Employment status :
- posisi yang diinginkan
- gaji yang diinginkan
- status kerja (full / part time)
- kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain
3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain :
pendidikan, kursus
4. Work history : past jobs
5. Military background
6. Membership, awards and hobbies
7. References
8. Signature